Document · PDF

9.B. Wijziging GR WBA.pdf

Commissie Bestuur 14 december 2023, gemeente RoosendaalBij agendapunt: 4a: Aanpassingen gemeenschappelijke regelingen aan gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen10.823 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Hofstraat 2b, 4611TJ Bergen op Zoom

Aan het College van Burgemeester en Wethouders contactpersoon:

I. Toussaint

datum:

13 september 2023

onderwerp:

Wijzigingen gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief

bijlagen:

4 Wijzigingsvoorstel GR WBA, GR tekst WBA, Wijzigingsbesluit, Brief over proces

In verband met de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen moeten alle Gemeenschappelijke regelingen (GR) worden aangepast. Hierbij bieden wij u het door het algemeen bestuur op 10 juli jl. vastgestelde wijzigingsvoorstel van de GR West-Brabants Archief aan. Daarnaast ontvangt u de GR tekst inclusief wijzigingen en het concept wijzigingsbesluit. Proces De regionale werkgroep, die zich bezig houdt met de implementatie van de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft een planning opgesteld om ervoor te zorgen dat de GR’en tijdig zijn aangepast en het proces van het aanpassen binnen de planning van de gemeenteraden past. De informatie over het proces ontvangt u tevens bijgaand. Vertrouwende u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet,

namens het dagelijks bestuur van het West-Brabants Archief

www.westbrabantsarchief.nl info@westbrabantsarchief.nl

IBAN: NL68RABO0159821657, BIC: RABONL2U K.v.K.: 20171320 BTWnr: NL.8068.34.511.B.01

Agendapunt 4.1 vergadering Algemeen Bestuur WBA d.d. 10 juli 2023

Aanleiding Op 1 juli 2022 is de gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen in werking getreden. Met de wetswijziging wordt de betrokkenheid van volksvertegenwoordigers bij het bestuur van de gemeenschappelijke regelingen verbeterd. De wet introduceert namelijk nieuwe instrumenten waarmee gemeenteraden en Provinciale Staten hun controlerende en kaderstellende taken richting het bestuur van de Gemeenschappelijke regeling beter kunnen uitvoeren. De wetswijziging moet voor 1 juli 2024 in de eigen GR geïmplementeerd zijn. Verschillende GR’en in onze regio hebben het afgelopen jaar binnen een werkgroep aan de “Kader wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen” (hierna: De Kader) gewerkt om tot uniformiteit in de aanpassingen in de GR’en te komen. De conclusie van deze werkgroep luidde echter dat totale uniformiteit niet mogelijk is door de verscheidenheid aan GR’en. Wel stelt de Kader een aantal uitgangspunten en richtlijnen voor de implementatie vast die het WBA volgt. Voorstellen concrete implementatie van de wetswijziging Rekening houdend met de uitgangspunten uit de Kader zullen de volgende bepalingen binnen het West-Brabants Archief worden geïmplementeerd (waarbij de teksten in het rood de daadwerkelijke wijzigingen in de GR WBA zijn): 1. Het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie (art.

24a Wgr) De raden en PS van alle deelnemers kunnen gezamenlijk aan het AB van de GR vragen een adviescommissie in te stellen. Deze commissie kan het bestuur van de GR adviseren omtrent voorgenomen besluiten, zelf aandacht voor een onderwerp vragen en standpunten van de raden op het punt van de regeling voorbereiden en daaromtrent adviseren. Een adviescommissie vraagt echter veel tijd van de raadsleden en brengt extra bestuurlijke drukte met zich mee. Er moet dan ook worden gekeken naar de aard en de taken van de GR om te bepalen of een adviescommissie een passend instrument en een zinvolle aanvulling is.

Voorgesteld wordt om geen adviescommissie voor het WBA in te stellen. De GR is namelijk vooral uitvoerend van aard, niet politiek gevoelig en er vindt weinig beleidsontwikkeling plaats. Desgewenst kunnen aanvullende afspraken worden gemaakt over een extra informatievoorziening om de raden meer te betrekken.

2. Verplichte zienswijzeprocedure bij het treffen van een collegeregeling (art. 1 Wgr) Onder het treffen van een regeling wordt mede verstaan het wijzigen van, het toetreden tot en het uittreden uit een regeling. Dit betekent dat in al deze gevallen het ontwerpbesluit aan de raden gestuurd moet worden. De raden kunnen hun zienswijzen over het ontwerpbesluit binnen acht weken na ontvangst naar voren brengen. Wensen zij dit niet te doen, dan brengen zij B&W hierover zo spoedig mogelijk op de hoogte. De regeling kan pas worden getroffen (lees: wijzigen, toe- of uittreden) na verkregen toestemming van de raden. Deze toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Voorgesteld wordt om de toelichting bij de artikelen 39, 40 en 41 als volgt te wijzigen: Artikel 39, 40 en 41 De omschrijving in artikel 39 lid 1 is bewust globaal gehouden omdat naast gemeenten ook andere organisaties kunnen toetreden. Niet valt te voorzien welke organisaties in de toekomst zullen toetreden. In artikel 39 lid 2 is aangegeven dat wanneer een bestuursorgaan van een gemeente of andere organisatie wil toetreden, het algemeen bestuur hierover niet eerder een besluit neemt, dan nadat de deelnemers in de gelegenheid zijn gesteld hierover een zienswijze in te dienen bij het algemeen bestuur.

Gemeenteraden moeten de mogelijkheid krijgen een zienswijze naar voren te brengen bij toetreding, uittreding en wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Dit betekent dat in al deze gevallen het ontwerpbesluit aan de raden gestuurd moet worden. De raden kunnen hun zienswijzen over het ontwerpbesluit binnen acht weken na ontvangst naar voren brengen. Wensen zij dit niet te doen, dan brengen zij B&W hierover zo spoedig mogelijk op de hoogte. De regeling kan pas worden getroffen (lees: wijzigen, toe- of uittreden) na verkregen toestemming van de raden. De toestemming kan echter slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. 3. Aanwijzen van besluiten waarvoor een zienswijzeprocedure geldt (art. 10 lid 5 Wgr) Een zienswijzeprocedure is nodig wanneer het gaat om zwaarwegende besluiten, zoals besluiten met een aanzienlijk financieel belang, politiek gevoelige besluiten of beleidsmatige keuzes. Voorgesteld wordt om een zienswijzeprocedure in te stellen bij het meerjarenbeleid. Overige besluiten zijn, gezien de aard van deze besluiten, niet vatbaar voor een zienswijze. Een zienswijzeprocedure voor de kadernota wordt niet zinvol geacht. De begroting is een uitwerking van de kadernota en er is al een wettelijke zienswijzeprocedure op de begroting. Daarnaast zit er te weinig tijd tussen het vaststellen van der kadernota en het indienen van

de begroting. Onder Hoofdstuk 4 inlichtingen en verantwoording wordt in dat geval het volgende nieuwe artikel toegevoegd: Zienswijzeprocedure Artikel 25 1.

Voorafgaand aan het vaststellen van het meerjarenbeleid kunnen de raden van de deelnemende gemeenten een zienswijze als bedoeld in artikel 10, lid 7 van de wet naar voren brengen. Wensen zij geen zienwijze naar voren te brengen, dan wordt het bestuur hierover zo spoedig mogelijk geïnformeerd.

Voorafgaand aan het nemen van het besluit waarover de zienswijze is gegeven stelt het dagelijks bestuur de raden schriftelijk en gemotiveerd in kennis van het oordeel over de zienswijze en de eventuele conclusies die zij daaraan verbindt.

4. Invulling geven aan de actieve informatieplicht (art. 17 lid 2 Wgr) In aanvulling op de al bestaande passieve informatieplicht voegt de Wgr een actieve informatieplicht toe. Hiermee wordt bepaald dat het bestuur van de GR aan de raden alle inlichtingen geeft die de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Het gaat hierbij niet om informatie over formele besluiten van de GR, maar om aanvullende informatie (op organisatieniveau) over inhoudelijke onderwerpen, zoals bijvoorbeeld werkprogramma’s of jaarplannen. Voorgesteld wordt om de toelichting bij artikel 19-24 als volgt te wijzigen: Artikel 19-24 Voor het goed functioneren van de regeling is het van belang dat op een adequate wijze inlichtingen verstrekt worden en verantwoording afgelegd wordt aan de deelnemers. In de artikelen 16 en volgende van de Wet gemeenschappelijke regelingen is aangegeven dat de regeling bepalingen dient te bevatten over het verstrekken van inlichtingen en afleggen van verantwoording. Er zou voor gekozen kunnen worden om in de regeling ook nog bepalingen op te nemen met betrekking tot de inlichtingen- en verantwoordingsplicht van de voorzitter jegens zijn eigen college en raad en jegens het algemeen bestuur.

Omdat dit niet wettelijk noodzakelijk is en de voorzitter daarnaast ook deel uitmaakt van het dagelijks en algemeen bestuur waarvoor deze verplichtingen wel zijn opgenomen in de regeling, is besloten hier vanaf te zien. De gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen benadrukt de actieve informatieplicht van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Dit houdt in dat zowel het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur als de voorzitter van de gemeenschappelijke regeling alle inlichtingen aan de raden verstrekken die de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Dit geldt tevens voor het lid van het algemeen bestuur dat het college heeft aangewezen. De informatieverstrekking dient bij voorkeur via de digitale weg plaats te vinden.

5. Participatie van burgers en belanghebbenden (art. 10 lid 7 Wgr) Bij het WBA zijn geen taken en bevoegdheden met grote maatschappelijke relevantie belegd en de GR is vooral uitvoerend van aard. Er is op dit moment geen procedure voor inspraak door inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. Gebruikers en belanghebbenden van het WBA worden wel betrokken bij diverse projecten waarbij de uitvoerende taken van het WBA centraal staan. Voorgesteld wordt om een nieuw Hoofdstuk 5 “Burgerparticipatie” aan de GR WBA toe te voegen, met een nieuw artikel 26 dat als volgt komt te luiden: Burgerparticipatie Artikel 26 Ingezetenen van de deelnemende gemeenten en belanghebbenden worden betrokken bij projecten die betrekking hebben op de uitvoerende taken van het West-Brabants Archief. Voorgesteld wordt om in de toelichting bij het artikel het volgende op te nemen: Burgerparticipatie vindt over het algemeen plaats via online enquêtes.

6. Veranderende termijnen in de P&C-cyclus (art. 34, 34b, 35 Wgr) Door de wetswijziging veranderen de termijnen van de P&C-cyclus. De gemeenteraden wordt namelijk meer tijd geboden voor het indienen van zienswijzen en daarnaast dient ook het DB de gelegenheid te krijgen om een reactie te geven op de zienswijze en eventueel de begroting aan te passen. In de vergadering van het algemeen bestuur van 7 december 2022 zijn de volgende wijzigingen reeds vastgesteld: •

Vaststellen voorlopige jaarrekening en ontwerpbegroting:

•

Verwerken ingediende zienswijzen en aanbieden definitieve Jaarrekening en begroting aan AB van begin juli:

uiterlijk 1 april uiterlijk 30 juni

Deze termijnen zijn in lijn met de wettelijke termijnen en de termijnen die in de Kader Implementatie gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen zijn voorgesteld. Een wijziging in de GR WBA is daarom niet nodig.

7. Evaluatie van de regeling (art. 11a Wgr) De wetswijziging ziet zowel op een evaluatie van de juridische regeling, als op een evaluatie van het functioneren en de instelling van de GR als orgaan. In de GR WBA is alleen datgene opgenomen wat er wettelijk gezien geregeld moet zijn. Voor al het overige wordt de wettekst gevolgd. Hiervoor is gekozen om tijdrovende wijzigingsprocedures te voorkomen.

Voorgesteld wordt om aan artikel 43 GR WBA ‘Duur en evaluatie’ (oud artikel 37) het volgende tweede lid toe te voegen: 2. Op verzoek van één van de deelnemers kan deze regeling eenmaal per raadsperiode worden geëvalueerd. 8. Opstellen uittredingsvoorwaarden (art. 9 Wgr) De Wgr heeft altijd bepaald dat in de GR bepalingen moeten worden opgenomen omtrent uittreding. Met de wetswijziging is artikel 9 echter aangescherpt. Zo moeten afspraken gemaakt worden over de voorwaarden waaronder kan worden uitgetreden en de gevolgen van de uittreding, waaronder bepalingen omtrent de gevolgen voor het vermogen van de GR, waarbij moet worden gedacht aan afspraken over personeel, contracten, huisvesting en investeringen. Hoewel in het eerder genoemde Kader de wens door de werkgroep is geuit om uniformiteit in de regio’s te bewerkstellingen met betrekking tot de uittredingsvoorwaarden, is men niet tot één uniforme bepaling gekomen.

Voorgesteld wordt om artikel 40 GR WBA ‘Uittreding’ (oud artikel 34) als volgt te wijzigen: Uittreding Artikel 40 1.

Indien een deelnemer wenst uit te treden, geschiedt dit bij besluit van het daartoe bevoegde orgaan van de betreffende deelnemer. Het besluit wordt ter kennis gebracht aan het algemeen bestuur.

Aan de uittreding worden door het algemeen bestuur de volgende voorwaarden en gevolgen verbonden: a. De uittreding vindt plaats op 1 januari van het tweede jaar, volgend op dat waarin het besluit tot uittreding in de is bekend gemaakt. b. De uittredende deelnemer is gehouden na uittreding bij te dragen in het begrote nadelig saldo van het laatste volledige jaar van deelname. De afbouw gebeurt als volgt: •

In jaar 1 na uittreding: 100% van het aandeel

•

In jaar 2 na uittreding: 80% van het aandeel

•

In jaar 3 na uittreding: 60% van het aandeel

•

In jaar 4 na uittreding 40% van het aandeel

•

In jaar 5 na uittreding: 20% van het aandeel

c. De uittredende deelnemer is gehouden om personeel van het West-Brabants Archief, dat boventallig is geworden door de uittreding, over te nemen. d. Tot aan de datum van de uittreding behoudt de uittredende deelnemer alle rechten en verplichtingen die verbonden zijn aan de gemeenschappelijke regeling. e. De uittredende deelnemer kan geen aanspraak maken op gevormde bestemmingsreserves.

Het algemeen bestuur stelt, indien noodzakelijk, aanvullende voorwaarden voor de uittreding vast en zendt deze binnen 3 maanden na ontvangst van het besluit tot uittreding aan de deelnemers. Alle deelnemers besluiten over de eventuele aanvullende voorwaarden binnen een termijn van drie maanden na de toezending door het algemeen bestuur.

9. Overige wijzigingen Bij het toetsen van de GR WBA aan de nieuwe wetgeving is men tot de conclusie gekomen dat de GR ook op enkele andere onderdelen geactualiseerd dient te worden. Het gaat hierbij om de volgende artikelen: Toevoegen hoofdstuk eigen archief Het LOPAI1 heeft op 30 november 2021 de geactualiseerde Handreiking Inrichting informatie- en archiefbeheer bij samenwerkingsverbanden gepubliceerd. De handreiking geeft onder andere weer welke afspraken er over de archiefzorg en het archiefbeheer gemaakt moeten worden. Met het oog op uniformiteit is het wenselijk wanneer de bij de deelnemers aangesloten GR’en een vergelijkbare archiefparagraaf in hun GR opnemen. Voorgesteld wordt om een nieuw Hoofdstuk 9 “Archief van het West-Brabants Archief” met de onderstaande bijbehorende artikelen toe te voegen: Archiefbeheer Artikel 35

1. De directeur is belast met de feitelijke bewaring en het beheer van deze archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

2. Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van het West-Brabants Archief, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. Archiefbewaarplaats Artikel 36 Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van het West-Brabants Archief wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van het West-Brabants Archief. Toezicht Artikel 37 Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van het West-Brabants Archief, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast een door de directeur ingehuurde onafhankelijke archiefinspecteur.

De vereniging van provinciale toezichthouders op informatie- en archiefbeheer bij gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen. 1

Verantwoording Artikel 38 1.

Een door de directeur ingehuurde onafhankelijke archiefinspecteur brengt tweejaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van het West-Brabants Archief, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van het West-Brabants Archief.

Voorstel wijziging artikel 39 Toetreding Omdat het wenselijk is dat niet het algemeen bestuur over toetreding beslist, maar de deelnemers zeggenschap hebben over wie toetreedt, wordt voorgesteld Artikel 39 als volgt te wijzigen:

1. Toetreding kan plaatsvinden op verzoek daartoe bij besluit van het daartoe bevoegde orgaan van de organisatie die wenst toe te treden. Het besluit wordt ter kennis gebracht aan het algemeen bestuur.

2. Aan de toetreding kunnen nadere voorwaarden worden verbonden. 3. Toetreding geschiedt na advies van het algemeen bestuur, bij unaniem besluit van de deelnemers, onverminderd artikel 1 van de wet.

Voorstel wijziging artikel 41 Wijziging Met het oog op het wijzigingsvoorstel van artikel 39 wordt voorgesteld om artikel 41 als volgt te wijzigen: De regeling kan worden gewijzigd, niet zijnde toetreding, bij besluiten van een meerderheid van de deelnemers aan deze regeling, onverminderd artikel 1 van de wet.

Voorstel wijziging Hoofdstuk 10 Slotbepalingen Voorgesteld wordt om artikel 44 GR WBA (oud artikel 38) als volgt te wijzigen: Citeertitel en inwerkingtreding Artikel 44 1.

Deze regeling kan worden aangehaald als 'Gemeenschappelijke Regeling WestBrabants Archief'.

De wijzigingen in deze regeling treden in werking op de dag volgend op die van de bekendmaking als bedoeld in artikel 26, derde lid, van de wet.

Het college van de gemeente Bergen op Zoom draagt zorg voor de bekendmaking van de regeling overeenkomstig artikel 26, eerste lid van de wet.

Doorvoeren wijzigingen op grond van de Wnra Door de inwerkingtreding van de Wet Normalisatie Rechtspositie Ambtenaren (Wnra) per 1 januari 2020 en de wijziging van artikel 32 Archiefwet moest artikel 25 (nieuw artikel 27) en de toelichting daarbij worden gewijzigd. Op 23 april 2020 heeft het algemeen bestuur hierover een besluit genomen, waarbij is besloten dat het wijzigingsvoorstel aan de deelnemers zou worden voorgelegd op het moment dat de GR op meerdere punten gewijzigd diende te worden. Het algemeen bestuur heeft als volgt besloten: “Conform de wijziging in artikel 32 Archiefwet 1995 dienen artikel 25 en de toelichting bij dit artikel in de GR aangepast te worden door daar waar ‘benoemd’ of ‘benoeming’ staat te vervangen door ‘aangewezen’ of ‘aanwijzing’. Deze wijziging in de GR houdt tevens in dat de nieuwe directeur kan worden aangewezen, in plaats van worden benoemd.” Voorgesteld wordt de leden 1 en 2 van artikel 27 GR als volgt te wijzigen: Archivaris Artikel 27 1.

Het algemeen bestuur beslist omtrent aanwijzing, schorsing en ontslag van de archivaris.

2. Van de aanwijzing, schorsing en ontslag van de archivaris wordt mededeling gedaan aan de deelnemers. Daarnaast wordt voorgesteld om de Toelichting bij artikel 27 als volgt te wijzigen: Artikel 27-28 Omdat de uitvoering van collegetaken op grond van de Archiefwet zijn overgedragen aan de gemeenschappelijke regeling, is het noodzakelijk dat er een archivaris wordt aangewezen. Deze bevoegdheid is voorbehouden aan het algemeen bestuur, overeenkomstig het bepaalde in artikel 32 van de Archiefwet. Ten behoeve van de organisatie kan daarnaast een directeur worden aangewezen die zich bezighoudt met de bedrijfsvoeringsaspecten. Deze functie heeft echter geen andere wettelijke grondslag dan boek 7 van het Burgerlijk Wetboek zoals dat voor alle ambtelijke medewerkers geldt van het West-Brabants Archief. In artikel 33b van de Wet gemeenschappelijke regelingen is bepaald dat het dagelijks bestuur bevoegd is besluiten te nemen ten aanzien van aanwijzing, schorsing en ontslag van ambtenaren. Hoewel voor beide functies een uiteenlopend regime geldt, kan er voor gekozen worden om deze door dezelfde persoon te laten uitvoeren.

Voorstel wijziging artikel 9 Artikelsgewijze toelichting In artikel 9 van de GR WBA staat dat het algemeen bestuur de overgedragen bevoegdheden uitoefent die bij of krachtens de Archiefwet en de Gemeentewet zijn of worden toegekend aan de colleges en die nodig zijn ter behartiging van de in artikel 3 omschreven doelstelling van het West-Brabantse Archief. Om te verduidelijken dat het hierbij gaat om delegatie wordt voorgesteld om de eerste zin van de Toelichting op artikel 9 als volgt te wijzigen: Met betrekking tot de overgedragen (lees: gedelegeerde) bevoegdheden zoals in dit artikel genoemd en de in artikel 4 genoemde taken bestaat de mogelijkheid om tussen het dagelijks bestuur en elk van de deelnemers afzonderlijk, schriftelijke werkafspraken te maken in de vorm van overeenkomsten.

Tot slot Bovengenoemde voorgestelde wijzigingen houden de derde wijziging van de Gemeenschappelijke regeling van het West-Brabants Archief in: -

3 november 2011: Nieuwe regeling Gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief West-Brabant.

1 juli 2016: eerste wijziging en start Gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief

1 januari 2020: tweede wijziging in het kader van de Wnra

2023: derde wijziging in het kader van de gewijzigde wet gemeenschappelijke regelingen.

Besluit Het Algemeen Bestuur stemt in met bovengenoemde wijzigingsvoorstellen van de artikelen 25, 26, 35 t/m 41, 43, 44 en de Algemene toelichting.

Aldus besloten op 10 juli 2023 te Bergen op Zoom, De voorzitter,

De secretaris,

A.J. Moerkerke

M.H.M. Korving

Bijlagen 1.

Gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief (inclusief voorstelwijzigingen in rood).

Wijzigingsbesluit derde Wijziging Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief

Agendapunt 4.1.1 vergadering Algemeen Bestuur WBA d.d. 10 juli 2023

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bergen op Zoom, EttenLeur, Halderberge, Moerdijk, Roosendaal, Rucphen, Steenbergen, Woensdrecht en Zundert Overwegende dat: •

de Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2022 is gewijzigd waardoor de huidige gemeenschappelijke regeling aangepast moet worden;

•

de tekst van de gemeenschappelijke regeling op enkele onderdelen dient te worden geactualiseerd.

Gelet op de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Archiefwet 1995 besluiten: De bestaande gemeenschappelijke regeling West-Brabant Archief, geldend vanaf 1 januari 2020, als volgt in gewijzigde vorm vast te stellen: HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN Begripsbepalingen Artikel 1 In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

a. De regeling: de Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief b. De deelnemers: de bestuursorganen die deze regeling zijn aangegaan c. De deelnemer: de onder b bedoelde afzonderlijke bestuursorganen d. Het college: het college van burgemeester en wethouders dat deelneemt aan deze regeling

e. Gedeputeerde Staten: het college van Gedeputeerde Staten van de provincie NoordBrabant

Archiefbescheiden: de in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995 bedoelde archiefbescheiden

g. Archiefbewaarplaats: de in artikel 1, onder f, van de Archiefwet 1995 bedoelde archiefbewaarplaats

h. West-Brabants Archief: het in artikel 2, eerste lid, van deze regeling bedoelde openbaar lichaam

Algemeen Bestuur: het in artikel 6 van de regeling bedoeld bestuursorgaan

Dagelijks Bestuur: het in artikel 12 van de regeling bedoeld bestuursorgaan

k. De wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen van 20 december 1984, Staatsblad 667, zoals nadien gewijzigd.

Archiefwet: de Archiefwet 1995 van 28 april 1995, Staatsblad 276, zoals nadien gewijzigd.

Instelling Artikel 2

1. Er is een openbaar lichaam, genaamd 'West-Brabants Archief', gevestigd te Bergen op Zoom.

2. Het verzorgingsgebied van het West-Brabants Archief wordt, voor zover het de deelnemende colleges betreft, gevormd door het grondgebied van de betreffende gemeenten.

HOOFDSTUK 2 DOEL EN BESTUURSORGANEN Doel van de regeling Artikel 3

1. Het West-Brabants Archief is ingesteld met als doel de belangen van de deelnemers met betrekking tot de zorg, het beheer, de bewaring en het ter beschikking stellen van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en collecties van de deelnemende gemeenten te behartigen alsmede het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht.

2. Het West-Brabants Archief heeft tevens als doel het in het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis middels het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie regionaal-historisch bronnenmateriaal en deze op een zo

actief mogelijke wijze beschikbaar stellen aan en dienstbaar maken voor een breed publiek.

Kerntaken, plustaken en taken voor derden Artikel 4

1. Het West-Brabants Archief vervult ten behoeve van de in artikel 3 genoemde doelstellingen voor de deelnemers alle taken inzake de:

a. De zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers (artikel 30 Archiefwet 1995);

b. Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht (artikel 32 Archiefwet 1995);

c. Het stimuleren van de lokale en de regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie relevant bronnenmateriaal op het gebied van de lokale- en regionale geschiedenis.

2. In aanvulling op de taken voor alle deelnemers kan het West-Brabants Archief, voor zover dit geen verstoring veroorzaakt in de uitvoering van deze taken, op verzoek van één van de deelnemers ook andere adviserende, ondersteunende of uitvoerende werkzaamheden op het werkterrein van het West-Brabants Archief, uitvoeren. De verschuldigde bijdrage voor deze plustaken wordt vastgesteld door het algemeen bestuur.

3. Het West-Brabants Archief kan desgevraagd taken in het kader van de Archiefwet 1995 dan wel met betrekking tot de cultuur-historische functie, voor derden uitoefenen onder de volgende voorwaarden:

a. Het algemeen bestuur beslist over de vraag of en in welke omvang het WestBrabants Archief voor een derde taken gaat uitvoeren;

b. Het algemeen bestuur van het West-Brabants Archief zal daartoe op voorstel van het dagelijks bestuur een stelsel van algemene voorwaarden 'Dienstverlening aan derden' vaststellen.

HOOFDSTUK 3 HET BESTUUR Het West-Brabants Archief

Artikel 5

1. Het bestuur van het West-Brabants Archief bestaat uit een algemeen bestuur, dagelijks bestuur en een voorzitter.

2. Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van het West-Brabants Archief. Het algemeen bestuur Artikel 6

1. Het algemeen bestuur bestaat uit de leden of hun plaatsvervangers die door de deelnemers uit hun midden worden aangewezen.

2. Iedere deelnemer wijst één lid en één plaatsvervangend lid aan. 3. Het algemeen bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

4. De leden en plaatsvervangend leden worden benoemd voor een periode, gelijk aan die van de zittingsduur van het college.

5. De colleges beslissen zo spoedig mogelijk aan het begin van elke zittingsperiode over de aanwijzing van de leden van het algemeen bestuur en diens plaatsvervangers.

6. Aftredende leden en plaatsvervangende leden kunnen opnieuw worden aangewezen, mits zij blijven voldoen aan de vereisten zoals bedoeld in lid 1.

7. De leden kunnen te allen tijde ontslag nemen. 8. Het betrokken college voorziet zo spoedig mogelijk in de tussentijdse vacature. 9. Elke aanwijzing tot lid of plaatsvervangend lid wordt door het college binnen acht dagen schriftelijk medegedeeld aan de voorzitter van het algemeen bestuur. Ontslag Artikel 7

1. Het lidmaatschap van het bestuur eindigt: a. doordat een lid zijn ontslag indient; b. door ontslag door het college dat hem heeft aangewezen in geval dit lid niet langer het vertrouwen van het college heeft, waarbij van het besluit onmiddellijk mededeling wordt gedaan aan de voorzitter van het algemeen bestuur;

c. van rechtswege doordat het lid geen deel meer uitmaakt van het college; d. met ingang van de datum waarop onverenigbaarheid met het (plaatsvervangend) lidmaatschap ontstaat;

e. op de dag waarop de zittingsperiode van het college is beëindigd.

2. Het lid dat ter vervulling van een tussentijdse vacature als lid van het algemeen bestuur wordt benoemd, treedt af op het tijdstip waarop degene in wiens plaats dit lid is benoemd, zou hebben moeten aftreden.

3. De leden van het algemeen bestuur die tussentijds ontslag nemen, stellen de voorzitter van het algemeen bestuur alsmede het college dat hen heeft aangewezen hiervan op de hoogte. Het ontslag is onherroepelijk. Leden van het algemeen bestuur die ontslag hebben genomen, behouden hun lidmaatschap totdat in hun opvolging is voorzien, voor zover voldaan blijft aan het vereiste zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 en er geen sprake is van onverenigbaarheid met het lidmaatschap. Adviseurs Artikel 8 Voor de vergadering van het algemeen bestuur kunnen adviseurs worden uitgenodigd. Bevoegdheden van het algemeen bestuur Artikel 9

1. Voor zover in deze regeling niet anders is bepaald, oefent het algemeen bestuur de overgedragen bevoegdheden uit die bij of krachtens de Archiefwet en de Gemeentewet zijn of worden toegekend aan de colleges en die nodig zijn ter behartiging van de in artikel 3 omschreven doelstelling van het West-Brabantse Archief.

2. Het algemeen bestuur is bevoegd te besluiten tot deelnemen aan een andere gemeenschappelijke regeling als bedoeld in de wet.

3. De volgende bevoegdheden van het algemeen bestuur zijn niet overdraagbaar: a. het aanwijzen en ontslaan van de voorzitter, plaatsvervangend voorzitter, alsmede de overige leden van het dagelijks bestuur;

b. het vaststellen van een regeling voor het financieel en administratief beheer; c. het vaststellen van een reglement van orde; d. het doen van voorstellen tot wijziging, toetreding, uittreding en opheffing van deze gemeenschappelijke regeling.

4. Het algemeen bestuur is bevoegd tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dit in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen openbaar belang. Het

besluit wordt niet genomen dan nadat de raden van de deelnemende gemeenten een ontwerpbesluit is toegezonden en in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Werkwijze Artikel 10 Het algemeen bestuur vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo dikwijls de voorzitter of het dagelijks bestuur dit nodig oordeelt of tenminste twee leden van het algemeen bestuur zulks schriftelijk, onder opgave van de te behandelen onderwerpen, verzoeken. Openbaarheid vergaderingen Artikel 11

1. Het algemeen bestuur vergadert in het openbaar. De deuren worden gesloten wanneer dit door eenvijfde van de aanwezige leden wordt gevraagd of de voorzitter dit nodig acht. Het algemeen bestuur beslist vervolgens of met gesloten deuren wordt vergaderd. In een besloten vergadering kan over de daarin behandelde onderwerpen ook een besluit worden genomen. Van het verhandelde in een besloten vergadering dient een afzonderlijk verslag gemaakt te worden.

2. In een besloten vergadering wordt niet beraadslaagd, noch een besluit genomen over: a. het vaststellen of wijzigen van de begroting; b. het vaststellen van de rekening; c. het vaststellen, wijzigen of intrekken van verordeningen; d. het toetreden tot, uittreden uit, wijziging, vervanging en opheffing van de regeling, als bedoeld in de artikelen 34 tot en met 37 van de regeling.

3. In een besloten vergadering wordt geen besluit genomen over: a. het aangaan van geldleningen en van rekening-courantovereenkomsten; b. het uitlenen van gelden en het waarborgen van geldelijke verplichtingen door anderen aan te gaan;

c. het vervreemden of bezwaren van goederen van het West-Brabants Archief; d. het onderhands verhuren, verpachten of in gebruik geven van goederen van het WestBrabants Archief;

e. het kopen of huren van onroerende goederen; f. het onderhands aanbesteden van werken of leveranciers;

g. het doen van een uitgave, voordat de begroting of de begrotingswijziging, waarbij deze uitgave is geraamd, is goedgekeurd. Het dagelijks bestuur Artikel 12

1. Het dagelijks bestuur bestaat uit drie leden, waaronder de voorzitter, allen door en uit het algemeen bestuur aan te wijzen in de eerste vergadering van elke zittingsperiode.

2. De leden van het dagelijks bestuur treden als lid van dat bestuur af op de dag, waarop de zittingsperiode van de leden van het algemeen bestuur afloopt. Zij blijven hun functie waarnemen totdat in hun opvolging is voorzien.

3. Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

4. Indien tussentijds een zetel van het dagelijks bestuur vacant komt, wijst het algemeen bestuur in zijn eerstvolgende vergadering een lid uit zijn midden aan. Adviseurs Artikel 13 Voor de vergaderingen van het dagelijks bestuur kunnen adviseurs worden uitgenodigd. Bevoegdheden van het dagelijks bestuur Artikel 14 Het dagelijks bestuur is belast met de dagelijkse leiding van het West-Brabants Archief. Hiertoe behoren onder meer:

a. het voorbereiden van al hetgeen aan het algemeen bestuur ter overweging en beslissing zal worden voorgelegd;

b. het uitvoeren van de besluiten van het algemeen bestuur; c. het beheren van de inkomsten en uitgaven van het West-Brabants Archief; d. de zorg, voor zover niet aan anderen opgedragen, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding;

e. het nemen van alle conservatoire maatregelen, zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring en verlies van recht op bezit;

het houden van een voortdurend toezicht op alles wat het West-Brabants Archief aangaat;

g. het vaststellen van het directiestatuut en een algemeen mandaat- en volmachtbesluit, zoals bedoeld in artikel 26 van de regeling;

h. het behartigen van de belangen van het West-Brabants Archief bij andere overheidslichamen en instellingen, diensten of personen, waarmee contact voor het West-Brabants Archief van belang is;

het nemen van besluiten of het doen van een uitvoeringshandeling, waaronder begrepen besluiten en handelingen naar aanleiding van een uitspraak van een bestuursrechter.

Werkwijze Artikel 15 Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit nodig oordeelt. De voorzitter Artikel 16 De voorzitter van het algemeen bestuur is tevens voorzitter van het dagelijks bestuur. Werkzaamheden Artikel 17

1. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.

2. De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of van het dagelijks bestuur uitgaan.

3. De voorzitter is verantwoordelijk voor de uitvoering van de besluiten van het dagelijks bestuur.

4. De voorzitter vertegenwoordigt het West-Brabants Archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gemachtigde. Indien de voorzitter behoort tot het bestuur van de deelnemer, die partij is in het geding waarbij het West-Brabants Archief betrokken is, wordt hij vervangen door een lid van het dagelijks bestuur dat geen lid van het bestuur van de betreffende deelnemer is. De secretaris Artikel 18

1. De secretaris is het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter in alles wat de hem opgedragen taak betreft behulpzaam. Hij woont als zodanig de vergaderingen van die bestuursorganen bij.

2. Alle stukken die van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur uitgaan, worden door hem mede ondertekend.

3. De functie van secretaris wordt uitgeoefend door de directeur.

HOOFDSTUK 4 INLICHTINGEN EN VERANTWOORDING Inlichtingenplicht lid van het algemeen bestuur Artikel 19

1. Een lid of plaatsvervangend lid van het algemeen bestuur is gehouden aan het college dat dit lid heeft aangewezen, de door één of meerdere leden van dit college gevraagde inlichtingen te verschaffen. Deze bevoegdheid komt ook toe aan de raad van de betreffende gemeente.

2. Het verzoek om inlichtingen wordt schriftelijk ter kennis gebracht van het door dit college aangewezen lid van het algemeen bestuur.

3. De gevraagde inlichtingen worden zo spoedig mogelijk schriftelijk verstrekt, zo mogelijk binnen vier weken.

4. Indien bij het lid van het algemeen bestuur overwegende bezwaren bestaan tegen het verstrekken van de gevraagde inlichtingen, wordt daarvan met redenen omkleed mededeling gedaan overeenkomstig lid 3. Inlichtingenplicht algemeen bestuur Artikel 20

1. Het algemeen bestuur verstrekt gevraagd en ongevraagd alle informatie aan de deelnemers en (één of meer leden van) de gemeenteraden van de gemeenten, die voor een juiste beoordeling van het door hen gevoerde en te voeren beleid nodig is.

2. Het algemeen bestuur is gehouden aan de deelnemers, de gemeenteraad of een of meer leden van de gemeenteraad van de gemeenten de gevraagde inlichtingen te verstrekken.

3. Een verzoek tot het verstrekken van inlichtingen wordt gericht aan het algemeen bestuur en ingediend bij de voorzitter.

4. De gevraagde inlichtingen worden zo spoedig mogelijk verstrekt, zo mogelijk binnen vier weken. Een afschrift van de verstrekte inlichtingen wordt vanwege het algemeen bestuur gezonden aan de voorzitters van de deelnemers. Verantwoording aan het college Artikel 21

1. Het college kan een door hem aangewezen lid of plaatsvervangend lid van het algemeen bestuur ter verantwoording worden roepen voor het door hem in dat bestuur gevoerd beleid. Deze bevoegdheid komt ook toe aan de raad van de betreffende gemeente.

2. Het college kan een door hem aangewezen lid of plaatsvervangend lid van het algemeen bestuur ontslag verlenen indien dit lid niet meer het vertrouwen geniet van het college. Verantwoordings- en inlichtingenplicht aan algemeen bestuur Artikel 22

1. Overeenkomstig het bepaalde in de wet is het dagelijks bestuur verantwoording schuldig over het door het dagelijks bestuur gevoerde beleid. Het dagelijks bestuur en één of meer leden daarvan geven gevraagd en ongevraagd alle informatie aan het algemeen bestuur, die voor een juiste beoordeling van het door het dagelijks bestuur gevoerde en te voeren beleid nodig is.

2. Het dagelijks bestuur verstrekt aan het algemeen bestuur, of aan één of meer leden daarvan, gevraagd en ongevraagd alle inlichtingen die het algemeen bestuur nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak.

3. De inlichtingen worden schriftelijk gevraagd en ingezonden aan de voorzitter. 4. De inlichtingen worden zo spoedig mogelijk, zo mogelijk binnen vier weken, toegezonden aan de verzoeker. Een afschrift van de inlichtingen wordt gezonden aan de overige leden van het algemeen bestuur. Inlichtingenplicht aan het college Artikel 23

1. Het dagelijks bestuur verstrekt gevraagd en ongevraagd alle informatie aan de deelnemers, die voor een juiste beoordeling van het door hen gevoerde en te voeren beleid nodig is.

2. Het college van een deelnemende gemeente dan wel een of meer leden van het college kunnen aan het dagelijks bestuur inlichtingen vragen.

3. De inlichtingen worden schriftelijk gevraagd en ingediend bij de voorzitter van het dagelijks bestuur door tussenkomst van de voorzitter van het college.

4. De inlichtingen worden zo spoedig mogelijk, zo mogelijk binnen vier weken, schriftelijk gezonden aan het college dat de inlichtingen gevraagd heeft alsmede aan de overige colleges. Verantwoording Artikel 24 1.

Eén of meer leden van het algemeen bestuur kunnen het dagelijks bestuur, of één of meer leden van het dagelijks bestuur, ter verantwoording roepen voor het door hem in dat bestuur onderscheidenlijk door dat orgaan gevoerde beleid.

2. De verantwoording wordt mondeling afgelegd in een vergadering van het algemeen bestuur. Het reglement van orde van het algemeen bestuur kan voorschriften geven over de wijze waarop die verantwoording wordt afgelegd. Zienswijzeprocedure Artikel 25 1.

HOOFDSTUK 5 BURGERPARTICIPATIE Burgerparticipatie Artikel 26 Ingezetenen van de deelnemende gemeenten en belanghebbenden worden betrokken bij projecten die betrekking hebben op de uitvoerende taken van het West-Brabants Archief. HOOFDSTUK 6 PERSONEEL EN ORGANISATIE

Archivaris Artikel 27

1. Het algemeen bestuur beslist omtrent aanwijzing, schorsing en ontslag van de archivaris.

2. Van de aanwijzing, schorsing en ontslag van de archivaris wordt mededeling gedaan aan de deelnemers.

3. De archivaris dient in het bezit te zijn van een diploma archivistiek, als bedoeld in de Archiefwet 1995.

4. De archivaris is belast met de uitvoering van de taken, als bedoeld in artikel 4 van de regeling.

5. De functies van archivaris en directeur kunnen door dezelfde persoon worden uitgeoefend. Directeur Artikel 28

1. Ten aanzien van de bedrijfsvoering in de organisatie draagt het dagelijks bestuur zijn bevoegdheden voor zover als mogelijk over in mandaat aan de directeur. In een door het dagelijks bestuur vast te stellen directiestatuut worden de taken en bevoegdheden van de directeur, alsmede de wijze waarop het dagelijks bestuur toeziet op de uitvoering en naleving daarvan, nader omschreven. Op deze bepaling is hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing.

2. Het dagelijks bestuur stelt, uit een oogpunt van doelmatig en doeltreffend bestuur en de uitoefening van bevoegdheden binnen de organisatie, een algemeen mandaat- en volmachtbesluit vast. Bezoldiging Artikel 29 Het dagelijks bestuur regelt de bezoldiging en rechtspositie van het personeel.

HOOFDSTUK 7 FINANCIËLE BEPALINGEN

Bijdragen Artikel 30

1. De door de deelnemers verschuldigde bijdrage voor een specifiek kalenderjaar wordt aangeduid in de begroting van dat kalenderjaar.

2. De berekeningsmethodiek van de bijdrage van de deelnemers wordt door het algemeen bestuur vastgesteld. Voorschriften Artikel 31

1. Het algemeen bestuur stelt voorschriften vast ter zake van het geldelijk beheer en de administratie.

2. Ten aanzien van de controle op het geldelijk beheer en de administratie zijn de artikelen 213 en 215 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Betaling Artikel 32 Het aandeel van elke deelnemer in de voor het begrotingsjaar geraamde kosten, moet worden betaald in door het algemeen bestuur te bepalen termijnen. HOOFDSTUK 8 VERSLAG Verslag van de werkzaamheden Artikel 33 Het door de directeur samengestelde verslag van de werkzaamheden van het WestBrabants Archief over het afgelopen jaar wordt door het algemeen bestuur, gelijktijdig met de jaarrekening, vastgesteld. Binnen twee weken na vaststelling wordt het verslag aan de deelnemers toegezonden.

HOOFDSTUK 9 ARCHIEF VAN HET WEST-BRABANTS ARCHIEF

Archiefzorg Artikel 34 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van het West-Brabants overeenkomstig en volgens een door het algemeen bestuur vast te stellen regeling ingevolge artikel 40 van de Archiefwet. Archiefbeheer Artikel 35

1. De directeur is belast met de feitelijke bewaring en het beheer van deze archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

HOOFDSTUK 10 TOETREDING, UITTREDING, WIJZIGING EN OPHEFFING Toetreding Artikel 39

2. Aan de toetreding kunnen nadere voorwaarden worden verbonden. 3. Toetreding geschiedt na advies van het algemeen bestuur, bij unaniem besluit van de deelnemers, onverminderd artikel 1 van de wet. Uittreding Artikel 40 1.

Indien een deelnemer wenst uit te treden, geschiedt dit bij besluit van het

daartoe bevoegde orgaan van de betreffende deelnemer. Het besluit wordt ter kennis gebracht aan het algemeen bestuur. 2.

Aan de uittreding worden door het algemeen bestuur de volgende

voorwaarden en gevolgen verbonden: a. De uittreding vindt plaats op 1 januari van het tweede jaar, volgend op dat waarin het besluit tot uittreding in de is bekend gemaakt. b. De uittredende deelnemer is gehouden na uittreding bij te dragen in het begrote nadelig saldo van het laatste volledige jaar van deelname. De afbouw gebeurt als volgt: •

In jaar 1 na uittreding: 100% van het aandeel

•

In jaar 2 na uittreding: 80% van het aandeel

•

In jaar 3 na uittreding: 60% van het aandeel

•

In jaar 4 na uittreding 40% van het aandeel

•

In jaar 5 na uittreding: 20% van het aandeel

e. De uittredende deelnemer kan geen aanspraak maken op gevormde bestemmingsreserves. f.

Wijziging Artikel 41 De regeling kan worden gewijzigd, niet zijnde toetreding, bij besluiten van een meerderheid van de deelnemers aan deze regeling, onverminderd artikel 1 van de wet.

Opheffing Artikel 42

1. De regeling kan worden opgeheven bij besluiten van een meerderheid van de deelnemers aan deze regeling.

2. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de opheffing en liquidatie en stelt hiervoor een ontwerpregeling op die zo spoedig mogelijk na de vaststelling wordt gezonden aan de deelnemers.

3. Wanneer een van de deelnemers dit wenst, legt het algemeen bestuur de ontwerpregeling voor aan een onafhankelijke externe deskundige.

4. Het algemeen bestuur stelt vervolgens een definitieve regeling op. 5. De deelnemers kunnen hun bezwaren tegen de in het vierde lid bedoelde regeling binnen zes weken na ontvangst daarvan schriftelijk ter kennis van het algemeen bestuur brengen.

6. Indien de ingebrachte bezwaren niet door overleg tussen het algemeen bestuur en de betrokken deelnemers kunnen worden opgeheven binnen acht weken na ontvangst van die bezwaren, zal aan Gedeputeerde Staten worden verzocht te bemiddelen overeenkomstig artikel 174 van de Provinciewet.

7. Het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur blijven als zodanig functioneren tot het tijdstip waarop de liquidatie beëindigd is.

HOOFDSTUK 10 SLOTBEPALINGEN Duur en evaluatie Artikel 43 1.

Deze regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

2. Op verzoek van één van de deelnemers kan deze regeling eenmaal per raadsperiode worden geëvalueerd. Citeertitel en inwerkingtreding Artikel 44 1.

Deze regeling kan worden aangehaald als 'Gemeenschappelijke Regeling WestBrabants Archief'.

2. De wijzigingen in deze regeling treden in werking op de dag volgend op die van de bekendmaking als bedoeld in artikel 26, derde lid, van de wet. 3. Het college van de gemeente Bergen op Zoom draagt zorg voor de bekendmaking van de regeling overeenkomstig artikel 26, eerste lid van de wet.

ALGEMENE TOELICHTING Per 1 juli 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen gewijzigd. Daardoor was het nodig om de artikelen in de bestaande regeling te toetsen aan de gewijzigde wetgeving. Tevens is van de gelegenheid gebruik gemaakt om de regeling als geheel door te nemen en waar nodig en wenselijk bepalingen te verbeteren en te verhelderen. Uitgangspunt daarbij was – net zoals bij de vorige wijziging van de regeling - dat bepalingen die min of meer een herhaling zijn van bepalingen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen, niet zijn opgenomen. Daarnaast is er voor gekozen om zo weinig mogelijk uitwerkingen van wettelijke bepalingen op te nemen in de regeling. Dit geldt eveneens voor financiële aspecten. Regionale afspraken omtrent de begrotingscyclus van gemeenschappelijke regelingen zijn voor gemeenten bijvoorbeeld vastgelegd in aparte documenten. Daarom wordt het niet nodig geacht om dergelijke bepalingen expliciet in de regeling op te nemen.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1 In artikel 1 zijn de begripsbepalingen opgenomen waarin de betekenis van een aantal begrippen die in de regeling voorkomen worden gedefinieerd. Artikel 2 In artikel 2 wordt het openbaar lichaam dat met deze regeling wordt ingesteld benoemd. Met de instelling hiervan verkrijgt het regeling rechtspersoonlijkheid. De vestigingsplaats en het grondgebied van waar de regeling voor geldt staan hier beschreven. Artikel 3 Het doel van de regeling is volgens deze bepaling uitdrukkelijk tweeledig zoals vastgelegd in de leden 1 en 2. Het betreft allereerst de wettelijke archieftaak en daarnaast het fungeren van het West-Brabants Archief als een regionaal-historisch centrum voor WestBrabant. Artikel 4 In dit artikel wordt in het eerste lid een omschrijving gegeven van de kerntaken die het West-Brabants Archief voor alle deelnemers uitvoert. Het gaat daarbij niet alleen om de werkzaamheden die samenhangen met het functioneren van een archiefinstelling als een archiefbewaarplaats maar ook als een publieksinstelling. In het verlengde van de doelstelling komt deze meervoudige oriëntatie ook tot uiting in de omschrijving van de kerntaken.

In lid 3 van dit artikel is aangegeven dat in het verlengde van de kerntaken en de plustaken zoals die in de leden 1 en 2 zijn benoemd, er de mogelijkheid bestaat dat derden gebruik willen maken van de expertise en/of de professionals van het WestBrabants Archief. Deze dienstverlening aan derden wordt in het derde lid in beginsel mogelijk gemaakt maar wel aan uitdrukkelijke voorwaarden verbonden, opdat deze dienstverlening nooit ten koste mag gaan van de kerntaken. Artikel 5 In dit artikel is aangegeven welke organen het openbaar lichaam kent. Artikel 6 In dit artikel wordt geregeld op welke manier de benoeming van leden van het algemeen bestuur tot stand komt. De gemeenschappelijke regeling is aangegaan tussen de colleges van de deelnemende gemeenten. Het algemeen bestuur bestaat dan ook, zoals in artikel

13 lid 6 van de Wet gemeenschappelijke regelingen is aangegeven, uit (plaatsvervangende) leden van deze bestuursorganen. De zittingsduur van de leden van het algemeen bestuur is gelijkgesteld aan de zittingsduur van het college. Ieder lid van het algemeen bestuur heeft stemrecht in het algemeen bestuur. Stemrecht is immers het wezenskenmerk van het lidmaatschap van een vertegenwoordigend orgaan. Hoofdregel is dat ieder lid één stem heeft, net zoals dat ook in de gemeenteraad is (verwezen kan worden naar artikel 22 Wet gemeenschappelijke regelingen). Zoals in deze regeling het geval is, wordt een besluit bij volstrekte meerderheid genomen (artikel 22 lid 1 juncto artikel 30 Gemeentewet). Artikel 7 Met deze bepaling wordt invulling gegeven aan hetgeen is voorgeschreven op grond van artikel 18 juncto artikel 16 lid 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Artikel 9 Met betrekking tot de overgedragen (lees: gedelegeerde) bevoegdheden zoals in dit artikel genoemd en de in artikel 4 genoemde taken bestaat de mogelijkheid om tussen het dagelijks bestuur en elk van de deelnemers afzonderlijk, schriftelijke werkafspraken te maken in de vorm van overeenkomsten. Daarmee wordt, in aanvulling op de bestaande instrumenten, een extra sturingsmogelijkheid gecreëerd voor de deelnemende gemeente.

De beschrijving van de te leveren dienst, de wijze van kostenverrekening en de overige voorwaarden waaronder de diensten worden geleverd, kunnen dan worden vastgelegd in deze dienstverleningsovereenkomst tussen de betreffende partijen. Hetzelfde geldt voor de uitvoering van eventuele plustaken voor de deelnemers en taken die voor derden worden verricht. Hoewel deze mogelijkheid tot het afsluiten van dienstverleningsovereenkomsten niet expliciet in de regeling is opgenomen, betekent dit dus niet dat dit niet mogelijk is. Artikel 12 De leden van het dagelijks bestuur worden gekozen uit het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter en twee leden. De zittingsduur is gelijkgesteld met de zittingsduur van het algemeen bestuur waaruit het dagelijks bestuur is samengesteld. Er is uitdrukkelijk voor gekozen de directeur te benoemen als secretaris van het algemeen en dagelijks bestuur van het West-Brabants Archief (zie artikel 18 lid 3

van de regeling). Deze keuze ligt voor de hand, omdat deze functionaris optreedt als vaste adviseur van deze bestuursorganen met betrekking tot de doelstelling en taken van het West-Brabants Archief. De directeur is bij uitstek de inhoudelijke en organisatorische deskundige om deze bestuursorganen bij te staan. Artikel 14 Een aantal bevoegdheden van het dagelijks bestuur staan beschreven in dit artikel. Deze bevoegdheden zijn deels een aanvulling op de bevoegdheden van het dagelijks bestuur zoals die in artikel 33b van de Wet gemeenschappelijke regelingen zijn opgesomd. Om duidelijkheid te geven over alle bevoegdheden van het dagelijks bestuur, worden de bevoegdheden op grond van de genoemde wet hieronder alsnog vermeld:

1. Het dagelijks bestuur is in ieder geval bevoegd: a. het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam te voeren, voor zover niet bij of krachtens de wet of de regeling het algemeen bestuur hiermee is belast;

b. beslissingen van het algemeen bestuur voor te bereiden en uit te voeren; c. regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van het openbaar lichaam; d. ambtenaren aan te wijzen, te schorsen en te ontslaan; e. tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van het openbaar lichaam te besluiten, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 31a;

te besluiten namens het openbaar lichaam, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover het het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist.

2. Het dagelijks bestuur neemt, ook alvorens is besloten tot het voeren van een rechtsgeding, alle conservatoire maatregelen en doet wat nodig is ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit. Artikel 16 en 17 Deze artikelen regelen de aanwijzing en de taken en bevoegdheden van de voorzitter. De voorzitter is, op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen, zowel voorzitter van het

algemeen bestuur als van het dagelijks bestuur. Het algemeen bestuur wijst hem uit zijn midden aan. De voorzitter is verantwoordelijk voor de uitvoering van besluiten van het dagelijks bestuur. Hij ondertekent alle stukken en vertegenwoordigt het West-Brabants Archief in en buiten rechte. Artikel 18 De functie van secretaris is niet in de Wet gemeenschappelijke regelingen opgenomen. Voorheen werd de functie van secretaris toebedeeld aan een lid van het dagelijks bestuur. Er is nu voor gekozen om deze functie niet langer onder te brengen bij het bestuur maar deze op ambtelijk niveau te laten invullen. Daarom is in lid 3 van dit artikel bepaald dat de functie van secretaris wordt uitgeoefend door de directeur. Artikel 19-24 Voor het goed functioneren van de regeling is het van belang dat op een adequate wijze inlichtingen verstrekt worden en verantwoording afgelegd wordt aan de deelnemers. In de artikelen 16 en volgende van de Wet gemeenschappelijke regelingen is aangegeven dat de regeling bepalingen dient te bevatten over het verstrekken van inlichtingen en afleggen van verantwoording. Er zou voor gekozen kunnen worden om in de regeling ook nog bepalingen op te nemen met betrekking tot de inlichtingen- en verantwoordingsplicht van de voorzitter jegens zijn eigen college en raad en jegens het algemeen bestuur.

Omdat dit niet wettelijk noodzakelijk is en de voorzitter daarnaast ook deel uitmaakt van het dagelijks en algemeen bestuur waarvoor deze verplichtingen wel zijn opgenomen in de regeling, is besloten hier vanaf te zien. De gewijzigde Wgr benadrukt de actieve informatieplicht van het bestuur van de Gemeenschappelijke regeling, wat inhoudt dat zowel het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur als de voorzitter van de gemeenschappelijke regeling alle inlichtingen aan de raden verstrekken die de radem nodig hebben voor de uitoefening van hun taken. Dit geldt tevens voor het lid van het algemeen bestuur dat het college heeft aangewezen. Deze informatieverstrekking dient bij voorkeur via de digitale weg plaats te vinden. Artikel 26 Burgerparticipatie vindt over het algemeen plaats via online enquêtes.

Artikel 27-28 Omdat de uitvoering van collegetaken op grond van de Archiefwet zijn overgedragen aan de gemeenschappelijke regeling, is het noodzakelijk dat er een archivaris wordt aangewezen. Deze bevoegdheid is voorbehouden aan het algemeen bestuur, overeenkomstig het bepaalde in artikel 32 van de Archiefwet. Ten behoeve van de organisatie kan daarnaast een directeur worden aangewezen die zich bezighoudt met de bedrijfsvoeringsaspecten. Deze functie heeft echter geen andere wettelijke grondslag dan boek 7 van het Burgerlijk Wetboek zoals dat voor alle ambtelijke medewerkers geldt van het West-Brabants Archief. In artikel 33b van de Wet gemeenschappelijke regelingen is bepaald dat het dagelijks bestuur bevoegd is besluiten te nemen ten aanzien van aanwijzing, schorsing en ontslag van ambtenaren. Hoewel voor beide functies een uiteenlopend regime geldt, kan er voor gekozen worden om deze door dezelfde persoon te laten uitvoeren. Artikel 29 Er is in dit artikel geen inhoudelijke bepaling opgenomen over de maatstaf die gehanteerd wordt voor de verdeling van de bijdragen. De gemeenteraden kunnen immers via de jaarlijkse begrotingsprocedure hun zienswijze over de verschuldigde bedragen inbrengen. Artikel 30 De grondslag van dit artikel is te vinden in artikel 33 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 39, 40 en 41 De omschrijving in artikel 39 lid 1 is bewust globaal gehouden omdat naast gemeenten ook andere organisaties kunnen toetreden. Niet valt te voorzien welke organisaties in de toekomst zullen toetreden. In artikel 39 lid 2 is aangegeven dat wanneer een bestuursorgaan van een gemeente of andere organisatie wil toetreden, het algemeen bestuur hierover niet eerder een besluit neemt, dan nadat de deelnemers in de gelegenheid zijn gesteld hierover een zienswijze in te dienen bij het algemeen bestuur. De gemeenteraden moeten de mogelijkheid krijgen een zienswijze naar voren te brengen bij toetreding, uittreding en wijziging van de gemeenschappelijke regeling. Dit betekent dat in al deze gevallen het ontwerpbesluit aan de raden gestuurd moet worden. De raden

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://raad.roosendaal.nl/api/v1/meetings/1455/documents/40627