05b - Bijlage 1 Controleprotocol 2023.pdf

Controleprotocol 2023 Gemeente Roosendaal De opdracht van de Gemeenteraad aan het College van Burgemeester & Wethouders

Inhoudsopgave 1

Inleiding en leeswijzer ........................................................................................................... 3

2

Opdracht .............................................................................................................................. 4

3

Rechtmatigheidsverantwoording........................................................................................... 5 3.1 Kaders van de rechtmatigheidsverantwoording ................................................................... 5 3.2 Reikwijdte van de rechtmatigheidsverantwoording ............................................................. 5 3.2.1 Begrotingscriterium ......................................................................................................... 5 3.2.2 Voorwaardencriterium .................................................................................................... 6 3.2.3 Misbruik & oneigenlijk gebruik ........................................................................................ 6

4

Verantwoordingsgrens en rapportagegrens ........................................................................... 7 4.1 Verantwoordingsgrens ........................................................................................................... 7 4.2 Rapportagegrens..................................................................................................................... 7

5

Rapportering ........................................................................................................................ 9 5.1 Planning & Control cyclus ....................................................................................................... 9

6

Bijlagen .............................................................................................................................. 10 Bijlage 1 Normenkader 2023 (voorlopig) .................................................................................... 10 Bijlage 2 Modeltekst rechtmatigheidsverklaring........................................................................ 12

Controleprotocol 2023 – Gemeente Roosendaal

2

1

Inleiding en leeswijzer Met ingang van het boekjaar 2023 wordt door het College bij de jaarrekening 2023 een rechtmatigheidsverantwoording (RMV) afgegeven en niet meer door de accountant in zijn controleverklaring bij de jaarrekening. Bij de jaarrekeningcontrole toetst de accountant de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. In de RMV wordt door het College een verklaring afgegeven met betrekking tot het rechtmatig handelen aan de Gemeenteraad. Aan het begin van het jaar geeft de Raad middels dit controleprotocol de opdracht aan het College om zich via de RMV en bijbehorende kaders te verantwoorden aangaande het rechtmatig handelen van de gemeente. Voor toekomstige jaren wordt er per afzonderlijk jaar een nieuwe of geactualiseerde opdracht afgegeven. Leeswijzer In dit controleprotocol wordt in hoofdstuk twee duiding gegeven aan de opdracht die door de Raad wordt gegeven aan het College. Vervolgens wordt in het derde hoofdstuk aandacht geschonken aan de rechtmatigheidsverantwoording en de reikwijdte die van toepassing is. In het vierde hoofdstuk is opgenomen welke toleranties en grenzen zijn benoemd bij de uitvoering van en verantwoording over de opdracht. Tot slot is in hoofdstuk vijf de wijze van rapporteren aan de Gemeenteraad toegelicht aangaande de voortgang en verantwoording over het rechtmatig handelen binnen de huidige Planning & Control cyclus.

Controleprotocol 2023 – Gemeente Roosendaal

3

2

Opdracht Vanuit de Gemeenteraad wordt het College van B&W formeel verzocht om via een rechtmatigheidsverantwoording die voldoet aan de wettelijke eisen1 verantwoording af te leggen over de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen zoals opgenomen in het normenkader in bijlage 1, rekening houdend met de onderstaande kaders: 

Een te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording van 1 procent waarbij bevindingen boven de 500.000 EUR worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording; en



Een rapportagegrens ten behoeve het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden in de paragraaf Bedrijfsvoering van 145.000 EUR.

Een nadere duiding van deze kaders is opgenomen in hoofdstuk 4 van dit controleprotocol. Namens de Raad is de Audit Commissie opdrachtgever aan het College van Burgemeester en Wethouders en de College van Burgemeester en Wethouders opdrachtnemer. Ontwikkelingen worden primair besproken met de Audit Commissie en in de P&C cyclus met de Raad.

N.B. De Eerste en Tweede Kamer hebben het besluit genomen tot de invoering van de RMV m.i.v. het boekjaar 2023. De uitwerking in termen van consequenties voor de jaarrekeningcontrole in relatie tot de RMV vindt op dit moment plaats. Dit vindt plaats in notities van de commissie Bedrijfsvoering en Auditing Decentrale Overheden (Bado), de Sectorcommissie Decentrale Overheden (SDO) van de Nederlandse Beroepsvereniging van Accountants (NBA) en de commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Deze notities kunnen aanleiding zijn de opdracht en bijbehorende kaders anders te omschrijven dan wel anders in te vullen.

1

Momenteel zijn er nog notities in ontwikkeling die bepalend kunnen zijn voor de reikwijdte

Controleprotocol 2023 – Gemeente Roosendaal

4

3

Rechtmatigheidsverantwoording Dit hoofdstuk geeft een toelichting op de opzet van de rechtmatigheidsverantwoording (RMV). Het kader voor de RMV bestaat uit de volgende drie criteria: het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik criterium.

3.1

Kaders van de rechtmatigheidsverantwoording Onder rechtmatigheid wordt volgens de definitie van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) begrepen: “de in de jaarrekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen”, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen". De controle op rechtmatigheid is gericht op naleving van wet- en regelgeving, zoals die is opgenomen in het normenkader (bijlage 1). De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. De commissie BBV heeft een verplichte modeltekst opgesteld voor de RMV (bijlage 2). Het College van Burgemeester en Wethouders neemt deze op in de jaarrekening.

3.2

Reikwijdte van de rechtmatigheidsverantwoording Zoals eerder in dit hoofdstuk aangehaald heeft de RMV betrekking op drie verschillende criteria. Hieronder worden deze criteria nader geduid.

3.2.1

Begrotingscriterium In de toelichting op het BBV wordt begrotingsrechtmatigheid omschreven als: “Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting, investeringskredieten en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de Raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.” Ten behoeve van de RMV wordt vastgesteld of de realisatie conform begroting is geweest. Bij afwijkingen wordt beoordeeld of deze passen binnen het gemeentelijke beleid en met een toelichting zijn opgenomen in de jaarrekening. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals opgenomen in de financiële verordening onder artikel 5 ‘autorisatie begroting en investeringskredieten’. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

Met betrekking tot de begroting is het uitgangspunt dat elke afwijking als onrechtmatig wordt beschouwd, tenzij er sprake is van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren of wanneer er sprake is van een overschrijding op een open-einde regeling of wanneer de overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage .

Controleprotocol 2023 – Gemeente Roosendaal

5

Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. 3.2.2

Voorwaardencriterium Aan de besteding en inning van gelden door de gemeente zijn bepaalde voorwaarden verbonden, waarop door het College wordt getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke verordeningen. Bij het voorwaardencriterium wordt gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving. De eisen/voorwaarden hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. In het normenkader is wet- en regelgeving opgenomen, die het College in zijn controle van het voorwaardencriterium moet betrekken. Wanneer bij de controle financieel onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze uitsluitend in de RMV betrokken indien en voor zover het door de Raad of hogere overheden vastgestelde regels en kaderstellende besluiten betreft. Met andere woorden: interne regels van College naar de ambtelijke organisatie en andere dan kaderstellende Collegebesluiten vallen hier buiten. Mocht tijdens de toetsing toch blijken dat het normenkader niet juist of compleet is en dit consequenties heeft gehad voor de controles, dan geeft het College in de paragraaf Bedrijfsvoering in de jaarstukken aan welke regels dit betreft.

De accountant moet dit in zijn verslag bevestigen.

3.2.3

Misbruik & oneigenlijk gebruik Onder misbruik wordt verstaan: “Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen”. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan: “Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan”. Het College moet effectieve maatregelen nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik (afgekort M&O) van gemeentelijke regelingen en eigendommen te voorkomen. Het College verantwoordt zich, gebaseerd op een actueel M&O-beleid, over de verwerking van deze maatregelen in processen en procedures en de werking ervan.

Controleprotocol 2023 – Gemeente Roosendaal

6

4

Verantwoordingsgrens en rapportagegrens Bij het komen tot een RMV wordt het College ondersteund door het team Interne Controle (IC). Het team IC werkt op basis van de verantwoordingsgrens welke opgenomen is in dit controleprotocol en richten de rechtmatigheidscontroles hierop in. Team IC controleert niet elk document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het rechtmatig handelen binnen de gemeente ten behoeve van de onderbouwing van de RMV.

4.1

Verantwoordingsgrens De verantwoordingsgrens is bepalend voor de oordeelsvorming en bepaald de strekking van de af te geven verantwoording. Voor de RMV zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren verantwoordingsgrens voorgeschreven tussen de 0 en 3 procent. Voor de gemeente Roosendaal wordt de verantwoordingsgrens vastgesteld op 1 procent. Dit is tevens hetzelfde percentage als dat de accountant hanteert bij zijn controle van de jaarrekening. Op het moment dat de verantwoordingsgrens wordt overschreden wordt in de RMV alleen bevindingen met bedragen boven de 500.000 EUR opgenomen. Dit bedrag is gebaseerd op de geconstateerde onrechtmatigheden in het accountantsverslag. Geconstateerde onrechtmatigheden onder dat bedrag worden niet opgenomen in de RMV, maar verantwoord in de paragraaf Bedrijfsvoering.

4.2

Rapportagegrens Voor de geconstateerde onrechtmatigheden die in de paragraaf Bedrijfsvoering verantwoord dienen te worden kan gebruik worden gemaakt van een rapportagegrens, dat is optioneel. Het voordeel van het vaststellen van een rapportagegrens is dat het gesprek over rechtmatig handelen veel meer over de essentiële onrechtmatigheden gaat en hoe deze in de toekomst te voorkomen in plaats van over elke euro. Deze rapportagegrens voor de paragraaf Bedrijfsvoering wordt voorgesteld op 145.000 EUR. Dit is een afgerond bedrag van 5 procent van de verantwoordingsgrens. Hiermee volgen we de ingezette lijn zoals deze voor de accountant gold tot en met verslagjaar 2022 om geconstateerde fouten en onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen. De vastgestelde verantwoordings- en rapportagegrens staat, op basis van de totale lasten van de begroting 2023, in onderstaande tabel weergegeven: Omschrijving Totale lasten inclusief dotaties aan de reserves Verantwoordingsgrens Rapportagegrens (afgeronde 5% van de verantwoordingsgrens)

Bedrag in EUR 283.129.000 2.831.290 145.000

Bedrijfsvoeringsparagraaf

Controleprotocol 2023 – Gemeente Roosendaal

7

In de paragraaf Bedrijfsvoering is er ruimte om een nadere toelichting te geven aangaande de bevindingen die staan opgenomen in de RMV, maar in deze paragraaf kunnen ook andere relevante aspecten worden opgenomen. De aspecten die in de paragraaf Bedrijfsvoering naar voren kunnen komen zijn: • • • • •

Beheersmaatregelen die zijn getroffen om in de toekomst tekortkomingen in de rechtmatigheid (fouten of onduidelijkheden in processen) te voorkomen; Bevindingen die onder de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording blijven, maar wel relevant zijn om de raad over te informeren; Bevindingen die boven de rapporteringsgrens vallen die College en Raad hebben afgesproken; Bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving door bijzondere omstandigheden binnen de gemeente; Andere zaken die het College relevant vindt om de Raad nader over te informeren.

Controleprotocol 2023 – Gemeente Roosendaal

8

5

Rapportering Om de voortgang van de uitgevoerde rechtmatigheidscontroles te borgen en om tijdig zicht te geven in de bevindingen van de controles informeert het College de Raad in de bestaande Planning & Control cyclus nadat zij eerst de Audit Commissie heeft geïnformeerd.

5.1

Planning & Control cyclus Het College informeert de Gemeenteraad gedurende het jaar middels de producten die binnen de bestaande Planning & Control cyclus worden opgeleverd. Dit zijn de Kadernota, Programma begroting, de Voorjaarsbrief, de Najaarsbrief en het jaarverslag. Aan deze producten wordt vanaf verslagjaar 2023 een paragraaf ‘rechtmatigheid’ toegevoegd, zodat de Raad door het College geïnformeerd wordt aangaande de lopende controles en bevindingen welke mogelijk ten eindejaar een risico vormen voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Controleprotocol 2023 – Gemeente Roosendaal

9

6

Bijlagen

Bijlage 1

Normenkader 2023 (voorlopig) Externe rechtmatigheid

0

Financiële processen

Externe regelgeving en verordeningen

Algemeen

Gemeentewet, Algemene wet bestuursrecht en Wet ruimtelijke ordening Gemeentewet Gemeentewet en Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden Gemeentewet

Raadsverordeningen (de Raadsbesluiten bepalingen m.b.t. recht, hoogte en duur) Algemeen delegatiebesluit, RB op 29-12-2010

Datum vaststelling / laatste herziening

Vaststelling verordening 27-12-2010

Financiële verordening Controleverordening

Vaststelling verordening 21-07-2022 Vaststelling verordening 26-01-2017

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid

Vaststelling verordening 30-10-2003

Verordening rechtspositie raads- en commissieleden

Vaststellling verordening 04-07-2019

Verordening tegenprestatie Participatiewet 2015 Maatregelen- en handhavingsverordening Participatiewet, IOAW en IOAZ 2015 Re-integratieverordening Participatiewet Verordening individuele inkomenstoeslag Participatiewet 2015

Vaststelling verordening 10-12-2014

Verordening individuele studietoeslag Participatiewet 2015

Vaststelling verordening 10-12-2014

Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten Wet Markt en Overheid Wet Schatkistbankieren Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) Specifieke uitkeringen onder SISAregime (Single Information, Single Audit) Wet op de Omzetbelasting 1968 Wet op de Vennootschapsbelasting Wet op het BTW-compensatiefonds 1

Inkoop- en aanbesteding

Europese aanbestedingsrichtlijnen inclusief Europese richtlijnen voor staatssteun Gewijzigde Aanbestedingswet 2012 , Aanbestedingsbesluit, de vernieuwde Gids Proportionaliteit, vernieuwde Aanbestedingsregelement Werken 2016 en de nieuwe Regeling tot wijziging van de regeling modellen eigen verklaring.

2

Salarissen

WNRA (Wet normalisering rechtspositie ambtenaren) gemeentewet, rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers

3

Participatiewet

Werkkostenregeling Sociale verzekeringswetten Fiscale wetgevingen Participatiewet Participatiewet, IOAW en IOAZ

Participatiewet Participatiewet

Participatiewet

4

Grondexploitatie

IOAW IOAZ BBZ Wet Ruimtelijke Ordening (inclusief Grondexploitatiewet) Wet op de Ruimtelijke Ordening en Besluit Ruimtelijke Ordening

Vaststelling wijziging verordening 28-06-2018

Vaststelling verordening 28-11-2019 Vaststelling wijziging verordening 28-06-2018

Nota grondbeleid 2012 Procedureverordening voor advisering tegemoetkoming in planschade

5

Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO)

Wet op de Ruimtelijke Ordening, Gemeentewet en Awb. Gemeentewet en Wet Maatschappelijke Ondersteuning

Exploitatieverordening gemeente Roosendaal Verordening maatschappelijke ondersteuning gemeente Roosendaal 2017

6 7

Jeugdwet Verbonden partijen (gemeenschappelijke regeling)

Jeugdwet Wet Gemeenschappelijke Regelingen

Verordening jeugdhulp

8

Subsidies

Gemeentewet en AWB

9

Treasury

Vaststelling verordening 02-11-2011 Vaststelling verordening 28-01-2019 en wijziging dd. 22-12-2022

Nota verbonden partijen (6 kaderstellende spelregels)

Algemene subsidieverordening Roosendaal Wet financiering decentrale Treasury statuut overheden (Wet FiDO) en art. 212 lid 2 Gemeentewet

Vaststelling besluit 13-03-2013 Vaststelling wijziging besluit 27-01-2021 Vaststelling verordening 05-02-2009

Vaststelling verordening 24-10-2019 Vaststelling 20-05-2021

Vaststelling verordening 17-04-2013 Vaststelling statuut 27-05-2019

Verordening verzilverlening Verordening starterslening

Vaststelling verordening 09-5-2019 Vaststelling 11-10-2018 en gewijzigd op 10-02-2022

Financiële verordening

Vaststelling verordening 21-07-2022

Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden 10

Kapitaallasten

Gemeentewet

Het normenkader 2023 (voorlopig) gaat verder op pagina 11

Controleprotocol 2023 – Gemeente Roosendaal

10

Financiële processen

Externe regelgeving en verordeningen

Raadsverordeningen (de Raadsbesluiten bepalingen m.b.t. recht, hoogte en duur)

Datum vaststelling / laatste herziening

11

Overige subsidies

AWB en erfgoedverordening Gemeentewet en AWB

Erfgoedsubsidieverordening Verordening wijkbudgetten en subsidiering bewonersplatforms

Vaststelling verordening 10-03-2022 Vaststelling verordening 01-07-2011

12

Onderwijs

Wet op Primair Onderwijs, Wet op Verordening bekostiging de expertisecentra en de Wet op het leerlingenvervoer Voortgezet Onderwijs

Vaststelling verordening 09-12-2021

Wet op Primair Onderwijs, Wet op Verordening voorzieningen de expertisecentra en de Wet op het onderwijshuisvesting Voortgezet Onderwijs

Vaststelling verordening 02-11-2011

Wet op Primair Onderwijs, Wet op Verordening financiële en materiële de expertisecentra en de Wet op het gelijkstelling onderwijs Voortgezet Onderwijs

Vaststelling verordening 25-02-2010

13

Inkomensoverdrachten aan Rijk

14

Reserves en voorzieningen

15

Algemene uitkering

16

Doeluitkeringen rijk

17

Belastingen / retributies

Specifieke regelgeving individueel bepaald Besluit Begroting en Verantwoording voor provincies en gemeenten Wet Financiële Verhoudingen Rijk / provincie en gemeenten Specifieke regelgeving individueel bepaald Gemeentewet, Paspoortwet Wet Milieubeheer (afvalstoffen) Gemeentewet Gemeentewet Gemeentewet

Gemeentewet

Gemeentewet

Gemeentewet Gemeentewet 18 19 20

Grondexploitatie Zie 4. Treasury Zie 9. Overige inkomensoverdrachten (betreft Specifieke regelgeving individueel hoofdzakelijk de mutaties in de bepaald boekwaarden grondexploitaties en bijdragen van derden zijnde niet-overheden

21

Overige

22

Betaald parkeren

Specifieke regelgeving individueel bepaald Gemeentewet

23

Verhuur

Gemeentewet

24 25 26

Leges publiekszaken Toerekening personeel aan projecten Provinciale bijdragen

27 28

29

Beleidskader reserves en Beleidskader ter kennisname aan de raad 25-05-2007. voorzieningen, zie financiële verordening

Legesverordening Verordening op de heffing en invordering van afvalstoffenheffing Verordening heffing en invordering van onroerende zaakbelastingen Verordening op de heffing en invordering van toeristenbelasting Verordening op de heffing en invordering van precariobelasting 2022

Vaststelling verordening 09-12-2021 en wijziging dd. 22-12-2022 Vaststelling verordening 22-12-2022

Verordening op de heffing en invordering van reclamebelasting binnenstad Verordening op de heffing en de invordering van reclamebelasting op de bedrijventerreinen Borchwerf I en Majoppeveld Verordening op de heffing en invordering van rioolheffing Regeling kwijtschelding gemeentelijke belastingen

Vaststelling verordening 08-12-2016

Verordening op de heffing en invordering van parkeerbelastingen Kostenbesluit naheffingsaanslag parkeerbelasting Verordening op de heffing en invordering van marktgelden Legesverordening

Vaststelling verordening 22-12-2022 Vaststelling kostenbesluit 22-12-2022

Gemeentewet en Paspoortwet Geen specifieke regelgeving Specifieke provinciale regelgeving (per individueel geval te beoordelen) Eigen bijdrage WMO Zie 5 (via declaraties richting deelnemers) Omgevingsvergunning Gemeentewet en Paspoortwet Legesverordening Woningwet Bouwverordening gemeente Roosendaal Overige deelnemingen (o.a. Essent, Saver Specifieke regelgeving individueel e.d.) bepaald.

Controleprotocol 2023 – Gemeente Roosendaal

Vaststelling verordening 22-12-2022 Vaststelling verordening 22-12-2022 Vaststelling verordening 22-12-2022

Vaststelling verordening 26-11-2020

Vaststelling verordening 22-12-2022 Vaststelling verordening 22-12-2022

Vaststelling verordening 22-12-2022 Vaststelling verordening 09-12-2021 en wijziging dd. 22-12-2022

Vaststelling verordening 09-12-2021 en wijziging dd. 22-12-2022 Vaststelling verordening 04-04-2012

11

Bijlage 2

Modeltekst rechtmatigheidsverklaring

Controleprotocol 2023 – Gemeente Roosendaal

12