33 - Bijlage 1 1e begrotingswijziging 2022 ICT WBW.pdf

Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie

ICT-samenwerking West-Brabant West

1e Begrotingswijziging 2022

April 2022

Inleiding De uittreding van de gemeente Bergen op Zoom uit de GR ICT WBW per 1-1-2022 heeft (financiële) consequenties voor ICT WBW. In 2022 zal de financiële afrekening plaatsvinden met Bergen op Zoom. Om ervoor te zorgen dat de financiële afhandeling helder en navolgbaar verloopt, zijn op basis van een tripartiet overleg tussen Bergen op Zoom, ICT WBW en de onafhankelijk expert KokxDeVoogd afrekeningsafspraken gemaakt. Ook is op basis van actuele cijfers een actuele berekening gemaakt door KokxDeVoogd. De uiteindelijke afspraken over de uittreedvergoeding hebben een effect op meerdere jaren. De effecten voor 2021 zijn verwerkt in de jaarrekening 2021, terwijl de effecten voor 2023-2026 zijn verwerkt in de begroting 2023. In deze 1e begrotingswijziging 2022 zijn de effecten voor 2022 verwerkt. Deze drie documenten worden gelijktijdig aan uw bestuur aangeboden waardoor een integraal inzicht geboden wordt in de effecten van de uittreding van de gemeente Bergen op Zoom. In deze 1e begrotingswijziging 2022 is ook een ontwikkeling verwerkt dat de facturatie van een aantal ICT-kosten waarvoor het budget nog bij de deelnemer ligt, verschoven wordt naar ICT WBW. Deze kosten worden een op een doorberekend aan de betreffende deelnemers.

_______________________ Vastgesteld in de vergadering van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie ICT-samenwerking West-Brabant West van 11 april 2022. De voorzitter,

De secretaris,

ValidSigned door Miranda de Vries op 12-04-2022

ValidSigned door Ruud Danen op 12-04-2022

mevr. Dr. M.W.M. de Vries

dhr. R. Danen

1 Financiële samenvatting 2022 begroting

2022 wijziging

2022 na wijz.

Lasten

1 Bedrijfsvoering Personeel primair proces

€

2.896.000 €

-

€ 2.896.000

Bijz.toelagen BERM-gemeenten

€

46.000 €

-

€

46.000

Advieskosten

€

74.000 €

-

€

74.000

Facilitaire kosten

€

128.400 €

-

€

128.400

Ondersteunende diensten

€

171.400 €

-

€

171.400

Exploitatie ICT WBW

€

118.900 €

-

€

118.900

Onvoorzien

€

62.000 €

-

€

62.000

Lokale infrastructuur

€

526.900 €

924.178 € 1.451.078

Gemeensch. infrastructuur Kapitaallasten

€ €

854.200 € 1.392.100 €

115.000 € 969.200 € 1.392.100

Afboeking boekwaarden BoZ

€

-

€

17.000 €

2 Exploitatie ICT infrastructuur

€

869.000 €

869.000

-

17.000

3 Exploitatie derden Exploitatie derden Totaal lasten

€

€

6.286.900 € 1.908.178 € 8.195.078

Baten

1 Bedrijfsvoering Personeel Primair Proces Advieskosten

€

40.000 €

-

€

40.000

Exploitatie derden

€

17.000 €

-

€

17.000

Uittreedvergoeding Bergen op Zoom

€

2.051.000 €

Totaal baten Saldo lasten en baten

€ €

2.108.000 € 646.200 € 2.754.200 4.178.900 € 1.261.978 € 5.440.878

3 Exploitatie derden

646.200 € 2.697.200

Reservemutaties Toevoeging bestemmingsreserve Onttrekking bestemmingsreserve Resultaat na bestemming

€ € €

-

€ 1.828.200 € 1.828.200 € 754.000 € 754.000

4.178.900 € 2.336.178 € 6.515.078

Bijdragen deelnemers Bergen op Zoom

€

Etten-Leur

€

982.539 €

535.531 € 1.518.071

Roosendaal

€

1.383.165 €

830.481 € 2.213.646

Moerdijk Tholen

€ €

909.626 € 556.086 €

505.125 € 1.414.751 297.101 € 853.187

Werkplein Totaal deelnemersbijdragen Tabel 1 Totaaloverzicht

€ €

-

€

-

€

-

347.483 € 167.940 € 515.423 4.178.900 € 2.336.178 € 6.515.078

2 Management samenvatting

In deze 1e begrotingswijziging 2022 zijn de effecten van de uittreding van Bergen op Zoom verwerkt. Daarnaast is een tweetal andere ontwikkelingen verwerkt:  Verschoven kosten: de facturatie van een aantal ICT-kosten die nu nog direct naar de deelnemers plaatsvindt zal via ICT WBW gaan lopen.  Hogere energieprijzen: door de toename van de energieprijs stijgen de exploitatiekosten van de gemeenschappelijke infrastructuur. De begroting 2022 zoals deze midden 2021 is vastgesteld geeft een sterk vertekend beeld van de werkelijkheid doordat de raming van KokxDeVoogd uit 2020 is aangehouden. Daardoor leek het dat de deelnemersbijdrage flink omlaag zou gaan t.o.v. de begroting voor het jaar 2022 die in de meerjarenbegroting 2021 was opgenomen. Deze waarschuwing was in de toelichting ook duidelijk vermeld. Inmiddels zijn de werkelijke kosten bekend en zitten de deelnemersbijdrage weer op de lijn van de meerjarenbegroting 2021.

3 Toelichting op de wijziging 3.1 Uittreding Bergen op Zoom

De begroting 2022 was de eerste begroting zonder de gemeente Bergen op Zoom als deelnemer. Bij het opstellen van die begroting (april 2021) is kritisch gekeken welke organisatie nodig is om in 2022 de werkzaamheden voor de overblijvende deelnemers te kunnen blijven uitvoeren en welke kosten daarmee zijn gemoeid. Raming 2022 In de notitie ‘’gevolgen en voorwaarden’’ van KokxDeVoogd van oktober 2020 zijn uitgangspunten en spelregels vastgesteld voor het uittredingsproces. Hierbij was tevens een inschatting gemaakt van de daarmee gepaard gaande uittredingskosten. De definitieve hoogte van de, door Bergen op Zoom te betalen, uittreedvergoeding was destijds nog niet bekend. Voor veel posten is destijds ook besloten dit op nacalculatie te bepalen. Daarom is ervoor gekozen om in de begroting 2022 vooralsnog uit te gaan van de uittreedvergoeding zoals die toen was geraamd in de notitie ‘’uittreedkosten Bergen op Zoom’’ van KokxDeVoogd. Daarbij is toen wel de volgende kanttekening gemaakt: ‘’Dit betekent dat deze begroting nog geen goed beeld geeft van de uiteindelijke kosten voor Bergen op Zoom noch voor de overblijvende deelnemers. Deze kunnen significant afwijken.’’ Concreet betekent dit dat in de begroting 2022 een uittreedvergoeding voor 2022 was opgenomen van €2.051.000.

In deze 1e begrotingswijziging 2022 wordt op basis van de geactualiseerde berekeningen € 754.000 van de totale uitreedvergoeding begroot voor 2022. Dit leidt in deze begrotingswijziging tot een nadelig verschil van € 1.297.000. Hieronder wordt stap voor stap toegelicht hoe het voor 2022 begrote bedrag (€ 754.000) tot stand is gekomen. Geactualiseerde uittreedvergoeding Op basis van cijfermatige input heeft KokxDeVoogd een nieuwe notitie gemaakt waarin een toets is uitgevoerd op de realisering van de gemaakte afspraken. Daarin wordt een oordeel gegeven over de totstandkoming en hoogte van de (eind)afrekening van de uitvlechtingskosten van ICT WBW aan Bergen op Zoom.

Op basis van deze notitie is een totale uittreedvergoeding berekend van € 3,24 miljoen. Deze vergoeding heeft betrekking op diverse onderdelen. Zo heeft ICT WBW in het kader van de uittreding in 2020 en 2021 onderzoekskosten en projectkosten gemaakt. Daarnaast zijn er ook onderdelen (zoals personeel) die na uittreeddatum pas tot (frictie)kosten leiden. 2020/2021 Een deel van de uittreedvergoeding heeft betrekking op 2020 en 2021. Dit betreft de vergoeding voor onderzoekskosten en projectkosten die ICT WBW in die jaren heeft gemaakt om de uittreding van Bergen op Zoom per 1-1-2022 mogelijk te maken. Vanuit de wetgeving moeten (conform het stelsel van baten en lasten) uitgaven en inkomsten worden toegerekend aan de jaren waarop ze betrekking hebben. In lijn hiermee is dit deel van de uittreedvergoeding als opbrengsten verwerkt in de jaarrekeningen 2020 en 2021. Dit betekent overigens niet dat deze bedragen ook al volledig door Bergen op Zoom zijn betaald. Afhankelijk van de uiteindelijke afspraken omtrent het moment van facturering, zal facturatie hiervan naar verwachting in 2022 plaatsvinden. Samenvattend levert dit het volgend beeld op: Uittreedvergoeding totaal Betrekking op 2020-2021 Restant (1)

€ 3.241.100 € 543.900 -/€ 2.697.200

2022 Na aftrek van het deel van de vergoeding die reeds in 2020 en 2021 als opbrengst zijn verantwoord, resteert een bedrag van ca. € 2.697.200. Dat deel van de uittreedvergoeding heeft betrekking op de periode vanaf 2022. Dit bedrag wordt middels deze begrotingswijziging in 2022 als opbrengst begroot (zie 0, onder ‘’uittreedvergoeding Bergen op Zoom’’). Een deel van dit bedrag bestaat uit een vergoeding voor de investeringen die ICT WBW t/m 2021 voor Bergen op Zoom heeft uitgevoerd. Deze investeringen hebben per uittredingsdatum (1-1-2022) een boekwaarde van in totaal € 869.000. Dit deel van de vergoeding is dus nodig om de resterende boekwaarden te kunnen afboeken. Dit vormt in 2022 een kostenpost van € 869.000 (zie 0, onder ‘’afboeking boekwaarden BoZ’’. Samenvattend levert dit het volgend beeld op: Restant (1) Afboeking boekwaarden per 1-1-2022 Restant

€ 2.697.200 € 869.000 -/€ 1.828.200

Na aftrek van deze kostenpost resteert een bedrag van € 1.828.000. Dit deel van de vergoeding heeft betrekking op frictie- en desintegratiekosten die vanaf 2022 optreden. Voor het overgrote deel zijn deze kosten te beschouwen als schaalnadelen. Voor ieder onderdeel van de uittreedvergoeding is gekeken op welke jaren dit betrekking heeft. Dit komt erop neer dat is gekeken in welke jaren de onderliggende (frictie)kosten optreden. Logischerwijs wordt de uittreedvergoeding ook aan die jaren toegerekend. Samenvattend levert dit het volgend beeld op: Restant € 1.828.200

2022

2023

2024

€ 754.000

€ 644.600

€ 429.600

2025 €0

2026 €0

De afspraak die in 2020 is gemaakt is dat de schaalnadelen die op termijn ontstaan niet (oneindig) in rekening gebracht kunnen worden bij Bergen op Zoom. Het overeengekomen afbouwpercentage

(100%, 67%, 33%) is dan ook in bovenstaande tabel terug te zien in de bedragen die aan de toekomstige jaren wordt toegerekend. Instellen bestemmingsreserve Of Bergen op Zoom ervoor gaat kiezen de uitredingsvergoeding in één keer te voldoen of dat ze zich houden aan de door KokxDeVoogd voorgestelde jaarlijks aflopende vergoeding (100% - 67% - 33%), het verhoudt zich sowieso niet tot de voor de deelnemers oplopende schaalnadelen. Om te voorkomen dat ICT WBW met name in 2022 en 2023 te weinig geld in kas heeft om die schaalnadelen te compenseren en dit moet terugvragen aan de deelnemers, wordt voorgesteld om de uittreedvergoeding bij ICT WBW te laten en een bestemmingsreserve hiervoor te vormen. Afhankelijk van de afspraken over het moment van factureren, zal het bedrag wat op de jaren vanaf 2022 betrekking heeft, gestort kunnen worden in een bestemmingsreserve. In 2022 – 2026 kan die bestemmingsreserve vervolgens ingezet worden ter dekking van de (frictie)kosten die in die jaren gaan optreden. Op deze manier wordt voorkomen dat de lasten (en daarmee de deelnemersbijdragen) de komende jaren aanzienlijk fluctueren.

4 Overige ontwikkelingen Verschoven kosten In de begroting 2022 zijn een aantal deelnemer-specifieke kosten opgenomen waarvan het budget bij de deelnemer ligt. ICT WBW is contracthouder van de Microsoft-licenties, maar de facturatie ervan verliep de afgelopen jaren via de deelnemers. De deelnemers hebben de wens aangegeven de facturatie via ICT WBW te laten verlopen. De kosten voor de Microsoft-licenties zullen dan via de deelnemersbijdrage een op een met de deelnemers worden verrekend. Ook voor de kosten van vaste telefonie en de versnelde implementatie van een beveiligingsoplossing (SIEM-SOC) geldt eenzelfde motivatie. Consequentie van deze opzet is dat de deelnemersbijdrage stijgt. Omdat het hier om budgetten gaat die binnen de deelnemers al intern zijn begroot en dus geen oorzaak kunnen zijn van een mogelijke stijging of daling van de bedrijfsvoeringskosten van ICT WBW, worden deze “verschoven kosten” apart vermeld in de kostenverdeling 2022. Stijgende energiekosten Met de overgang naar de gemeenschappelijke infrastructuur in twee externe datacenters verschuiven ook de energiekosten voor het eigen, lokale datacenter naar de exploitatie van de gemeenschappelijke infrastructuur. Stijgende energiekosten werken dus door in de exploitatie van ICT WBW en, voor het datacentergedeelte, niet langer in de gebouwexploitatie van de deelnemers.

In deze 1e begrotingswijziging is rekening gehouden met de stijgende energiekosten 2022.

5 Bijdragen deelnemers De budgetaanpassingen in deze begrotingswijziging hebben gevolgen voor de bijdragen van de deelnemers. Hieronder is inzichtelijk gemaakt hoe de verschillende kosten worden toegerekend aan de deelnemers.

Kostenverdeling 2022

Totaal

Etten-Leur

Roosendaal

1) Bedrijfsvoeringskosten

3.410.700

794.608

1.187.878

46.000

17.000

526.900

> Bijz.toelagen BERM-gemeenten

Moerdijk

Tholen

Werkplein

756.289

471.924

200.000

29.000

-

-

-

125.800

160.300

117.400

71.600

51.800

2) Exploitatie ICT infrastructuur > Lokale infrastructuur > Lokale infrastructuur (verschuivende kosten) > Gemeensch. Infrastructuur > Gemeensch. Infrastructuur (verschuivende kosten) > Kapitaallasten

924.178 854.200

194.569 185.430

337.345 277.203

186.714 176.488

105.608 110.128

99.942 104.951

115.000 1.392.100

24.964 366.400

37.320 444.400

23.760 328.700

14.826 189.600

14.129 63.000

Onttrekking reserve uittr. BoZ 2022

-754.000

-190.700

-259.800

-174.600

-110.500

-18.400

Totaal

6.515.078

1.518.071

2.213.646

1.414.751

853.187

515.423

Tabel 2 Kostenverdeling 2022

De nieuwe deelnemersbijdragen komen er hierdoor als volgt uit te zien, waarbij tevens inzichtelijk is gemaakt hoe dit zich verhoudt tot de huidige deelnemersbijdragen.

Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal

2022 begroting 982.539 1.383.165 909.626 556.086 347.483 4.178.900

2022 wijziging 535.531 830.481 505.125 297.101 167.940 2.336.178

2022 na wijz. 1.518.071 2.213.646 1.414.751 853.187 515.423 6.515.078

Tabel 3 Deelnemersbijdragen 2022

De mutaties die in deze begrotingswijziging zijn toegelicht leiden tot een stijging van de deelnemersbijdragen 2022 van ruim € 2,3 miljoen. Oorzaken stijging Verschuivende kosten Ruim € 1 miljoen van deze stijging is het gevolg van verschuivende kosten die eerst rechtstreeks aan de deelnemers werden gefactureerd (hoofdstuk 3). Deze kosten worden nu aan ICT WBW gefactureerd en zijn dus verwerkt in de deelnemersbijdragen. Actualisatie uittreevergoeding De resterende stijging van bijna € 1,3 miljoen is het gevolg van de actualisatie van de uittreedvergoeding (zie hoofdstuk 2). De huidige deelnemersbijdragen 2022 zijn gebaseerd op de ramingen zoals die in de begroting 2022 waren opgenomen. Doordat de definitieve hoogte van de, door Bergen op Zoom te betalen, uittreedvergoeding ten tijde van het opstellen van de begroting 2022 (maart 2021) nog niet bekend was is ervoor gekozen om in de begroting 2022 uit te gaan van de uittreedvergoeding zoals die toen was geraamd in de notitie ‘’uittreedkosten Bergen op Zoom’’ van KokxDeVoogd. Daarbij is toen wel de volgende kanttekening gemaakt: ‘’Dit betekent dat deze begroting nog geen goed beeld geeft van de uiteindelijke kosten voor Bergen op Zoom noch voor de overblijvende deelnemers. Deze kunnen significant afwijken.’’

Nu er meer duidelijkheid is omtrent de uittreedvergoeding blijkt deze kanttekening inderdaad terecht te zijn geweest. De deelnemersbijdragen 2022 zoals die in de begroting 2022 waren opgenomen geven een vertekend beeld. Dit wordt hieronder door middel van grafieken inzichtelijk gemaakt door per deelnemer een vergelijking te maken tussen: - De deelnemersbijdragen 2022 zoals die in de begroting 2021 (maart 2020) waren begroot; - De deelnemersbijdragen 2022 zoals die in de begroting 2022 (maart 2021) waren begroot; - De deelnemersbijdragen 2022 zoals die nu in deze 1e begrotingswijzing 2022 worden begroot. Vergelijking deelnemersbijdragen 2022 (bedragen x € 1.000)

Roosendaal

Etten Leur

1,383

983

Begroting 2021

1,839

1,775

1,299

1,238

Begroting 2022

Begroting 2021

NU (excl. verschoven kosten)

Moerdijk

733

687 556

910

Begroting 2021

NU (excl. verschoven kosten)

Tholen

1,205

1,083

Begroting 2022

Begroting 2022

Begroting 2021

NU (excl. verschoven kosten)

Begroting 2022

NU (excl. verschoven kosten)

Werkplein

293

Begroting 2021

347

Begroting 2022

401

NU (excl. verschoven kosten)

In bovenstaande grafieken is een duidelijke daling te zien in de deelnemersbijdragen zoals die in de begroting 2022 waren opgenomen. Dit is een direct gevolg van de uittreedvergoeding waar in de

begroting 2022 mee was gerekend. Geconcludeerd kan worden dat die deelnemersbijdragen een vertekend beeld gaven. Daarnaast kan geconcludeerd worden dat de deelnemersbijdragen zoals die nu in deze 1e begrotingswijziging 2022 zijn opgenomen juist in lijn liggen met de deelnemersbijdragen zoals die reeds in de begroting 2021 (maart 2020) waren opgenomen.