Document · PDF

09. Gebundelde stukken WBA.pdf

Gemeenteraad 19 juni 2025, gemeente RoosendaalBij agendapunt: 6b: Voorstel 49 - Zienswijzen begrotingen 2026 gemeenschappelijke regelingen21.443 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

26 maart 2025

Versienummer

Wijzigingsdatum

Korte beschrijving van wijziging

1. 0

28-02-2025

Concept DB – 1 e versie voor voorbereidend DB

1. 1

20-03-2025

Concept DB – 2 e versie voor DB

1. 2

25-03-2025

Concept DB – 3 e versie voor DB – aangepast a. d. h. v. opmerkingen accountant

2. 0

01-04-2025

Concept na DB – Wijzigingen a. d. h. v. DB – Aangeboden aan de gemeenteraden

Jaarverslag

Jaarrekening Vaststellingsbesluit Hoeven , 1979 | Musical van basisschool De Reuzelaar in het kader van het 50-jarig bestaan van de parochiekerk in Hoeven Ben Steffen

Met genoegen presenteren we het jaarverslag 2024 van het West-Brabants Archief. Dit verslag geeft een overzicht van alle activiteiten ,

prestaties en mijlpalen van het afgelopen jaar. In het afgelopen jaar hebben wij ons ingezet voor het behoud , beheer , de digitale ontsluiting en toegankelijkheid van archieven en collecties. Het verleden snel gevonden is ons leidend principe waar we dagelijks aan werken. Ook in 2024 zijn deelnemers actief bezig geweest met het

aansluiten op het E-depot. In 2024 heeft de ontwikkeling van het nieuwe webportaal een belangrijke rol gehad binnen onze organisatie. Er zijn een aantal zaken niet optimaal gelopen , maar de volledige oplevering en de ingebruikname staat , met enige vertraging , medio 2025 gepland. Het goed kunnen ontsluiten is en

blijft grotendeels afhankelijk van de toegekende metadata. Een belangrijk facet is de nieuwe inspectievorm die inmiddels wordt toegepast. Door op andere wijze het gesprek aan te gaan met onze deelnemers hebben we beter inzicht in de stand van zaken rond de informatiehuishouding bij de gemeenten. We hebben in 2024 samengewerkt met onze gemeenten en verbonden partijen , maar ook geïnvesteerd in het netwerk. Samen met collega-archiefinstellingen , heemkundekringen en

andere erfgoedinstellingen zijn we actief bezig met de uitwerking van de opgave erfgoed. Samen gaan we de rijke verhalen van West-Brabant delen! Qua financiën sloot het jaar 2024 af met een positief saldo van € 187. 776. In dit jaarverslag over 2024 hebben wij een bondige verslaglegging op hoofdlijnen willen realiseren.

West-Brabants Archief , Het Dagelijks Bestuur

Kerngegevens 2024 De

gemeenschappelijke regeling ‘West-Brabants

1 juli 2016 met

ingesteld

een

nieuwe deelnemers,

Regionaal

voortzetting, de

van

Archief West-Brabant

in de zin

Archief’ van

een

(WBA)

uitbreiding

gemeenschappelijke regeling

(RAWB).

gemeenschappelijke regeling nemen negen gemeenten Het werkgebied heeft in totaal ca. 355.000 inwoners. Aan

is per

deel.

Voorzitter dhr. Als

bestuursorganen

het

algemeen

het

dagelijks

treden

A.J. Moerkerke,

vertegenwoordiger van Moerdijk

op:

bestuur DB leden

bestuur

dhr. J. Pals,

de voorzitter

mw.

van

vertegenwoordiger der Star,

van

Bergen op

vertegenwoordiger van

Zoom

Roosendaal

Meer informatie: www.westbrabantsarchief.nl

info@westbrabantsarchief.nl

Overige (AB) leden dhr. G. de Weert, vertegenwoordiger van dhr. J.M.A.

Volg

ons

op:

linkedin.com/company/west-brabants-archief West-Brabants

Archief

van

Agtmaal, vertegenwoordiger

mw.

S.S.J.

mw.

E. Prent,

mw.

S. Breedveld,

dhr. J.M.J.

Malfait, vertegenwoordiger vertegenwoordiger

van

Etten-Leur

van

vertegenwoordiger

Steen,

van

Woensdrecht

Halderberge

Steenbergen van

vertegenwoordiger

Rucphen van

Zundert

@wbarchief @west-brabantsarchief7985

Secretaris (geanonimiseerd) (geanonimiseerd)

(geanonimiseerd)

Beheer van de archiefbewaarplaats Zowel in de archiefverordeningen van de aangesloten gemeenten als in de dienstverleningsovereenkomsten van de verbonden gemeenschappelijke regelingen is bepaald dat jaarlijks een verslag wordt gemaakt van het beheer van de archiefbewaarplaats. Behalve bewaarplaats voor analoge archiefstukken heeft het WBA ook een E-depot voor de duurzame opslag van digitaal gevormde of vervangen informatieobjecten. Dit verslag gaat over beide bewaarplaatsen. een

Behalve ontsluiting en beschrijving maakt ook materiële verzorging deel uit van de beheertaak. In 2024 ondergingen alle aanwinsten een behandeling met gammastraling. Dit is bedoeld om actieve schimmels en ongedierte in de analoge bestanden te doden. Om de materiële staat van documenten verder te optimaliseren werden geselecteerde documenten door een gespecialiseerd restauratieatelier behandeld en hersteld. En verder was er net als in eerdere jaren veel aandacht voor een juiste conserverende verpakking van archiefstukken met name in het archiefdepot in Oudenbosch. Daardoor wordt de duurzaamheid ,

versterkt.

Archiefbeheer Het archiefbeheer betreft de vooral materiële en toegankelijke staat van de archieven de aanwinsten en verliezen en het gebruik van de archieven door overheden en derden. ,

Toegankelijkheid In 2024 is in totaal een paar honderd m 1 papieren archief geïnventariseerd en daarmee toegankelijk gemaakt. Dat betreft niet alleen nieuw verworven archief maar ook achterstanden aanvullingen of noodzakelijke bewerkingen. Daarbij zijn bijna enkele duizenden ,

Er zijn achterstanden in de toegankelijkheid van de archieven. Enkele grotere archieven krijgen sinds de start van het WBA op dit punt consequent en intensief aandacht maar er is ook een substantieel aantal kleine archieven die onvoldoende ontsloten zijn en daardoor niet goed te gebruiken. Naast het wegwerken van de in kaart gebrachte werkvoorraad gaat de komende jaren veel werk zitten in het controleren en up-to-date brengen van in het verleden gemaakte ,

toegangen in het verwerken van aanvullingen (zodat er geen nieuwe achterstanden ontstaan) en in het converteren van analoge toegangen naar digitale versies. ,

inventarisnummers toegankelijk gemaakt.

Rucphen , 1984 | Ruim 7500 mensen kwamen af op de Ski-Info op de kunstskibaan Thom van Amsterdam

Archieven die verworven worden door het WBA kunnen afkomstig zijn van de aangesloten overheden of van particulieren. Ze kunnen in analoge of in digitale vorm binnenkomen. De aangesloten overheden zijn volgens de Archiefwet verplicht de archieven uiterlijk twintig jaar na afsluiting over te dragen aan een archiefbewaarplaats in dit geval het WBA. De formele term hiervoor is overbrenging. Archieven van particulieren worden op vrijwillige basis overgedragen aan het WBA. Deze vorm van verwerven wordt acquisitie genoemd. Particuliere archieven zijn overigens niet alleen de archieven van personen maar ook – en vooral – archieven van bedrijven en andere organisaties zoals stichtingen verenigingen kerkgenootschappen enz. ,

Analoge (meestal papieren) archieven worden beheerd in het archiefdepot onder het Wilhelminaveld in Bergen op Zoom of in het archiefdepot van het voormalige Regionaal Archief West-Brabant (RAWB een voorganger van het WBA) in Oudenbosch. Digitale archieven worden beheerd in het E-depot waarvoor de hard- en software en de services van Preservica worden gebruikt. Onder digitale archieven verstaan we informatieobjecten die digitaal zijn gevormd of gedigitaliseerde analoge documenten waarvoor een vervangingsbesluit is genomen. Bij vervanging treden die scans in de plaats van de analoge documenten en dossiers en worden de analoge originelen na intensieve controle vernietigd. ,

Overbrenging 1 overheidsarchief overgebracht voornamelijk In 2024 is 577manaloog bestaande uit milieudossiers van de gemeente Bergen op Zoom en enkele registers burgerlijke stand van de gemeente Steenbergen. Er zijn ook verschillende overbrengingstrajecten naar het E-depot voortgezet en afgerond in 2024. O. a. stukken van Etten-Leur en Steenbergen. ,

Acquisitie Beeld & Geluid Met de

groeiende

aangenomen

aandacht

erfgoed en de in vorige jaren zijn veertien particuliere archieven

voor

relatiebeheerder

Een

Protestants

Archief

Weeshuis

kazerne. Dit betreft 4.

Bergen op Zoom, aanvulling op collectie;

Stichting Cort Heiligers van

zowel

stichting als voormalige tot schenking;

intentieovereenkomst

een

Westelijk Noord-Brabant, historisch archief van de GGZinstelling Vrederust te Halsteren. Dit betreft een intentieovereenkomst tot schenking; Documenten, aantekeningen en correspondentie uit de GGZ

nalatenschap

(geanonimiseerd)

Brieven

_Notulenregister van de Vereniging tot Bevordering van de Goede Uitvoering van Landbouwwerk te Dinteloord e.o. 1955-1956; Landmeetkaart van de Pelgrimspolder en de Gelderse Polder te

Zevenbergen;

niet worden

Archief

van

erewacht

van

de Raad

van

ziekenhuis

Kerken,

afdeling Bergen

Zoom, 1967-

2014; 10. 1. 12.

Archief

Turnvereniging Archief en tekeningen

Charitas Roosendaal,

UDI, aanvulling

1905-1953;

op collectie;

Landgoed

van

Groot

Molenbeek

Bergen

Pardoes te

Bergen

op Zoom; 13.

Teksten

fotomateriaal

poppentheater

van

op Zoom, 1971-2011; 14.

Documentaire

collectie

Zouavenmuseum,

van

waarvoor

particuliere acquisitie is de audiovisuele

Bergen op Zoom;

van

zijn 45 foto- en filmcollecties verworven, variërend in grootte van 1 foto op fotopapier tot dozen vol dia's en dvd's met fotomateriaal. Inmiddels nadert het vrijwilligersproject voor het beschrijven van de negatieven van de oud-persfotografen Ben Steffen en Thom van Amsterdam voltooiing. In 2024 zijn meer dan 20.000 beschreven. negatieven Bij ruim 1750 records van het voormalige Regionaal Archief West-Brabant zijn trefwoorden en topografische aanduidingen toegevoegd. Begin december is het nummeren en ompakken van de negatievenarchieven van fotografen Ben Steffen en Thom van Amsterdam afgerond. In 2025 gaat de laatste batch van dit langlopende project worden gescand en beschreven.

_ Archief van de Gereformeerde Gemeente Moerdijk, 1890-2005;

onderdeel

collectie. In 2024

geacquireerd: L.

apart

de broeders een

van

langdurige

het bruikleen

afgesloten. acquisities hebben zeker in het geval van het Zouavenmuseum geleid tot aandacht voor het WBA in de media. De

Link naar artikel

schenking

collectie

Zouavenmuseum

waren

eind 2024

meer

dan

145.000 audiovisuele

bestanden

op de website. Er zijn nog ruim 100.000

meer

het WBA,

auteursrechtelijke beperkingen

maar

deze

kunnen

gepubliceerd.

vanwege

bestanden

te vinden

beschikbaar

bij

Website

De huidige website van het WBA biedt steeds meer digitale archiefstukken rechtstreeks aan. De nieuwe website was beoogd om in 2024 te lanceren. Door (technische) tegenslagen in het project is dit echter verschoven naar 2025. De nieuwe website wordt mede ontwikkeld voor optimalisatie van het zoeken en vinden van historische informatie. Dat gebeurt onder andere door wederzijdse koppelingen en links aan te bieden tussen de website van het WBA en die van andere instellingen. Uiteindelijk moet de gebruiker digitaal “Het verleden snel gevonden” kunnen hebben.

Scanning on Demand Een tweede belangrijke digitale dienst die het WBA aanbiedt is Scanning on Demand (SoD). Tot 2023 was dit gericht op particuliere scanaanvragen en werd SoD door een externe leverancier uitgevoerd. Vanaf 2023 is de SoD ook aangeboden aan alle overheden en wordt het intern uitgevoerd middels de ingerichte scanstraat. In 2024 draaide deze scanstraat volledig. In overleg met en op verzoek van de WBAgemeenten wordt SoD voortaan ook aangeboden aan alle overheden. In 2024 zijn in totaal een kleine 1500 dossiers aangevraagd door inwoners. Deze zijn vrijwel allemaal gescand en gedigitaliseerd. Voor de gemeenten zijn er zo’n 250 dossiers gescand. ,

Verder moet in dit verband ook de Bouw Dossier Applicatie (BDA) worden genoemd. Dit is het klantenportaal voor het zoeken naar gedigitaliseerde bouwdossiers van Bergen op Zoom Halderberge Moerdijk Rucphen en Woensdrecht. Etten-Leur Roosendaal Steenbergen en Zundert verleenden in 2023 inzicht via een eigen systeem. ,

E-depot Het E-depot was in 2024 alleen voor ambtenaren van onze gemeenten toegankelijk. De reden hiervoor is dat de leverancier van huidige website van het WBA niet in staat is om het E-depot benaderbaar te maken via de website. De leverancier is ook niet voornemens om dit te ontwikkelen of anderszins op te lossen. Bij de ontwikkeling van de nieuwe website wordt de integratie van de afzonderlijke zoek-envindsystemen van de publiekskant van het WBA meegenomen (website BDA E-depot). De lancering van de nieuwe website zou in 2024 plaatsvinden maar door vertragingen in de oplevering van functionaliteiten door de leverancier staat dit nu voor medio 2025 gepland. ,

Relatiebeheer In 2024 is op professionele wijze vorm gegeven aan het relatiebeheer van het WBA. Daarbij is niet alleen gekeken naar de online presentatie van het WBA maar ook naar de organisaties in de regio. ,

Sociale media

Bouw Dossier Applicatie

Het portaal wordt niet alleen door particulieren gebruikt maar ook door zakelijk belanghebbenden (zoals makelaars architecten bouwbedrijven) en gemeenten. In 2024 werden geen grote bestanden met bouwvergunningen toegevoegd aan het BDA.

Het WBA is actief op vier sociale media kanalen te weten LinkedIn Facebook Instagram en YouTube. Het account op X (voorheen Twitter) is al in 2023 gedeactiveerd. LinkedIn wordt gebruikt voor de beeldvorming rond het WBA als organisatie en het plaatsen van vacatures en is dus ook van belang geweest in de succesvolle invulling van onze vacatures. Ons volgersaantal is hierop in 2024 met ongeveer 25% gegroeid. Facebook ,

Instagram zijn bedoeld voor het delen van activiteiten en het onder de aandacht brengen van de collectie. Op Facebook hebben we iets meer dan 1. 300 volgers en op Instagram hebben we op het moment van schrijven exact 180 volgers. Op beide platforms is opgeteld een groei met zo’n 150 volgers geweest in 2024. Daarbij hebben berichten van het WBA op Facebook het meeste bereik en groeit Instagram relatief snel qua volgers. YouTube wordt voor beide doelen gebruikt en is vooral een platform om eigen producties te delen. Hier hebben we enkele tientallen abonnees. en

In 2024 is de netwerkspecialist van het WBA bij veel heemkundige kringen langs geweest om te kijken waar we de verbinding kunnen opzoeken. Hiermee geven we inhoud aan de erfgoedtaak en het erfgoedplan. Er is een stevige basis gelegd om in 2025 mee verder te gaan.

Erfgoed Eind 2024 is er een bijeenkomst gehouden voor erfgoedambtenaren van onze deelnemers om het contact te leggen tussen hen en het WBA. Hier is samen gekeken naar welke mogelijkheden vragen ideeën en initiatieven samen kunnen worden opgepakt. ,

Media-optredens Verder heeft het WBA een rol gespeeld in een uitzending van Verborgen Verleden waarin Raven van Dorst op zoek ging naar haar voorouders en onder andere in het mooie Wouw terecht komt. De uitzending is opgenomen in 2023 uitgezonden op zaterdag 13 januari 2024 om 20. 35u op NPO 2 en terug te zien via ,

https://npo. nl/start/serie/verborgenverleden/seizoen-17/raven-van-dorst_2

Link naar uitzending Verborgen Verleden

Zichtbaarheid In 2024 is mede door het aannemen van een coördinator erfgoedverhalen meer invulling gegeven aan het erfgoedplan. Er is eind 2024 een inventarisatie geweest bij de aanspreekpunten van gemeenten en hun wensen met betrekking tot erfgoed en de rol hierin van het WBA. Ook is er een mooi project geweest in Willemstad waar in een mooie samenwerking tussen gemeente Moerdijk het WBA en Urban ID elektriciteitskastjes zijn voorzien van een nieuwe look met historische beelden uit onze collectie die Link naar artikel voorzien zijn van een korte uitleg. elektriciteitskastjes ,

Heemkundige kringen

In 2022 heeft het Algemeen Bestuur de visie van het WBA vastgesteld. Hierin zijn vier opgaven gedefinieerd waaronder de opgave “Erfgoed”. Alhoewel de Gemeenschappelijke Regeling al de mogelijkheid kende om “erfgoed” tot het takenpakket van het WBA te rekenen was vóór de nieuwe visie de aandacht vooral gericht op de directe relatie met de deelnemers van de Gemeenschappelijke Regeling en op de dienstverlening aan het publiek.

Nadat in 2023 de vier hoofdthema’s zijn ontstaan uit de bijeenkomst met lokale erfgoedpartners is in 2024 al deels invulling gegeven aan deze thema’s. De thema’s zijn: 1. Ons Dorp Onze Stad 2. Zand & Klei 3. Werkend West-Brabant 4. Grenzeloos West-Brabant

De Erfgoed-opgave is in de visie als volgt gedefinieerd: “We maken de geschiedenis van West-Brabant toegankelijk en zichtbaar. We verbinden erfgoedspelers in de regio. Dat doen we graag samen met historische educatieve en creatieve organisaties. West-Brabants erfgoed krijgt een plek op onze website en activiteiten zetten we online in de kijker. Voor een representatiever beeld van ons verleden verrijken we doelgericht onze collecties. ”.

Verschillende stagiairs hebben onder begeleiding van onze erfgoedmedewerkers onderzoek gedaan in onze archieven en hieruit verhalen gehaald. Deze verhalen zullen op de nog te ontwikkelen erfgoedwebsite worden gedeeld. De inzet van deze stagiairs hebben al meer dan honderd mooie verhalen opgeleverd maar elk thema bevat nog talloze verhalen die we de komende jaren verder uitwerken op basis van actualiteit aanwezige collecties en gedeelde verhalen door bezoekers van de erfgoedwebsite. De ontwikkeling van de erfgoedwebsite staat in verband met de ontwikkeling van de corporate website.

Voor de opgave Erfgoed zijn vier strategische doelen vastgesteld: 1. Het verhaal van West-Brabant zichtbaar maken en laten vertellen. 2. Zichtbaarheid van de eigen collecties vergroten online en op locatie in de regio. 3. Actief deelnemen aan een effectief functionerend erfgoed netwerk in de regio. 4. Blinde vlekken in de collecties worden herkend en ingevuld. ,

Visie strategie ,

en thema’s

zijn als erfgoedplan verbeeld in een filmpje:

http://tinyurl. com/ErfgoedplanWBA

Toezicht Op grond van de Archiefwet en de gemeentelijke archiefverordening voert de archivaris van het WBA in de hoedanigheid van gemeentearchivaris tweejaarlijks een inspectie uit naar de staat van het informatie- en archiefbeheer bij de gemeentelijke organen. Daarbij toetst hij niet alleen de uitvoering van de Archiefwet maar ook aspecten van andere relevante wet- en regelgeving voor zover ze betrekking hebben op de informatievoorziening van de overheid. Een archiefinspectie richt zich naast het toetsen op rechtmatigheid op het geven van aanvullende zekerheid over de staat van de informatiehuishouding. Dat betekent dat er gekeken wordt naar niveau en werking van de drie archivistische functies van informatie: de verantwoordingsfunctie de geheugenfunctie en de cultuurhistorische functie.

De belangrijkste constateringen die tijdens de inspectiegesprekken naar voren kwamen waren: 1. Over het algemeen is de kwaliteit van de informatiehuishouding bij deelnemers verbeterd. Er is bij

zorgdragers merkbaar oog voor verbeterpunten. Er is meer oog en interesse voor onderlinge samenwerking. Er zijn stappen gezet in het overbrengen van analoge archieven. In 2024 is er ook meer bewustzijn voor het archiveren van correspondentie maar hierin is ook nog een verbeterslag nodig om op het gewenste niveau te komen. In veel gevallen ontbreekt hierover nog duidelijk beleid. ,

Personele bezetting blijft een aandachtspunt voor de zorgdragers. Dit is een probleem wat zich al meerdere jaren voordoet maar wat mede door een krappe arbeidsmarkt qua vakpersoneel nog onvoldoende is verholpen bij enkele zorgdragers. De aansluiting op het E-depot vanuit de software van deelnemers verloopt regelmatig nog moeizaam. Hierin is een obstakel dat leveranciers vaak niet standaard een goede ,

Naast de inspectie beoordeelt de archivaris de vernietigingslijsten en de handboeken voor vervanging van archiefbescheiden die de basis vormen voor een Vervangingsbesluit van het College van B&W of een Dagelijks Bestuur. ,

Inspecties In 2024 werd de nieuwe toezichtsmethodiek voor de deelnemers volledig gebruikt. Voor de aangesloten GR’en is de KPI-methode nog wel in gebruik. Er heeft een evaluatie plaatsgevonden waarin de grootste bevinding was dat de rapporten op basis van de nieuwe methodiek erg lang werden. Dit is meegenomen in de doorontwikkeling van de toezichtsmethodiek. Inmiddels zijn alle negen deelnemers geïnspecteerd volgens de nieuwe methodiek. Gemeenten en gemeenschappelijke regelingen worden hierna aangeduid als zorgdrager.

exportfunctie inbouwen in hun applicaties. Het WBA is op dit vlak er nog niet in geslaagd een verbeterslag te maken en heeft niet altijd voldoende een helpende hand kunnen bieden. Oordeel Interbestuurlijk Toezicht Elf van de veertien zorgdragers kregen de beoordeling “voldoet” van de externe toezichthouder. Twee zorgdragers (één gemeente en één gemeenschappelijke regeling) kregen de beoordeling “voldoet niet” en één zorgdrager kreeg de beoordeling “voldoet gedeeltelijk”. De externe toezichthouder is het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie NoordBrabant (hierna: IBT). IBT kijkt in eerste instantie naar de volgende punten:

2. 3. 4. 5.

het tijdig inleveren van het rapport van de toezichthouder (WBA) en het verbeterplan van de zorgdrager bij het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie; het voldoen van het verbeterplan aan de vormvoorwaarden van het Interbestuurlijk Toezicht; het SMART formuleren van doelen in het verbeterplan; het tijdig inleveren van het oordeel en het verbeterplan bij de

Advies Het WBA adviseerde veelvuldig bij onderwerpen als selectie en vernietiging vervanging archiefbewerkingsprojecten digitaliseringstrajecten migratie- en conversietrajecten metadatabeheer en archiefwet- en regelgeving. ,

basis

van

het

Het oordeel “voldoet gedeeltelijk” betekent dat in het eerste halfjaar van 2025 ten minste één ambtelijk voortgangsgesprek met de zorgdrager wordt gehouden. Mocht de rapportage van het volgende jaar niet tot het oordeel ‘voldoet’ leiden dan zal de zorgdrager onder actief toezicht geplaatst worden. In overeenstemming met het interventieproces van IBT betekent dit dat er concrete afspraken gemaakt worden om ervoor te zorgen dat IBT de zorgdrager het jaar erop wel als ‘’voldoet’’ kan beoordelen. Het oordeel “voldoet niet” kan bij aanhoudende dusdanige beoordeling leiden tot verscherpt toezicht ,

vanuit het IBT. Ook bij deze beoordeling volgt een ambtelijk voortgangsgesprek om te zorgen dat het jaar erop wel tot een beoordeling van “voldoet” kan worden gekomen.

Verder staat het WBA met raad en daad de gemeenten bij die een “voldoet gedeeltelijk” of “voldoet niet” oordeel van het IBT ontvingen.

Het oordeel “voldoet” betekent dat er geen verdere acties vanuit IBT volgen.

De vertegenwoordigers van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zijn in verschillende bijeenkomsten voorgelicht en naar hun standpunten gevraagd over o. a. aanpassingen in de aanleverprocedure voor het E-depot en de ondersteuning die het WBA kan bieden bij de implementatie van de WOO.

gemeenteraad. het tijdig en in correcte vorm inleveren van een actueel compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) archiefbescheiden conform artikel 18 van de landelijke Archiefregeling (een extra aandachtspunt van de toezichthouder in 2024).

Ook dit jaar heeft IBT een inhoudelijk oordeel gegeven inspectieverslag van het WBA.

Recapitulatie lasten en baten Het WBA heeft één programma namelijk archiefbeheer. ,

Samenvatting programma archiefbeheer: Totaal

Begroting voor wijziging 2024

Begroting na wijziging 2024

Rekening 2024

Totaal programma

-3. 350. 694

-3. 374. 034

-3. 070. 017

Bijdrage deelnemers

3. 103. 488

2. 985. 808

Overige opbrengsten

233. 652

241. 539

Opname reserves / voorzieningen

13. 554

154. 575

30. 446

187. 776

Saldo te bestemmen resultaat

Toelichting saldo Het saldo van lasten en baten van het WBA bedroeg in 2024 €187. 776. Dit kan grotendeels worden verklaard door personeelslasten die door verschillende omstandigheden lager uitvielen dan begroot. Uitgebreidere toelichting hierop volgt in het overzicht van baten en lasten. Het saldo wordt gerestitueerd aan de deelnemers. Etten-Leur , 1972 | Zandstorm op driebaansweg bij Etten-Leur Ben Steffen

Het WBA heeft vanaf 2017 de beschikking over een algemene reserve om in te kunnen zetten ter dekking van tegenvallers. Ondanks dat dit in strijd was met spelregel 5 van de Nota Verbonden Partijen waarin werd voorgeschreven dat de risico’s gedragen dienden te worden door de deelnemers en niet door het WBA zelf. Positieve jaarresultaten werden toegevoegd aan de algemene reserve omwille van behoud van de ondernemersstatus en daarbij behorende fiscale voordelen zoals btwaftrek. Rechtstreekse restitutie van het voordelige saldo aan de deelnemers was door de fiscus in 2015 verboden maar gedeeltelijk kon dit wel. Het WBA heeft tot en met 2022 daarom steeds gekozen voor het ,

Op 10 juli 2023 zijn de gewijzigde financiële verordeningen conform artikel 212 en 213 van de Gemeentewet door het algemeen bestuur vastgesteld. De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn financiering en bedrijfsvoering. Vanaf de begroting 2016 is tevens aandacht besteed aan de paragraaf Weerstandsvermogen. Artikel 26 BBV schrijft voor dat in de jaarrekening en het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden die ook in de begroting opgenomen zijn. Daar wordt in dit jaarverslag aan voldaan. Het BBV schrijft daarnaast nog voor dat ook de paragrafen Verbonden Partijen Grondbeleid en Lokale Heffingen hier dienen te worden opgenomen. Voor het WBA zijn deze echter niet relevant: het WBA is een verbonden partij aan grondbeleid wordt niet gedaan en er worden geen lokale heffingen geheven. ,

Vanaf verslagjaar 2023 moet er in de paragraaf Bedrijfsvoering ook aandacht worden besteed aan de rechtmatigheidsverantwoording. Tenslotte schrijft de afgelopen jaar herijkte Nota Verbonden Partijen voor inzicht te geven in de mate waarin het WBA voldoet aan de AVG

(privacy) BIO (informatiebeveiliging) en WOO (openbaarheid). ,

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het WBA beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Niet begrote

gedeeltelijke toevoeging van resultaten een reserves en gedeeltelijke korting op de deelnemersbijdragen. spoor van

Nog in 2022 is een deel van de algemene reserve vrijgemaakt om het voorziene tekort aan te vullen. In de vergadering van het algemeen bestuur van 7 december 2022 is besloten om de algemene reserve per 1-1-2023 op te heffen en het saldo over te hevelen naar een gelijktijdig in te stellen bestemmingsreserve alsmede onvoorziene kosten te ramen ter hoogte van 2% van de omzet. Door nieuwe voorschriften uit de in 2024 van kracht geworden Nota Verbonden Partijen werd weer ,

algemene reserve opgetuigd van € 100. 000 uit het saldo over 2023 zoals besloten op de vergadering van het algemeen bestuur van 3 juli 2024. een

Qua risico’s heeft het WBA te maken met drie categorieën zijnde imagorisico veiligheidsrisico en bedrijfsvoeringsrisico. ,

uitgaven worden gedekt met de post “onvoorzien”. In 2020 is deze door bezuinigingen vervallen wat in strijd is met de voorschriften van de BBV. Vanaf begrotingsjaar 2024 wordt deze weer opgenomen conform het besluit van het algemeen bestuur van 7 december 2022. ,

Het imagorisico heeft betrekking op het niet (kunnen) voldoen aan de verwachtingen van de deelnemers. Het gaat dan specifiek om het uitoefenen van het archieftoezicht en de dienstverlening. Om de toezichtdienst tijdig en kwalitatief voldoende te kunnen (blijven) leveren heeft het WBA in 2023 geïnvesteerd in een nieuwe methodiek en in formatieve uitbreiding van de inspectiefunctie. Per 1 maart 2023 trad een archiefinspecteur (tevens kwaliteitsspecialist) in dienst die samen met de nieuwe archivaris de toezichttaken uitvoerde.

De nieuwe methodiek wordt inmiddels toegepast en de uitbreiding van de capaciteit wordt nu goed benut. De scanning on demand in eigen beheer heeft de dienstverlening naar deelnemers en inwoners verbeterd. Opgevraagde dossiers worden hierdoor sneller en effectiever aangereikt. Hiermee voldoet het WBA beter aan de verwachtingen van deelnemers.

Financiële kengetallen In het Besluit Begroting en Verantwoording gemeenten en provincies (BBV) is bepaald dat gemeenten provincies en gemeenschappelijke regelingen in de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing in zowel de jaarrekening als in de meerjarenbegroting een set van vijf financiële kengetallen dienen op te nemen. Dit zijn kengetallen voor: de netto schuldquote solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte grondexploitatie en belastingcapaciteit. De laatste twee zijn voor het WBA niet van toepassing. ,

Het veiligheidsrisico betreft het niet of onvoldoende kunnen voldoen aan de privacywetgeving en de eisen voor informatiebeveiliging zoals die worden gesteld in wet- en regelgeving en door de deelnemende gemeenten. Het WBA heeft sinds november 2018 een juridisch medewerker die tevens Functionaris Gegevensbescherming is. Zij is een deskundige vraagbaak en adviseur in de wet- en regelgeving specifiek op het terrein van archief- en informatiebeheer. Het WBA onderscheidt zich nadrukkelijk van vrijwel alle andere archiefinstellingen in Nederland door een eigen juriste in dienst te hebben. Het WBA beschikt over een eigen informatieveiligheidsbeleid en een informatieveiligheidsplan. Sinds medio 2024 heeft het WBA ook formeel weer een CISO. Met hulp van de juridisch medewerker ,

kwaliteitsspecialist IT-specialisten adviseur bestuur en financiën voert deze CISO het informatieveiligheidsbeleid en -plan uit en wordt dit geactualiseerd vanuit de 1-meting die in 2023 is uitgevoerd en door de kwaliteitsspecialist is vertaald in acties. Het WBA heeft hiermee voldoende kennis van en grip op informatiebeveiliging. , ,

Het bedrijfsvoeringsrisico behelst het niet kunnen leveren van overeengekomen dienstverlening ten gevolge van een hoog ziekteverzuim. In 2024 was sprake van een laag ziekteverzuim van 233%. Om het ziekteverzuim zoveel mogelijk te beperken reageert het ,

management direct op ziektemeldingen. Langdurig verzuim krijgt extra aandacht door middel van zorgvuldig ingezette reintegratieprocessen en persoonlijke aandacht.

Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Hoe lager de netto schuldquote hoe beter.

Solvabiliteitsratio Het kengetal solvabiliteitsrisico geeft inzicht in de mate waarin een gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Hoe hoger de solvabiliteitsratio hoe beter. Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. Een begroting waarvan de structurele baten hoger zijn dan de structurele lasten is meer flexibel dan een begroting waarbij structurele baten en lasten in evenwicht zijn. Een uitkomst van 0% geeft

dat de structurele baten en lasten in evenwicht zijn. Er zijn geen noemenswaardige incidentele baten of lasten. aan

De inhoud van de tabel is bij ministeriële regeling voorgeschreven en bevat ook de ontwikkeling van de kengetallen voor de drie jaren volgend op het begrotingsjaar. De financiële kengetallen zijn als volgt: Jaarrek. Kengetallen

2023

BegrotingJaarrek. BegrotingBegrotingBegrotingBegrotingBegroting 2024

2024

2025

2026

2027

2028

2029

-639% ,

-277% ,

-371% ,

-431% ,

-232% ,

n. v. t.

3566%5094% , ,

3626% ,

2246% ,

2256% ,

2251% ,

2246% ,

gewijzigd Netto schuldquote

-1169% ,

-283%-1546% , ,

Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteisratio

n. v. t.

4745% ,

n. v. t.

Structurele exploitatieruimte

761% ,

186% ,

643% ,

077% ,

031% ,

-156% ,

030% ,

029% ,

Grondexploitatie

n. v. t.

Belastingcapaciteit

n. v. t.

Beoordeling kengetallen en financiële positie Op basis van de kengetallen kan worden geconcludeerd dat het WBA financieel gezond is. De negatieve netto schuldquote geeft aan dat er geen problematische schuldenlast is wat vertaalt in een laag risico. Een solvabiliteitsratio van 50% of hoger valt in de laagste risicocategorie. De structurele exploitatieruimte is ook te categoriseren als laag qua risico. ,

Financieringsparagraaf Financieringsrisico’s Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet is het maximale bedrag waarmee een financieringstekort met een kortlopende lening gefinancierd mag worden (Wet fido). Voor 2024 betrof dit 85% van het begrotingstotaal oftewel een bedrag van ongeveer € 287. 000. Het WBA ontvangt het merendeel van zijn inkomsten vooruit waardoor er geen financieringstekort is. ,

Rentekosten en renteopbrengsten WBA heeft met nabetaling van rente op de schatkistrekening volgens de regeling die bestaat met de gemeente Bergen op Zoom en rente op de bedrijfsspaarrekening renteopbrengsten. In 2024 was de geïnde rente in totaal € 16. 924. De rentekosten bedroegen in 2024 € 640.

Financieringsbehoefte De wijze waarop het WBA omgaat met investeringen en gehanteerde limieten is vastgelegd in Nota Investeren en Afschrijven 2023. Daarin is o. a. bepaald dat investeringen in vaste activa onder de € 10. 000 niet worden geactiveerd dat investeringen tussen € 10. 000 en € 25. 000 kunnen worden geactiveerd wanneer het algemeen bestuur hiertoe besluit en investeringen vanaf € 25. 000 altijd worden geactiveerd en een bestuursbesluit behoeven. Deze nota is bekrachtigd door het algemeen bestuur op 10 juli 2023 en is met terugwerkende kracht ingegaan op 1 januari 2023. ,

Renterisiconorm De renterisiconorm beperkt het renterisico op de vaste schuld. De norm bepaalt dat de jaarlijkse verplichte aflossing en rente niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal wat in 2024 neerkomt op ongeveer € 675. 000. Het totaal aan aflossings- en rentekosten eind 2024 betrof € 4.640 waardoor een overschrijding van deze norm niet aan de orde is. ,

Liquiditeitsplanning De exploitatielasten van het West-Brabants Archief worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen gemeentelijke bijdragen worden elk kwartaal bij de deelnemers in rekening gebracht. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot. Met de rente op spaartegoeden en de gunstige rente op de schatkistrekening zijn ook renteopbrengsten gemoeid. Voor 2024 werd het schatkist drempelbedrag aangehouden van € 1. 000. 000. Al met al heeft dit bij het WBA niet geleid tot het ontstaan van te hoge banksaldi. Het banktegoed (rekening courant én bedrijfsspaarrekening) bedroeg per 31 december 2024 een bedrag van € 163. 151; het saldo op de schatkistrekening was € 650. 000.

Bij de gemeente Bergen op Zoom loopt sinds 2017 een geldlening voor de financiering van meubilair in het Koetshuis (vijftien jaar). Voor zover de financiële situatie het toelaat worden nieuwe investeringen zoveel als mogelijk met eigen middelen gedaan. Zo was bijvoorbeeld de liquiditeit in 2022 voldoende op orde om investeringen in o. a. IT-gerelateerde hardware uit eigen middelen te doen en daarvoor geen leningen af te sluiten. Een liquiditeitsanalyse opgesteld door onze nieuwe financieel dienstverlener ondersteunde deze handelswijze. ,

In 2023 werd na een lange aanloopperiode eindelijk de aanbesteding van het nieuwe webportaal incl. website afgerond. Met instemming van het dagelijks bestuur werd de opdracht aan een in de archiefwereld bekend en gerenommeerd bedrijf gegund. Oplevering was gepland in de zomer van 2024. Door vertragingen in het project is dit uitgesteld tot medio 2025. ,

Bedrijfsvoeringsparagraaf

Maandelijks vergadert bestuurder

Personeel

de nieuwe

23 november

erfgoedplan ambitieuze

2023 stemde het WBA.

van

beleidsvisie

Dit

het

erfgoedplan

dient ertoe

WBA

in de

erfgoedomgeving

plan

staan

drie functies

van en

de verhalenbank

vacatures

ingevuld.

WBA

meegewerkt

aan

uitwerking

een

Ook

het

nieuwe

van

voorjaar

voor

(geanonimiseerd) : is

een

P&O

deze

extern

vacature

arbeidsmarkt,

adviesbureau

in de hand

in november, ondanks

in kunnen

vullen. In de

tussen

periode

opgetreden (geanonimiseerd) |

heeft de

genomen.

krapte op

van

WBA

medewerkers

waren

Het WBA

Bij het Zeeuws Terneuzen een

reeds

Archief

voor

(periode jan.

—

langer lopende

o.a.

dec.

1. november

vaste

Dit

van

per

vaste

detachering

beëindiging

week).

Dit betrof

jaar waren

meerdere

personen goed

voor

bedrijfsvoering

personele

plustaak

mutaties. In 2024 werkten

22,33 FTE. Voor verschillende activiteiten

archiefinspectie) worden

Zoom.

een

verzorgd

door de

het

seminars

over

vakinhoud.

in 2024

gebruik

in de en

van

drie

huisvestingslocaties:

Hofstraat te

Bergen op

Zoom

voor

kantoor

pand

is in 2016

derden

geheel

door het WBA. aan

van

het WBA.

verbouwd De

gemeente

geschikt gemaakt Bergen op

Zoom

reguliere onderhoud

Het

voor

eigenaar en

grotendeels

voor

de verhuurder.

het

ondergronds depot

aan

het Wilhelminaveld

Bergen op

Zoom

Roosendaal. In dit

werd

de dislocatie

detachering.

van

webinars

het Koetshuis

verhuurt het

Bij het Erfgoedcentrum Tongerlohuys als adviseur (periode jan. dec. voor 18 uur per week). Dit betreft een andere invulling van ná de

biedt

dienstverlening

er:

uur

als waarnemend

het beheer voor

RlenE

het Koetshuis. Voor

afdeling gebied van de administratiekantoor ondersteuning.

gemeente Bergen op

maakte

rekening e

salarisadministratie

‘bewoning’ van

projecten,

binnen

een

Huisvesting

directeur.

Detacheringen

het klimaat

de orde als

aan

gebruik gemaakt van opleidingsbudget voor enkele individuele opleidings- en trainingstrajecten. Ook volgden verschillende

mei

onderwerpen diverse

Er is

te realiseren

kondigde (geanonimiseerd) vertrek oon als Voor de zoektocht en invulling van deze vacature

het WBA.

kwamen

organisatiestructuur,

financiële administratie

2024

gerenommeerd

hebben

personeels-

medewerkers

van

Daarin

In dit

erfgoedwebsite. In het

CAO,

Personeelsvertegenwoordiging is dit jaar een verkiezing geweest. zijn drie nieuwe vertegenwoordigers gekozen uit vijf kandidaten.

niet-overheidsarchieven,

de nog

voor

het WBA.

met de

de het

vrijwilligers coördinatie. In 2024 zijn hebben verschillende stagiairs bij het

de verhalen

van

Personeelsvertegenwoordiging

onderzoek, vitaliteitsbeleid

van

betekenis

erfgoedmedewerkers

van

beheer deze

de rol

in met

bestuur

West-Brabant te versterken.

van

achtereenvolgens bewerking van

algemeen

(omtrent

ingehuurd.

—

Dit

depot

met

een

capaciteit

ruim 10 strekkende

eveneens

gehuurd

gebouwd

in 2008

museum.

Deze functie vervult het nog

bewaarruimtes

gebruikers.

van

als

van

gemeente Bergen op

gezamenlijke opslag

Zoom.

Het

maar

depot

aan

deze

afzonderlijke

zijn specifiek toegewezen exploitatie is in de loop van 2017 overgegaan nu

wordt

zowel archief als

voor

steeds,

kilometer

beide van

afdeling vastgoed van de gemeente Bergen op Zoom naar het WBA. De exploitatiekosten worden volgens een vaste verdeelformule (5/8 WBA en 3/8 gemeente) verrekend met het Cultuurbedrijf. 3.

het

pand

het

van

voormalig

RAWB

aan

Beukenlaan te

Oudenbosch Vanaf 2021

kelder met de drie

archiefdepots van de nieuwe eigenaar: Over de huurprijs, de servicekosten en energiekosten zijn goede afspraken gemaakt met de eigenaar. huurt het WBA de

ondersteuning van het deels in eigen handen.

advies

de accountant werd

van

berekend

onderhoudsvoorziening

vervolgens afgeschaald op

basis

van

in 2020

een

geüpdatet meerjarig onderhoudsplan.

Dit was

nodig

situatie het

vervangend

regelen

tussen

huurder

verhuurder.

Vanaf

onderhoud

2021 is de

jaarlijkse storting

in de

(rechtmatigheidsverklaring is opgenomen Jaarrekening)

moderne

organisatie

flexibel werkt. Dit vereist onder

inrichting, welke en

in te

voor

het

loggen.

het WBA

moderne

controle team

Een WBA

maakt

ICT-leverancier,

verbetertraject

aanleiding voortgezet

maar

naar

afgerond.

van

bevindingen is nog

maar

zoektocht

een

mogelijk digitaal en

moderne

flexibele ICT-

op elke werkplek

te sluiten

aan

een

niet

de medewerkers

kunnen

eigen archivering,

mede

uit het

KPl-verslag

geheel afgerond.

dit behoeft wel nieuwe

van

heeft de controles

uitgevoerd

op twee

Voor

zijnde “Inkopen en betalingen” en “salarisadministratie”. het toetsen van de rechtmatigheid maakt het WBA gebruik van

door

de accountant

checklists

aangedragen

modellen

voor

_ Inkopen en betalingen bestaan

van

dit

bedrijfsproces

lijncontrole is in 2023 het bestaan vastgesteld

die daarna

van

op effectieve

hiervoor is doorontwikkeld

geactualiseerd. Middels

een

zogenoemde key-controls

werking zijn getoetst. De

in 2024. Daarvoor

is op twee

methode

momenten

een

gegevensgerichte op steekproef gedaan en is de checklist ingevuld. Vastgesteld is dat de gecontroleerde uitgaven zijn gedaan binnen de budgetten die in de begroting zijn opgenomen en dat het daarbij horende werkproces is gevolgd. Er zijn geen fouten een

10% a-selecte

geconstateerd.

die sinds de

(cloud)omgeving waarin

beheerd,

zoveel

t eind

processen,

Opzet

in de

aanbesteding in 2022 ICT-inrichting regelt, zorgt voor een degelijke en

van

andere

mogelijk

Het interne

werd

die

aan

verslaglegging.

Automatisering een

Voorwaardencriterium

controle

is deels uitbesteed

nieuwe

onderhoudsvoorziening € 5.245. Op basis van eerder verwachte hoge kosten die de voorziening zouden legen, is uit het saldo over 2023 een extra storting gedaan van €25.000.

Het WBA

het WBA

van

Rechtmatigheidsverantwoording

(geanonimiseerd)

netwerk

een

Een

van

werken.

naar

het WBA, werd

Bij de eerste controle op het proces “Inkopen en betalingen” werd de werking van het nieuwe bestand op de proef gesteld en op enkele punten

was

deze

minder

enkele

technische

zaken

vertraging

bruikbaar niet

dan

optimaal

voorheen

gehoopt.

te werken, waardoor

Er bleken deze

op hebben gelopen.

eigen zaaksysteem

verbeterslag.

In 2024

is de

zaaksysteemleverancier geweest en

implementatie loopt door in 2025. De technische

_Salarisadministratie

zijn eveneens geactualiseerd. In samenwerking de afdeling P&O zijn concrete controles uitgevoerd op drie indiensttredingsprocessen en selectie van kostendeclaraties.

Opzet

bestaan

met

Ook

hiervoor is

gebruikt die aantoonde dat de verwerking in de salarisadministratie ervan op een correcte en rechtmatige wijze heeft plaats gevonden. Er zijn geen concrete verbeterpunten geconstateerd bij P&O Bergen op Zoom. Wel was er één verbeterpunt en aanbeveling voor de interne processen van het WBA. een

checklist

Het WBA

is deelnemer

inkoopcollectief energie. Voor 2025 is (geanonimiseerd) een nieuw energiecontract bij dezelfde ENT leverancier

als in 2024

in welke

vom

werken

crediteur

In 2024

risico,

daarmee

inzichtelijk

rechtmatigheid

te maken. Daar

betrof het contracten

van

waar

sprake

die te maken

hebben

uitgaven was

met

van

aan een

deze

hoog

inbesteding

meervoudige aanbesteding bleef,

waardoor de

inhuur

doorgezet

tijdig een

kon worden.

besluit genomen

was

Misbruik Dit was

geen

het WBA

meer

in hoeverre

samen

geen sprake

overschrijding

van

kunnen

budgetten

Ook

investeringskredieten.

aanbestedingen plaats. Er is wel één afwijkingsbesluit genomen door het dagelijks bestuur voor de externe inhuur van een medewerker voor archiefinspectie welke boven de meervoudig aanbestedingsgrens uit het vigerende Inkoop- en Aanbestedingsbeleid uit kwam. Door de urgentie die bij deze inhuur kwam kijken en een initiële opdrachtwaarde die onder de grenswaarde van

vonden

gekeken

reguliere inkopen. In 2024

Er is ook

toekomstige inkoop- en aanbestedingsprocedures. i.s.m. specialisten van de deelnemers gezocht naar een goed klachtenmeldpunt voor aanbestedingen. Begrotingscriterium

crediteur

onderhandeld.

(geanonimiseerd)

gegevensgerichte controles op deze twee processen heeft het WBA een spendanalyse uitgevoerd. Dit betreft een jaarlijkse controle bedoeld voor het periodiek analyseren van de uitgaven (spend) per Behalve

in het

tegen

Oneigenlijk gebruik

in 2024 te gaan

niet

voor

accountant

te voorkomen.

De bestaande

de accountantscontrole

bepaling rechtmatigheidsverantwoording,

Voor

de orde.

maatregelen

dit

afdoende.

waren

Het normenkader

vastgesteld.

aan

abusievelijk

de VIC-werkzaamheden,

van

laat

zoals

deze

ondersteuning gezocht vanuit voorgaande jaren gemaakte fouten in diepgang meer

Meerjarenbalans Activa

Rek. 2023

Begr. 2024

Rek. 2024

2025

2026

2027

2028

2029

Materiele vaste activa

131. 617

1 04. 174

76. 731

74. 119

4 5. 504

27. 558

9 5. 890

Totaal vaste activa

1 31. 617

104. 174

1 04. 174

76. 731

7 4. 119

45. 504

2 7. 558

95. 890

Uitzettingen korter dan 1 jaar

71. 877

4 6. 631

46. 631

4 6. 631

Liquide middelen

655. 802

4 40. 126

810. 866

494. 308

372. 350

398. 363

4 17. 554

3 50. 467

Overlopende posten

104. 137

99. 266

8 5. 819

85. 819

8 5. 819

Totaal vlottende activa

831. 816

611. 269

943. 316

626. 758

504. 800

530. 813

5 50. 004

482. 917

Totaal Activa

963. 434

715. 443

1. 047. 490

703. 489

5 78. 919

576. 317

577. 562

5 78. 807

Passiva

Rek. 2023

Begr. 2024

100. 000

97. 685

90. 731

3 0. 000

30. 000

3 0. 000

Reserve collectie beheer systeem

125. 095

1 25. 095

125. 095

Te bestemmen resultaat

234. 381

187. 776

Eigen vermogen

457. 161

255. 095

533. 602

255. 095

130. 000

Voorzieningen

37. 362

36. 253

6 9. 651

28. 299

32. 824

34. 222

39. 467

44. 712

Vaste schulden

32. 000

28. 000

2 4. 000

20. 000

1 6. 000

12. 000

8. 000

Totaal vaste passiva

69. 362

64. 253

97. 651

52. 299

52. 824

50. 222

5 1. 467

52. 712

Vlottende schulden < 1 jaar

3 69. 590

3 19. 612

327. 759

319. 612

3 19. 612

Overlopende passiva

67. 321

76. 483

88. 478

7 6. 483

76. 483

Totaal vlottende passiva

436. 911

396. 095

416. 237

396. 095

3 96. 095

Totaal Passiva

963. 434

715. 443

1. 047. 490

703. 489

5 78. 919

576. 317

577. 562

5 78. 807

Algemene

reserve

Reserve digitale dienstverlening website Reserve evaluatie GR

Rek. 2024

2025

2026

2027

2028

2029

Voor de meerjarenbalans zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd:

Materiële vaste activa De eindbalans van de materiële vaste activa wordt bepaald door de geplande afschrijvingen op investeringen en het toevoegen van nieuwe investeringen.

Uitzettingen korter dan 1 jaar , overlopende posten en vlottende schulden Uitzettingen korter dan 1 jaar overlopende posten en vlottende schulden zijn gebaseerd op cijfers van 2023. ,

Eigen vermogen en voorzieningen In 2024 is de ontwikkeling van het nieuwe webportaal voortgezet. De onttrekkingen aan de daarvoor opgetuigde reserve waren in totaal € 6.954 wat minder is dan begroot wegens vertragingen en ,

onvoldoende kwalitatieve opleveringen vanuit de leverancier. Vanuit de resultaatbestemming van het saldo over 2023 is de Algemene Reserve opgetuigd à € 100.000 een reserve voor een evaluatie van de Gemeenschappelijke Regeling à € 30.000 een verplichte voorziening voor de kosten verbonden aan de Regeling Vervroegd Uittreden à € 25. 536 en een extra storting à € 25. 000 in de onderhoudsvoorziening voor de archiefkelder in Oudenbosch. ,

Vaste schuld Hiervoor wordt het aflossingsschema van de huidige leningenportefeuille gehanteerd. De vervanging van het gehele netwerk wordt gefinancierd met eigen middelen.

Huijbergen , 1991 | De Zusters Ongeschoeide Karmelietessen verlaten Alverno en verhuizen naar Oirschot | Ben Steffen

Vennootschapsbelasting Vanaf 1 januari 2016

plichtig. Bij o.a.

zijn ook gemeenschappelijke regelingen

oprichting VPB advies uitgebracht.

een

activiteiten

van

het WBA

van

fiscale zin. Hoewel

het WBA

is door

In dit advies

niet te kwalificeren

VPB-

De Wet open

overheid

(geanonimiseerd) |

doel de overheid

overheidsinformatie

geconcludeerd

dat de

zijn als onderneming

afgelopen jaren steeds sprake was van een positief resultaat, geldt nog steeds dat het WBA geen winstoogmerk er

(Woo)

Openbaarheid

ruim

transparanter

twee

jaar van

te maken

kracht. De wet heeft als

toegankelijkheid

van

te verbeteren.

Bij de Woo is de nadruk komen te liggen op een proactieve openbaarmaking van documenten. Samen met de passieve openbaarmaking en de betering van de informatiehuishouding vormen dit de drie hoofonderdelen van de Woo.

kent. Actieve

AVG, WOO

EN BIO

per 1

(AVG)

invoering van de AVG zes jaar geleden zorgt het WBA ervoor dat de privacywetgeving binnen de organisatie wordt nageleefd. Dit onder

Hoewel

het WBA

van

AVG,

toeziend

in 2023

oog

van

al goed

zijn er in 2024

ook

FG.

op weg

was

stappen gezet.

weer

verbeterpunten

die uit de FG

konden

opgepakt. Afgelopen jaar

AVG

worden

borgingsproduct

beoordeeld

in hoeverre

van

jaarrapportage

de IBD,

de AVG

waarbij

wordt

het WBA

overeenkomt met

volwassenheidsniveau

volwassenheidsmodel,

84%, wat overeenkomt aan

dat de

thema's

zeven

score

binnen

75%

van

het WBA

in 2024 4.

structureel is verankerd

voldoen

AVG-naleving aan

maar

het

een

Deze onze

van score score

werken

vijf van van

toont

organisatie.

continu

Verbetering De VNG

behaalde, wat

drie op de schaal

met volwassenheidsniveau

met

wordt

wetgeving, verbetering en bewustwording rondom gegevensbescherming. We

niet alleen

een

behaalde

gewerkt

plaats

in het

die

gelden

blad

ten aanzien

via de website

geen Woo-verzoeken ontvangen. Wel is van

afhandeling

van

Woo-verzoeken

van

vernieuwd.

kwamen

voren

is wederom

openbaarmakingsverplichtingen

heeft het WBA

het Woo-beleid

Veel

gewaarborgd

organisatie. Waar het

in 2023

naar

alle

aan

2024. Publicaties vinden

maakt het WBA gemeenschappelijke regelingen overige categorieën openbaar, welke zijn terug te vinden via de nationale Woo-index. De organisatiegegevens worden daarnaast regelmatig geüpdatet in het GR-register. Tot op heden

implementatie

met de

november

gebeurt

passieve openbaarmaking

Het WBA voldoet

Algemene Verordening Gegevensbescherming Sinds

aan

van

heeft

voor

informatiehuishouding de

noodzakelijke verbetering

informatiehuishouding een zeven stappenplan aanbevolen. De belangrijkste onderdelen daarvan sluiten ook aan op de KPI eisen die gelden voor de informatievoorziening bij overheidsinstellingen. Sinds enkele jaren werkt het WBA met een concrete verbeteragenda op de aanbevelingen in het KPI inspectierapport van onze eigen informatievoorziening. Dit verbeterproces wordt geleid door de kwaliteitsmedewerker van het WBA in samenwerking met o.a. de FG en de CISO.

Informatiebeveiliging (BIO) In 2024 heeft het WBA een nieuwe CISO benoemd. Er is een Privacy- en Informatiebeveiligingsteam opgestart die het komende jaar aan de slag gaat met de uitvoering en naleving van de BIO maatregelen. In het kader van voortdurende verbetering en versterking van onze informatiebeveiliging heeft WBA in het jaar 2023 een 1-meting uitgevoerd. Deze meting was gericht op het beoordelen van onze huidige stand van zaken in overeenstemming met de Baseline Informatiebeveiliging Overheden (BIO). De BIO vormt een leidraad voor informatiebeveiliging binnen overheidsorganisaties en stelt normen vast om de vertrouwelijkheid integriteit en beschikbaarheid van informatie te waarborgen. ,

De uitkomsten van de 1-meting hebben ons in staat gesteld om specifieke sterke punten en mogelijke verbetergebieden te identificeren. Op basis van deze bevindingen hebben we deze opgenomen in onze organisatie brede verbeteragenda. Op deze manier zorgen we ervoor dat we continue blijven verbeteren vanuit de PDCA-cyclus. Deze maatregelen omvatten onder andere het bijwerken van beleidslijnen het verbeteren van technologische beveiligingsmaatregelen en het investeren in bewustwordingstrainingen voor onze medewerkers. Door regelmatig te evalueren en te reageren op de veranderende dreigingslandschappen blijven we alert en hebben we de basis op orde. We streven ernaar om de normen te handhaven en te voldoen aan de BIO-richtlijnen zodat de vertrouwelijkheid integriteit en beschikbaarheid van de informatie die we beheren te allen tijde gewaarborgd zijn. ,

Steenbergen , 1982 | Een reclamestunt van tankstation De Fakkel aan de Burgemeester Van Loonstraat zorgde voor een enorme file | Thom van Amsterdam

Inleiding Jaarrekening 2024 Opzet van de jaarrekening Evenals in 2023 zijn aan de jaarrekening geen bijlagen toegevoegd. Gemeenten vinden dit geen noodzaak. Desgewenst kan en wil het WBA uiteraard op verzoek inzage geven tot alle financiële informatie. ,

Verantwoording resultaat 2023 Met deze jaarrekening willen wij verantwoording afleggen over het in 2024 gevoerde financiële beheer. Het boekjaar 2024 sluit af met een positief saldo van € 187. 776. Dit saldo is ten dele ontstaan doordat de personeelskosten aanmerkelijk lager uitvielen door o. a. de periode tussen het vertrek van de oude directeur en de start van de nieuwe directeur en het later invullen van vacatures. Een andere reden voor het ontstaan van dit saldo is een te hoge inschatting van bepaalde doorlopende projectkosten.

Rechtmatigheid In 2024 voert het WBA een eigen rechtmatigheidscontrole uit. Voor de methodiek en wijze van verslaglegging wordt gebruik gemaakt van voorstellen en modellen die de accountant heeft aangereikt. De uitkomsten van de controles leiden tot de rechtmatigheidsverklaring die in deze jaarrekening is opgenomen. Daar staan ook de toelichting en verantwoording.

Ondernemerschap voor de omzetbelasting Naar aanleiding van een ingesteld boekenoverzicht over de jaren 2001 – 2005 heeft de inspectie omzetbelasting in januari 2006 geconcludeerd dat de vrijstellingsbepaling van artikel 11 lid 1 letter u van de wet omzetbelasting niet op het RAWB van toepassing is. Het RAWB maakt fiscaal gezien winst of verlies doordat de bijdrage van de deelnemers niet wordt beperkt tot het aandeel in de kosten van de exploitatie. Dat houdt in dat het RAWB belast ondernemer is voor de omzetbelasting en als gevolg daarvan alle in rekening gebrachte omzetbelasting mag verrekenen. Deze stellingname is in een brief van 28 oktober 2015 door de fiscus herbevestigd specifiek voor de nieuwe archieforganisatie WBA.

Overzicht van lasten en baten in de jaarrekening 2024 In onderstaande tabel is gekozen voor een compactere verantwoording van de inkomsten en uitgaven van het WBA in 2024. In de laatste kolom wordt de relatie tussen in 2024 gewijzigde begroting en exploitatie over 2024 getoond hetgeen leidt tot het al eerder genoemde saldo van € 187. 776. ,

Omschrijving

Begroting na wijziging 2024

Begroting 2024

Personeelslasten Huisvestingslasten Exploitatielasten Onvoorzien Toevoeging aan voorziening Projecten ter uitvoering beleidsvisie Totaal Lasten Bijdragen Deelnemers Overige Baten Onttrekking aan voorziening Totaal Baten Totaal saldo Baten en Lasten Onttrekking aan reserves

Gerealiseerd resultaat

Rekening 2024

Verschil 2024

2. 190. 212 657. 096 383. 140 60. 000

2. 208. 872 600. 008 402. 225 60. 000

2. 129. 509 563. 796 344. 763 19. 750

-79. 363 -36. 212 -57. 461 -40. 250

5. 245

105. 000 3. 400. 693 3. 023. 487 233. 652 13. 554 3. 270. 693 -130. 000 130. 000

97. 685 3. 374. 035 2. 985. 808 233. 652 56. 890 3. 276. 350 -97. 685 97. 685

6. 954 3. 070. 017 2. 985. 808 241. 539 23. 492 3. 250. 839 180. 822 6. 954

-90. 731 -304. 018 0 7. 888 -33. 398 -25. 510 278. 507 -90. 731

187. 776

Alleen verschillen groter dan € 10. 000 of van bijzondere aard worden toegelicht. Personeelskosten De salariskosten voor het formatieve personeel waren behoorlijk lager dan begroot. Dat is deels te verklaren door het vertrek van de directeur in de zomer en de vervanging in november waardoor er een aantal maanden geen salariskosten waren voor de directeur. Dit verschil bedraagt al bijna € 50. 000. Ook heeft de plaatsing en invulling van de erfgoedvacatures later plaatsgevonden dan begroot. Daarnaast was er sprake van periodiekenvoordeel: de salariskosten worden begroot op het maximum van de functieschaal maar omdat er steeds meer

jongere medewerkers worden aangetrokken zijn de werkelijke kosten die van aanloopschaal en lagere periodieken. Het overschot was hierdoor ongeveer € 140. 000. Een deel van dat overschot is ingezet voor de noodzakelijke inhuur van een archiefinspecteur en het inhuren van een externe medewerker voor het implementatieproces van het ,

nieuwe zaaksysteem.

Huisvestingskosten De onderhoudslasten voornamelijk aan het depot in Oudenbosch zijn lager uitgevallen doordat bepaalde dure vervangingswerkzaamheden onnodig bleken na onderhoudsinspectie. Dit gaat voornamelijk om de luchtbehandelingskasten waarvan reviseren onnodig bleek en enkel ,

motor aan vervanging toe was. Dit levert een overschot op van ongeveer € 37. 500. een

Exploitatiekosten De exploitatielasten zijn lager uitgevallen dan begroot. Dat ligt voornamelijk aan enkele grote kostenposten die minder in prijs zijn gestegen dan de indexering voorspelde zoals software- en

Onvoorzien De post onvoorzien is bedoeld als ‘buffer’ om eventuele onvoorziene tegenslagen op te vangen. Het vertrek van de directeur in de zomer zorgde voor onvoorziene kosten voor de werving van een nieuwe directeur. Deze bedroegen €19. 750. De werving is uitbesteed aan een extern bureau.

communicatielasten. Daar tegenover staat dat veel hardware aan vervanging toe was wat meer lasten heeft opgeleverd. Als laatste zijn een aantal lasten dit jaar niet voorgekomen wat tot een overschot leidde op de post ‘’overige lasten’’. Alles tezamen levert dit een overschot op van ongeveer € 55. 000. ,

Projecten ter uitvoering beleidsvisie Na 2023 is de indeling van projecten herijkt waardoor veel projecten onder de reguliere exploitatie kwamen te vallen. Het enige grote project in 2024 was hiermee de nieuwe website. Na een al langere aanlooptijd dan vooraf bedacht zijn hier in 2024 nog enkele vertragingen bij komen kijken. Hierdoor zijn de geraamde kosten hoger dan de daadwerkelijke kosten. Het dagelijks bestuur heeft in de vergadering van 7 november 2024 besloten de overgebleven bestemmingsreserve te continueren in 2025 om het project te kunnen voltooien.

Overige baten Voor de functie van coördinator erfgoedverhalen is door de Mastboom-Brosens Stichting een subsidie verleend van € 50. 000 voor één jaar verdeeld over 2024 en 2025 met een eenmalige verlenging na een positieve evaluatie. Daardoor waren er in 2024 extra inkomsten t. h. v. van € 12. 500. Ook was er een WAZO-vergoeding vanuit het UWV van ongeveer € 18. 000. Daar staat tegenover dat de kosten voor het depot welke voor 3/8 e worden doorberekend aan de gemeente Bergen op Zoom behoorlijk lager waren dan geraamd. Alles samen levert dit een kleine € 8. 000 meer op dan geraamd. ,

Overzicht van incidentele baten en lasten Incidentele baten en lasten zijn baten en lasten die zich vanaf het rekeningjaar minder dan 4 jaar voordoen. Vanzelfsprekend waren er uitgaven met een incidenteel karakter maar het zijn overwegend kleine bedragen. Hieronder de incidentele lasten en baten van tenminste € 10. 000. ,

Incidentele baten en lasten Bedrijfsvoering

Begroting 2024

Begroting na wijziging 2024

Realisatie 2024

lasten

baten

saldo

lasten

baten

saldo

lasten

baten

saldo

Programma archiefbeheer

63. 030

30. 663

-32. 367

Inhuur archiefinspecteur

32. 480

-32. 480

Kosten implementatie nieuw zaaksysteem

15. 000

-15. 000

10. 800

-10. 800

Kosten werving directeur

19. 750

-19. 750

Subsidie erfgoedmedewerker

12. 500

WAZO-uitkering

18. 163

-15. 000

30. 663

-32. 367

Totaal

15. 000

63. 030

Door uitval bij de archiefinspectie bleek het nodig om een archiefinspecteur in te huren. Voor de implementatie van een nieuw zaaksysteem is een medewerker ingehuurd voor o. a. het catalogiseren van zaaktypen. De werving van de nieuwe directeur is uitbesteed aan een wervingsbureau. Voor de functie coördinator erfgoedverhalen is een subsidie verstrekt door de Mastboom-Brosens Stichting. Vanwege ouderschapsverlof kreeg het WBA vergoeding volgens de WAZO.

een

Balans per 31 december 2024

ACTIVA

PASSIVA 31-12-202431-12-2023

Omschrijving Vaste activa

(€)

31-12-202431-12-2023

Omschrijving Vaste passiva

(€)

Eigen vermogen Algemene reserve

100. 000

Reserve collectiebeheersysteem

125. 095

1 25. 095

Reserve digitale dienstverlening website

9 0. 731

97. 685

Reserve evaluatie GR

30. 000

Te bestemmen resultaat

187. 776

2 34. 381

Onderhoud gebouw en inventaris

6 1. 571

37. 362

Regeling vervroegd uittreden

8 .080

2 8. 000

32. 000

631. 253

526. 523

327. 759

369. 590

8 8. 478

67. 321

416. 237

4 36. 911 963. 434

Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut

104. 174

1 31. 617 Voorzieningen

Vaste schulden Kapitaalverstrekking gem. Bergen op Zoom Totaal vaste activa

104. 174

131. 617Totaal vaste passiva

Vlottende activa

Vlottende passiva

Uitzettingen met een rentetypische

Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen

35. 445

4 9. 304Overige schulden

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://raad.roosendaal.nl/api/v1/meetings/1768/documents/48979