Bijlage 2 Convenant Rekenkamercommissies 2022-2028.pdf

Convenant Betreffende de samenwerking van rekenkamers 2022-2028 Burgemeesters van de gemeenten Bergen op Zoom, Drimmelen, Etten-Leur en Roosendaal, hierna: de gemeenten. Gezien de “Wijziging van de Gemeentewet, de Provinciewet en de Comptabiliteitswet 2016 in verband met het afschaffen van de decentrale rekenkamerfunctie en het uitbreiden van de bevoegdheden van de rekenkamers (Wet versterking decentrale rekenkamers)” waarmee de Tweede Kamer op 31 mei 2022 instemde. Gelet op de door de afzonderlijke gemeenteraden gegeven opdracht tot nadere regeling van deze samenwerking, waaronder de mogelijkheid om éénmaal per 2 jaar een rapport af te nemen; Gelet op de afzonderlijke gemeentelijke verordeningen m.b.t. de instelling en het fungeren van de gemeentelijke rekenkamer. Gelet op artikel 160, eerste lid, onder e, van de Gemeentewet. Komen overeen het volgende: Convenant betreffende de samenwerking van rekenkamers Artikel 1 Gezamenlijke rekenkamer 1. Er is een gezamenlijke rekenkamer. Deze gezamenlijke rekenkamer fungeert als gemeentelijke rekenkamer van de gemeenten. 2. De gezamenlijke rekenkamer voert voor de gemeenten de taken uit als opgenomen in de afzonderlijke gemeentelijke verordeningen met betrekking tot de instelling en het fungeren van de gemeentelijke rekenkamer. Artikel 2 Samenstelling van de gezamenlijke rekenkamer 1.

De gezamenlijke rekenkamer bestaat uit minimaal vier en maximaal acht externe leden die bij eensluidend besluit door de raden van de gemeenten worden benoemd. Selectie van de leden van de gezamenlijke rekenkamer vindt plaats door een selectiecommissie, bestaande uit de burgemeester van een van de gemeenten als technisch voorzitter en een raadslid per gemeente. De benoeming vindt plaats voor een periode van zes jaar. 2. De raad benoemt uit de leden bij eensluidend besluit de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter. Benoeming vindt plaats voor een periode van zes jaar. 3. Voorafgaand aan een (eventueel tussentijdse) benoeming als bedoeld in het eerste en tweede lid plegen de voorzitters van de raden van de gemeenten namens deze raden overleg met de gezamenlijke rekenkamer. Artikel 3 Ontslag en non-activiteit 1. Een lid van de gezamenlijke rekenkamer wordt bij eensluidend besluit door de raden van de gemeenten ontslagen. 2. Indien één van de raden van de gemeenten op grond van artikel 5, eerste lid, onder b, c, d of e, of tweede lid, van Verordening gemeentelijke rekenkamer 2022, een ontslagbesluit neemt, nemen de raden van de overige gemeenten in beginsel een eensluidend besluit. 3. Op non-activiteitstelling van een lid van de gezamenlijke rekenkamer, alsmede de beëindiging of verlenging van de non-activiteit, geschiedt bij eensluidend besluit van de raden van de gemeenten.

Artikel 4 Eed De leden van de gezamenlijke rekenkamer leggen de eed als bedoeld in artikel 8 van de Verordening gemeentelijke rekenkamer 2022, in een gezamenlijke bijeenkomst van de voorzitters van de raden van de gemeenten, af.

Convenant betreffende de samenwerking van de gemeentelijke rekenkamers 2022

Artikel 5 Reglement van orde De gezamenlijke rekenkamer zendt het reglement van orde en elke eventuele wijziging hiervan onverwijld ter kennisname aan de raden van de gemeenten. Artikel 6 Vergoeding leden gezamenlijke rekenkamer De hoogte van de vergoeding voor de leden van de gezamenlijke rekenkamer wordt bij een door de raden van de gemeenten eensluidend vastgestelde verordening vastgesteld. Artikel 7 Secretaris Benoeming van de secretaris en eventueel ander ondersteunend personeel vindt tijdelijk plaats voor een periode van zes jaar. Genoemde functionarissen zijn formeel in dienst van de gemeente waar de gezamenlijke rekenkamer is gehuisvest en vallen organiek onder de griffier van die gemeente. Functionele aansturing van de secretaris, de onderzoeker(s) en eventueel ander ondersteunend personeel vindt alleen plaats door de gezamenlijke rekenkamer. Artikel 8 Onderzoeksplan en contact 1. Voor het jaar 2023 presenteert de gezamenlijke rekenkamer voor 1 april 2023 een onderzoeksplan. Voor de daaropvolgende jaren wordt het onderzoeksplan voor 1 oktober voorafgaand aan het jaar waarin de onderzoeken worden uitgevoerd, gepresenteerd. Als uitgangspunt geldt dat voor elke gemeente jaarlijks één onderzoek kan worden uitgevoerd.

Voordat de gezamenlijke rekenkamer het onderzoeksplan presenteert, krijgen de gemeenteraden de gelegenheid aan te geven of en zo ja welke wensen zij hebben ten aanzien van door de gezamenlijke rekenkamer uit te voeren onderzoeken. In het onderzoeksplan geeft de gezamenlijke rekenkamer gemotiveerd aan op welke wijze zij tot het onderzoeksplan is gekomen. 2. Op verzoek van een afzonderlijke gemeente kan de gezamenlijke rekenkamer meerdere onderzoeken uitvoeren. De gezamenlijke rekenkamer brengt hiertoe een offerte uit aan de desbetreffende gemeente. De gezamenlijke rekenkamer beslist welke onderwerpen worden onderzocht. Ook heeft een deelnemende gemeente die opteert om eens per 2 jaar één rekenkameronderzoek af te nemen hiertoe de mogelijkheid. 3. De gezamenlijke rekenkamer kan zich in het kader van het uitvoeren van een concreet onderzoek laten bijstaan door deskundigen. De kosten van deskundige bijstand komen ten laste van het door de gemeenten aan de gezamenlijke rekenkamer beschikbaar gestelde budget. 4. Indien de gezamenlijke rekenkamer zich laat bijstaan door deskundigen als bedoeld in lid 3 van dit artikel dan is het op dat moment vigerende inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Roosendaal van overeenkomstige toepassing. 5. De gezamenlijke rekenkamer wijst voor elk van de deelnemers aan dit convenant één vaste contactpersoon aan.

Om de binding met de deelnemers te borgen heeft deze contactpersoon minimaal twee contactmomenten per jaar met de gemeenteraad. Eén van deze contactmomenten bestaat uit het overleggen met de gemeenteraad over mogelijke onderzoeksonderwerpen voor de gezamenlijke rekenkamer. Het tweede contactmoment wordt in onderling overleg tussen de gezamenlijke rekenkamer en de betreffende gemeenteraad bepaald. Daarnaast is de vaste contactpersoon aanwezig bij de verschillende contactmomenten in het kader van de uitvoering van een onderzoek bij de betreffende gemeente alsmede bij de presentatie van de resultaten hiervan. 6. Indien de gezamenlijke rekenkamer eenzelfde onderzoek uitvoert bij meerdere gemeenten, maakt de gezamenlijke rekenkamer ook een koepelnotitie waarin de onderzoeksresultaten van de verschillende gemeenten op een zodanige wijze worden weergegeven dat de gemeenten van elkaar kunnen leren. Artikel 9 Budget en kostenverdeling 1. De raden van de gemeenten stellen ten behoeve van de gezamenlijke rekenkamer jaarlijks een budget beschikbaar. De hoogte van dit budget voor 2023 wordt weergegeven in de aangehechte bijlage. 2. De totale bijdrage wordt voor 2023 op basis van facturering overgemaakt aan de gemeente waar de gezamenlijke rekenkamer is gehuisvest 3.

Van het totaal voor de gezamenlijke rekenkamer jaarlijks beschikbare budget mag maximaal 10% worden gereserveerd voor het opvangen van fluctuaties. De totale maximale reserve mag nooit meer bedragen dan 10% van het jaarbudget van de gezamenlijke rekenkamer.

Convenant betreffende de samenwerking van de gemeentelijke rekenkamers 2022

4. Indien na vaststelling van het jaarverslag als bedoeld in artikel 185, derde lid, van de Gemeentewet, er een overschot is op de exploitatie wordt dit toegevoegd aan de reserve. Het maximum van deze reserve per ultimo van het jaar bedraagt 10% van het totaal van de door de gemeenten beschikbaar gestelde bedragen voor dat jaar. Indien dat maximum wordt overschreven, wordt het meerdere naar rato van de in lid 1 van dit artikel genoemde bijdrage in het jaar terugbetaald aan de deelnemende gemeenten. Indien en voor zover het saldo van deze reserve niet toereikend is om een eventueel tekort in de exploitatie te dekken, wordt het meerdere naar rato van de verleende bijdragen ten laste gebracht van de deelnemende gemeenten. 5. Het budgetbeheer is gelegen in de handen van de griffier van de gemeente waar de gezamenlijke rekenkamer is gehuisvest. Het budgethouderschap is in handen van de gezamenlijke rekenkamer. Artikel 10 Geldigheidsduur, toetreding, uittreding en evaluatie 1. Dit convenant geldt voor de periode van zes jaar ingaande op 1 november 2022. 2. De gemeenten garanderen gedurende de looptijd van deze overeenkomst hun bijdrage als bedoeld in artikel 9 van deze overeenkomst onder de voorwaarde dat het aantal onderzoeken als genoemd in artikel 8 van deze overeenkomst door de gezamenlijke rekenkamer wordt geleverd. 3.

De gemeenteraden, gehoord de gezamenlijke rekenkamer, beslissen over de toetreding van een gemeente tot dit convenant, Bij een besluit tot toetreding van een gemeente worden de in artikel 9 lid 1 genoemde bedragen per gemeente neerwaarts bijgesteld op basis van in ieder geval een herverdeling van de vaste kosten. 4. Een gemeente kan deelname aan dit convenant tussentijds beëindigen door het toezenden van een daartoe strekkend besluit van de gemeenteraad aan de andere gemeenteraden en de gezamenlijke rekenkamer. De raden van de deelnemende gemeenten bepalen na overleg met de uittredende gemeente de financiële verplichtingen alsmede de overige gevolgen van de uittreding. Daarbij worden in ieder geval het aandeel in de vaste kosten tot en met de einde van de looptijd van dit convenant alsmede de al door de gezamenlijke rekenkamer aangegane verplichtingen ten behoeve van het uitvoeren van onderzoeken in de uittredende gemeente in rekening gebracht bij deze gemeente. Ook blijft een gemeente die tussentijds uittreedt verantwoordelijk voor het werkloosheidsrisico en kostenverdeling zoals overeengekomen in artikel 11 van dit convenant. 5.

De in dit convenant geregelde samenwerking en het functioneren van de gezamenlijke rekenkamer wordt uiterlijk 1 maart 2028 geëvalueerd, waarna de samenwerking per 1 november 2028 op basis van een vervolgconvenant kan worden gecontinueerd, dan wel kan worden gewijzigd of beëindigd. Artikel 11 Werkloosheidsrisico en kostenverdeling 1. Indien uit evaluatie blijkt dat voortzetting van de gezamenlijke rekenkamer dan wel het gemeenschappelijk voeren van het secretariaat niet wenselijk of mogelijk is en indien als gevolg daarvan personeel, dat hiertoe is aangesteld, moet worden ontslagen, worden de kosten door de gemeenten gedragen. Mocht de secretaris vanwege ziekte niet in staat zijn om te werken, dan worden ook deze kosten door de gemeenten gedragen. De kosten voor een (tijdelijke) vervanger van het personeel dat het secretariaat van de rekenkamer voert wordt ook door de gemeenten gedragen. 2. De verdeling van alle personeelskosten (waaronder, maar niet limitatief o.a. kosten voor werkloosheidsuitkering, transitievergoeding, ziektewet en arbeidsongeschiktheid-uitkering) en vervangingskosten voor een (tijdelijke) vervanger als bedoeld in het eerste lid vindt plaats naar rato van de bijdragen, bedoeld in artikel 9 van dit convenant, zoals die voor de verschillende gemeenten zijn vastgesteld. 3.

Indien voor de secretaris werkeloosheid dreigt dan rust op de gemeente Roosendaal de verplichting om zich in te spannen voor een andere baan binnen die gemeente of elders. De burgemeester van de gemeente Bergen op Zoom De burgemeester van de gemeente Drimmelen De burgemeester van de gemeente Etten-Leur De burgemeester van de gemeente Roosendaal

Convenant betreffende de samenwerking van de gemeentelijke rekenkamers 2022