12 - Bijlage - Totaalrapport bestuurlijke ontwikkeling.pdf

Werkgroep Bestuurlijke Ontwikkeling

NADERE UITWERKING INITIATIEVEN BESTUURLIJKE ONTWIKKELING

Inleiding In de profielschets van de burgemeester is opgenomen dat het samenspel binnen het bestuur bevorderd moet worden. Daarnaast is in de gemeenteraad unaniem de motie ‘Samenspel college B&W en gemeenteraad’ aangenomen die de burgemeester verzoekt: een voorstel uit te werken, in samenspraak met de gemeenteraad en het college van B&W, om afspraken te maken voor de inrichting van het samenspel tussen gemeenteraad en college van B&W. Bovenstaande is vertaald in de volgende opdracht aan de burgemeester, als bestuurlijk opdrachtgever, en de griffier, als ambtelijk opdrachtgever, “Ontwikkel een procesvoorstel om concrete ontwikkelpunten te inventariseren en te implementeren ten behoeve van het verbeteren van het onderling debat binnen de raad en het samenspel met het college, inwoners en maatschappelijke partners. Belangrijk onderdeel hierin is op zoek gaan naar concrete instrumenten die bijdragen aan de verbinding tussen representatieve en participatieve vormen van democratie. Dit ontwikkeltraject heeft tot doel om als raad en college, samen met inwoners en maatschappelijke partners, bij te dragen aan het versterken van de lokale democratie.” In bovenstaande opdracht is niet alleen opgenomen dat het samenspel binnen het bestuur bevorderd moet worden, maar wordt nadruk gelegd op de interactie met ‘buiten’.

We zijn op weg naar een kanteling/koerswijziging waarin het van buiten naar binnen denken gemeengoed wordt en bijdraagt aan het herstellen van het vertrouwen in de overheid Het versterken en verbeteren van de Roosendaalse democratie door de raad een beter omschreven rol en positie in te laten nemen in de keten samenleving – volksvertegenwoordiging – college – ambtelijk. Deze verbeteringen versterken de opdrachtgevende ofwel kaderstellende rol van de raad, de aanspreekbaarheid van de raad als geheel en de aansprekendheid van zijn debatten en besluiten. De volgende vragen nemen hierin een centrale rol in. 1. Wat voor raad wil je zijn en hoe verhoudt zich dat tot het beeld dat het college, inwoners en maatschappelijke partners hierover hebben c.q. nodig hebben? 2. Hoe verbeteren we de opdrachtgevende ofwel kaderstellende rol van de raad? Welke kaderstellende (of juist controlerende) instrumenten zijn hiervoor nodig en wat vraagt dat van de raad en fracties of individuele raadsleden? 3. Hoe zet je de instrumenten in en welke randvoorwaarden en spelregels zijn daarvoor van belang? Hoe versterkt het inzetten van deze instrumenten de democratie Voor het realiseren van bovenstaande verbeterpunten zijn de volgende succesfactoren gedefinieerd: ▪ ▪ ▪ ▪

Invulling van het raadslidmaatschap wordt verbeterd en effectiever De raad neemt zijn ruimte, het college durft meer los te laten en het college krijgt meer ruimte, de raad durft meer los te laten. Het debat wordt aantrekkelijker voor de toeschouwer en minder op punten en komma’s gevoerd Contact met inwoners wordt laagdrempeliger en vernieuwend en duidelijker ingepast binnen de verhouding raad en college

2

▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Spelregels en instrumenten zijn helder en hebben geen onnodige, inperkende werking op de raads- en commissievergadering Kennis van fractiespecialisten worden beter benut Het aantal vergaderuren wordt verminderd Er wordt tijd vrijgespeeld voor externe oriëntatie met de raad als geheel De zichtbaarheid van de raad wordt vergroot door bijvoorbeeld vergaderen op alternatieve locaties buiten het raadhuis

De opdracht is ambitieus. Daarom is gekozen om dit in twee processen vorm te geven, te weten: A de raadsgerichte fase en B de op het samenspel gerichte fase waarin inwoners, college en raad meer samen optrekken. In de op het samenspel gerichte fase staat de interactie tussen inwoners, raad en college centraal. Deze processen lopen afzonderlijk maar zullen elkaar op gezette tijden wel beïnvloeden. Zo kan een programma waar de raad werkt aan vaardigheden, de kwaliteit en effectiviteit van een pilot (zie pilot kaderstelling) sterk beïnvloeden. Die koppelmomenten zijn in deze planning als mijlpalen benoemd. In die zin zijn beide trajecten iteratief: raad en college nemen steeds aan de hand van besluitvorming elkaar bij de hand, om stap voor stap, de democratische besluitvorming te verbeteren (zie fase 0). A De Raadsgerichte fase In dit procesonderdeel gaat de raad in eerste instantie zelf op zoek naar mogelijkheden om de kwaliteit van het debat in de raad en daarmee de besluitvorming te verbeteren. Deze fase wordt zo praktisch mogelijk ingestoken en zal resulteren in het aanscherpen/verbeteren van de inzet van raadsinstrumenten.

De werkgroep bestuurlijke ontwikkeling heeft de volgende ontwikkelpunten voor zichzelf opgesteld: De gemeenteraad: • ontwikkelt een meer eigenstandige positie/rol; • maakt keuzes en brengt in zijn werk meer focus aan; • Investeert hiervoor gericht in scholing/ professionaliseringstrajecten om deze rollen uit te voeren. De daarvoor uitgewerkte instrumenten en planning treft u uitgewerkt in bijlage 1 aan. B De samenspel fase In deze fase trekken college en raad meer samen op en is de focus gericht op de interactie met ‘buiten’. Een vitale lokale democratie kan namelijk alleen bestaan als samenleving, raad en college samenwerken. Samen bouwen aan een democratie die inclusief is: iedereen telt mee, iedereen heeft een stem. In een vitale lokale democratie wordt zeggenschap en eigenaarschap gedeeld en soms overgedragen aan inwoners. Hiervoor is het ook nodig dat de samenleving goed weet welk orgaan, welke rol vervult. Een vitale lokale democratie betekent meestal ook dat er nieuwe vormen van interactie moeten worden gevonden en ingezet. De traditionele vormen hebben hun beste tijd gehad of moeten tenminste worden aangevuld met nieuwe, innovatieve vormen van samen optrekken. Maar laten we ook (het wijzigen van) regels, kaders en instituties niet bij voorbaat uitsluiten. Ten slotte kan vernieuwing van de (werkwijze van) politieke partijen van betekenis zijn voor het versterken van de

3

vitale lokale democratie. In deze fase doet de raad ervaring op met het verzamelen met informatie en het betrekken van de samenleving. Op basis van bovengenoemde kenmerken van een vitale lokale democratie zijn de eerste vragen voor Roosendaal: Hoe vitaal is de lokale democratie in de gemeente eigenlijk? Hoe inclusief is deze? Hoeveel zeggenschap hebben inwoners en wie bewaakt de democratische kwaliteit? De Quickscan Lokale Democratie is ontwikkeld om in kaart te brengen op welke wijze participatieve processen ervaren worden. In bijlage 2 treft u informatie aan over de Quick Scan. Dit instrument is ontwikkeld door ondersteuningsprogramma Democratie in Actie, een gezamenlijk initiatief van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), de beroeps- en belangenverenigingen en een groot aantal partners. Dit instrument brengt met behulp van een nulmeting een de vitaliteit van onze democratie in beeld. De resultaten worden met alle betrokkenen geduid en in vervolgactiviteiten uitgewerkt. De werkgroep heeft zich tot doel gesteld de opdrachtgevende en kaderstellende rol van de raad te willen verbeteren. Hiervoor zijn de volgende activiteiten beschreven. De raadsagenda is een instrument van de raad om bestaande kaders bij te stellen of nieuwe kaders op te stellen.

Gericht op huidige raadsperiode zijn zes geprioriteerde onderwerpen benoemd. Deze onderwerpen zijn door de gemeenteraad bepaald. Als eerste onderwerp is ‘arbeidsmigranten’ opgepakt, als tweede onderwerp is gekozen voor ‘veiligheid op straat’. Dit onderwerp zal op zo’n manier worden opgepakt dat een zo breed mogelijke betrokkenheid vanuit de samenleving wordt bereikt. Naast de uitwerking van deze twee door de raad zelf gekozen onderwerpen wordt ook actief op zoek gegaan naar thema’s die vanuit de samenleving als prioritair worden ervaren. In deze zoektocht wordt geprobeerd zo veel mogelijk diversiteit in de te benaderen doelgroepen en werkwijzen te realiseren. De opbrengst hiervan zal ter verdere uitwerking aan de nieuwe raad aangeboden. Al geruime tijd wordt gewerkt aan het opstellen van de omgevingsvisie. Hierin beschrijft de gemeente hoe we met betrekking tot de fysieke leefomgeving de toekomst van Roosendaal voor ons zien, welke (gebieds)opgaven er liggen en welke positie we innemen als gemeente. Dit zal ons helpen integrale keuzes te maken op projectniveau. Bewust is gekozen om naast de omgevingsgerichte onderdelen als ruimte, water, milieu, bodem, landschap, verkeer, vervoer, infrastructuur en cultureel erfgoed ook een ‘overall’ beeld aan de visie toe te willen voegen.

De gemeenteraad is vanaf het begin betrokken bij de invulling van dit proces en de stappen die daarin genomen worden. In het tweede kwartaal van 2021 zal deze ter vaststelling aan de gemeenteraad aangeboden worden. Met de invoering van fase 0 wil de werkgroep invloed uitoefenen op de rolverdeling tussen raad en college.

4

Planning en Uitwerking deelactiviteiten Raadsgerichte fase (bijlage 1) •

Professionaliseren (2020)

•

Herijking Reglement van orde (2020)

•

Verbeteren debat( 2020-2021)

•

Raadswerkgroepen en -commissies (2020)

Inclusieve fase (bijlage 2) •

Quick scan lokale democratie (2020-2021)

•

Doorontwikkeling Raadsagenda (2021)

•

Pilot kaderstelling (2020-2021)

•

Fase 0 (Nieuwe bestuursperiode)

5

Bijlage 1 Raadsgerichte instrumenten ten behoeve van het verbeteren van het debat in de raad DOEL: EIGENSTANDIGE ROL RAAD VERBETEREN Vergroten effectiviteit van het raadswerk door minder op detail en meer op hoofdlijnen te sturen.

Activiteit: Professionaliseren Beschrijving: De rolverdeling tussen raad en college is vastgelegd in de Gemeentewet en in het vigerende RvO. In de loop der jaren is stilzwijgend hieraan richting gegeven. Maar de tijd verandert en zo ook de gedachte waar het kaderstellen ophoudt en het besturen begint. Deze taakverdeling vraagt om een daarop afgestemde structuur voor informatievoorzienig van college naar de raad Enkele maanden geleden heeft er een informatiebijeenkomst plaats gevonden waarin de aanwezigen geïnformeerd werden over de basisprincipes zoals doel en inzetmogelijkheden van raadsinstrumenten, wettelijke taken gemeenteraad, verhouding raad- college, positie burgemeester etc. In het ontwikkelplan kan nader ingezoomd worden op: 1. De wijze waarop raad geïnformeerd wil worden. Hierbij moet gedacht worden aan kwaliteit van de raadsvoorstellen, maar ook hoe om te gaan met geheime stukken en de status van vertrouwelijke stukken. In het eerstvolgende presidium zal een notitie voorliggen waarin beschreven staat hoe met geheime en vertrouwelijke stukken omgegaan zal worden. Het gaat ook over de vraag op welke wijze de raad betrokken wil worden. Met implicaties over tijdigheid, gepastheid en volume. Wanneer de raad als opdrachtgever kaderstellend wil optreden moet er niet te veel ambtelijk worden voorbereid.

Veleer moet de raad in positie worden gebracht zodat men tijdig opinies mee kunnen geven. 2. Fractieondersteuningsbudget en ambtelijke ondersteuning Wordt i.s.m. de Auditcommissie uitgewerkt en voor eind 2020 ter besluitvorming aan de raad voorgelegd. In de reguliere raadsbehandeling kan hierop inhoudelijk worden gereageerd en kunnen wijzigingen worden aangebracht. 3. Vergroten zicht op Verbonden Partijen De gemeenteraad en het college hebben ieder hun eigen rol in relatie tot verbonden partijen maar zowel het college als de raad moet voldoende aandacht hebben voor de sturing op de verbonden partijen. Met sturing bereikt de gemeente dat de overeengekomen opdracht wordt gerealiseerd binnen de daarvoor afgesproken beleidsinhoudelijke en financiële kaders. Hoe groter het bestuurlijk of financieel risico is, hoe intensiever de sturing is op de verbonden partij en de informatievoorziening aan de gemeenteraad. In de regio wordt gewerkt met een systeem van rapporteurs uit de gemeenteraad. De werkgroep Kwartiersmakers richt zich op het verbeteren van de doelmatigheid en wil dit regionaal sonderen.

Processtappen/doorlooptijd/planning •

Aangepaste verordening inzet fractieondersteuningsbudget en ambtelijke ondersteuning: 4e kwartaal 2020

•

Notitie over behandeling geheime stukken: is inmiddels opgesteld en aangeboden aan het presidium en ter informatie aan de raad aangeboden

•

Onderzoek op welke wijze doelmatigheid verbonden partijen kan worden verbeterd, bijvoorbeeld door invoering adoptantenmodel: januari 2022 presidiumvoorstel ter verbeteren zicht op verbonden partijen

•

Verbeteren afspraken over de invulling van de actieve informatie plicht van het college

•

Kwaliteitsslag raadsvoorstellen: 1e kwartaal 2021

8

DOEL: VERBETEREN EIGENSTANDIGE ROL VAN DE RAAD Een flexibel en lean reglement van orde waarmee de raad meer handelingsruimte krijgt en het debat verbeterd wordt.

Activiteit: Herijking Reglement van orde Beschrijving Het Reglement van Orde (RvO) is in de loop van de tijd steeds meer uitgebreid. Hierdoor is het RvO weinig flexibel en meer beperkend dan een hulpmiddel voor de raad. Opzet Het huidige RvO wordt afgezet tegen de modelverordening van de VNG. Hiermee ontstaat inzicht in voor Roosendaal specifieke (en wellicht overbodige) artikelen. Na deze analyse worden de overgebleven artikelen nogmaals beoordeeld op noodzakelijkheid. Daarna wordt gekeken of aan de overgebleven artikelen regels moeten worden toegevoegd die meer flexibiliteit of instrumenten aan de raad geven. Uitgangspunt is echter om vooral regels te schrappen in plaats van toe te voegen. In lijn met het herijkte RvO van de gemeenteraad kunnen vervolgens het RvO van commissievergaderingen en inspraakbijeenkomst worden aangepast. Aandachtspunten In de Gemeentewet staat dat de raad een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast stelt. Er wordt gestreefd naar een RvO en aanverwante verordeningen met zo min mogelijk regels. Betrokkenen ▪

Werkgroep Bestuurlijke Ontwikkeling

Processtappen/doorlooptijd/planning ▪

Vergelijking huidig RvO met modelverordening

▪

Analyse niet noodzakelijke artikelen

▪

Toevoegen van artikelen t.b.v. meer flexibiliteit en handvatten voor de raad

9

DOEL: VERBETEREN KWALITEIT DEBAT Raadsleden in staat stellen: ▪ meningsverschillen duidelijk te maken ▪ argumenten te laten uitwisselen ▪ verantwoording af te leggen.

Activiteit: Verbeteren debat Beschrijving Het huidige debat bestaat voornamelijk uit het (al dan niet uitgeschreven) wisselen van verhalen zonder inhoudelijk op elkaars standpunten in te gaan. De kwaliteit van het debat is aan verbetering toe. Dit kan enerzijds door de benutting van de scholingsmiddelen voor op Roosendaal afgestemde debattraining en inzicht en inzet van instrumenten. Daarnaast kan de kwaliteit van raadsvoorstellen worden verbeterd op raadsgerichtheid en positie van de raad door bij ieder voorstel inzichtelijk te maken wat de vastgestelde kaders in relatie tot een voorstel zijn. Anderzijds door meer tijd vrij te spelen voor externe oriëntatie. Dit kan o.a. door meer expliciete keuzes te maken hoe je je rol als fractie binnen de vergaderingen van een commissie het efficiëntst kunt invullen. Opzet De kwaliteit van debat moet niet worden afgemeten aan levendigheid of aantrekkelijkheid maar moet beoordeeld worden aan de mate waarin is geslaagd het meningsverschil duidelijk te maken en argumenten uit te kunnen wisselen en verantwoording af te leggen. Daarmee wordt het besluit gelegitimeerd. Raadsleden moeten in het debat vooral met elkaar in gesprek zijn in plaats van alleen uitdragen van het eigen standpunt en het stellen van technische vragen aan een portefeuillehouder.

Scholing van raadsleden is een middel om de kwaliteit van het debat te verbeteren, maar niet het enige. Scholing Raadsleden volgen een cursus debatvaardigheden. In de cursus wordt o.a. geleerd een boodschap goed en overtuigend over te brengen, beter beargumenteren, meer te zeggen met minder woorden en omgaan met weerstand en interrupties. Overwogen kan worden verschillende cursussen te verzorgen, afgestemd op de ervaring en specifieke leerbehoefte van raadsleden. De agendacommissie (commissievoorzitters) volgen daarnaast een cursus waarin zij handvatten krijgen om de meningsvorming in commissies effectief kunnen laten verlopen. Raadsleden krijgen een workshop waarin raadsinstrumenten worden toegelicht. Tevens worden middelen ontworpen (instrumentenfolder, app) als hulp bij het bepalen van in te zetten instrumenten. Raadsvoorstellen en raadsmededelingen Om te zorgen dat het debat vanuit een eenduidig referentiekader kan worden ingestoken, wordt in raadsvoorstellen en raadsmededelingen de volgende informatie standaard opgenomen: - Aard van de informatie (kaderstellend, controlerend, rest) - Historie en eerder gestelde kaders - Beoogde doelen/effecten - Optioneel: debatpunten

10

In dit verlengde worden technische vragen over een raadsvoorstel niet meer gesteld in commissieen raadsvergaderingen. Deze worden altijd vooraf schriftelijk gesteld en beantwoord. Hierdoor gaat de behandeling uitsluitend over inhoudelijke argumenten. Aandachtspunten Kennis en vaardigheden is één ding. Aangepaste spelregels kunnen echter ook bijdragen aan een beter debat. Ideeën hiervoor waarover nog geen besluitvorming is genomen en die door de werkgroep nog verder moeten worden uitgewerkt: ▪

2e termijn alleen laten gelden voor reactie op hetgeen in de 1e termijn naar voren is gebracht (2e termijn niet als verkorte 1e termijn gebruiken)

▪

Mogelijk instellen vragenhalfuurtje voorafgaand aan raadsvergadering en strak geregistreerd vragenhalfuur waarin inwoners de raad over ieder onderwerp kunnen informeren

▪

Afspraken voor het stellen van technische vragen, bijvoorbeeld: ▪

Informatiesessies voor technische vragen

▪

Duidelijke deadlines voor technische vragen en beantwoording (zoals bij de begroting)

▪

Systeem of procedure voor technische vragen (bijv. app)

Betrokkenen ▪ (Burger)raadsleden ▪

Agendacommissie

▪

Griffie

Processtappen/doorlooptijd/planning ▪ Bepalen scholingsbehoefte debat ▪

Selecteren debattrainer

▪

Verzorgen cursus raadsinstrumenten

▪

Ontwikkelen hulpmiddelen instrumenten

11

DOEL: VERBETEREN EIGENSTANDIGE ROL VAN DE RAAD Vergroten efficiëntie en effectiviteit bij inzet van werkgroepen en commissies

Activiteit: beoordelen werkgroepen en commissies op nut en noodzaak Er zijn veel raadswerkgroepen en -commissies. Niet altijd is duidelijk waar deze groepen mee bezig zijn en hoeverre er overlap is met andere raads- en collegeactiviteiten. De raad doet in huidige bestuursperiode een uitspraak over nut en noodzaak van de werkgroepen en commissies. Op grond daarvan keuzes maken over wijze van voortgang van ondersteuning. Werkgroep/commissie

Doel

Status

Werkgeverscommissie

De werkgeverscommissie oefent het werkgeverschap uit ten aanzien van de griffier en de overige op de griffie werkzame ambtenaren, zoals die door de raad aan haar zijn gedelegeerd;

Door de raad ingesteld conform artikel 84 GW.

Auditcommissie

Bevorderen van de vervulling van de kaderstellende en controlerende rollen van de raad t.a.v. alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeente Roosendaal op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid

Door de raad ingesteld conform artikel 83 GW.

Agendacommissie

Voorbereiden en voorzitten van commissievergaderingen

Reglement van Orde Gemeenteraad

Commissie Binnenstad

Monitoren of het door de raad gestelde Door de raad ingesteld conform doel: “het vergroten van de kracht en artikel 84 GW levendigheid van de Roosendaalse binnenstad door wonen, werken, ondernemen, leren en recreëren elkaar te laten versterken” bereikt wordt dan wel bijstelling behoeft.

Werkgroep Kwartiermakers

Namens de raad richten op de Gemeenschappelijke Regelingen om de raad in staat te stellen hierin een proactieve rol te nemen.

Motie 13 juli 2017

Werkgroep raadsagenda Inrichten en begeleiden van deelactiviteiten uit de raadsagenda.

Geen formele status

Raadsbegeleidingsgroep Bravis

Informatie-uitwisseling op het dossier Bravis.

Geen formele status

Werkgroep/Klankbordgroep Bestuurlijke ontwikkeling

Voorbereiden van ontwikkelpunten Geen formele status gericht op bevorderen van samenspel met het college, inwoners en maatschappelijke partners en het onderlinge debat binnen de raad.

12

Werkgroep Bestemmingsplannen

Kennisvergadering en -deling over bestemmingsplannen

Geen formele status

Werkgroep Participatie

In gezamenlijkheid met het college, ambtenaren en d.m.v. inwonersconsultatie een participatieladder nader uit te werken met als doel om deze als instrument toe te kunnen passen bij toekomstige participatietrajecten

Motie 15 oktober 2020

13

Bijlage 2 Samenspel fase DOEL: AANBRENGEN FOCUS Door middel van een 0-meting zicht krijgen op de samenwerking tussen raad, college, ambtelijke organisatie en samenlevingen daaruit destilleren van ontwikkelpunten

Activiteit: Quick scan lokale democratie Beschrijving Met behulp van de QuickScan Lokale democratie proberen we handvatten te ontwikkelen om de lokale democratie te versterken, te vernieuwen en te verbinden. De QuickScan Lokale Democratie geeft een beeld, een momentopname, van hoe het staat met de lokale democratie in Roosendaal. Met behulp van een digitale vragenlijst die door de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders, ambtelijke organisatie en inwoners wordt ingevuld krijgen we een beeld van de ontwikkelpunten, zoals bijvoorbeeld hoe gaan we om met participatie en bewonersinitiatieven. Opzet Op 21 september vond onder leiding van een door de VNG geselecteerde begeleider, een gesprek plaats met de leden van een breed samengestelde begeleidingsgroep. Het totale proces heeft een doorlooptijd van ongeveer 6 maanden Betrokkenen De enquête wordt verspreid onder inwoners, raadsleden, collegeleden en ambtenaren. Het proces wordt begeleidt door een of twee nog nader te bepalen extern begeleiders gerekruteerd vanuit het samenwerkingsinitiatief Democratie in Actie dat ontwikkeld is door de VNG. Vanuit Roosendaal is hiervoor en begeleidingsgroep samengesteld.

In deze begeleidingsgroep hebben zitting: de leden vaan de werkgroep Bestuurlijke Ontwikkeling, Klaar Koenraad (namens het college), Elmar Franken, Karen Duys, Ron Dam, Han van Midden , Elsbeth van Straaten en enkele specifiek hiervoor geselecteerde inwoners met bestuurlijke ervaring en of affiniteit. (Michel Marijnen, Cor Verbogt, Jan Hein Sloesen, Vif Jansen en Willem van Oosterhout). Gezamenlijk bepalen ze de reikwijdte van de digitale enquête. De opbrengst van de scan levert vervolgens een beeld op dat als startpunt kan dienen voor maatregelen binnen de gemeente en om in gesprek met burgers de lokale democratie te versterken. Ook kan het benut worden bij de selectie van onderwerpen voor de raadsagenda. Wat levert de Quick Scan op? •

Inzicht in de werking van de Roosendaalse lokale democratie

•

Inzicht in de wensen en oordelen van raadsleden, collegeleden, ambtenaren en inwoners

•

Overzicht van de belangrijke overeenkomsten en verschillen tussen alle betrokkenen

•

Tips en suggesties voor mogelijke verbeteringen

•

Aangrijpingspunten voor het opstellen van een verbeteragenda

Kortom het dient als een startpunt om met alle betrokkenen te werken aan een nog beter lokaal democratisch samenspel.

14

Planning Week 40 Week 47-48 Week 48-52 Week 2 Week 3-4

Uitwerken communicatieplan Uitzetten enquête Analyse Begeleidingsgroep Agendapunten en vervolgactiviteiten vaststellen

15

DOEL: AANBRENGEN FOCUS In kaart brengen van onderwerpen die op middellange termijn (nieuwe bestuursperiode) moeten worden opgepakt door de gemeenteraad. Op grond van de resultaten de kaders toetsten en zo nodig (bij)stellen van kaders

Activiteit: Doorontwikkeling raadsagenda Beschrijving De duiding van de QuicScan Lokale democratie en de in een ver stadium ontwikkelde omgevings-/ toekomstvisie leveren de raad voldoende onderwerpen om verder uit te kunnen diepen en te prioriteren. Deze onderwerpen vormen samen de raadsagenda. De raadsagenda kan daarmee gezien worden als bestuurlijk kompas. Het draagt bij aan focus en verduidelijkt de rolverdeling tussen raad en college. In de raadsagenda staat een verwachting over wat er deze bestuursperiode op de politieke agenda komt. Hiermee wordt inzicht gegeven in de bestuurlijke doelstellingen en geeft het inwoners duidelijkheid over de hoofdlijnen van het te voeren beleid. In het begin van de huidige raadsperiode zijn zes onderwerpen voor de raadsagenda benoemd: - Informatievoorziening aan de raad én aan de samenleving moet op orde - Hoe definiëren we veiligheid? En welke beleidsinstrumenten horen bij die definitie? - Hoe bereik je een moeilijk bereikbare zorgbehoevende? - Hoe voorkom je illegaal storten? - Hoe huisvesten we arbeidsmigranten? - Welk kader stellen we voor de arbeidsmarktagenda Toekomstvisie Het college heeft de opdracht om een omgevingsvisie door de raad te laten vaststellen. De Omgevingsvisie heeft betrekking op onderdelen van de fysieke leefomgeving: ruimte, water, milieu, bodem, landschap, verkeer, vervoer, infrastructuur en cultureel erfgoed.

Zowel het college als de gemeenteraad hebben de ambitie om naast deze omgevingsvisie ook in te willen zoomen op de onzekere ontwikkelingen die haar toekomst bepalen. Ze willen tijdig inspringen op veranderingen. Op dit moment is een complexe, snel veranderende wereld gebaat bij een goede maar flexibele toekomststrategie De gemeenteraad wil graag de samenleving hierbij zoveel mogelijk betrekken. Juist inwoners van de gemeente hebben hun eigen wensen en ideeën om hun toekomst vorm te geven. Dat moet op meer manieren kunnen dan de traditionele wijze waarin dialoog, discussie en debat in de samenleving wordt geëntameerd. We willen de samenleving en het bestuur helpen bij het organiseren van constructief gesprekken over de toekomst. De gemeente initieert en begeleidt deze gesprekken, op verschillende manieren, verschillende plaatsen en over verschillende onderwerpen. Samen levert dit onderwerpen op voor het bijstellen van de raadsagenda in de nieuwe bestuursperiode.

Aandachtspunten Met de raadsagenda wordt de representatieve democratie met de participatieve democratie verbonden. Het is daarom van belang dat voor de onderwerpen van de raadsagenda actief wordt gezocht naar informatie die voorhanden is bij belanghebbenden en maatschappelijke partners zodat de raad zich breed kan oriënteren.

16

Voorbeelden: • Onderwerpen bezien vanuit het oogpunt van Kunst en cultuur. Hierdoor ontstaat een breder perspectief. Door het benutten van deze bril van creativiteit, innovatie en verbeelding ontstaat een samenspel met oog voor het verleden en waarin plaats is voor iedereen. • Aansluiting vinden bij een lopend project: Samen met Roosendaals Museum (tentoonstelling corona) en St. Jan; (verleden - heden - toekomst). Zie bijlage 3. Partners in de stad betrekken (organisaties en bestaande netwerken, jeugd, cultuur) • Eenduidige beeldtaal, herkenbaar gezicht als gezamenlijk platform, van iedereen • Gebruik maken van vernieuwende vormen van interactie naar het boek David van Reybrouck

17

DOEL: EIGENSTANDIGE ROL RAAD VERBETEREN Het toetsten en (bij)stellen van kaders op een interactieve en vernieuwende wijze.

Activiteit: Pilot kaderstelling Beschrijving De raad kan ervaring opdoen met de wijze waarop de kaderstellende rol wordt vormgegeven. Wanneer de raad zelf kaders voor een belangrijk onderwerp wil formuleren, kan hij daarvoor de input van burgers goed gebruiken. In een eigen interactief traject vormen raadsleden, door het contact met bewoners, zich een beeld van wat de kaders zouden kunnen zijn. De raad doet zo aan kaderstelling en meningsvorming in een interactieve setting. Na dit traject kan de raad kaders aan het college meegeven. In een eigen interactief traject kunnen raadsleden, door contact met inwoners, zich een beeld vormen van wat kaders zouden kunnen zijn. Onderwerp Als pilot is hiervoor het onderwerp ‘overlast op straat’ gekozen. *Zie ook: activiteit Raadsagenda Opzet Er wordt nadrukkelijk gezocht naar minder conventionele werkvormen en invalshoeken om een zo breed mogelijk beeld en betrokkenheid vanuit de samenleving te realiseren. Processtappen/doorlooptijd/planning ▪

Evaluatiegroep instellen (ingevuld door werkgroep raadsagenda arbeidsmigranten en selectie leden werkgroep bestuurlijke vernieuwing)

▪

Instellen werkgroep raadsagenda veiligheid op grond van affiniteit met het onderwerp en werkmethode

▪

Evaluatie resultaten pilot arbeidsmigrantenbeleid verwerken in opzet pilot veiligheid

▪

Problematiek en vraagstelling beschrijven

▪

Werkvorm(en) bepalen

18

FOCUS en EIGENSTANDIGE POSITIE RAAD Helder krijgen rolverdeling tussen raad en college.

Activiteit: Fase 0 Beschrijving Traditioneel wordt de gemeenteraad automatisch, ten behoeve van het vaststellen van een besluit, aan het eind van beleidsontwikkelingsfase gepositioneerd. Het college heeft dan, al dan niet met behulp van het betrekken van bij het beleid betrokken inwoners of maatschappelijke partners, de verkennende stappen gemaakt en een keuzerichting bepaalt. In het college wordt vervolgens een besluit genomen waarna het met een raadsmededeling of raadsvoorstel aan de raad aangeboden wordt. Ingeval het een voorstel betreft, doorloopt het de raadsprocessen. Ontwikkeling De raad geeft steeds vaker aan, dat zij een rol missen aan het begin van een beleidsproces. Dit omdat men behoefte heeft om vooraf met het college van gedachten te wisselen over hoe de raad en de inbreng van betrokkenen in het verdere proces gepositioneerd zouden kunnen worden. Daarnaast wil de raad ook steeds vaker de contouren (inhoudelijk of procesmatig ) waarbinnen een voorstel ontwikkeld wordt bepalen; de zogenaamde kaders. Inzet fase 0 In een procesvoorstel om te komen tot beleidswijzigingen wordt, alvorens inhoud gegeven wordt aan het voorstel, in overleg tussen raad en college de specifieke rollen in dat proces beschreven. Hiermee kan de raad zich beter in positie brengen en is voorafgaand aan een proces duidelijkheid over wie en op welk moment het voortouw neemt.

De uitkomst van de discussie leidt tot een met de raad afgestemde planning en prioritering van voorstellen. Belangrijk om te beseffen is dat ieder onderwerp qua inhoud en kring van betrokkenen uniek is en dat geldt dus evenzeer voor ieder proces. Daarmee is maatwerk en ruimte voor experiment vanzelfsprekend. Startnotitie Ter ondersteuning van de door de raad te maken keuzen wordt een startnotitie opgesteld met daarin onder meer de volgende punten uitgewerkt: • Aanleiding: context geven over de veranderingen die op ons afkomen • Vervolgproces: hoe wordt het proces verder ingericht, hoe worden de rollen onderling verdeeld, hoe wordt de inbreng van de raad en andere betrokkenen gepositioneerd in dit proces, is regionale afstemming aan de orde, wanneer komt het daadwerkelijke raadsvoorstel richting de raad/raden, wanneer moet er uiterlijk over dit raadsvoorstel door de raad/raden zijn besloten Planning Direct na de verkiezingen van 2022 wordt ambtelijk hierover een bijeenkomst tussen raad en college voorbereid.

19