07b-108-09. WBA begroting 2024 en jaarstukken 2022.pdf

Baker Tilly (Netherlands) N.V. trading as Baker Tilly is a member of the global network of Baker Tilly International Ltd., the members of which are separate and independent legal entities.

Alle diensten worden verricht op basis van een overeenkomst van opdracht, gesloten met Baker Tilly (Netherlands) N.V., waarop van toepassing zijn de algemene voorwaarden, gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nr. 24425560. In deze voorwaarden is een beperking van aansprakelijkheid opgenomen.

Accountants

Wij zijn onafhankelijk van gemeenschappelijke regeling West-Brabants Archief zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Wij vinden dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Materialiteit Op basis van onze professionele oordeelsvorming hebben wij de materialiteit voor de jaarrekening als geheel bepaald op € 26.000. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves, zoals voorgeschreven in artikel 2 lid 1 Bado. Daarbij zijn voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen WNT-informatie de materialiteitsvoorschriften gehanteerd zoals vastgelegd in het Controleprotocol WNT 2022. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening voor de gebruikers van de jaarrekening om kwalitatieve redenen materieel zijn, zoals ook bedoeld in artikel 3 Bado.

Wij zijn met het algemeen bestuur overeengekomen dat wij aan het algemeen bestuur tijdens onze controle geconstateerde afwijkingen boven de € 5.000 rapporteren alsmede kleinere afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve of WNT-redenen relevant zijn. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het Controleprotocol WNT 2022 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd. Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. B. Verklaring over de in de jaarstukken opgenomen andere informatie De jaarstukken omvatten andere informatie, naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij. Op grond van onderstaande werkzaamheden zijn wij van mening dat de andere informatie met de jaarrekening verenigbaar is en geen materiële afwijkingen bevat. Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat.

Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten in de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van de andere informatie waaronder het jaarverslag in overeenstemming met het BBV. C. Beschrijving van verantwoordelijkheden met betrekking tot de jaarrekening

2

Accountants

Verantwoordelijkheden van het dagelijks bestuur en het algemeen bestuur voor de jaarrekening Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken en getrouw weergeven van de jaarrekening in overeenstemming met het BBV. Het dagelijks bestuur is ook verantwoordelijk voor het rechtmatig tot stand komen van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving, waaronder verordeningen, opgenomen bepalingen, zoals opgenomen normenkader rechtmatigheid. In dit kader is het dagelijks bestuur tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing die het dagelijks bestuur noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de naleving van die relevante wet- en regelgeving mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fouten of fraude. Bij het opmaken van de jaarrekening moet het dagelijks bestuur de veronderstellingen inzake de financiële risico’s in relatie tot de financiële positie onderbouwen en afwegen of de gemeenschappelijke regeling in staat is de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen zonder tussenkomst van de toezichthouder.

Het dagelijks bestuur moet gebeurtenissen en omstandigheden waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de risico’s kunnen worden opgevangen toelichten in de jaarrekening. Het algemeen bestuur is verantwoordelijk voor het uitoefenen van toezicht op het proces van financiële verslaggeving van de gemeenschappelijke regeling. Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controle-informatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel. Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, het Bado, het controleprotocol en het normenkader voor de financiële rechtmatigheid, het Controleprotocol WNT 2022, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Onze controle bestond onder andere uit: • het identificeren en inschatten van de risico’s o dat de jaarrekening afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fouten of fraude, o dat baten en lasten alsmede de balansmutaties als gevolg van fouten of fraude niet in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen, het in reactie op deze risico’s bepalen en uitvoeren van controlewerkzaamheden en het verkrijgen van controle-informatie die voldoende en geschikt is als basis voor ons oordeel. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten. Bij fraude kan sprake zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen, het opzettelijk verkeerd voorstellen van zaken of het doorbreken van de interne beheersing; • het verkrijgen van inzicht in de interne beheersing die relevant is voor de controle met als doel controlewerkzaamheden te selecteren die passend zijn in de omstandigheden.

Deze werkzaamheden hebben niet als doel om een oordeel uit te spreken over de effectiviteit van de interne beheersing van de gemeenschappelijke regeling;

3

Accountants

• •

• •

het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving, de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en het evalueren van de redelijkheid van schattingen door het dagelijks bestuur en de toelichtingen die daarover in de jaarrekening staan; het vaststellen dat de door het dagelijks bestuur gehanteerde veronderstellingen aanvaardbaar zijn inzake de afweging dat de gemeenschappelijke regeling in staat is de financiële risico’s vanuit de reguliere exploitatie en onverwachte tegenvallers financieel op te vangen zonder tussenkomst van de toezichthouder. Tevens het op basis van de verkregen controle-informatie vaststellen of er gebeurtenissen en omstandigheden zijn waardoor gerede twijfel zou kunnen bestaan of de gemeenschappelijke regeling haar financiële risico’s kan opvangen. Als wij concluderen dat er een onzekerheid van materieel belang bestaat, zijn wij verplicht om aandacht in onze controleverklaring te vestigen op de relevante gerelateerde toelichtingen in de jaarrekening. Als de toelichtingen inadequaat zijn, moeten wij onze verklaring aanpassen. Onze conclusies zijn gebaseerd op de controle-informatie die verkregen is tot de datum van onze controleverklaring.

Toekomstige gebeurtenissen of omstandigheden kunnen echter van materiële betekenis zijn voor de financiële positie van de gemeenschappelijke regeling; het evalueren van de presentatie, structuur en inhoud van de jaarrekening en de daarin opgenomen toelichtingen; en het evalueren of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de onderliggende transacties en gebeurtenissen en of de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Wij communiceren met het algemeen bestuur onder andere over de geplande reikwijdte en timing van de controle en over de significante bevindingen die uit onze controle naar voren zijn gekomen, waaronder eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing. Breda, 20 april 2023 Baker Tilly (Netherlands) N.V.

Was getekend,

drs. R. Opendorp RA

4

Accountantsverslag West-Brabants Archief Boekjaar 2022

20/04/2023

© Baker Tilly

1

Aan de leden van het bestuur van West-Brabants Archief Hofstraat 2b 4611 TJ BERGEN OP ZOOM ONDERWERP: Accountantsverslag 2022 DATUM: Breda, 20 april 2023

Geachte leden van het bestuur,

Voor u ligt het accountantsverslag dat wij hebben opgesteld op basis van de door ons uitgevoerde werkzaamheden in het kader van de controle van de jaarrekening 2022 van het West-Brabant Archief. De belangrijkste bevindingen naar aanleiding van de eindejaarscontrole hebben wij in dit accountantsverslag opgenomen. Wij zijn voornemens een goedkeurende controleverklaring te verstrekken inzake getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening 2022 van West-Brabant Archief. Wij bedanken de directie en de betrokken medewerkers van West-Brabant Archief. voor de open en constructieve samenwerking bij het verrichten van onze controlewerkzaamheden en de totstandkoming van onze rapportage.

Indien en voor zover de jaarrekening niet wordt goedgekeurd en vastgesteld en leidt tot een aangepaste jaarrekening, dient ook bij deze aangepaste jaarrekening door ons toestemming te worden verleend tot het opnemen van onze controleverklaring. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid de inhoud van deze rapportage nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Baker Tilly (Netherlands) N.V.

drs. B. Smeenk RA Director Audit

2

Inhoudsopgave

Bestuurlijke samenvatting

Opdracht, scope en uitkomsten

Financiële positie

Bevindingen interne beheersing

Overige onderwerpen

Bijlagen

Belangrijkste bevindingen

3

Bestuurlijke samenvatting

1. Bestuurlijke samenvatting Wij zijn voornemens een goedkeurende verklaring te verstrekken voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid.

Het jaarverslag is cf. NV COS 720 verenigbaar met de jaarrekening en voldoet aan de laatste actuele voorschriften.

Het Besluit Begroting en Verantwoording is in alle opzichten nageleefd in 2022.

We hebben geen begrotingsoverschrijdingen geconstateerd.

Uit onze controle blijken geen ongecorrigeerde fouten groter dan de rapporteringstolerantie.

Wij hebben ten aanzien van de financiële rechtmatigheidscontrole geen andere bevindingen.

Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2022 in overeenstemming is met de Wet normering Topinkomens (WNT) en dat de jaarrekening 2022 van WestBrabants Archief voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT.

5

1. Bestuurlijke samenvatting Als accountant van West-Brabants Archief hebben wij de controle van de jaarrekening uitgevoerd op basis van de kaders en normen die door de wetgever als ook door u als algemeen bestuur aan ons zijn meegegeven.

In hoofdstuk 5 gaan we in op specifieke verslaggevingsaspecten (WNT en het schatkistbankieren). Wij hebben hier geen bijzonderheden geconstateerd.

In dit accountantsverslag doen wij verslag van de uitkomsten van ons onderzoek naar de getrouwheid en de rechtmatige totstandkoming van de lasten en baten en de activa en passiva in de jaarrekening 2022.

In hoofdstuk 6 gaan wij in op een aantal overige onderwerpen waarover wij dienen te rapporteren. Dit betreft de onafhankelijkheid van ons als accountant, de wijze waarop wij in onze controle omgaan met fraude en onze conclusie ten aanzien van de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Wij hebben geen signalen van fraude geconstateerd. Daarnaast zijn wij onafhankelijk van West-Brabants Archief.

In hoofdstuk 2 geven wij inzicht in de aard en reikwijdte van de werkzaamheden. Hierin worden onder andere de toleranties benoemd en de gekozen controleaanpak. De bij onze controle van de jaarrekening 2022 toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% (€ 26.000) en voor onzekerheden 3% (€ 79.000) van de totale lasten. Wij hebben geen fouten of onzekerheden geconstateerd die het netto resultaat beïnvloeden.

Ten slotte hebben wij in hoofdstuk 7 informatie opgenomen over een aantal actuele onderwerpen waaronder de rechtmatigheidsverantwoording die mogelijk met ingang van 2022 van kracht is en welke effecten dit heeft voor uw organisatie. Daarnaast algemene ontwikkelingen die voor de organisatie van belang zijn.

Hoofdstuk 3 geeft de ontwikkeling van het eigen vermogen over de jaren heen weer. Hierin is zichtbaar dat de algemene reserve stabiel is en de fluctuaties in het eigen vermogen worden verklaard door het resultaat boekjaar en de incidenteel gevormde bestemmingsreserves. In hoofdstuk 4 van dit accountantsverslag gaan wij met name in op de zaken die van belang zijn voor u als algemeen bestuur. Wij ondersteunen u daarbij in uw controlerende rol en uw besluitvorming rondom de jaarrekening. Ten aanzien van de prestatielevering inkopen, constateren wij dat dit een intensief deel van de controle is. De organisatie heeft hier in 2022 stappen in gezet. In het kader van de aankomende rechtmatigheidsverantwoording door het bestuur is het van belang om op dit element de interne beheersing en vastlegging te verbeteren. Hierbij is samen met de nieuwe financieel dienstverlener gekeken naar de inrichting van het proces voor de factuurcontrole. We adviseren dit ook verder in het proces te borgen en te documenteren. Ook de toepassing van verslaggevingsstandaarden worden in dit hoofdstuk behandeld. We constateren dat de standaarden juist zijn toegepast.

6

Opdracht Scope en uitkomsten

2. Opdracht, scope en uitkomsten 2.1 Reikwijdte van de controle Met de opdrachtbevestiging van d.d. 8 augustus 2022 heeft u ons opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2022. De reikwijdte van onze controle staat omschreven in deze opdrachtbevestiging. Er is gedurende het verloop van de controle geen sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Naast de opdrachtbevestiging zijn bepalend voor onze controle: ❑ Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado). ❑ Financiële verordening West-Brabants Archief zoals vastgesteld door het bestuur d.d. 1 juli 2016.

Tijdens de uitvoering van de controle hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2022 voldoende voor de doelstelling van onze controle. 2.2 Overzicht toleranties De materialiteit bij de uitvoering van onze controle is € 26.000. Deze materialiteit sluit aan op het door het bestuur vastgestelde percentage. Grondslag

Bedrag

1% lasten inclusief toevoegingen reserves

€ 26.000

Goedkeuringstolerantie onzekerheden 3% lasten inclusief toevoegingen reserves

€ 79.000

Rapporteringstolerantie

€ 5.000

Goedkeuringstolerantie fouten

Conform financiële verordening

2.3 Kernpunten en significante risico’s in de controle Wij hebben voldoende en geschikte controle-informatie verkregen, onder andere met betrekking tot de volgende kernpunten van de controle: ▪ schattingen en toelichtingen in de jaarrekening; ▪ nauwkeurigheid van de voorzieningen; ▪ rechtmatigheid van de Europese aanbestedingen; ▪ WNT-verantwoording; ▪ onrechtmatige en/of onnauwkeurige betalingen inkopen. 2.4 Grondslagen De accountantscontrole omvat onder meer een onderzoek door middel van deelwaarnemingen, beoordeling van de grondslagen van de financiële verslaggeving en van belangrijke schattingen die bij het opmaken van de jaarrekening zijn gehanteerd. Wij hebben de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen en de consistente toepassing daarvan vastgesteld. In dit kader komen tevens zaken aan de orde die een significante invloed hebben op de kwaliteit van de jaarverslaggeving, zoals nieuwe of gewijzigde waarderingsgrondslagen, schattingen, beoordeling onzekerheden en bijzondere transacties. Naar onze mening zijn de door het bestuur gekozen waarderingsgrondslagen aanvaardbaar en consistent toegepast met betrekking tot de significante jaarrekeningposten en bijzondere transacties. In het verslagjaar 2022 zijn geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen.

8

2. Opdracht, scope en uitkomsten 2.5 Jaarverslag en overige gegevens In het jaarverslag worden de beleidsuitgangspunten en beleidsevaluaties zichtbaar. De paragrafen maken deel uit van het jaarverslag en vallen dus niet onder de controle van de jaarrekening. Primair object van de accountantscontrole (op grond van Artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening, waaronder het overzicht van baten en lasten met toelichting en de balans met toelichting, zoals in de jaarstukken 2022 is opgenomen. Voor de accountantscontrole onderzoeken wij het jaarverslag om vast te stellen of het jaarverslag verenigbaar is met de jaarrekening en geen materiële afwijkingen bevat en of het jaarverslag alle informatie bevat die op grond van de Gemeentewet en de Nederlandse Standaard 720 is vereist. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening. Wij hebben geen strijdigheden geconstateerd tussen de in het jaarverslag opgenomen informatie en het beeld van de jaarrekening en geen materiele afwijkingen gesignaleerd.

2.6 Managementinzicht en schattingen Schattingen op basis waarvan sommige jaarrekeningposten worden bepaald, zijn gebaseerd op inzichten van het bestuur. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld op basis waarvan de afzonderlijke oordelen en schattingen zijn gevormd. Wij hebben vastgesteld dat dit aanvaardbaar is in het kader van de jaarrekening als geheel, maar wel voorzichtig. De maximale voorziening is opgenomen terwijl de mogelijk bestaat dat de volledig voorziening niet noodzakelijk is. Voor volgend jaar dient hier een verdiepende analyse plaats te vinden. Schattingen Belangrijkste schattingsposten

Onderhoudsvoorziening

Inbaarheid van de vorderingen

Inschatting 2021

Inschatting 2022

Toelichting

Wij kunnen ons vinden in de waardering van de onderhoudsvoorziening. Op basis van het huidige plan is voldaan aan de vereisten voor een onderhoudsvoorziening.

We kunnen ons vinden in de waardering van de vorderingen.

9

Financiële positie

3. Ontwikkelingen in de jaarcijfers 3.1 Verloop van het eigen vermogen van uw gemeenschappelijke regeling Het eigen vermogen, inclusief het gerealiseerde resultaat, bedraagt per 31 december 2022 volgens de jaarrekening € 0,3 miljoen en heeft zich de afgelopen jaren als volgt ontwikkeld: Grafiek ontwikkeling eigen vermogen (x € 1.000) 400.000 350.000 300.000 250.000 200.000 150.000 100.000 50.000 0 -50.000

2019

2020

2021

2022

Algemene reserve Bestemmingsreserve Gerealiseerd resultaat

De totale reserves ter hoogte van € 0,3 miljoen bestaat een algemene reserve, een bestemmingsreserve en het resultaat boekjaar. 3.2 Analyse van het resultaat Het resultaat voor mutaties in de reserves laat een negatief saldo zien van € 2.978. Het gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten bedraagt € 2.978 negatief. In de begroting was rekening gehouden met een resultaat van nihil na mutaties in de reserves.

11

Constateringen accountantscontrole

4. Constateringen accountantscontrole 4.1 niet-gecorrigeerde afwijkingen Wij hebben naar aanleiding van onze controle geen, niet gecorrigeerde fouten groter dan de rapporteringstolerantie. 4.2 Een goedkeurende verklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid Bij de jaarrekening over boekjaar 2022 zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring voor het aspect getrouwheid als ook voor het aspect rechtmatigheid te verstrekken, waarvan de oordeelparagraaf als volgt luidt: Naar ons oordeel: • geeft de in de jaarstukken opgenomen jaarrekening een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2022 als van de activa en passiva van West-Brabants Archief op 31 december 2022, in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV); •

zijn de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2022 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand gekomen, in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen, waaronder verordeningen van de gemeenschappelijke regeling, zoals opgenomen in de financiële verordening.

Wij gaan er daarbij vanuit dat de door het dagelijks en algemeen bestuur geen wijzigingen worden doorgevoerd in de goed te keuren jaarrekening.

4.3 Geen (materiële) afwijkingen die in het oordeel moeten worden betrokken in het kader van begrotingsrechtmatigheid De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op Artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door het algemeen bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting, via de verordening op het financieel beheer en het controleprotocol. Het systeem van budgetbeheer en –bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan het algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen brengt het risico met zich mee dat er inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de kadernota rechtmatigheid die door de Commissie BBV is uitgebracht. Een belangrijke inhoudelijke aanvulling betreft de vaststelling, dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeel.

Essentieel is dat algemeen bestuur nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij open-einde regelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In het geval dat het algemeen bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden gegeven, wordt betrokken. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In de jaarstukken 2022 legt het dagelijks bestuur in de toelichting op het overzicht van baten en lasten verantwoording af over de realisatie van de lasten en baten ten opzichte van de begroting na wijziging. Uit de analyse blijkt geen overschrijding van de begrote lasten.

13

4. Accountantscontrole 4.4 Bevindingen uit de eindejaarscontrole Rechtmatigheid inkopen en prestatielevering Ten aanzien van rechtmatigheid inkopen en prestatielevering constateren wij dat dit een intensief deel van de controle blijft. Dit onderdeel van de controle is in het huidige boekjaar goed verlopen. Registratie van de prestatieleveringen is verbetert voor 2022, waardoor dit proces soepel verlopen. 4.5 Voorziening groot onderhoud Als gevolg van de verkoop van het pand te Oudenbosch een aantal jaren terug is de voorziening groot onderhoud deels vrijgevallen. Hierbij is onderscheid gemaakt tussen het deel van de voorziening dat reeds was opgebouwd specifiek voor het onderhoud van het archief en het overige onderhoud van het pand. In 2022 heeft de dotatie conform plan plaatsgevonden voor de componenten die voor rekening komen van West-Brabants Archief. In 2022 hebben geen onttrekkingen plaatsgevonden.

4.7 Europese aanbestedingsrichtlijnen In het kader van de rechtmatigheid van de jaarrekening 2022 is een controle uitgevoerd op de naleving van de (Europese) aanbestedingsrichtlijnen. Uit onze controle op de rechtmatigheid van de inkopen blijken geen onrechtmatigheden. 4.8 Financiering In 2022 heeft u geen nieuwe langlopende leningen afgesloten. We constateren dat WestBrabants Archief voldoet aan het kasgeldlimiet en de renterisiconorm. De verantwoording schatikbankieren voldoet aan de te stellen eisen. 4.9 Mutaties in de reserves Uit onze controle inzake de mutaties in de reserves zijn geen bevindingen voortgekomen. 4.10 Kredieten Wij zijn nagegaan of de investeringen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door het Algemeen Bestuur geautoriseerde kredieten. Wij constateren geen materiële overschrijdingen op investeringsniveau ten opzichte van de gevoteerde kredieten.

4.6 Verslaggevingsgrondslagen Wij hebben de aanvaardbaarheid van de gehanteerde waarderingsgrondslagen, de consistente toepassing daarvan alsmede de duidelijkheid en volledigheid van de jaarverslaggeving beoordeeld. West-Brabants Archief heeft gedurende 2022 geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van belangrijke verslaggevingsgrondslagen. Wij concluderen dat de gehanteerde waarderingsgrondslagen aanvaardbaar zijn en dat de toepassing daarvan, samen met de in de jaarrekening opgenomen toelichtingen, een getrouw beeld geeft van de financiële positie van de organisatie.

14

Kwaliteit verslaggeving