5 - Toelichting rvs voorzieningen en klein onderhoud.pdf

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Aanleiding Bij de controle van de jaarstukken 2020 heeft de accountant geconstateerd dat er niet consistent en rechtmatig met de voorzieningen ter egalisatie van (onderhouds-)kosten wordt omgegaan en daardoor niet voldoen aan Besluit Begroting en Verantwoording wet- en regelgeving (BBV). Het gaat hierbij om de onderstaande voorzieningen: - Voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen - Voorziening onderhoud buitensportaccommodatie - Voorziening toestellen/materialen binnensportaccommodatie - Voorziening onderhoud en vervanging artistieke kunstwerken - Voorziening preventief onderhoud speciaal onderwijsgebouwen - Voorziening beheerkalender onderhoud Uit praktisch oogpunt zijn de middelen die in deze voorzieningen zaten bij het vaststellen van de jaarstukken 2020, tijdelijk ondergebracht in een bestemmingsreserve kostenegalisatie. Na de financiële beoordeling zullen de consequenties die voortvloeien uit de onderstaande acties aan de raad voorgelegd worden. Op 4 september 2018 stelde het college het “Onderhoudsprogramma gemeentelijke gebouwen 2018-2027” en het "Beheerplan buitensportaccommodaties 2018-2027" vast (zaaknummers resp. 149592 en 149564). Daarbij is ook besloten dat deze plannen voor het eerst in 2021 en vervolgens iedere vier jaar geëvalueerd worden. Daarmee kunnen de plannen bijgesteld worden.

Beoogd effect De benodigde groot onderhoudsvoorzieningen worden met ingang van 1 januari 2022 weer gevormd ten laste van de bestemmingsreserve kostenegalisatie. Daarvoor worden de nieuw opgestelde meerjarenplannen gebruikt. Daarnaast zijn de exploitatiebudgetten opnieuw gekwantificeerd. Ook deze exploitatiebudgetten komen ten laste van de bestemmingsreserve kostenegalisatie.

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

In het onderstaande overzicht zijn de oude voorzieningen, nieuwe voorzieningen en eventuele exploitatiebudgetten opgenomen.

Nieuwe situatie vanaf 2022 Oude situatie in 2020

Voorziening groot onderhoud

Budget voor exploitatie klein onderhoud

X

X

X

X

X

X

1. Voorziening groot onderhoud gemeentelijke gebouwen. Voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen en exploitatiebudget voor een deel van het klein onderhoud.

Daarnaast een exploitatiebudget voor het geheel van klein onderhoud. 2. Voorziening groot onderhoud buitensportaccommodaties.

Voorziening onderhoud buitensportaccommodaties en exploitatiebudget voor klein onderhoud

Voorziening beheerkalender onderhoud Voorziening preventief onderhoud speciaal onderwijsgebouwen Voorziening voor het vervangen van toestellen en materialen binnensportaccommodaties en exploitatiebudget voor klein onderhoud Voorziening onderhoud en vervanging kunstwerken

Daarnaast een exploitatiebudget voor het geheel van klein onderhoud. 3. Voorziening beheerkalender groot onderhoud. Daarnaast een exploitatiebudget voor het geheel van klein onderhoud.

4. Geen voorziening meer. 5. Exploitatiebudget toestellen en materialen binnensportaccommodaties. Geen voorziening meer. 6. Exploitatiebudget onderhoud en vervanging van kunstwerken. Geen voorziening meer.

X X

Kort samengevat verschil oud en nieuw In de oude situatie was voor een aantal voorzieningen budget opgenomen voor zowel groot als klein onderhoud en vervanging van kleine materialen. Dit mag niet volgens de verslaggevingsvoorschriften. In de nieuwe situatie zijn middelen beschikbaar gesteld in de voorzieningen voor groot onderhoud en in de exploitatie voor klein onderhoud en vervanging van kleine materialen. Ad 1 onderhoud gemeentelijke gebouwen: Voorziening Doel voorziening: Voorziening voor de dekking en egalisering van de kosten voor groot onderhoud gemeentelijke gebouwen.

De basis voor de voorziening is een MeerjarenOnderhoudsProgramma (MOP) voor de gemeentelijke gebouwen. Het MOP vormt de leidraad voor de instandhouding van gebouwen van de gemeente. In het MOP staan de noodzakelijke onderhoudsmaatregelen waarmee de gebouwen technisch en functioneel in stand worden gehouden volgens de afspraken die vastgelegd zijn in huur- en gebruiksovereenkomsten. Het groot onderhoud wordt gedekt uit deze voorziening.

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Exploitatiebudget Voor het klein onderhoud van de gemeentelijke gebouwen wordt een budget beschikbaar gesteld in de exploitatie. Onder klein onderhoud vallen: onderhoudscontracten, curatief onderhoud en incidentele advieskosten. In het MOP is een aantal gemeentelijke gebouwen niet opgenomen. Eén daarvan is het HUIS van Roosendaal (Stadserf 1) dat op het moment van besluitvorming nog gerenoveerd wordt. De nieuwe onderhoudsplanning en de exploitatie hiervoor is nog niet opgesteld. In 2022 zal hiervoor een integraal voorstel gemaakt worden. Dit zal een uitbreiding van de benodigde middelen betekenen. Overige gebouwen die niet in het MOP zitten zijn tijdelijke gebouwen (bijvoorbeeld op Stadsoevers) en gebouwen die op korte termijn afgestoten zullen worden. Ad 2 Onderhoud buitensportaccommodaties: Doel voorziening: Voorziening voor de dekking en egalisering van de kosten voor groot onderhoud buitensportaccommodaties.

Het onderhoud van de buitensportaccommodaties is onder te verdelen in het jaarlijks onderhoud en het meerjarig onderhoud. De verenigingen zorgen voor het jaarlijks onderhoud waar zij een onderhoudsbijdrage voor krijgen. De gemeente zorgt voor het meerjarig groot onderhoud. Het gaat daarbij om groot onderhoud zoals natuurgrassportveldrenovaties en vervangingen (bijvoorbeeld van veldverlichtingsmasten, hekwerken, doelen, bestrating, kunstgrasvelden etc.). Deze werkzaamheden worden bekostigd uit de voorziening onderhoud buitensportaccommodaties en daaraan ligt het Beheerplan buitensportaccommodaties (een meerjarenonderhoudsplan voor de buitensportaccommodaties van de gemeente Roosendaal) ten grondslag. Ad 3 Beheerkalender: Doel voorziening: Voorziening voor de dekking en egalisering van de kosten voor het groot onderhoud van de beheerkalender.

De gemeenteraad heeft via de beleidsplannen “Verbreed Gemeentelijk Rioleringsplan 2020 – 2023” (VGRP) en “Verbindend Beheren” voor de Openbare Ruimte de kwaliteitsniveaus vastgesteld. Met de nieuwe voorziening beheerkalender groot onderhoud en budgetten voor de exploitatie van het klein onderhoud worden middelen vrijgemaakt voor de uitvoeringsplannen aan de openbare ruimte. Ad 4 Preventief onderhoud speciaal onderwijsgebouwen: Het klein preventief onderhoud voor speciaal onderwijsgebouwen wordt vanaf 2022 ten laste gebracht van de bestemmingsreserve huisvesting onderwijs.

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Ad 5 Toestellen en materialen binnensportaccommodatie Exploitatiebudget Voor het klein onderhoud en vervanging van gemeentelijke sporttoestellen en –materialen voor de binnensportaccommodaties wordt een budget beschikbaar gesteld in de exploitatie.

Ad 6 Onderhoud en vervanging artistieke kunstwerken Exploitatiebudget Voor het onderhouden en vervangen van artistieke kunstwerken in de openbare ruimte wordt een budget beschikbaar gesteld in de exploitatie. Argumenten Algemeen Voor de beslispunten 1 tot en met 11 zijn de onderstaande argumenten van toepassing. 1.1 Het groot en klein onderhoud voldoet nu aan de BBV-wetgeving (notitie materiele vaste activa hoofdstuk 7) Door het vormen van nieuwe voorzieningen voor het groot onderhoud en het opnieuw kwantificeren van de exploitatiebudgetten voldoet de gemeente weer aan de BBV-wetgeving. Op het gebied van groot en klein onderhoud gemeentelijke gebouwen, sportvoorzieningen voor de buiten- en binnensportaccommodatie, onderhoud en vervanging kunstwerken, etc. 1.2 Kapitaalvernietiging wordt voorkomen Gebouwen, buitensportaccommodaties, binnensportaccommodaties, openbaar gebied, sporttoestellen en kunstwerken worden onderhouden om kapitaalvernietiging te voorkomen en hun overeengekomen staat en functionaliteit te behouden. 1.3 Planmatig is efficiënt en rechtmatig Het planmatig uitvoeren van onderhoud is efficiënt qua kosten, inzet van personeel en communicatie met gebruikers. Daarnaast kan met behulp van een MOP de meerjarenbegroting op orde worden gebracht. 1.4 Onderhoud wordt financieel geborgd.

Door een voorziening voor het groot onderhoud te vormen en een exploitatiebudget voor het klein onderhoud beschikbaar te stellen kan het noodzakelijke onderhoud ook daadwerkelijk plaatsvinden. Daarmee worden risico’s door gebrek aan onderhoud zoveel mogelijk voorkomen. 1.5 De gemeenteraad is het bevoegd orgaan om nieuwe voorzieningen te vormen en

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

exploitatiebudgetten te herijken ten laste van een bestemmingsreserve. De raad is het enige orgaan dat kan beslissen over het instellen, dotaties, etc. aan voorzieningen. Dit is geregeld in de financiële verordening. Kanttekeningen 1.1 Het meerjaren onderhoudsplan is een leidraad De meerjaren onderhoudsplannen zijn een leidraad en een financiële meerjarenplanning die mede gebaseerd is op theoretische levensduurverwachtingen. Bij de concretisering van de uitvoering wordt binnen de kaders voor kwaliteit en financiën per jaar vastgesteld welke maatregelen worden uitgevoerd. Hierbij wordt gekeken naar de noodzaak en omvang van de maatregelen op dat moment, het gebruik, de gebruikers en de resterende exploitatietermijn van het betreffende gebouw, veld, kunstwerk, etc. Marktwerking, prijsveranderingen en aanbestedingsresultaten zijn van invloed op de hoogte van de uitgaven. Wanneer verwacht wordt dat de gestelde kaders niet haalbaar blijken, wordt het college een oplossing geadviseerd. Financiën In de jaarstukken 2020 zijn de genoemde voorzieningen (opgesomd in de tabel oude en nieuwe situatie) opgeheven en gestort voor € 12.500.000 in de bestemmingsreserve kostenegalisatie. Per 1 januari 2022 is het saldo van de bestemmingsreserve begroot op € 11.500.000.

De nieuwe voorzieningen voor het groot onderhoud en de aanvullende budgetten voor het klein onderhoud worden nu gevormd ten laste van deze bestemmingsreserve kostenegalisatie. Onderstaand is een verloopoverzicht van de bestemmingsreserve kostenegalisatie opgenomen. De beginstand per 01-01-2022 ter grootte van € 10.700.000 van deze voorzieningen wordt incidenteel gevormd ten laste van de bestemmingsreserve. De overige mutaties in de bestemmingsreserves zijn structureel. Verloop bestemmingsreserve kostenegalisatie: 2022

2023

2024

2025

Saldo per 01-01

€ 11.529.293

€ 982.684

€ 1.150.551

Stortingen structureel vanuit de eerdere voorzieningen

€ 4.836.120

€ 4.736.120

€ 4.736.120

€ 912.667 € 4.736.120

€-

€-

€-

€-

Subtotaal

€ 16.365.413

€ 5.718.804

€ 5.886.671

€ 5.648.787

Onttrekking incidenteel voor het beginsaldo van de voorzieningen

€ 10.700.000

€-

€-

€-

Onttrekkingen / bestedingen

€ 4.682.729

€ 4.568.253

€ 4.974.004

€ 4.750.318

€ 982.684

€ 1.150.551

€ 912.667

€ 898.469

Stortingen incidenteel

Saldo per 31 - 12

Ten opzichte van de meerjarenplannen voor het onderhoud van gebouwen en sportparken zoals die op 4 september 2018 door het college zijn vastgesteld zijn er enkele wijzigingen doorgevoerd in de huidige plannen die op zich kostenverhogend werken.

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

De huidige plannen zijn gebaseerd op het huidige prijspeil en er is nu een hogere jaarlijkse indexatie toegepast (1,9% per jaar). Daarnaast is er nu een post voor VAT (Voorbereiding, Administratie en Toezicht) van 10% opgenomen. Deze projectkosten zijn benodigd om de werkzaamheden uit te kunnen laten voeren. Tot slot is er een post onvoorzien opgenomen van 10%. Op de buitensportaccommodaties is het areaal ook gewijzigd: in de afgelopen jaren zijn er 5 extra kunstgrasvelden gerealiseerd. Voor de beheerkalender is een nieuwe doorrekening gemaakt op basis van de meest recente gegevens in het beheerpakket, welke kosten verhogend werkt in de exploitatie.

Communicatie De uitvoering van de maatregelen wordt in overleg met de gebruikers van de gebouwen, gebruikers van de sportaccommodaties, etc. ingepland. Vervolg Bij de Voorjaarsbrief en Najaarsbrief worden het college en de raad geïnformeerd over de voortgang van de projecten. Bijlagen Bijlage 1 : Meerjarig onderhoudsprogramma gemeentelijke gebouwen Bijlage 2 : Beheerplan buitensportaccommodaties Bijlage 3 A en B: Begrotingswijziging