05a-Bijlage Raadscommunicatieplan.pdf

Planning: Wat houdt inwoners over dit onderwerp bezig/wat willen ze weten/waar maken ze zich zorgen om etc. Waar willen we over in gesprek? Op welke manier en waar willen we dit doen? Hoe maken we (het gesprek over) dit onderwerp zichtbaar, laagdrempelig en relevant? Een webinar? Een vergadering of bezoek in de wijk? Een podcast? Een vlog? Een paneldiscussie? Actief uitnodigen voor inspraak? Een politiek café, politieke markt etc.

Wat vinden we als raad hierbij belangrijk? Voorkeur voor middeleninzet en (wanneer) Deze middelen zetten we in een communicatie/contentkalender.

Wie hebben we hiervoor nodig/wie betrekken we hierbij:

De voorkeur voor de middeleninzet gerelateerd aan de thema’s bepaalt dus voor de raadscommunicatieadviseur de activiteiten/middelenplanning. Denk aan een persbericht, informatie in de krant, uitnodigingsbrieven, eventuele middelen die gemaakt dienen te worden als posters en animaties, stroomschema’s, digitale content etc.

24

Voor de lange termijn planning is het noodzakelijk dat raadsleden (bijvoorbeeld in een klankbord of werkgroep) samen bepalen aan welke thema’s ze in de toekomst tijd/capaciteit willen en kunnen besteden en ook bereid zijn ‘politiek persoonlijk bij de mensen te brengen en informatie op te halen’ in wijken en straten. In hoeverre je de raad kunt profileren en presenteren en inwoners informeert hang ook af van de personele capaciteit die hiervoor beschikbaar wordt gesteld: een belangrijke randvoorwaarde. Het budget voor de communicatieactiviteiten kan taakstellend zijn: als de planning is gemaakt en goedgekeurd kun je de kosten voor de diverse activiteiten begroten. Begin 2024 kunnen al tarieven voor bijvoorbeeld aanpassingen aan de website, logo-ontwikkeling, doelgroepenonderzoek en ontwikkeling van voorlichtingsmaterialen worden opgevraagd. Voor nu is het verstandig: De activiteiten voort te zetten die al ingepland staan en waar nodig het format wat aan te passen, aantrekkelijker te maken; Begin 2024, te kijken wat nodig is in de loop van 2024, om vanaf daar de lange termijnplanning, waarbij we meer naar inwoners toe willen, concreet vorm te kunnen geven. De benodigde acties en aandachtspunten staan hierboven zo goed mogelijk omschreven.

Tot slot nog wat aanvullende adviezen over de organisaEe van de communicaEe: Advies 1. Afspraken/werkwijze Bereik als raad overeenstemming over de strategie en de te volgen koers en prioritaire acCes als beschreven in deze noCCe. Geef de raadscommunicaCeadviseur en (sugges;e) eventueel te benoemen leden van de klankbordof werkgroep communicaCe het mandaat om overeengekomen communicaCeacCes daarna verder uit te werken en ter informaCe (niet dan weer steeds ter besluitvorming) voor te leggen aan overige raadsleden. Advies 2. Spelregels. Als bij akkoord door de raad op dit (concept)plan acCeve inzet van de raad en/of de raadsleden overeen wordt gekomen, wordt die in de prakCjk ook verwacht. Raadsleden commiieren zich daarbij niet alleen aan de communicaCestrategie waarbij we leierlijk en figuurlijk naar buiten treden maar ook aan een (afgevaardigde) vertegenwoordiging in een klankbord- of werkgroep communicaCe of ambassadeurs om acCes uit te voeren. Denk aan een vergadering/ambassadeur in de wijk, het leveren van een bijdrage aan een nieuwsbrief of column etc. Zie de genoemde middelen. Spreek af dat instemming met het raadscommunicaCeplan dus ook betekent: het onderschrijven van doelstellingen en inzet voor de uitvoering door afgevaardigde raadsleden. De griffie organiseert en faciliteert, maar raadsleden dienen inhoudelijk input te geven.

25

Advies 3: De basis De investering ‘aan de achterkant’ in gedegen communicaCe-doelgroepenonderzoek levert uiteindelijk aan de voorkant meer specifiek doelgroepgerichte communicaCe-acCes op. Segmenteer naar leefijden, leefsCjlen, locaCes etc. Advies 4: Prioritering/fasering Spreek met elkaar af welke acCes haalbaar zijn binnen de gestelde periode en waar prioriteit aan gegeven wordt. Beter een aantal zaken goed oppakken dan heel veel iniCaCeven half. Kies thema’s die alle raadsleden belangrijk vinden en/of die bij veel mensen leven. CreaCeve instrumenten genoeg, durf er hieruit 1 of 2 te kiezen. Beter een aantal nieuwe acCviteiten goed doe, dan heel veel aansprekende nieuwe formats met veel bombarie optuigen en er dan mee ophouden vanwege gebrek aan Cjd of belangstelling. Dat kan schade toebrengen aan het imago van de raad. Soms is less more en is het belangrijker dat je communicaCe doelmaCg is, een groot bereik heef en je daarmee stapsgewijs je doelen bereikt. Advies 5: Evalua;e: Gelet op bovenstaande…Spreek met elkaar vaste evaluaCemomenten af en de beoordelingscriteria die daarbij horen. Vanuit dat oogpunt beveelt BDL ook een 0- en een 1-meCng bij de uitvoering van acCviteiten en vooraf communicaCe-onderzoek en/of doelgroep profielen. Maak per jaar een acCviteitenplanning, die je per kwartaal evalueert en waar nodig bijstelt.

26

8. Follow-up Dit plan is een raamwerk om gefaseerd en gestructureerd aan de raadscommunicaCe van en door de gemeenteraadsleden in Roosendaal te bouwen. Er gebeurt al veel goeds. De ambiCe is er. De wil is. Raadsleden werken goed samen. Nu nog goede afspraken maken over de planning, de bijbehorende middelen, werkvormen en de prioriteiten. Dit plan is een leidraad voor de communicaCeadviseur van de raad, maar is zeker niet in beton gegoten. De wereld verandert snel, dat betekent soms ook dat je in de communicaCe moet kunnen schakelen. Met dit plan is geprobeerd, door te wijzen op het belang van het dicht bij de inwoners raken in de breedste zin van het woord, om te kijken hoe je je als raad stapsgewijs kunt profileren, de verbinding kunt zoeken met je inwoners binnen een beperkt beschikbare Cjd. Het bouwen aan een herziene website kan de acCviteiten die elders op locaCe in de wijken , in de stad en in de dorpen plaatsvinden versterken en ze eenvoudiger zichtbaar maken. Het is belangrijk nu eerst met elkaar overeenstemming te bereiken over de in dit stuk voorgestelde koers m.b.t. communicaCe en dan samen met behulp van de raadscommunicaCeadviseur en de handreikingen in deze noCCe verder te gaan bouwen aan kennis, zichtbaarheid, toegankelijkheid en vertrouwen.

Naar buiten! Dan komt poli+ek binnen. Veel succes! Namens BDL Communica;e & Training september 2023 Stefanie Couwenberg

27