05b - Toelichting rvs verordening en controleprotocol.pdf

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

Aanleiding 2023 is het eerste jaar waarin het college van burgemeester en wethouders verantwoording aflegt over de rechtmatigheid van financiële beheerhandelingen. Daartoe ontvangt het college een opdracht van de raad vastgelegd in het Controleprotocol Rechtmatigheid 2023 inclusief het bijbehorende normenkader rechtmatigheid. De accountant toetst de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2023. Door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording (RMV) moeten ook de Controleverordening en de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid aangepast worden. De RMV moet in deze verordeningen opgenomen worden. Hierdoor is een natuurlijk moment ontstaan om deze verordeningen te evalueren. Waar nodig zijn ook andere aanpassingen doorgevoerd. Beoogd effect Beoogd effect is dat de rechtmatige uitvoering van financiële beheerhandelingen een onderwerp van gesprek is tussen de raad en het college van burgemeester en wethouders. Niet meer alleen tussen de financials en de accountant als onderdeel van de controle van de jaarrekening. Argumenten 1.1. Het Controleprotocol Rechtmatigheidsverantwoording 2023 kadert de opdracht in. Zowel het directieteam als het college van burgemeester van wethouders en de auditcommissie (als vertegenwoordiger van de raad) zijn de afgelopen maanden meegenomen in de inhoud van het controleprotocol rechtmatigheid.

Het controleprotocol is nu aangevuld met het voorlopig normenkader rechtmatigheid 2023. Dit is de wet- en regelgeving (inclusief de verordeningen van de raad) die valt onder de reikwijdte van de rechtmatigheidsverantwoording. 2.1.Het normenkader rechtmatigheid 2022 is nu definitief. In een raadsmededeling gedateerd op 1 februari 2022 heeft het college de raad geïnformeerd over het definitieve normenkader voor 2021 en het voorlopige kader voor 2022. Nu het jaar 2022 is afgerond, is het normenkader rechtmatigheid geactualiseerd naar aanleiding van besluitvorming in de raad in 2022 over verordeningen die financiële beheerhandelingen met zich meebrengen. Daarbij is ook het voorlopig normenkader rechtmatigheid 2023 bepaald, eind 2023 te actualiseren na besluitvorming in 2023. 3.1. Dat de accountant de rechtmatigheidsverantwoording toetst moet aangevuld worden in de controleverordening. De gemeentewet verplicht in artikel 213 de raad een controleverordening vast te stellen. Daarin is de procedure voor de benoeming van de accountant opgenomen, de verantwoordelijkheid van zowel de organisatie als de accountant bij de uitvoering van de accountantscontrole en de rapportage over de uitkomsten van de controlewerkzaamheden. De wijzigingen van de geldende Controleverordening 2017 zijn:  De toevoeging van de jaarrekening en de RMV bij de begripsbepaling in artikel 1.

 Bij de opdracht in artikel 2 dat het college van burgemeester en wethouders in overleg met de auditcommissie de aanbesteding van de accountantscontrole voorbereid.  In artikel 4 Rapportage lid 6 dat als de accountant tijdens de accountantscontrole tot de conclusie komt dat de rechtmatigheidsverantwoording niet getrouw is dan wel bevindingen heeft die leiden tot een andere dan een goedkeurende verklaring, hij dit onmiddellijk meldt aan de raad en het college.  In artikel 5 Overige controles dat de accountant eventueel opdracht kan krijgen tot specifieke werkzaamheden op het gebied van doelmatigheid en doeltreffendheid. Dit mag niet strijdig zijn met zijn werkzaamheden ten behoeve van de controle van de jaarrekening. Het college informeert in dat geval vooraf de raad. 4.1. Evaluatie van de bevindingen behorende bij de rechtmatigheidsverantwoording kunnen leiden tot nader onderzoek, aangevuld met doelmatigheid en doeltreffendheid. In artikel 213a van de gemeentewet is verwoord dat de raad via deze verordening het college van burgemeester en wethouders opdraagt periodiek onderzoek uit te voeren naar een doelmatige dan

Toelichting raadsvoorstel aan de raad van de gemeente Roosendaal

wel doeltreffende uitvoering van taken binnen de gemeentelijke organisatie. De aanpassing in de huidige verordening, verwoord in artikel Onderzoeksfrequentie, is dat de uit te voeren onderzoeken een afgeleide zijn van de evaluatie van de bevindingen uit de rechtmatigheidsverantwoording. Nader onderzoek naar de oorzaak van deze bevindingen kan aangevuld worden met elementen van doelmatigheid en doeltreffendheid. Daarmee krijgen deze onderzoeken een logische plek in de Planning & Control cyclus en zijn op deze wijze beter geborgd. Het zijn team Control, de Regionale Rekenkamercommissie, de accountant of een andere extern ingehuurde partij die een onderzoek uitvoeren. Kanttekeningen 1.1 Het Controleprotocol Rechtmatigheidsverantwoording in plaats van het opnemen in de financiële verordening. Omdat rechtmatigheid betrekking heeft op financiële beheerhandelingen heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten de opdracht van de raad opgenomen als een paragraaf in de financiële verordening (de modelverordening van december 2022). Daarbij moet nog steeds elk jaar het normenkader rechtmatigheid apart door de raad worden vastgesteld. Vanwege dit feit en het feit dat het Controleprotocol al bekend is bij alle gremia en ieder rechtmatigheid van groot belang vindt handhaven wij het controleprotocol in plaats van het opnemen van de opdracht in de financiële verordening.

1.2 De Sectorcommissie Decentrale Overheden van de Nederlands Beroepsorganisatie voor Accountants komt nog met een zienswijze op de invulling van hun werkzaamheden. De Eerste en Tweede Kamer hebben het besluit genomen tot de invoering van de RMV m.i.v. het boekjaar 2023. De uitwerking in termen van consequenties voor de jaarrekeningcontrole in relatie tot de RMV vindt op dit moment plaats. Dit vindt plaats in notities van de commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (Bado), de Sectorcommissie Decentrale Overheden (SDO) van de Nederlandse Beroepsvereniging van Accountants (NBA) en de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Deze notities kunnen aanleiding zijn de opdracht en bijbehorende kaders anders te omschrijven dan wel anders in te vullen. Financiën Dit voorstel heeft geen financiële consequenties. Communicatie Dit voorstel past in het projectplan Rechtmatigheidsverantwoording en de het hierin opgenomen communicatieparagraaf. De direct betrokkenen binnen de organisatie zijn al geïnformeerd over het voorstel of worden via een roadshow alsnog geïnformeerd. Vervolg De uitvoering van het Controleprotocol Rechtmatigheid 2023 is vastgelegd in een intern controleplan. Het Intern Controleplan voor 2023 is op dit moment in de maak. De auditcommissie neemt kennis van het dit plan. Bijlagen 1. Controleprotocol Rechtmatigheidsverantwoording 2023 2.

Normenkader Rechtmatigheid 2022 definitief 3. Controleverordening Roosendaal 2023 4. Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Roosendaal 2023