07a-107-Toelichting rvs Wijzigen reglementen van orde.pdf

Aanleiding Sinds 1 januari 2023 is de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur van kracht. Per 1 april 2023 zijn ook de in deze nieuwe wet opgenomen bepalingen met betrekking tot geheimhouding in werking getreden. Hierdoor is ook de Gemeentewet veranderd. De gewijzigde wetgeving geeft aanleiding tot herziening van de reglementen van orde voor de diverse vergaderingen voor wat betreft die delen die handelen over het opleggen van geheimhouding. Wat verandert er precies? Voor alle bestuursorganen wordt de wettelijke grondslag om geheimhouding op te leggen geregeld in het nieuwe artikel 87 van de Gemeentewet. De raad, het college, de burgemeester en een raadscommissie kunnen een verplichting tot geheimhouding opleggen ten aanzien van informatie die bij dat orgaan berust. De term ‘informatie’ is nieuw in de Gemeentewet en komt in de plaats van ‘het verhandelde tijdens de vergadering’ en ‘de stukken’. Voor schriftelijke informatie geldt dat geheimhouding altijd expliciet moet worden opgelegd. Op mondelinge informatie die tijdens een besloten vergadering van de raad of een commissie wordt gedeeld, rust sinds 1 april 2023 van rechtswege een verplichting tot geheimhouding omtrent informatie die in die vergadering ter kennis van de aanwezigen komt.

Informatie waarop geheimhouding rust mag niet langer met individuele of enkele raadsleden worden gedeeld, maar dient te worden gedeeld met de gehele raad. Niet langer is vereist dat de gemeenteraad de door een ander orgaan opgelegde geheimhouding moet bekrachtigen. De raad heeft en behoudt wel de bevoegdheid de geheimhouding op te heffen. De raad krijgt ook de mogelijkheid om een raadslid dat de geheimhouding heeft geschonden voor de duur van maximaal drie maanden te onthouden van geheime informatie. Door toevoeging van ‘raads’ voor ‘leden’ wordt het reglement van orde voor de raadscommissie in overeenstemming met de praktijk, dat alleen raadsleden deelnemen aan een besloten commissievergadering deelnemen, gebracht. Tot slot wordt geheime informatie voortaan in beginsel digitaal (achter een slotje) beschikbaar gesteld. Daarmee komt een einde aan het onderscheid dat bestond tussen college en ambtelijke organisatie enerzijds (digitale beschikbaarheid) en raad anderzijds (inzage in geheimenkastje). Een verplichting tot geheimhouding die vóór voor de inwerkingtreding van de bepalingen in de wet (1 april 2023) is opgelegd, blijft na de inwerkingtreding van deze wet van kracht. Met dit raadsvoorstel wordt voorgesteld de reglementen van orde in overeenstemming te brengen met de gewijzigde Gemeentewet.

Beoogd effect De bestaande reglementen van orde in overeenstemming brengen met de gewijzigde Gemeentewet. Argumenten 1.1. Er dient in het kader van geheimhouding van informatie rekening gehouden te worden met de wijzingen die per 1 april 2023 in de Gemeentewet hebben plaatsgevonden. Overheidsinformatie is in beginsel openbaar. Alleen in door de wetgever aangemerkte gevallen kan worden afgeweken van de algemene stelregel van openbaarheid en kan worden besloten tot

geheimhouding van overheidsinformatie. Met de wijziging van de geheimhoudingsregeling in de Gemeentewet heeft de wetgever beoogd de procedure rondom geheimhouding te vereenvoudigen en te verhelderen. Deze wijzigingen nopen tot aanpassing van de reglementen van orde, zodat deze in overeenstemming zijn met de gewijzigde Gemeentewet. Het interne werkproces wordt aangepast, zodat in het proces van besluitvorming of geheimhouding altijd de volgende vragen doorlopen en beantwoord worden: 1. Is sprake van een in de Woo genoemd belang op grond waarvan geheimhouding kan worden opgelegd? 2. Ten aanzien van welke informatie dient geheimhouding te gelden? 3. Met wie mag de geheime informatie worden gedeeld? 4. Tot wanneer geldt de geheimhouding? De Gemeentewet kent het begrip ‘vertrouwelijk’ niet, maar spreekt alleen over ‘geheim(houding)’. Er zijn in de Gemeentewet regels opgenomen over het opleggen en opheffen van geheimhouding en over de schending van geheimhouding. Voor stukken die als ‘vertrouwelijk’ zijn aangeduid, gelden die regels niet. Vertrouwelijk is een term die naar algemene aard en omstandigheden wordt ingevuld. Er wordt van eenieder die betrokken is bij processen, van ambtenaren en bestuurders, verwacht dat zij zorgvuldig en vertrouwelijk omgaan met informatie en overeenkomstig handelen.

De geheimhoudingsplicht ten aanzien van vertrouwelijke stukken is overigens ook als zodanig neergelegd in artikel 2:5 van de Awb. Kanttekeningen Borging van het proces rondom geheimhouding blijft mensenwerk Hoewel de reglementen van orde worden geactualiseerd, is hiermee niet volledig geborgd dat informatieverstrekking waarop geheimhouding rust overeenkomstig die reglementen verloopt. Het blijft van belang dat ambtenaren, college- en raadsleden zich bewust zijn van en bekend zijn met de gewijzigde regelgeving en het werkproces van geheimhouding en alle afspraken kennen die daaromtrent gelden en integer handelen. Financiën Het wijzigen van de reglementen van orde brengt geen kosten met zich mee. Het opleggen van geheimhouding komt nu ook al voor, met name ten aanzien van financiële cijfers op grond van gemeentelijke belangen. Er worden daarom geen financiële gevolgen verwacht. Het voorstel brengt geen nieuwe verplichtingen voor de gemeenteraad met zich mee, maar verduidelijkt bestaande instrumenten en bepalingen. Communicatie De gewijzigde reglementen van orde worden bekend gemaakt door publicatie daarvan in het Gemeenteblad. Bijlagen 1. Overzicht wijzigingen 2. Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Roosendaal 3. Reglement van orde voor de raadscommissie 4. Reglement van orde voor de inspraakbijeenkomsten van de raad 5.

Reglement van orde voor het Presidium 6. Notitie “Geheimhouding in het kader van de wijzigingen van de Gemeentewet” 7. Factsheet Geheimhouding VNG maart 2023