Bijlage 1 regeling grote projecten.pdf

Regeling grote projecten gemeente Roosendaal Hoofdstuk I: Raadsbegeleidingsgroep grote projecten Artikel 1. Raadsbegeleidingsgroep grote projecten 1. Er is een raadsbegeleidingsgroep grote projecten. Uit haar midden kiest de raadsbegeleidingsgroep een (technisch) voorzitter; 2. Elke fractie vaardigt 1 (burger)raadslid af voor de raadsbegeleidingsgroep. In uitzonderlijke gevallen kan dat lid agendalid zijn hetgeen betekent dat dit lid zijn aanwezigheid afhangt van de noodzaak daartoe op basis van de agenda. 3. De fractie die de voorzitter levert mag één extra lid afvaardigen. De voorzitter heeft geen stemrecht. Artikel 2. Bevoegdheden raadsbegeleidingsgroep grote projecten 1. De raadsbegeleidingsgroep grote projecten is bevoegd dossiers aan te wijzen als groot project. Met het aanmerken van een project als groot beoogt de raadsbegeleidingsgroep de informatiepositie van de gemeenteraad op dat dossier te versterken. 2. De raadsbegeleidingsgroep is bevoegd om, in afstemming met de agendacommissie, bijeenkomsten over grote projecten te (laten) organiseren. Hoofdstuk II: Definitie & het aanwijzen van een groot project Artikel 3. Definitie groot project 1.

Een groot project is hoofdzakelijk een dossier uit het ruimtelijk domein ten aanzien waarvan de raadsbegeleidingsgroep vindt dat de raad meer informatie nodig heeft voor een goede uitoefening van zijn kaderstellende/controlerende taak, dan die via de producten binnen de financiele cyclus (begroting, bestuursrapportages en jaarrekening) wordt aangeboden; 2. Het begrip ‘’groot’’ wordt geduid aan de hand van tenminste één van de volgende criteria, maar niet limitatief tot: a. Multidisciplinair/directieoverstijgend; b. Complex (bijv. uitgedrukt in aantal actoren, ingewikkeldheid ontwikkeling); c. Grote risico’s op financieel, juridisch, organisatorisch gebied; d. Innovatief/bijzonder/uniek van aard; e. Politiek gevoelig; f. Eindigheid in tijd, geld en andere middelen.

Artikel 4. Aanwijzen van een groot project Het college dan wel één of meer raadsleden kan/kunnen te allen tijde een onderbouwd voorstel aan de raadsbegeleidingsgroep doen tot aanwijzing van een dossier als groot project. Na een meerderheidsbesluit van de raadsbegeleidingsgroep wordt het dossier uit het ruimtelijke domein aangemerkt als een groot project. Bij het staken van de stemmen wordt in de eerstvolgende bijeenkomst opnieuw gestemd. Hoofdstuk IV: Informatieverstrekking over een aangewezen groot project Artikel 5. Informatieverstrekking over aangewezen groot project 1. Na aanwijzing van een groot project organiseert het college, op verzoek van de raadsbegeleidingsgroep grote projecten, een startbijeenkomst. Tijdens deze bijeenkomst geeft het college via een presentatie inzicht in het project. Voor deze bijeenkomst kunnen externen worden uitgenodigd. In bijlage 1 zijn de elementen opgenomen die in ieder geval aan de orde komen; 2. Aan het einde van de bijeenkomst, of zo snel mogelijk daarna, worden afspraken gemaakt tussen de aanwezige (burger)raadsleden en het college over de gewenste inhoud van de daarop volgende rapportages. Leidend hierbij is de ontwikkelde checklist grote projecten. Deze afspraken worden ter kennis gebracht van de raad; 3. Er wordt minimaal halfjaarlijks gerapporteerd over de voortgang van de aangewezen projecten.

Indien nodig geacht door de raadsbegeleidingsgroep wordt deze frequentie verhoogd of verlaagd. 4. Als de raad(sbegeleidingsgroep) het nodig acht voor het versterken van de beeldvorming van een te nemen raadsbesluit dan kan in afstemming met de budgetbeheerder (griffier) van de raad externe expertise worden ingehuurd. Artikel 6. Beoordeling verstrekte informatie groot project 1. Telkens aan het einde van het eerste en het derde kwartaal levert het college een rapportage op waarin minimaal de afgesproken aandachtspunten van het als groot project aangewezen dossier worden behandeld. Indien door de raad(sbegeleidingsgroep) gewenst, wordt een andere frequentie bepaald; 2. De rapportages kunnen behandeld worden in een bijeenkomst van de raadsbegeleidingsgroep, een themabijeenkomst of een commissievergadering; 3. De raadsbegeleidingsgroep kan gevraagd of ongevraagd een advies aan de raad uitbrengen over de verstrekte informatie, dat deel kan uitmaken van een bijeenkomst uit het tweede lid genoemde bijeenkomsten of vergaderingen. Hoofdstuk V: Evaluatie en beëindiging van de status groot project Artikel 7. Eindevaluatie 1.

Nadat naar het oordeel van de raadsbegeleidingsgroep een dossier er geen noodzaak meer bestaat om de aanwijzing als groot project te laten voortduren of wanneer een ruimtelijk dossier is afgerond, dan doet het college een voorstel om te komen tot een evaluatie aan de raadsbegeleidingsgroep. Na afronding van deze evaluatie wordt deze aan de raad aangeboden; 2. Als de raadsbegeleidingsgroep de eindevaluatie voldoende acht, besluit zij tot beëindiging van de aanwijzing van een groot project.

Hoofdstuk VI: Overig Artikel 8. Citeertitel Deze regeling kan worden aangehaald als de ‘’Regeling grote projecten’’. Artikel 9. Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op de dag na publicatie in het elektronisch gemeenteblad.

Ondertekening

Gri ier

Burgemeester

Toelichting op de regeling grote projecten gemeente Roosendaal Artikel 1 Wanneer noodzakelijk kan een afgevaardigd lid zich laten vervangen door een (burger)raadslid van zijn/haar fractie. De voorzitter wordt bij het vervullen van zijn/haar taak bijgestaan door een door de gri ier aangewezen ambtenaar van de gri ie. Artikel 2 Het aanwijzen van projecten is gericht op het maken van duidelijke afspraken over de informatieverstrekking. Het schept onderling vertrouwen tussen raad en college door de verwachtingen over en weer duidelijk te hebben. Het is belangrijk om niet te veel projecten gelijktijdig aan te willen wijzen. Tegelijkertijd moeten de betrokkenen oefenen met de nieuwe werkwijze met als doel het lerend vermogen te vergroten bij raad, college en ambtelijke organisatie. Artikel 3 Het aanwijzen van een project is gericht op de versterking van de informatiepositie van de raad. De afgevaardigde leden van de raadsbegeleidingsgroep nemen op basis van dat uitgangspunt zitting in de raadsbegeleidingsgroep. Individuele raadsleden kunnen op basis van de informatie, daar waar zij het nodig achten, politieke instrumenten inzetten. De geformuleerde criteria zijn richtinggevend bij het formuleren van een verzoek tot aanwijzing van een ‘groot project’ maar vormen geen keurslijf.

Artikel 4 Een verzoek tot aanwijzing wordt onderbouwd aan de hand van ten minste één, maar niet limitatief, van de criteria genoemd in artikel 3, lid 2. Daarbij zijn de criteria een hulpmiddel om te komen tot een goed onderbouwd verzoek, maar vormen geen limitatieve beperking. Artikel 5 Bijgevoegd aan deze verordening is de ‘Checklist grote projecten’ (bijlage 1). Deze is ontwikkeld door de auditcommissie in samenwerking met de ambtelijke organisatie. Deze checklist dient als uitgangspunt voor de op te stellen rapportages. Artikel 6 Met dit artikel wordt beoogd te komen tot een professionele rapportage over ‘grote’ projecten. Er moet gedacht worden aan zaken als financiën, risico's, governancestructuur, stakeholdersmanagement en kwaliteit en planningen. Artikel 7 Het aanbieden van de evaluatie aan de raad geschiedt met een raadsinformatiebrief. Bij het beëindigen van de aanwijzing van een ‘groot project’ wordt de gemeenteraad hiervan op de hoogte gesteld.

Bijlage 1: Checklist grote projecten

Checklist (grote projecten) Versie: Datum:

Onderwerp

Omschrijving

Algemene Kaders

Is duidelijk welk ruimtelijk probleem met het project wordt aangepakt? Waarom zou het werken? Zijn er alternatieven? Zijn die onderzocht? Zijn de doelstellingen en beoogde projectresultaten meetbaar genoeg geformuleerd? Is er een duidelijke communicatiestrategie (burgers, bewoners, marktpartijen, belangenorganisaties)?

Reikwijdte

Is het duidelijk wat wel en wat niet binnen het grote project valt? Is er een duidelijk en vastgesteld projectplan? Kan de reikwijdte van het grote project worden gewijzigd? Zo ja, door wie en wat zijn de spelregels daarvoor? Is er een relatie met andere projecten en welke relatie is dat?

Toelichting

Vorige Huidige rapportage rapportage

Projectsturing

Wordt er projectmatig gewerkt? Is er een vastgestelde projectorganisatie met duidelijke afbakening van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden? Is de bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever bekend? Welke projectstructuur is gekozen en waarom? Is duidelijk wat vanaf de start en gedurende het hele project de besluitmomenten zijn voor de raad? Wat zijn de items waarop wordt gestuurd: Geld Organisatie Kwaliteit Informatie Tijdsplanning Omgeving Kansen/risico’s

Geld

Is er goed zicht op de te verwachten uitgaven in relatie tot begroting? Is er rekening gehouden met (bouw)marktwerking? Zijn de ramingen voldoende gemaakt? (Hoe zijn die ramingen gemaakt? Is er expertise ingehuurd?). Wat is de manier waarop het project wordt gefinancierd?

Organisatie

Is de projectstructuur en -organisatieomschreven conform de richtlijnen van de gemeente Roosendaal voor projectmatig werken?

Is de administratieve organisatie duidelijk (wie is waarvoor verantwoordelijk)? Hoe is de interne controle geregeld? Kwaliteit

Zijn de verschillende projectfases conform de geldende richtlijnen voor projectmatig werken benoemd? Zijn die fases voorzien van ‘go-no go’ beslismomenten? Is er sprake van gefaseerde opdrachtverstrekking?

Informatie/ Controle Tijdsplanning

Wordt de raad geïnformeerd over de voortgang van het project, steeds inzichtelijk gepresenteerd in relatie met het geldende projectplan? Wordt er gewerkt binnen de kaders die door de raad zijn gesteld? Is er een concrete tijdsplanning gemaakt per fase van het project? Is er aangegeven wat de verwachte minimum en maximum doorlooptijd is? Is er in de planning rekening gehouden met inspraakmomenten?

Risicomanagement

Zijn de risico’s in kaart gebracht? Is er nagedacht over beheersmaatregelen? Kan hier een overzicht van worden verstrekt? Wordt gestructureerd gerapporteerd over de wijze waarop risico’s zich in de loop van het project ontwikkelen? Wordt door de projectleiding actief gestuurd op het minimaliseren van risico’s? Zijn die fases voorzien van ‘gono go’ beslismomenten?

Actualisatiemomenten Checklist: 6 maandelijks