Document · PDF

09. Gebundelde stukken WBA.pdf

Gemeenteraad 19 juni 2025, gemeente RoosendaalBij agendapunt: 6b: Voorstel 49 - Zienswijzen begrotingen 2026 gemeenschappelijke regelingen21.443 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 3 van 3

Automatisering In 2025 is een nieuwe website opgeleverd. De digitale dienstverlening blijft hoog op de WBA-agenda. De website voldoet aan de geactualiseerde Wet digitale overheid en aan de normen van “Drempels Weg”. In het Koetshuis is een draadloos netwerk aangelegd en zijn alle noodzakelijke IT-faciliteiten beschikbaar. Eind 2022 zijn deze integraal vervangen. Eind 2025 worden de laptops wederom vervangen. In 2028 zijn deze afgeschreven en wordt opnieuw hierin geïnvesteerd evenals in de netwerkvoorzieningen. Bedrijfszekerheid beveiliging en ondersteuning van het beheer zijn zodoende weer voor langere tijd voldoende geregeld. Het WBA werkt volledig in de cloud en gebruikt hoofdzakelijk Sharepoint en MS Teams. Voor thuiswerken zijn medewerkers gefaciliteerd. In het Koetshuis zijn ook alle ,

voorzieningen voor online werken en vergaderen ingericht.

ervan

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het WBA beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie.

In deze paragraaf wordt kort ingegaan op de vraag in hoeverre de organisatie in staat is om financiële tegenvallers en risico’s op te vangen. Om dat te kunnen beoordelen is inzicht nodig in de omvang achtergronden van de aanwezige risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit. De belangrijkste risico’s zoals door de accountant geformuleerd betreffen: • ziekte personeel waarbij de kosten van vervanging voor rekening van de organisatie komen; • •

• •

loonstijgingen die niet voorzien zijn; E-depot voor zover de hoogte van de kosten niet goed is in te schatten; onzekerheid baten; privacy / datalekken die tot boetes kunnen leiden.

De algemene reserve dient in beginsel voor het opvangen van bovengenoemde risico’s in het bijzonder van niet-voorziene loonstijgingen. In december 2022 besloot het Algemeen Bestuur dat per 2024 de algemene reserve diende te worden opgeheven. Dat was in overeenstemming met de toen geldende Nota Verbonden Partijen. Inmiddels is die nota in 2024 herijkt en is juist een beperkte algemene reserve de richtlijn specifiek voor dekking van onverwachte CAO effecten en prijsstijgingen. Daarom is de algemene reserve weer terug te vinden in de staat van reserves en voorzieningen à € 100. 000. Tevens ,

is een bestemmingsreserve opgevoerd à €30.000 bedoeld om de kosten voor een externe evaluatie van de GR te dekken waar de deelnemers expliciet om hebben gevraagd. ,

Hoogerheide , 1987 | ANWB geeft cursus terreinrijden op terrein oude steenfabriek Thom van Amsterdam

Een beperkte algemene reserve is voldoende omdat het WBA nagenoeg geen risico’s kent van materiële aard. De ontwikkeling van lasten en baten gedurende de afgelopen acht jaar is dermate evenwichtig en “storingsvrij” dat naast die algemene reserve erkende ingrepen als een begrotingswijziging en gebruik van de post onvoorzien tot ruim voldoende weerstandsvermogen leiden. ,

Naast de algemene en twee bestemmingsreserves beschikt het WBA over een onderhoudsvoorziening die is bestemd voor vervangend onderhoud in de archiefdepots in de kelder van het pand in Oudenbosch. Sinds 1 januari 2021 huurt het WBA die archiefkelder van de nieuwe eigenaar. De basis voor de voorziening is het meerjarig onderhoudsplan. In onderstaande tabellen staan de transacties en de mutaties van de reserves en de onderhoudsvoorziening. Verloop van reserves en voorzieningen Reserves

2026

2027

2028

2029

stand per 1-1

255. 095

130. 000

100. 000

opname

125. 095

30. 000

storting

130. 000

100. 000

28. 299

32. 824

34. 222

39. 467

opname

720

3. 847

storting

5. 245

stand per 31-12

32. 824

34. 222

39. 467

44. 712

stand per 31-12

Onderhoudsvoorziening stand per 1-1

Qua risico’s heeft het WBA te maken met drie categorieën nl. imagorisico veiligheidsrisico en bedrijfsvoeringsrisico. ,

Het imagorisico heeft betrekking op het niet (kunnen) voldoen aan de verwachtingen van de deelnemers. Het gaat dan specifiek om het uitoefenen van het archieftoezicht en de dienstverlening. Om de toezichtdienst tijdig en kwalitatief voldoende te kunnen (blijven) leveren heeft het WBA in 2023 geïnvesteerd in formatieve uitbreiding van de inspectiefunctie. Per 1 maart van dat jaar trad een archiefinspecteur (tevens kwaliteitsspecialist) in dienst die samen met de archivaris de toezichttaken uitvoert. De dienstverlening naar de gemeentelijke deelnemers is op een goed niveau door de Scanning on Demand die intern is ingericht. Opgevraagde dossiers kunnen daardoor sneller en effectiever worden aangereikt. De samenhang tussen Scanning on Demand en de ontsluiting van de bouwdossiers via de website zorgt voor hoog dienstverleningsniveau. Hiermee voldoet het WBA aan de verwachtingen van de deelnemers De dienstverlening rond het E-depot wordt continu verbeterd. In 2026 is de beoogde situatie als volgt: • Er is een volledig functioneel en productiegereed E-depot beschikbaar. De documentatie ervan is volledig op orde en actueel. Hierdoor vermindert de kwetsbaarheid bij uitval van (een van) de beheerder(s); • Een demo van dit nieuwe E-depot wordt steeds op verzoek gegeven; • Het metadatamodel is actueel en volledig en door de gemeenten en GR’en goed toe te passen.

Het WBA geeft voorlichting en biedt voldoende ondersteuning; een

De beheersorganisatie is op volle sterkte gebracht. Het e-depotteam heeft actuele technische kennis en ondersteunt deelnemers actief. Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen aan de nieuwe privacywetgeving en de eisen voor informatiebeveiliging zoals die worden gesteld in wet- en regelgeving en door de deelnemende gemeenten. Het WBA heeft sinds november 2018 een juridisch medewerker die tevens Functionaris Gegevensbescherming is. Zij heeft FG-trainingen gevolgd en zij participeert in regionale en landelijke werkgroepen over de AVG. Door haar is een datalekprotocol opgesteld en zij heeft daarover aan alle medewerkers uitleg gegeven. Periodiek verzorgt zij vervolginstructies. De vereiste verwerkingsregistraties worden door haar bijgehouden. Ontwikkelingen rond de auteurswet worden door haar op de voet gevolgd. Het WBA onderscheidt zich nadrukkelijk van vrijwel alle andere archiefinstellingen in Nederland door een eigen juriste in dienst te hebben. Periodiek worden op initiatief van het WBA •

themabijeenkomsten georganiseerd over informatieveiligheid. Het WBA heeft sinds 2019 een eigen informatieveiligheidsbeleid en een informatieveiligheidsplan. Beleid en plan worden jaarlijks gemonitord en geüpdatet. Sinds 2024 is weer een CISO bij het WBA. Deze geniet hierin ondersteuning van de FG kwaliteitsmedewerker IT-specialist en bestuursadviseur. ,

Het bedrijfsvoeringsrisico behelst het niet kunnen leveren van overeengekomen dienstverlening ten gevolge van een hoog ziekteverzuim. Dit komt tot nu toe niet voor bij het WBA. Om het ziekteverzuim zoveel mogelijk te beperken reageert het management direct op ziektemeldingen. Langdurig verzuim krijgt extra aandacht door middel van zorgvuldig ingezette re-integratieprocessen en persoonlijke aandacht. Het ziekteverzuim voor het WBA is naar verwachting in 2026 niet hoger dan 30%. ,

7. 3

Financiële Kengetallen Jaarrek. 2024

Begroting

2025

2026

2027

2028

2029

Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen

-1546%

-639%

-277% ,

-371%

-431%

-232%

n. v. t.

Solvabiliteisratio

5094%

3626%

2246% ,

2256%

2251% ,

2246%

Structurele exploitatieruimte

643%

077% ,

031% ,

-156%

030%

029%

Grondexploitatie

n. v. t.

Belastingcapaciteit

n. v. t.

Kengetallen

In het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV) is bepaald dat gemeenten provincies en gemeenschappelijke regelingen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing

middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Hoe lager de netto schuldquote hoe

in zowel de jaarrekening als in de meerjarenbegroting een set van vijf financiële kengetallen dienen op te nemen. Dit zijn kengetallen voor: de netto schuldquote solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte grondexploitatie en belastingcapaciteit. De laatste twee zijn voor het WBA niet van toepassing. Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. De inhoud van de

Solvabiliteitsratio

tabel is bij ministeriële regeling voorgeschreven en bevat ook de ontwikkeling van de kengetallen voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar. Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen

beter. Het kengetal solvabiliteitsrisico geeft inzicht in de mate waarin een gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Hoe hoger de solvabiliteitsratio hoe beter. Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. Een begroting waarvan de structurele baten hoger zijn dan de structurele lasten is meer flexibel dan een begroting waarbij structurele baten en lasten in evenwicht zijn. De uitkomst van 0% geeft aan dat de structurele baten en lasten in evenwicht zijn. Er zijn geen noemenswaardige incidentele baten of lasten.

7. 4 Meerjarenbalans Activa

2024

2025

2026

2027

2029

2028

Materiele vaste activa

104. 174

76. 731

74. 119

4 5. 504

27. 558

9 5. 890

Totaal vaste activa

104. 174

76. 731

74. 119

4 5. 504

2 7. 558

95. 890

Uitzettingen korter dan 1 jaar

46. 631

4 6. 631

Liquide middelen

810. 866

494. 308

372. 350

398. 363

4 17. 554

3 50. 467

Overlopende posten

85. 819

8 5. 819

Totaal vlottende activa

9 43. 316

626. 758

5 04. 800

530. 813

5 50. 004

482. 917

Totaal Activa

1. 047. 490

7 03. 489

578. 919

576. 317

577. 562

5 78. 807

Passiva

Rek. 2024

2025

2028

2029

Algemene

2026

2027

100. 000

Reserve digitale dienstverlening website

90. 731

Reserve evaluatie GR

30. 000

3 0. 000

Reserve collectie beheer systeem

125. 095

1 25. 095

Te bestemmen resultaat

187. 776

Eigen vermogen

5 33. 602

255. 095

130. 000

Voorzieningen

69. 651

28. 299

32. 824

34. 222

39. 467

44. 712

Vaste schulden

28. 000

24. 000

20. 000

1 6. 000

12. 000

8. 000

Totaal vaste passiva

9 7. 651

52. 299

5 2. 824

50. 222

5 1. 467

52. 712

Vlottende schulden < 1 jaar

327. 759

3 19. 612

Overlopende passiva

88. 478

76. 483

Totaal vlottende passiva

416. 237

3 96. 095

1. 047. 490

7 03. 489

578. 919

576. 317

577. 562

5 78. 807

reserve

Totaal Passiva

Voor de meerjarenbalans zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:

Materiële vaste activa De eindbalans van de materiële vaste activa wordt bepaald door de geplande afschrijvingen op investeringen en het toevoegen van nieuwe investeringen.

Uitzettingen korter dan 1 jaar , overlopende posten en vlottende schulden Uitzettingen korter dan 1 jaar overlopende posten en vlottende schulden zijn gebaseerd op cijfers van 2024. ,

resultaat wordt niet voldaan aan de winstoogmerktoets. Voor het WBA geldt derhalve dat het niet belastingplichtig is voor de Vpb.

7. 6

Openbaarheidsparagraaf (Woo)

De Wet open overheid (Woo) is inmiddels ruim twee jaar van kracht en regelt het recht van burgers op publieke informatie en bevordert de vindbaarheid toegankelijkheid en archivering van overheidsinformatie. De Woo verplicht overheden om informatie zowel actief als passief openbaar te maken en hanteert daarbij het uitgangspunt: zoveel mogelijk openbaar tenzij. Om hieraan te kunnen voldoen is het van belang dat de informatiehuishouding op orde is en blijft. ,

Liquide middelen De liquide middelen zijn de sluitpost van de meerjarenbalans.

Eigen vermogen en voorzieningen Het eigen vermogen bestaat uit een algemene reserve en twee bestemmingsreserves voor de periodieke evaluatie van de GR en voor de implementatie van een nieuw collectie beheer systeem. De voorziening is er voor het vervangend onderhoud in de gehuurde archiefkelder in Oudenbosch. Vaste schuld Hiervoor wordt het aflossingsschema leningenportefeuille gehanteerd.

7. 5

van

de huidige

Vennootschapsbelasting (Vpb)

Vanaf 1 januari 2016 zijn ook gemeenschappelijke regelingen VPBplichtig. Bij de oprichting van het WBA is door “Gert Vos BTW-Advies” onder andere een Vpb-advies uitgebracht. Later is dit advies overgenomen door de accountant. In dit advies is geconcludeerd dat de activiteiten van het WBA niet te kwalificeren zijn als onderneming in fiscale zin. Gezien het feit dat sprake is van een structureel nihil-

Actieve openbaarmaking Het WBA maakt op dit moment alle categorieën van documenten actief openbaar waarvoor sinds 1 november 2024 een publicatieverplichting geldt. In 2025 zullen hier weer categorieën bijkomen en het WBA zal zich blijven inzetten voor het waarborgen van transparantie. Al onze gegevens hierover staan beschreven op de nationale Woo-index: https://organisaties. overheid. nl/woo/28219095/WestBrabants_Archief In 2025 zal het WBA de eigen website blijven gebruiken als eigen publicatieportaal. Via de Woo-verwijsindex kunnen burgers onze gepubliceerde documenten hierop eenvoudig terugvinden. De mogelijkheid om in de toekomst te publiceren via ons e-depot wordt nog steeds onderzocht. Passieve openbaarmaking Er is een Woo-contactpersoon aangewezen en burgers worden op de website van het WBA geïnformeerd over de wijze waarop een Wooverzoek kan worden ingediend. Tot op heden zijn er geen Wooverzoeken ingediend bij het WBA en naar verwachting zal dit in de praktijk ook niet of nauwelijks voorkomen.

Verbetering van de informatiehuishouding Naast de actieve openbaarmaking verplicht de Woo publieke organisaties om de informatiehuishouding op orde te brengen en hun digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken en te houden. De bepaling uit de Archiefwet dat documenten in een goede geordende en toegankelijke staat moeten worden bewaard wordt herhaald in de Woo. De VNG heeft voor de noodzakelijke verbetering van de informatiehuishouding een zeven stappenplan ,

aanbevolen. De belangrijkste onderdelen daarvan sluiten ook aan op de KPI eisen die gelden voor de informatievoorziening bij overheidsinstellingen. Sinds enkele jaren werkt het WBA met een concrete verbeteragenda (zie ook hierna onder informatiebeveiliging) op de aanbevelingen in het KPI inspectierapport van onze eigen WBA informatievoorziening. Dit verbeterproces wordt geleid door de kwaliteitsmedewerker van het WBA. In 2025 wordt bij het WBA het nieuwe zaaksysteem in gebruik genomen wat ons helpt te voldoen aan de eisen die de WOO aan overheidsorganisaties stelt aan interne informatiehuishouding.

Nispen 1984 | Deelnemer aan de BAC autorally tijdens de klassementsproef Thom van Amsterdam

8. 1

Staat van geactiveerde kapitaaluitgaven

Omschrijving

van

kapitaaluitgaven Meubilair Electronische aandrijving archiefst.

Oorspronkelijk bedrag der kapitaaluitgaven

Vemeerderingen

2025

Vermindering (anders

Oorspronkelijk

dan door

bedrag der

aflossing/afschrijving 2026)

kapitaaluitgaven

Percentage en maatstaf van

31-12-2026

afschrijving

60. 000

48. 910

48. 910 Lin 10jr

24. 000

Overige IT voorz.

43. 615

43. 615 Lin 6 jr

Boekscanner

22. 725

TOTAAL

175. 250

24. 000

Totaal afschrijving op kapitaal uitgaven tot 2026

Vemeerderingen

Afschrijving op kapitaaluitgaven 2026

199. 250 Boekwaarde 01-012026

Boekwaarde 31-12-2026

Laptops

Omschrijving van de

kapitaaluitgaven Meubilair Electronische aandrijving archiefst.

2026

Lin 15jr

Lin 3jr Lin 6 jr

36. 000

4. 000

24. 000

20. 000

29. 346

4. 891

19. 564

14. 673

8. 000

24. 000

16. 000

Overige IT voorz.

14. 538

7. 269

14. 538

7. 269

Boekscanner

7. 576

3. 788

7. 576

3. 788

87. 460

27. 948

89. 678

61. 730

Laptops

TOTAAL

8. 2

Reserves en voorziening

Naam reserve of voorziening

Saldo per 1-1-2026

Vermeerderingen

Verminderingen

Saldo per 31-12-2026

Reserves Algemene

Reserve innovatie Collectie Beheer Systeem

100. 000 125. 095

0 0

0 125. 095

100. 000 0

Reserve evaluatie GR

30. 000

Totaal

255. 095

125. 095

130. 000

Onderhoud Oudenbosch

28. 299

5. 245

720

32. 824

Totaal

28. 299

5. 245

720

32. 824

reserve

Voorzieningen

Staat van langlopende geldleningen Datum Omschrijving Oorspronkelijk lening bedrag van de besluit algemeen geldlening bestuur

8. 3

Meubilair

60. 000

TOTAAL

60. 000

21-12-2016

Jaar van laatste

Rentepercentage

aflossing 2032

Restantbedrag

Rente of het rentebestanddeel 2026

bestanddeel 2025

Restant bedrag van de geldlening per 31-12-2025

24. 000

480

4. 000

20. 000

24. 000

480

4. 000

20. 000

geldleningen per 1-1-2026

Aflossing of aflossings-

Opmerkingen

lineair

← Vorig deel

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raad.roosendaal.nl/api/v1/meetings/1768/documents/48979