1259365-E-AUDITCOMMISSIE-Advies controleprotocol.pdf

Aan: De Gemeenteraad Van: De Auditcommissie Datum: 6 februari 2025 Betreft: Advies over het Controleprotocol

Geachte leden van de gemeenteraad, In het kader van de taak van de Auditcommissie om u te adviseren over het Controleprotocol heeft de commissie het Controleprotocol met de accountant besproken. Het Controleprotocol Rechtmatigheid 2024, dat ook dient als het voorlopige Controleprotocol Rechtmatigheid 2025, is een essentieel instrument voor het waarborgen van een rechtmatige en doelmatige financiële bedrijfsvoering van de gemeente. Het stelt kaders voor de onafhankelijke controle door de externe accountant en draagt bij aan transparantie en verantwoordingsplicht. Dit protocol kadert de opdracht van het college om zich via de RMV en bijbehorende kaders te verantwoorden over het rechtmatig handelen van de gemeente. Na een zorgvuldige analyse constateren wij dat de voorgestelde actualisatie belangrijke verbeteringen bevat, met name: ▪ ▪

▪

Actualisatie volgens de meest recente richtlijnen: het protocol sluit nu beter aan bij de aanbevelingen van de commissie BBV en landelijke evaluaties van de RMV. Verduidelijking van controlekaders: de aanscherping van bepalingen rondom begrotingsafwijkingen en rapportageverplichtingen vergroot de helderheid en voorspelbaarheid van de controleprocessen. Definitieve vastlegging van het normenkader 2024: de wijzigingen in de financiële verordeningen en beheershandelingen zijn verwerkt, waardoor er nu een duidelijk vaststaand kader is voor 2024.

De bespreking leidt tot de volgende opmerkingen c.q. adviezen: ▪

In het normenkader, de wettelijke en gemeentelijke kaders waaraan financiële beheershandelingen moeten voldoen om als rechtmatig te worden beschouwd, is onder ‘1 Inkoop- en aanbesteding’ opgenomen aan welke regelgeving dient te worden getoetst. Naast de Aanbestedingswet en het Aanbestedingsbesluit staat hier aanvullende regelgeving. Het betreft de ‘vernieuwde gids proportionaliteit, vernieuwde aanbestedingsreglement Werken 2016 en de nieuwe Regeling tot wijziging van de regeling modellen eigen verklaring’. De accountant adviseert de aanvullende regelgeving te schrappen uit het normenkader. Omdat dit extra controlewerkzaamheden van de accountant vergt maar inhoudelijk weinig

▪

oplevert. Aangezien het normenkader een bijlage is bij het Controleprotocol is hiervoor een amendement noodzakelijk.Bij de verantwoordings- en rapportagegrens worden zowel bedragen als percentages vermeld. Omdat dit onduidelijkheid kan opleveren, is in overleg met de accountant afgesproken dat de percentages in de controle leidend zullen zijn. In het onderdeel 3.2.1 begrotingscriterium zijn bepalingen opgenomen wanneer financiële afwijkingen rechtmatig zijn. Overschrijdingen van lasten zijn enkel acceptabel als ze aan benoemde situaties voldoen. Voor afwijkingen op baten en voordelen op lasten geldt dat deze alleen onrechtmatig zijn als deze niet tijdig aan de raad zijn gemeld. Deze zijn rechtmatig als ze in de jaarrekening zijn opgenomen. De Auditcommissie heeft aangegeven dat er wel behoefte is om afwijkingen op baten en voordelen op lasten in het eerstvolgende P&C-document – nadat deze bekend zijn - te melden aan de gemeenteraad. Dit zal in de actualisatie van de Financiële verordening worden opgenomen. Het voorstel hiervoor volgt later dit jaar. Deze verordening heeft een terugwerkende kracht, waardoor dit criterium per 1 januari 2025 van toepassing zal zijn.

Aanbevelingen Op basis van het bovenstaande evaluatie doet de auditcommissie de volgende aanbevelingen: ▪

▪

Schrap uit het normenkader onder ‘1 Inkoop- en aanbesteding’ de ‘vernieuwde gids proportionaliteit, vernieuwde aanbestedingsreglement Werken 2016 en de nieuwe Regeling tot wijziging van de regeling modellen eigen verklaring’ Wacht de actualisatie van de Financiële verordening af waarin de vraag van de auditcommissie - dat afwijkingen op baten en voordelen op lasten in het eerstvolgende P&C-document worden gemeld – wordt verwerkt.

De auditcommissie adviseert de gemeenteraad om het voorgestelde Controleprotocol Rechtmatigheid 2024 vast te stellen, met inachtneming van onze aanbevelingen voor verdere verfijning.

Met vriendelijke groet, Namens de Auditcommissie

Annette Gepkens