05d-Toelichting rvs Wijziging verordening op de vertrouwenscommissie.pdf

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal Beslispunt De raad besluit: 1. De verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, die klankbordklankbordgesprekken met de burgemeester houdt en die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt 2023 vast te stellen zoals is weergegeven in het ontwerpbesluit dat als bijlage is toegevoegd aan dit raadsvoorstel; 2. Dit te doen onder gelijktijdige intrekking van de verordening op de vertrouwenscommissie, vastgesteld op 11 februari 2015. Aanleiding De vertrouwenscommissie bereidt de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voor, houdt klankbordgesprekken met de burgemeester en bereidt de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor. De raad bepaalt de regels voor de commissie. Dat doet de raad door een verordening op de vertrouwenscommissie vast te stellen. De verordening op de vertrouwenscommissie die nu geldt is acht jaar geleden vastgesteld. Sindsdien zijn de “Handreiking burgemeesters; benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid” van het ministerie van BZK, de circulaire van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) en Gemeentewet gewijzigd.

Om er voor te zorgen dat de verordening weer in lijn komt met genoemde kaders is het noodzakelijk om de verordening op de vertrouwenscommissie aan te passen. Door, onder gelijktijdige intrekking van de nu geldende verordening op de vertrouwenscommissie, een nieuwe verordening op de vertrouwenscommissie vast te stellen worden de algemene bepalingen (hoofdstuk 1) en de bepalingen inzake de voortgangsgesprekken (hoofdstuk 2) gewijzigd, de overige hoofdstukken worden pas gewijzigd wanneer die aan de orde zijn (dat wil zeggen, als sprake is van herbenoeming of benoeming). Dat is gangbaar en voorkomt dat, op het moment dat die hoofdstukken aan de orde zijn, die niet meer actueel zijn omdat een van eerder genoemde kaders is gewijzigd. De verordening op de vertrouwenscommissie kent vijf hoofdstukken: 1. Algemeen 2. Bijzondere bepalingen over de benoemingsprocedure 3. Bijzondere bepalingen over de voortgangsgesprekken 4. Bijzondere bepalingen herbenoeming burgemeester 5. Slotbepalingen In hoofdstuk 1 zijn algemene bepalingen opgenomen die voor alle activiteiten van de vertrouwenscommissie van belang zijn. Hoofdstuk 3 zijn bepalingen opgenomen die van belang zijn bij het voeren van voortgangsgesprekken. In hoofdstuk 5 zijn slotbepalingen opgenomen ten aanzien waarvan geen noodzaak wordt gezien om die aan te passen.

De “Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid” van het ministerie van BZK en de circulaire van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) hebben als basis gediend voor de voorgestelde wijzigingen. De voorgestelde wijzigingen zijn ook aan het Kabinet van de Commissaris van de Koning van de provincie Brabant voorgelegd en akkoord bevonden.

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Beoogd effect Een actuele verordening op de vertrouwenscommissie. Argumenten De volgende wijzigingen worden voorgesteld: Hoofdstuk 1: Algemeen Artikel 2 Taak De vertrouwenscommissie vindt de term ‘voortgangsgesprek’ meer in een hiërarchische werkrelatie passen en vindt dat die term een verkeerde indruk kan wekken van het bedoelde karakter van deze gesprekken tussen de vertrouwenscommissie en de burgemeester. De vertrouwenscommissie vindt dat de vertrouwenscommissie en de burgemeester elkaars functioneren bespreken als bestuurlijke partners. De term ‘voortgangsgesprek’ wordt daarom, in lijn met de circulaire en handreiking, vervangen door de term ‘klankbordgesprek’.

Artikel 3 Samenstelling commissie De vertrouwenscommissie vindt tijdelijke vervanging vanwege het bijzondere karakter van de procedures, waarin geheimhouding centraal staat, ongewenst. De vertrouwenscommissie stelt daarom de raad voor om de mogelijkheid voor leden om in geval van ziekte en/of zwaarwegende persoonlijke omstandigheden zich tijdelijk te kunnen laten vervangen te verwijderen.

De vertrouwenscommissie acht het niet wenselijk dat de voorzitter van de vertrouwenscommissie de plaatsvervangend voorzitter moet zijn. Dit vanwege de toch al hoge werkdruk van een plaatsvervangend voorzitter van de raad die naast plaatsvervangend voorzitter van de raad van rechtswege ook voorzitter is van de agendacommissie en de werkgeverscommissie. De vertrouwenscommissie acht het verder niet wenselijk om aan de voorkant te bepalen wie de voorzitter is omdat dan niet gekozen kan worden voor het lid met de meeste kennis of ervaring en dit ook geen ruimte laat voor onvoorziene omstandigheden. De vertrouwenscommissie stelt daarom de raad voor om te bepalen dat de vertrouwenscommissie de voorzitter van de vertrouwenscommissie uit haar midden benoemd.

De vertrouwenscommissie acht het niet wenselijk dat de plaatsvervangend voorzitter van de vertrouwenscommissie de fractievoorzitter van de op één na grootste fractie moet zijn. Dit omdat de leden van de vertrouwenscommissie niet per definitie fractievoorzitters zijn. De vertrouwenscommissie acht het verder niet wenselijk om aan de voorkant te bepalen wie de plaatsvervangend voorzitter is omdat dan niet gekozen kan worden voor het lid met de meeste kennis of ervaring en dit geen ruimte laat voor onvoorziene omstandigheden. De vertrouwenscommissie stelt daarom de raad voor om te bepalen dat de vertrouwenscommissie de plaatsvervangend voorzitter van de vertrouwenscommissie uit haar midden benoemd.

De vertrouwenscommissie acht het wenselijk dat er, in aanvulling op de bepaling over de interne ondersteuning, een bepaling komt over externe ondersteuning. Dit omdat een

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

(her)benoemingsprocedure en het voeren van klankbordgesprekken geen alledaagse aangelegenheid is en een externe deskundige focus aan kan brengen waar nodig, tips kan geven waar het kan en de vertrouwenscommissie kan behoeden voor valkuilen. De huidige verordening op de vertrouwenscommissie sluit externe ondersteuning niet uit maar stelt geen regels daarvoor. De vertrouwenscommissie stelt daarom de raad voor om een bepaling over externe ondersteuning toe te voegen en daarmee regels daarvoor te stellen.

Artikel 6 Contactpersoon De vertrouwenscommissie acht het wenselijk dat duidelijk is wie de gesprekspartner is voor de burgemeester. Om die reden stelt de vertrouwenscommissie de raad voor om de taakomschrijving van de voorzitter, voor zover die betrekking heeft op het naar buiten treden als contactpersoon, aan te vullen met ‘en naar de burgemeester’. De vertrouwenscommissie acht het niet wenselijk dat stukken bestemd voor de commissie aan het privé adres van de secretaris worden verzonden. Om die reden stelt de vertrouwenscommissie de raad voor om ‘privé adres’ te wijzigen in ‘Het Huis’.

Artikel 7 Archivering De vertrouwenscommissie acht het niet wenselijk dat de voorzitter en de secretaris van de vertrouwenscommissie alle archiefbescheiden direct overbrengen naar de aangewezen archiefbewaarplaats omdat zij dan verminderd toegankelijk zijn. In plaats daarvan acht de vertrouwenscommissie het wenselijk dat dit pas na twintig jaar geschiedt en dat tot die tijd de bescheiden worden bewaard in een aangewezen archiefruimte van de gemeente. Dit vanwege aansluiting op de wettelijke termijn van twintig jaar voor overbrenging. Om die reden stelt de vertrouwenscommissie de raad voor om de termijn voor overbrenging van alle archiefbescheiden te wijzigen in twintig jaar en te bepalen dat tot die tijd de archiefbescheiden worden bewaard in een aangewezen archiefruimte.

Hoofdstuk 3: Bijzondere bepalingen over de voortgangsgesprekken Artikel 11 Taken en bevoegdheden De vertrouwenscommissie acht het wenselijk dat aan de burgemeester een verslag ter beschikking kan worden gesteld van gesprekken met referenten. Dit omdat deze gesprekken belangrijke input leveren voor het te vormen beeld van het functioneren van de burgemeester en zo de burgemeester de mogelijkheid wordt geboden om op die input te reageren en reflecteren. De huidige verordening op de vertrouwenscommissie sluit het verstrekken niet uit maar stelt geen regels daarvoor. Om die reden stelt de vertrouwenscommissie de raad voor om de bepaling over het beschikbaar stellen van het verslag aan de vertrouwenscommissie aan te vullen met ‘en kan, al dan niet tot personen herleidbaar, aan de burgemeester worden verstrekt’. De vertrouwenscommissie acht het wenselijk dat aan de voorkant voor alle betrokkenen duidelijk is dat gekozen kan worden voor díe referenten die door de vertrouwenscommissie van belang worden

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

geacht om input te leveren voor het te vormen beeld van het functioneren van de burgemeester. Om die reden stelt de vertrouwenscommissie de raad voor om de bepaling over referenten zodanig te wijzigen dat er in plaats van een opsomming van referenten waarvoor in ieder geval kan worden gekozen, er een open formulering ontstaat. Financiën Aan deze besluitvorming zijn geen financiële consequenties of risico’s verbonden. Bijlagen Ontwerpbesluit verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot benoeming van de burgemeester voorbereidt, die klankbordklankbordgesprekken met de burgemeester houdt en die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt 2023.

De griffier, E. van der Mark

De voorzitter, J.M. van Midden