Document · PDF

Bijlage 2. Controleprotocol RMV 2023 was wordt.pdf

Gemeenteraad 7 maart 2024, gemeente RoosendaalBij agendapunt: 5b: Voorstel 004 Definitief controleprotocol Rechtmatigheidsverantwoording (RMV) 2023 envoorlopig controleprotocol (RMV) 20243.547 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Oud

Nieuw

1. Inleiding en leeswijzer Met ingang van het boekjaar 2023 wordt door het College bij de jaarrekening 2023 een rechtmatigheidsverantwoording (RMV) afgegeven en niet meer door de accountant in zijn controleverklaring bij de jaarrekening. Bij de jaarrekeningcontrole toetst de accountant de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. In de RMV wordt door het College een verklaring afgegeven met betrekking tot het rechtmatig handelen aan de Gemeenteraad. Aan het begin van het jaar geeft de Raad middels dit controleprotocol de opdracht aan het College om zich via de RMV en bijbehorende kaders te verantwoorden aangaande het rechtmatig handelen van de gemeente. Voor toekomstige jaren wordt er per afzonderlijk jaar een nieuwe of geactualiseerde opdracht afgegeven.

Leeswijzer In dit controleprotocol wordt in hoofdstuk twee duiding gegeven aan de opdracht die door de Raad wordt gegeven aan het College. Vervolgens wordt in het derde hoofdstuk aandacht geschonken aan de rechtmatigheidsverantwoording en de reikwijdte die van toepassing is. In het vierde hoofdstuk is opgenomen welke toleranties en grenzen zijn benoemd bij de uitvoering van en verantwoording over de opdracht. Tot slot is in hoofdstuk vijf de wijze van rapporteren aan de Gemeenteraad toegelicht aangaande de voortgang en verantwoording over het rechtmatig handelen binnen de huidige Planning & Control cyclus.

2. Opdracht Vanuit de Gemeenteraad wordt het College van B&W formeel verzocht om via een rechtmatigheidsverantwoording die voldoet aan de wettelijke eisen verantwoording af te leggen over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen zoals opgenomen in het normenkader in bijlage 1, rekening houdend met de onderstaande kaders: •

•

Een te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording van 1 procent waarbij bevindingen boven de 500.000 EUR worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording; en Een rapportagegrens ten behoeve het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden in de paragraaf Bedrijfsvoering van 145.000 EUR.

•

Een nadere duiding van deze kaders is opgenomen in hoofdstuk 4 van dit Een nadere duiding van deze kaders is opgenomen in hoofdstuk 4 van dit controleprotocol. controleprotocol. Namens de Raad is de Audit Commissie opdrachtgever aan het College van Burgemeester en Wethouders en de College van Burgemeester en Wethouders opdrachtnemer. Ontwikkelingen worden primair besproken met de Audit Commissie en in de P&C cyclus met de Raad.

Namens de Raad is de Audit Commissie opdrachtgever aan het College van Burgemeester en Wethouders en de College van Burgemeester en Wethouders opdrachtnemer. Ontwikkelingen worden primair besproken met de Audit Commissie en in de P&C cyclus met de Raad.

3. Rechtmatigheidsverantwoording

Dit hoofdstuk geeft een toelichting op de opzet van de rechtmatigheidsverantwoording (RMV). Het kader voor de RMV bestaat uit de volgende drie criteria: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium.

3.1 Kaders van de rechtmatigheidsverantwoording

Onder rechtmatigheid wordt volgens de definitie van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) begrepen: “de in de jaarrekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen”, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen".

De controle op rechtmatigheid is gericht op naleving van wet- en regelgeving, zoals die is opgenomen in het normenkader (bijlage 1). De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De commissie BBV heeft een verplichte modeltekst opgesteld voor de RMV (bijlage 2). Het College van Burgemeester en Wethouders neemt deze op in de jaarrekening.

3.2 Reikwijdte van de rechtmatigheidsverantwoording

Zoals eerder in dit hoofdstuk aangehaald heeft de RMV betrekking op drie Zoals eerder in dit hoofdstuk aangehaald heeft de RMV betrekking op drie verschillende criteria. Hieronder worden deze criteria nader geduid. verschillende criteria. Hieronder worden deze criteria nader geduid.

3.2.1. Begrotingscriterium

In de toelichting op het BBV wordt begrotingsrechtmatigheid omschreven als:

“Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting, investeringskredieten en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de Raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.”

Ten behoeve van de RMV wordt vastgesteld of de realisatie conform begroting is geweest. Bij afwijkingen wordt beoordeeld of deze passen binnen het gemeentelijke beleid en met een toelichting zijn opgenomen in de jaarrekening. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals opgenomen in de financiële verordening onder artikel 5 ‘autorisatie begroting en investeringskredieten’. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

Ten behoeve van de RMV wordt vastgesteld of de realisatie conform begroting is geweest. Bij afwijkingen wordt beoordeeld of deze passen binnen het gemeentelijke beleid en met een toelichting zijn opgenomen in de jaarrekening. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals opgenomen in de financiële verordening onder artikel 6 ‘autorisatie begroting en investeringskredieten’. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

Met betrekking tot de begroting is het uitgangspunt dat elke afwijking als Met betrekking tot begrotingsrechtmatigheid zijn afwijkingen enkel onrechtmatig wordt beschouwd, tenzij er sprake is van een overschrijding acceptabel mits ze passen binnen onderstaande situaties:

waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren of wanneer er sprake is van een overschrijding op een open-einde regeling of wanneer de overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage .

• • •

Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

• •

de Raad is geïnformeerd, maar er is geen begrotingswijziging vastgesteld. er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren of; er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling; wanneer de overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. de afwijking voortvloeit uit afspraken gemaakt in de Financiële Verordening.

3.2.2. Voorwaardencriterium

Aan de besteding en inning van gelden door de gemeente zijn bepaalde voorwaarden verbonden, waarop door het College wordt getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke verordeningen.

Bij het voorwaardencriterium wordt gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. De eisen/voorwaarden hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. In het normenkader is wet- en regelgeving opgenomen, die het College in zijn controle van het voorwaardencriterium moet betrekken.

Wanneer bij de controle financieel onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze uitsluitend in de RMV betrokken indien en voor zover het door de Raad of hogere overheden vastgestelde regels en kaderstellende besluiten betreft. Met andere woorden: interne regels van College naar de ambtelijke organisatie en andere dan kaderstellende Collegebesluiten vallen hier buiten.

Mocht tijdens de toetsing toch blijken dat het normenkader niet juist of compleet is en dit consequenties heeft gehad voor de controles, dan geeft het College in de paragraaf Bedrijfsvoering in de jaarstukken aan welke regels dit betreft. De accountant moet dit in zijn verslag bevestigen.

3.2.3.

Misbruik & oneigenlijk gebruik

3.2.3.

Misbruik & oneigenlijk gebruik

Onder misbruik wordt verstaan:

“Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen”.

Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: “Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan”.

Het College moet effectieve maatregelen nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik (afgekort M&O) van gemeentelijke regelingen en eigendommen te voorkomen. Het College verantwoordt zich, gebaseerd op een actueel M&O-beleid, over de verwerking van deze maatregelen in processen en procedures en de werking ervan.

4. Verantwoordingsgrens en rapportagegrens Bij het komen tot een RMV wordt het College ondersteund door het team Interne Controle (IC). Het team IC werkt op basis van de verantwoordingsgrens welke opgenomen is in dit controleprotocol en richten de rechtmatigheidscontroles hierop in. Team IC controleert niet elk document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het rechtmatig handelen binnen de gemeente ten behoeve van de onderbouwing van de RMV.

4. Verantwoordingsgrens en rapportagegrens Bij het komen tot een RMV wordt het College ondersteund door groep Concerncontrol. Groep Concerncontrol werkt op basis van de verantwoordingsgrens welke opgenomen is in dit controleprotocol en richt de rechtmatigheidscontroles hierop in. Groep Concerncontrol controleert niet elk document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het rechtmatig handelen binnen de gemeente ten behoeve van de onderbouwing van de RMV.

4.1 Verantwoordingsgrens

De verantwoordingsgrens is bepalend voor de oordeelsvorming en bepaald de strekking van de af te geven verantwoording. Voor de RMV zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren verantwoordingsgrens voorgeschreven tussen de 0 en 3 procent. Voor de gemeente Roosendaal wordt de verantwoordingsgrens vastgesteld op 1 procent. Dit is tevens hetzelfde percentage als dat de accountant hanteert bij zijn controle van de jaarrekening.

Op het moment dat de verantwoordingsgrens wordt overschreden wordt in de RMV alleen bevindingen met bedragen boven de 500.000 EUR opgenomen. Dit bedrag is gebaseerd op de geconstateerde onrechtmatigheden in de accountantsverslagen van de afgelopen jaren. Geconstateerde onrechtmatigheden onder dat bedrag worden niet opgenomen in de RMV, maar verantwoord in de paragraaf Bedrijfsvoering.

4.2 Rapportagegrens

Voor de geconstateerde onrechtmatigheden die in de paragraaf Bedrijfsvoering verantwoord dienen te worden kan gebruik worden gemaakt van een rapportagegrens, dat is optioneel. Het voordeel van het vaststellen van een rapportagegrens is dat het gesprek over rechtmatig handelen veel meer over de essentiële onrechtmatigheden gaat en hoe deze in de toekomst te voorkomen in plaats van over elke euro. Deze rapportagegrens voor de paragraaf Bedrijfsvoering wordt voorgesteld op 145.000 EUR. Dit is een afgerond bedrag van 5 procent van de verantwoordingsgrens. Hiermee volgen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant gold tot en met verslagjaar 2022 om geconstateerde fouten en onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen.

De vastgestelde verantwoordings- en rapportagegrens staat, op basis van de De voorgestelde verantwoordings- en rapportagegrens, op basis van de totale lasten van de begroting 2023 (incl dotatie reserves), in onderstaande totale lasten van de begroting 2023 (incl dotatie reserves), is in tabel weergegeven: onderstaande tabel weergegeven. De werkelijke verantwoordings- en rapportagegrens wordt vastgesteld op basis van de werkelijke bestedingen Omschrijving Bedrag in EUR en dotatie reserves in de jaarrekening 2023. Totale lasten inclusief dotaties aan de reserves 283.129.000 Verantwoordingsgrens 2.831.290 Omschrijving Bedrag in EUR Rapportagegrens (afgeronde 5% van de 145.000 Totale lasten inclusief dotaties aan de 283.129.000 verantwoordingsgrens) reserves Verantwoordingsgrens 2.831.290 Rapportagegrens (afgeronde 5% van de 145.000 verantwoordingsgrens)

Bedrijfsvoeringsparagraaf In de paragraaf Bedrijfsvoering is er ruimte om een nadere toelichting te geven aangaande de bevindingen die staan opgenomen in de RMV, maar in deze paragraaf kunnen ook andere relevante aspecten worden opgenomen. De aspecten die in de paragraaf Bedrijfsvoering naar voren kunnen komen zijn: • Beheersmaatregelen die zijn getroffen om in de toekomst tekortkomingen in de rechtmatigheid (fouten of onduidelijkheden in processen) te voorkomen; • Bevindingen die onder de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording blijven, maar wel relevant zijn om de raad over te informeren; • Bevindingen die boven de rapporteringsgrens vallen die College en Raad hebben afgesproken; • Bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving door bijzondere omstandigheden binnen de gemeente; • Andere zaken die het College relevant vindt om de Raad nader over te informeren.

5. Rapportering

Om de voortgang van de uitgevoerde rechtmatigheidscontroles te borgen en om tijdig zicht te geven in de bevindingen van de controles informeert het College de Raad in de bestaande Planning & Control cyclus nadat zij eerst de Audit Commissie heeft geïnformeerd.

5.1 Planning & Control cyclus

Het College informeert de Gemeenteraad gedurende het jaar middels de producten die binnen de bestaande Planning & Control cyclus worden opgeleverd. Dit zijn de Kadernota, Programma begroting, de Voorjaarsbrief, de Najaarsbrief en het jaarverslag. Aan deze producten wordt vanaf verslagjaar 2023 een paragraaf ‘rechtmatigheid’ toegevoegd, zodat de Raad door het College geïnformeerd wordt aangaande de lopende controles en bevindingen welke mogelijk ten eindejaar een risico vormen voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Het College informeert de Gemeenteraad gedurende het jaar middels de producten die binnen de bestaande Planning & Control cyclus worden opgeleverd. Dit zijn de Kadernota, Programma begroting, de Voorjaarsbrief, de Najaarsbrief en het jaarverslag. Aan de tussentijdse rapportages wordt vanaf verslagjaar 2024 een paragraaf ‘rechtmatigheid’ toegevoegd, zodat de Raad door het College geïnformeerd wordt aangaande de lopende controles en bevindingen welke mogelijk ten eindejaar een risico vormen voor de rechtmatigheidsverantwoording.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raad.roosendaal.nl/api/v1/meetings/1589/documents/41645