08 - Toelichting raadsvoorstel Gunningsopdracht accountantsdienstverlening.pdf
Tekst van het document
Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal
Aanleiding In de Controleverordening van de gemeente Roosendaal is bepaald dat de aanwijzing van de accountant door de raad telkens voor een periode van vier jaar geschiedt. Na de controle van de Jaarstukken 2020 loopt het contract (2017-2020) met de huidige accountant af. Middels een aanbesteding is de raad voornemens om een nieuw contract af te sluiten voor de accountantsdienstverlening over de periode 2021-2024. De aanbesteding heeft inmiddels plaatsgevonden en de inschrijvingen zijn beoordeeld door de projectgroep van de aanbesteding accountantsdienstverlening. De projectgroep - bestaande uit drie raadsleden van de Auditcommissie, de griffier, de concerncontroller, een raadsadviseur, een adviseur interne controle en een inkoopadviseur voor de begeleiding van de aanbesteding – brengt op basis van deze beoordeling een gunningsadvies uit aan de raad. Beoogd effect Indien de raad instemt met het gunningsadvies, wordt de opdracht voorlopig gegund. In eerste instantie betreft dit een voorlopige gunning en kunnen afgewezen inschrijvers gedurende een termijn van 20 kalenderdagen (standstill periode) bezwaar aantekenen.
Indien na het verstrijken van deze termijn geen bezwaar is aangetekend en de bewijsstukken behorende bij de inschrijving zijn getoetst en akkoord bevonden, wordt de opdracht definitief gegund en zal een nieuw contract voor de accountantsdienstverlening worden afgesloten. Argumenten 1. Doel van de aanbesteding Met deze aanbesteding wil de gemeente Roosendaal bereiken dat een accountant wordt gekozen, die zich enerzijds als een risicodragend partner opstelt en die anderzijds instaat voor de kwaliteit van de dienstverlening. In het aanbestedingsdocument is dit vertaald in de zogenaamde gunningscriteria: natuurlijke adviesfunctie, controlefilosofie en -aanpak, kennis & ervaring, contactpotentieel en flexibiliteit. De accountantsdienstverlening bestaat uit de certificerende functie gericht op het verstrekken van (goedkeurende) controleverklaringen bij de jaarrekening voor het onderdeel getrouwheid en rechtmatigheid en bij de specifieke (deel)verantwoordingen én bestaat uit de natuurlijke adviesfunctie, voortvloeiend uit en verbonden met deze certificerende functie. In het aanbestedingsdocument is dit vertaald in het Programma van Eisen. 2. Proces Er heeft een Europese aanbestedingsprocedure plaatsgevonden, waarop vijf inschrijvingen zijn ontvangen. De vijf inschrijvers voldeden aan het Programma van Eisen.
Ten aanzien van de gunningscriteria hebben de leden van de projectgroep de inschrijvingen onafhankelijk van elkaar beoordeeld. Daarbij hadden zij geen kennis van het aangeboden prijsniveau. 3. Gunningsadvies De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de beste prijs-kwaliteitverhouding. Op basis van de beoordelingen (70% kwaliteit) en op basis van prijs (30%) heeft BDO Accountants & Adviseurs de beste prijs-kwaliteitverhouding behaald. De projectgroep stelt de raad voor om de opdracht voor de accountantsdienstverlening te gunnen aan BDO Accountants & Adviseurs.
Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal
Uit de gunningsmatrix is op te maken dat BDO Accountants & Adviseurs de beste prijskwaliteitverhouding heeft behaald. Met toepassing van artikel 25 van de Gemeentewet wordt er geheimhouding gelegd op de in de matrix vermelde prijzen. Financiën In de begroting is een budget beschikbaar voor de accountantsdienstverlening. Dit budget is ondergebracht bij de griffie. Op grond van de offerte van BDO Accountants & Adviseurs dient het budget voor de accountantsdienstverlening te worden aangepast. Voorgesteld wordt om de financiële consequenties van deze aanbesteding te verwerken in de Voorjaarsbrief 2021. Communicatie Na instemming met het gunningsadvies door de raad wordt de opdracht voor accountantsdienstverlening 2021-2024 voorlopig gegund aan BDO Accountants & Adviseurs. Na een standstill periode van 20 dagen zal de opdracht definitief gegund worden en zal een nieuw contract voor de accountantsdienstverlening worden afgesloten. Bijlage: 1. Matrix gunningsadvies (geheim)