33 - Bijlage 4 Oplegnotitie div. stukken bestuur ICT WBW.pdf

Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie

ICT-samenwerking West-Brabant West

Aanbiedingsbrief

Jaarrekening 2021 1e begrotingswijziging 2022 Ontwerpbegroting 2023

April 2022

1

Voorwoord De afgelopen periode zijn door ICT WBW diverse planning en control (P&C) documenten opgesteld. Deze zijn besproken en vastgesteld in de bestuursvergadering van 11 april 2022. Het betreft de volgende documenten: • Jaarstukken 2021; • 1e begrotingswijziging 2022; • Ontwerpbegroting 2023. Deze documenten worden gelijktijdig aan de deelnemers aangeboden. Naast het feit dat de documenten betrekking hebben op verschillende boekjaren, hebben ze ook een verschillend karakter. Zo legt ICT WBW in de jaarrekening 2021 verantwoording af over het gevoerde beleid en de gedane uitgaven over het jaar 2021 terwijl in de begroting 2023 vooruitgekeken wordt naar ontwikkelingen in toekomstige jaren. Omdat die ontwikkelingen ook deels betrekking hebben op 2022 is er ook een 1e begrotingswijziging 2022 opgesteld. Ondanks de verschillende boekjaren zijn er een aantal ontwikkelingen die een effect hebben op meerdere jaren. In deze aanbiedingsbrief zijn de belangrijkste bevindingen en ontwikkelingen uit de diverse documenten samengevat.

Met vriendelijke groet, Namens het bestuur van de ICT-samenwerking West-Brabant West,

ValidSigned by Ruud Danen on 14-04-2022 Ruud Danen Secretaris bestuur ICT WBW

1

Bestuurlijke samenvatting Ontwikkelingen

Er zijn diverse ontwikkelingen waarvan de financiële effecten zijn verwerkt in de diverse documenten. Hieronder worden de belangrijkste ontwikkeling opgesomd, waarbij per ontwikkeling is aangegeven in welk document deze ontwikkeling is verwerkt. Op de volgende pagina’s wordt nader ingegaan op de diverse documenten. Ontwikkeling

Jaarrek. 2021

Nieuwe verdeelsleutels (‘gebruiker betaald’)

Er zijn een aantal nieuwe verdeelsleutels toegepast die meer recht doen aan het principe ‘’de gebruiker betaald’’. Om het financiële effect van de nieuwe verdeelsleutels te dempen, is een ingroeimodel toegepast.

Beter inzicht in specifieke exploitatiekosten

De specifieke aan de deelnemer toe te wijzen exploitatiekosten zijn herkenbaar gemaakt zodat beter inzicht ontstaat in de kosten die door deelnemers te beïnvloeden zijn.

Verschoven kosten

De deelnemer budgetten voor de kantoorautomatisering software (Microsoft-licenties) en telefonie zijn vanaf 2022 verschoven van de deelnemers naar ICT WBW.

Uittreding Bergen op Zoom

De uittreding per 1-1-2022 heeft financiële consequenties. Door KokxDeVoogd is een toets uitgevoerd op de realisering van de gemaakte uittredingsafspraken. Daarin wordt een oordeel gegeven over de totstandkoming en hoogte van de (eind)afrekening van de uitvlechtingskosten van ICT WBW aan Bergen op Zoom.

2

1e wijz. 2022

Begroting 2023

Jaarstukken 2021

In de jaarstukken 2021 wordt verantwoording afgelegd over de realisatie van het afgesproken beleid en over de financiële resultaten voor het boekjaar 2021. Ontwikkelingen

Uittreding Bergen op Zoom

De jaarrekening 2021 sluit met een positief saldo van € 918.000. Dit komt voornamelijk doordat 2021 een overgangsjaar is waarin de exploitatie op de oude infrastructuur wordt afgebouwd en de nieuwe exploitatie van de gemeenschappelijke infrastructuur wordt opgebouwd. Door zorgvuldige en actieve sturing op het startmoment waarop het onderhoud op de nieuwe gemeenschappelijke infrastructuur mag starten, zijn de kosten in 2021 lager uitgevallen dan begroot. Daarnaast is in de jaarrekening een vordering op de gemeente Bergen op zoom opgenomen i.v.m. kosten die ICT WBW in 2021 heeft gemaakt om de uittreding per 1-1-2022 mogelijk te maken. Deelnemersbijdragen Het positieve resultaat wordt met de deelnemers afgerekend. Voor diverse deelnemers leidt dit tot onderstaande afrekening. Deelnemer Bergen op Zoom Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal

€ € € € € € €

Bijdrage 2021 Voorschot 2021 1.793.047 € 2.208.607 € 1.189.656 € 1.294.827 € 1.551.901 € 1.792.600 € 975.345 € 1.136.852 € 673.440 € 692.515 € 138.184 € 125.668 € 6.321.572 € 7.251.068 €

Afrekening 415.560 105.171 240.699 161.508 19.075 -12.516 929.496

Door Deelnemer Te ontvangen Te ontvangen Te ontvangen Te ontvangen Te ontvangen Te betalen

Goedkeurende accountantsverklaring De externe accountant heeft een controle uitgevoerd op de jaarstukken 2021. Net als in voorgaande jaren heeft hij daarbij een goedkeurende verklaring afgegeven. Ondanks de lage rapporteringstolerantie (alle afwijkingen > € 3.500 moeten gerapporteerd worden), zijn er voor 2021 geen fouten of onrechtmatigheden geconstateerd. Ook in algemene zin ‘’constateren we wederom een verbetering in het proces aangaande de jaarrekening’’. De komende jaren wil ICT WBW die lijn uiteraard voortzetten.

3

1e begrotingswijziging 2022

Een deel van de benoemde ontwikkelingen heeft ook een effect op 2022. De financiële effecten hiervan zijn verwerkt in de 1e begrotingswijziging 2022. Ontwikkelingen

Verschoven kosten

Uittreding Bergen op Zoom

Ten opzichte van de ramingen zoals die in de begroting 2022 waren opgenomen, stijgen de deelnemersbijdragen 2022 met in totaal € 2.336.000. Deze stijging is het gevolg van 2 ontwikkelingen: - Verschuivende kosten Ruim € 1 miljoen van deze stijging is het gevolg van verschuivende kosten die eerst rechtstreeks aan de deelnemers werden gefactureerd. Deze kosten worden nu aan ICT WBW gefactureerd en zijn dus verwerkt in de deelnemersbijdragen. Daarnaast stijgen door een toename van de energieprijs de exploitatiekosten van de gemeenschappelijke infrastructuur. Dit is nader toegelicht in hoofdstuk 3 van de 1e begrotingswijziging 2022. -

Actualisatie uittreevergoeding De resterende stijging van bijna € 1,3 miljoen is het gevolg van de actualisatie van de uittreedvergoeding van Gemeente Bergen op Zoom. Dit is nader toegelicht in hoofdstuk 2 van de 1e begrotingswijziging 2022. Deelnemersbijdragen De deelnemersbijdragen 2022 komen er hierdoor als volgt uit te zien: Deelnemersbijdragen

2022

Etten-Leur Roosendaal

1.518.071 2.213.646

Moerdijk

1.414.751

Tholen Werkplein

853.187 515.423

Totaal

6.515.078

Instellen bestemmingsreserve In de 1e begrotingswijziging 2022 wordt voorgesteld om de uittreedvergoeding die ICT WBW in 2022 vanuit de gemeente Bergen op Zoom verwacht te ontvangen, te storten in een bestemmingsreserve. In 2022 – 2026 kan die bestemmingsreserve vervolgens ingezet worden ter dekking van de (frictie)kosten die in die jaren gaan optreden. Op deze manier wordt voorkomen dat de lasten (en daarmee de deelnemersbijdragen) de komende jaren aanzienlijk fluctueren.

4

Ontwerpbegroting 2023

In de ontwerpbegroting wordt inzicht gegeven in de doelen en plannen voor 2023 en de hiervoor benodigde middelen. Daarbij wordt tevens inzicht gegeven in de meerjarige effecten. Ontwikkelingen

Verschoven kosten

Uittreding Bergen op Zoom

Beter inzicht exploitatiekosten

Nieuwe verdeelsleutels (‘gebruiker betaald’)

De begroting is opgesteld op basis van de richtlijnen zoals die in de Kadernota 2023 zijn vastgesteld. Naast het toepassen van de gebruikelijke indexeringen voor kostenstijgingen, zijn daarin de diverse ontwikkelingen verwerkt: - Vanaf 2023 worden op een deel van de kosten nieuwe verdeelsleutels toegepast die meer recht doen aan het principe ‘de gebruiker betaald’. Om het financiële effect van de nieuwe verdeelsleutels te dempen, is een ingroeimodel toegepast. - Daarnaast zijn de specifieke aan de deelnemer toe te wijzen exploitatiekosten herkenbaar gemaakt zodat beter inzicht ontstaat in de kosten die door deelnemers te beïnvloeden zijn. - Tot slot hebben ook de verschuivende kosten en de uittreding van de gemeente Bergen op Zoom een financieel effect in de komende jaren. Deelnemersbijdragen De deelnemersbijdragen 2023-2026 komen er hierdoor als volgt uit te zien: Deelnemersbijdragen Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal

€ € € € € €

B2023 1.681.394 € 2.325.744 € 1.506.770 € 1.027.559 € 562.533 € 7.104.000 €

B2024 1.753.281 € 2.399.259 € 1.571.777 € 1.086.434 € 578.049 € 7.388.800 €

B2025 1.804.963 € 2.495.596 € 1.645.876 € 1.175.833 € 609.632 € 7.731.900 €

B2026 1.786.807 2.484.040 1.608.542 1.150.679 608.532 7.638.600

Kostenniveau toekomstige jaren Samen met de deelnemers is ICT WBW bezig met de visievorming voor de komende jaren. De hoofdvraag die voorligt is: voor welke uitdagingen binnen het ICT-domein geldt dat samenwerking toegevoegde waarde oplevert in kwaliteit en/of geld. Midden 2022 zal deze visie vorm krijgen, zodat deze in Q3 concreet uitgewerkt kan worden in een ontwikkelplan met een financiële vertaling voor de organisatie, het personeel en de door ICT WBW te leveren diensten.

5