1347244-E-WBA-Jaarstukken 2024, bestuursrapportage en concept begrotingswijziging 2025 en jaarstukken 2026.pdf
Tekst van het document
bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen
In paragraaf 7.5 van deze begroting is een (meerjarig)
gemeentelijke bijdragen worden elk kwartaal bij de deelnemers in
geprognosticeerde begin- en eindbalans opgenomen.
rekening gebracht. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot. Niet direct benodigde saldi worden in de regel op de bedrijfsspaarrekening of de schatkistrekening gestort, waar het WBA rente over ontvangt. Financieringsbehoefte De wijze waarop het WBA omgaat met investeringen en gehanteerde limieten is vastgelegd in Nota Investeren en Afschrijven 2023. Daarin is o.a. bepaald dat investeringen in vaste activa onder de € 10.000 niet worden geactiveerd, dat investeringen tussen €10.000 en €25.000 kunnen worden geactiveerd wanneer het algemeen bestuur hiertoe besluit en investeringen vanaf €25.000 altijd worden geactiveerd en een bestuursbesluit behoeven. Deze nota is bekrachtigd door het algemeen bestuur op 10 juli 2023 en is met terugwerkende kracht ingegaan op 1 januari 2023.
In de Begroting 2026 zit één geraamde incidentele last. In 2026 is er onttrekking aan de reserve voor de aanschaf van een nieuw Collectie Beheer Systeem (CBS).
7.2 Bedrijfsvoeringparagraaf Personeel In 2026 zullen 25 personen in vaste dienst werkzaam zijn. Naast deze formatie krijgt het WBA hulp van drie ingehuurde WVS medewerkers, enthousiaste vrijwilligers en worden elk jaar meerdere stagiaires begeleid. Ondersteunende diensten op het gebied van P&O worden afgenomen bij een externe partij. Hieraan ligt een dienstverleningsovereenkomst ten grondslag. Financiële ondersteuning wordt geleverd door een extern administratiekantoor. Van WVS worden medewerkers ingehuurd voor ondersteunende diensten zoals scanning en transport.
19
In bijzondere gevallen maakt het WBA gebruik van uitzendkrachten.
Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Tenslotte is er ook nog een inhuur van een specialist voor assistentie bij
Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de
de toezichtwerkzaamheden.
weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover
Onderhoud kapitaalgoederen Het WBA huurt de archiefkelder in het pand Oudenbosch. Het reguliere periodiek onderhoud is verwerkt in de huurprijs. Voor het
het WBA beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn, in relatie tot de financiële positie.
vervangend onderhoud is een voorziening ingesteld om de kosten
In deze paragraaf wordt kort ingegaan op de vraag in hoeverre de
ervan te dekken. In 2020 is een meerjarig onderhoudsplan opgesteld,
organisatie in staat is om financiële tegenvallers en risico’s op te
op basis waarvan die voorziening actueel en toereikend wordt
vangen. Om dat te kunnen beoordelen is inzicht nodig in de omvang en
gehouden. Het onderhoudsplan wordt in 2025 geactualiseerd. Hierna
achtergronden van de aanwezige risico’s en de aanwezige
wordt de onderhoudsvoorziening in overleg met de accountant
weerstandscapaciteit. De belangrijkste risico’s zoals door de
indien nodig herijkt.
accountant geformuleerd betreffen:
Automatisering In 2025 is een nieuwe website opgeleverd. De digitale dienstverlening blijft hoog op de WBA-agenda. De website voldoet aan de geactualiseerde Wet digitale overheid en aan de normen van “Drempels Weg”. In het Koetshuis is een draadloos netwerk aangelegd en zijn alle noodzakelijke IT-faciliteiten beschikbaar. Eind 2022 zijn deze integraal vervangen. Eind 2025 worden de laptops wederom vervangen. In 2028 zijn deze afgeschreven en wordt opnieuw hierin geïnvesteerd, evenals in de netwerkvoorzieningen. Bedrijfszekerheid, beveiliging en ondersteuning van het beheer zijn zodoende weer voor langere tijd voldoende geregeld. Het WBA werkt volledig in de cloud en gebruikt hoofdzakelijk Sharepoint en MS Teams. Voor thuiswerken zijn medewerkers gefaciliteerd. In het Koetshuis zijn ook alle voorzieningen voor online werken en vergaderen ingericht.
•
ziekte personeel waarbij de kosten van vervanging voor rekening van de organisatie komen;
•
loonstijgingen die niet voorzien zijn;
•
E-depot voor zover de hoogte van de kosten niet goed is in te schatten;
•
onzekerheid baten;
•
privacy / datalekken die tot boetes kunnen leiden.
De algemene reserve dient in beginsel voor het opvangen van bovengenoemde risico’s in het bijzonder van niet-voorziene loonstijgingen. In december 2022 besloot het Algemeen Bestuur dat per 2024 de algemene reserve diende te worden opgeheven. Dat was in overeenstemming met de toen geldende Nota Verbonden Partijen. Inmiddels is die nota in 2024 herijkt en is juist een beperkte algemene reserve de richtlijn, specifiek voor dekking van onverwachte CAO effecten en prijsstijgingen. Daarom is de algemene reserve weer terug te vinden in de staat van reserves en voorzieningen à € 100.000. Tevens is een bestemmingsreserve opgevoerd à €30.000, bedoeld om de kosten voor een externe evaluatie van de GR te dekken, waar de deelnemers expliciet om hebben gevraagd.
20
Hoogerheide, 1987 | ANWB geeft cursus terreinrijden op terrein oude steenfabriek Thom van Amsterdam
Een beperkte algemene reserve is voldoende omdat het WBA nagenoeg geen risico’s kent van materiële aard. De ontwikkeling van lasten en baten gedurende de afgelopen acht jaar is dermate evenwichtig en “storingsvrij” dat, naast die algemene reserve, erkende ingrepen als een begrotingswijziging en gebruik van de post onvoorzien tot ruim voldoende weerstandsvermogen leiden. Naast de algemene en twee bestemmingsreserves beschikt het WBA over een onderhoudsvoorziening die is bestemd voor vervangend onderhoud in de archiefdepots in de kelder van het pand in Oudenbosch. Sinds 1 januari 2021 huurt het WBA die archiefkelder van de nieuwe eigenaar. De basis voor de voorziening is het meerjarig onderhoudsplan. In onderstaande tabellen staan de transacties en de mutaties van de reserves en de onderhoudsvoorziening. Verloop van reserves en voorzieningen Reserves
2026
2027
2028
2029
stand per 1-1
255.095
130.000
100.000
100.000
opname
125.095
30.000
0
0
storting
0
0
0
0
130.000
100.000
100.000
100.000
28.299
32.824
34.222
39.467
opname
720
3.847
0
0
storting
5.245
5.245
5.245
5.245
stand per 31-12
32.824
34.222
39.467
44.712
stand per 31-12 Onderhoudsvoorziening stand per 1-1
21
Qua risico’s heeft het WBA te maken met drie categorieën, nl. imagorisico, veiligheidsrisico en bedrijfsvoeringsrisico. Het imagorisico heeft betrekking op het niet (kunnen) voldoen aan de verwachtingen van de deelnemers. Het gaat dan specifiek om het uitoefenen van het archieftoezicht en de dienstverlening. Om de toezichtdienst tijdig en kwalitatief voldoende te kunnen (blijven) leveren heeft het WBA in 2023 geïnvesteerd in formatieve uitbreiding van de inspectiefunctie. Per 1 maart van dat jaar trad een archiefinspecteur (tevens kwaliteitsspecialist) in dienst die samen met de archivaris de toezichttaken uitvoert. De dienstverlening naar de gemeentelijke deelnemers is op een goed niveau door de Scanning on Demand die intern is ingericht. Opgevraagde dossiers kunnen daardoor sneller en effectiever worden aangereikt. De samenhang tussen Scanning on Demand en de ontsluiting van de bouwdossiers via de website zorgt voor een hoog dienstverleningsniveau. Hiermee voldoet het WBA aan de verwachtingen van de deelnemers De dienstverlening rond het E-depot wordt continu verbeterd. In 2026 is de beoogde situatie als volgt: •
Er is een volledig functioneel en productiegereed E-depot beschikbaar. De documentatie ervan is volledig op orde en actueel. Hierdoor vermindert de kwetsbaarheid bij uitval van (een van) de beheerder(s);
•
Een demo van dit nieuwe E-depot wordt steeds op verzoek gegeven;
•
Het metadatamodel is actueel en volledig en door de gemeenten en GR’en goed toe te passen. Het WBA geeft voorlichting en biedt voldoende ondersteuning;
•
De beheersorganisatie is op volle sterkte gebracht. Het e-depotteam heeft actuele technische kennis en ondersteunt deelnemers actief.
Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen aan de nieuwe privacywetgeving en de eisen voor informatiebeveiliging zoals die worden gesteld in wet- en regelgeving en door de deelnemende gemeenten. Het WBA heeft sinds november 2018 een juridisch medewerker die tevens Functionaris Gegevensbescherming is. Zij heeft FG-trainingen gevolgd en zij participeert in regionale en landelijke werkgroepen over de AVG. Door haar is een datalekprotocol opgesteld en zij heeft daarover aan alle medewerkers uitleg gegeven. Periodiek verzorgt zij vervolginstructies. De vereiste verwerkingsregistraties worden door haar bijgehouden. Ontwikkelingen rond de auteurswet worden door haar op de voet gevolgd. Het WBA onderscheidt zich nadrukkelijk van vrijwel alle andere archiefinstellingen in Nederland door een eigen juriste in dienst te hebben. Periodiek worden op initiatief van het WBA themabijeenkomsten georganiseerd over informatieveiligheid. Het WBA heeft sinds 2019 een eigen informatieveiligheidsbeleid en een informatieveiligheidsplan. Beleid en plan worden jaarlijks gemonitord en geüpdatet. Sinds 2024 is weer een CISO bij het WBA. Deze geniet hierin ondersteuning van de FG, kwaliteitsmedewerker, IT-specialist en bestuursadviseur. Het bedrijfsvoeringsrisico behelst het niet kunnen leveren van overeengekomen dienstverlening ten gevolge van een hoog ziekteverzuim.
Dit komt tot nu toe niet voor bij het WBA. Om het ziekteverzuim zoveel mogelijk te beperken reageert het management direct op ziektemeldingen. Langdurig verzuim krijgt extra aandacht door middel van zorgvuldig ingezette re-integratieprocessen en persoonlijke aandacht. Het ziekteverzuim voor het WBA is naar verwachting in 2026 niet hoger dan 3,0%.
22
7.3
Financiële Kengetallen Kengetallen
Jaarrek. Begroting Begroting Begroting Begroting Begroting 2024
2025
2026
-15,46%
-6,39%
-2,77%
-3,71%
-4,31%
-2,32%
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Solvabiliteisratio
50,94%
36,26%
22,46%
22,56%
22,51%
22,46%
Structurele exploitatieruimte
6,43%
0,77%
0,31%
-1,56%
0,30%
0,29%
Grondexploitatie
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Belastingcapaciteit
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen
2027
2028
2029
In het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies
middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de
(BBV) is bepaald dat gemeenten, provincies en gemeenschappelijke
aflossingen op de exploitatie. Hoe lager de netto schuldquote hoe
regelingen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing
beter.
in zowel de jaarrekening als in de meerjarenbegroting een set van vijf
Solvabiliteitsratio
financiële kengetallen dienen op te nemen. Dit zijn kengetallen voor:
Het kengetal solvabiliteitsrisico geeft inzicht in de mate waarin een
de netto schuldquote, solvabiliteitsratio, structurele exploitatieruimte,
gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële
grondexploitatie en belastingcapaciteit. De laatste twee zijn voor het
verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan
WBA niet van toepassing.
het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Hoe hoger
Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen
de solvabiliteitsratio hoe beter.
bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. De inhoud van de tabel is bij ministeriële regeling voorgeschreven en bevat ook de ontwikkeling van de kengetallen voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar.
Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. Een begroting waarvan de structurele baten hoger zijn dan de structurele lasten is meer flexibel dan een begroting
Netto schuldquote
waarbij structurele baten en lasten in evenwicht zijn. De uitkomst van
De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast
0% geeft aan dat de structurele baten en lasten in evenwicht zijn. Er
van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen
zijn geen noemenswaardige incidentele baten of lasten.
23
7.4 Meerjarenbalans Activa
2024
2025
2026
2027
2028
2029
Materiele vaste activa
104.174
76.731
74.119
45.504
27.558
95.890
Totaal vaste activa
104.174
76.731
74.119
45.504
27.558
95.890
Uitzettingen korter dan 1 jaar
46.631
46.631
46.631
46.631
46.631
46.631
Liquide middelen
810.866
494.308
372.350
398.363
417.554
350.467
Overlopende posten
85.819
85.819
85.819
85.819
85.819
85.819
943.316
626.758
504.800
530.813
550.004
482.917
Totaal Activa
1.047.490
703.489
578.919
576.317
577.562
578.807
Passiva
Rek. 2024 2025
Totaal vlottende activa
2026
2027
2028
2029
Algemene reserve
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
100.000
Reserve digitale dienstverlening website
90.731
-
-
-
-
-
Reserve evaluatie GR
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
30.000
Reserve collectie beheer systeem
125.095
125.095
-
-
-
-
Te bestemmen resultaat
187.776
-
-
-
-
-
Eigen vermogen
533.602
255.095
130.000
130.000
130.000
130.000
Voorzieningen
69.651
28.299
32.824
34.222
39.467
44.712
Vaste schulden
28.000
24.000
20.000
16.000
12.000
8.000
Totaal vaste passiva
97.651
52.299
52.824
50.222
51.467
52.712
Vlottende schulden <1 jaar
327.759
319.612
319.612
319.612
319.612
319.612
Overlopende passiva
88.478
76.483
76.483
76.483
76.483
76.483
Totaal vlottende passiva
416.237
396.095
396.095
396.095
396.095
396.095
1.047.490
703.489
578.919
576.317
577.562
578.807
Totaal Passiva
24
Voor de meerjarenbalans zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: Materiële vaste activa De eindbalans van de materiële vaste activa wordt bepaald door de geplande afschrijvingen op investeringen en het toevoegen van nieuwe
resultaat wordt niet voldaan aan de winstoogmerktoets. Voor het WBA geldt derhalve dat het niet belastingplichtig is voor de Vpb.
7.6
Openbaarheidsparagraaf (Woo)
investeringen.
De Wet open overheid (Woo) is inmiddels ruim twee jaar van kracht en regelt het recht van burgers op publieke informatie en bevordert
Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden
de vindbaarheid, toegankelijkheid en archivering van overheidsinformatie. De Woo verplicht overheden om informatie
Uitzettingen korter dan 1 jaar, overlopende posten en vlottende schulden zijn gebaseerd op cijfers van 2024.
zowel actief als passief openbaar te maken en hanteert daarbij het uitgangspunt: zoveel mogelijk openbaar, tenzij. Om hieraan te kunnen
Liquide middelen
voldoen is het van belang dat de informatiehuishouding op orde is en blijft.
De liquide middelen zijn de sluitpost van de meerjarenbalans. Eigen vermogen en voorzieningen Het eigen vermogen bestaat uit een algemene reserve en twee bestemmingsreserves voor de periodieke evaluatie van de GR en voor de implementatie van een nieuw collectie beheer systeem. De voorziening is er voor het vervangend onderhoud in de gehuurde
Actieve openbaarmaking Het WBA maakt op dit moment alle categorieën van documenten actief openbaar waarvoor sinds 1 november 2024 een publicatieverplichting geldt. In 2025 zullen hier weer categorieën bijkomen en het WBA zal zich blijven inzetten voor het waarborgen
archiefkelder in Oudenbosch.
van transparantie. Al onze gegevens hierover staan beschreven op de nationale Woo-index:
Vaste schuld
https://organisaties.overheid.nl/woo/28219095/WestBrabants_Archief
Hiervoor wordt het aflossingsschema van de huidige leningenportefeuille gehanteerd.
In 2025 zal het WBA de eigen website blijven gebruiken als eigen
7.5
publicatieportaal. Via de Woo-verwijsindex kunnen burgers onze gepubliceerde documenten hierop eenvoudig terugvinden. De
Vennootschapsbelasting (Vpb)
Vanaf 1 januari 2016 zijn ook gemeenschappelijke regelingen VPBplichtig. Bij de oprichting van het WBA is door “Gert Vos BTW-Advies”
mogelijkheid om in de toekomst te publiceren via ons e-depot wordt nog steeds onderzocht.
onder andere een Vpb-advies uitgebracht. Later is dit advies
Passieve openbaarmaking
overgenomen door de accountant. In dit advies is geconcludeerd dat
Er is een Woo-contactpersoon aangewezen en burgers worden op de website van het WBA geïnformeerd over de wijze waarop een Woo-
de activiteiten van het WBA niet te kwalificeren zijn als onderneming in fiscale zin. Gezien het feit dat sprake is van een structureel nihil-
verzoek kan worden ingediend. Tot op heden zijn er geen Wooverzoeken ingediend bij het WBA en naar verwachting zal dit in de praktijk ook niet of nauwelijks voorkomen.
25
aanbevolen. De belangrijkste onderdelen daarvan sluiten ook aan op Verbetering van de informatiehuishouding Naast de actieve openbaarmaking verplicht de Woo publieke
de KPI eisen die gelden voor de informatievoorziening bij overheidsinstellingen. Sinds enkele jaren werkt het WBA met een
organisaties om de informatiehuishouding op orde te brengen en hun digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken
concrete verbeteragenda (zie ook hierna onder informatiebeveiliging) op de aanbevelingen in het KPI
en te houden. De bepaling uit de Archiefwet, dat documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat moeten worden bewaard,
inspectierapport van onze eigen WBA informatievoorziening. Dit verbeterproces wordt geleid door de kwaliteitsmedewerker van het
wordt herhaald in de Woo. De VNG heeft voor de noodzakelijke verbetering van de informatiehuishouding een zeven stappenplan
WBA. In 2025 wordt bij het WBA het nieuwe zaaksysteem in gebruik genomen wat ons helpt te voldoen aan de eisen die de WOO aan overheidsorganisaties stelt aan interne informatiehuishouding.
Nispen 1984 | Deelnemer aan de BAC autorally tijdens de klassementsproef Thom van Amsterdam
24
28
8.1
Staat van geactiveerde kapitaaluitgaven
Omschrijving van de kapitaaluitgaven Meubilair
Oorspronkelijk bedrag der kapitaaluitgaven Vemeerderingen 2025
2025
Vermindering (anders
Oorspronkelijk
dan door aflossing/afschrijving
bedrag der kapitaaluitgaven
Percentage en maatstaf van
2026)
31-12-2026
afschrijving
60.000
0
0
60.000 Lin 15jr
48.910
0
0
48.910 Lin 10jr
0
24.000
0
24.000 Lin 3jr
Overige IT voorz.
43.615
0
0
43.615 Lin 6 jr
Boekscanner
22.725
0
0
22.725 Lin 6 jr
Electronische aandrijving archiefst. Laptops
TOTAAL
175.250
24.000
Omschrijving van
Totaal afschrijving op
Vemeerderingen
Afschrijving op
Boekwaarde 01-01-
Boekwaarde
de kapitaaluitgaven
kapitaal uitgaven tot 2026
2026
kapitaaluitgaven 2026
2026
31-12-2026
Meubilair
0
199.250
36.000
0
4.000
24.000
20.000
archiefst.
29.346
0
4.891
19.564
14.673
Laptops
0
0
8.000
24.000
16.000
Overige IT voorz.
14.538
0
7.269
14.538
7.269
Boekscanner
7.576
0
3.788
7.576
3.788
87.460
0
27.948
89.678
61.730
Electronische aandrijving
TOTAAL
28
8.2
Reserves en voorziening
Naam reserve of voorziening
Saldo per 1-1-2026
Vermeerderingen
Verminderingen
Saldo per 31-12-2026
Reserves Algemene reserve
100.000
0
0
100.000
Reserve innovatie Collectie Beheer Systeem
125.095
0
125.095
0
Reserve evaluatie GR
30.000
0
0
30.000
255.095
0
125.095
130.000
Onderhoud Oudenbosch
28.299
5.245
720
32.824
Totaal
28.299
5.245
720
32.824
Rentepercentage
Restantbedrag Rente of het geldleningen per rentebestand-
Totaal Voorzieningen
8.3
Staat van langlopende geldleningen
Omschrijving lening
Oorspronkelijk bedrag van de
Datum besluit
Jaar van laatste
geldlening
algemeen bestuur
aflossing
21-12-2016
2032
Meubilair
60.000
TOTAAL
60.000
29
1-1-2026 2
deel 2026
Aflossing of aflossings-
Restant bedrag van de geldlening
bestanddeel 2025
per 31-12-2025
Opmerkingen
24.000
480
4.000
20.000 lineair
24.000
480
4.000
20.000
28