04a-98-Bijlage griffieplan raadsperiode 2022-2026.pdf

GRIFFIEPLAN Roosendaal Raadsperiode 2022-2026

Versie: 1.0

Inhoud 1.

INLEIDING ........................................................................................................................................ 3

2.

TRENDS & ONTWIKKELINGEN ......................................................................................................... 4

3.

AMBITIES GEMEENTERAAD ............................................................................................................. 6

4.

DE GRIFFIE ....................................................................................................................................... 8 4.1 Basistaken van de griffie................................................................................................................ 8 4.1.1. Secretariaat van de raad, het presidium, commissies en werkgroepen ............................... 8 4.1.2 Advies en ondersteuning ........................................................................................................ 8 4.1.3 Beheer ICT systemen .............................................................................................................. 9 4.1.4 Bestuurlijk en ambtelijk overleg ........................................................................................... 10 4.1.5 Communicatie met inwoners ............................................................................................... 10 4.2 Ambities griffie ............................................................................................................................ 11

5.

GRIFFIEPLAN RAADSPERIODE 2022-2026...................................................................................... 13 5.1 Efficiënter en transparanter werken ........................................................................................... 13 5.2 Betrokkenheid raad bij uitwerking grotere raadsonderwerpen ................................................. 14 5.3 Samenwerking in de regio ........................................................................................................... 14 5.4 Dichter bij de inwoners en grotere betrokkenheid inwoners ..................................................... 14 5.5 Basistaken griffie ......................................................................................................................... 15 5.6 Doorontwikkeling griffie .............................................................................................................. 17

BIJLAGE 1 PLANNING 2023 .................................................................................................................... 18 BIJLAGE 2 Formatie en budgetten ......................................................................................................... 20

Griffieplan 2022-2026

2

1. INLEIDING De missie van de griffie luidt: De griffie ondersteunt, faciliteert en adviseert de leden van de gemeenteraad en de burgerraadsleden bij de invulling van hun taak. De griffie levert een bijdrage aan de kwaliteit en de transparantie van het gemeentebestuur, het besluitvormingsproces en de betrokkenheid van burgers bij de politiek. De griffie doet dit vanuit een onafhankelijke positie en een proactieve en professionele houding. Met als ambitie: De griffie adviseert proactief en neutraal, gaat voor het optimale resultaat en doet dat in verbinding met anderen. Het Griffieplan is een dynamisch document. Dat wil zeggen dat het document geregeld zal worden geactualiseerd zodat ambities en acties actueel blijven. Daarnaast is dit het eerste Griffieplan van de griffie in de huidige samenstelling. Een aantal zaken zullen we in de komende tijd nog verder uitdiepen en vormgeven. Het Griffieplan is opgesteld door de griffie. Een eerste opzet van het Griffieplan is besproken met de werkgeverscommissie. Op basis van het gesprek met de werkgeverscommissie en de gesprekken die de griffier en de plv. griffier in de maand maart met de fracties hebben gevoerd, is het Griffieplan aangevuld.

Griffieplan 2022-2026

3

2. TRENDS & ONTWIKKELINGEN 7 maart 2002 is de Wet dualisering gemeentebestuur in werking getreden. Toen is ook de functie van griffier geïntroduceerd. De eerste adviseur van de gemeenteraad. Elke gemeenteraad moet volgens de Gemeentewet een griffier benoemen. In welke mate de griffier wordt ondersteund door een griffie is aan de gemeenteraad en zal zijn ingegeven door de hoogte van de ambities van de gemeenteraad. In deze 21 jaar hebben de functies van griffier en de griffie zich ontwikkeld tot wat die nu zijn. In de beginjaren lag de focus op procesmatige ondersteuning maar is daarna ingezet op inhoudelijke ondersteuning. De griffie volgt de ontwikkeling die de gemeenteraad ook doormaakt. Daarmee heeft de griffie ook te maken met trends uit de samenleving. Zo wees onderzoek van dagblad Trouw van begin 2022 uit dat burgers steeds minder vertrouwen hebben in de lokale overheid. Ongeveer 40% van de Nederlanders zegt weinig tot geen vertrouwen te hebben in hun gemeente. Uit de in 2020 in Roosendaal uitgevoerde quick scan lokale democratie kwam naar voren dat 32% van de inwoners een positief beeld heeft van het gemeentebestuur. Politieke partijen hebben steeds minder leden, er gaan steeds minder mensen stemmen en het vertrouwen in de overheid daalt. In Roosendaal was de opkomst bij de gemeenteraadsverkiezingen van 2022 teleurstellend laag.

Overigens ‘scoort’ Roosendaal al een aantal gemeenteraadsverkiezingen onder het landelijk gemiddelde opkomstpercentage. De huidige representatieve democratie (inwoners kiezen de bestuurders) verschuift naar een meer participatieve democratie (inwoners hebben een beleidsbepalende invloed op het bestuur). Inwoners verwachten die invloed ook. Dit vereist een vorm van ‘hybride’ democratie, waarbij de representatieve democratie wordt aangevuld met participatieve vormen. Gemeenteraden fragmenteren. Het aantal fracties in gemeenteraden is hoog. Op dit moment zijn er in Nederland 593 eenmansfracties tegen 479 in de periode daarvoor. De verwachting is dat dit in de toekomst zal toenemen. In de Roosendaalse gemeenteraad zijn nu drie eenmansfracties en vier ‘kleine’ fracties van twee tot drie zetels vertegenwoordigd. Verdere fragmentatie kan het besluitvormingsproces en de verbindende rol van de griffie als bruggenbouwers tussen fracties bemoeilijken. Daarnaast leidt een groter aantal fracties tot meer ‘workload’ voor de griffie. Bij de afgelopen gemeenteraadsverkiezingen hebben lokale partijen landelijk 36% van de stemmen behaald, 7 procent meer dan bij de verkiezingen van 2018. In Roosendaal is het aandeel lokale partijen 52% van de stemmen.

Lokale partijen kunnen niet terugvallen op landelijke partijondersteuning waardoor zij in potentie een onevenredig grote ondersteuningsvraag hebben. De werkdruk onder raadsleden is groot. Gemiddeld besteden raadsleden 16,75 uur per week aan hun raadswerk. In grote steden is dit ruim 21 uur. Voor de schaalgrootte van de gemeente Roosendaal is de gemiddelde tijdsbesteding per week 17,8 uur (2019). Uit het overdrachtsdocument van de vorige gemeenteraad blijkt dat raadsleden de werkdruk (te) hoog achten. Op de in de quickscan opgenomen stelling dat de huidige vergader-/werkdruk acceptabel is, scoort de gemeenteraad van Roosendaal onvoldoende. Dit wijkt niet af van een landelijk beeld, waar raadsleden ook in landelijk onderzoek zoals van de Raad voor het Openbaar Bestuur, het Nationaal Raadsledenonderzoek en enquêtes van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden wordt aangeven dat de werkdruk is toegenomen en door een groot deel als te hoog wordt geacht. De ervaren werkdruk hoeft niet per definitie te worden veroorzaakt door het aantal vergaderingen/vergaderuren maar heeft ook te maken met de verjonging van de gemeenteraad. Vroeger waren gemeenteraadsleden vaak

Griffieplan 2022-2026

4

gepensioneerd of hadden geen jong gezin meer. De huidige leden moeten meer schakelen tussen hun rollen (ouder, werknemer, raadslid, clublid etc.) wat extra druk oplevert. Uit een enquête van de Vereniging van Griffiers (2022) blijkt dat er een duidelijke verschuiving plaatsvindt naar ‘ombudspolitiek’ waarbij raadsleden als intermediair optreden tussen inwoner en overheid. Het handelen is daarbij voornamelijk gericht op deelbelangen. Dit kan op gespannen voet staan met het dienen van het algemeen belang. Soms is de scheidslijn tussen belangenbehartiging en volksvertegenwoordiging niet altijd scherp. Om de rol als volksvertegenwoordiger goed uit te kunnen voeren heeft de griffie een memo over de ombudsfunctie opgesteld die met de raad is gedeeld. Het invullen van de rol als belangenbehartiger verhoogt de werkdruk van zowel raadslid, griffie als gemeente. Uit onderzoek uit 2022 van de NOS en de Nederlandse Vereniging van Raadsleden blijkt dat 15% van de raadsleden te maken heeft gehad met intimidatie en bedreigingen. Dit is een verdrievoudiging ten opzicht van 2015. Opvallend is dat vrouwen dit vaker overkomt, terwijl zij landelijk maar 30% van het raadsledenbestand uitmaken. Door de Covid-19 pandemie is digitalisering van het raadswerk sterk ontwikkeld. Met name het online vergaderen heeft een vlucht genomen.

Dit was mogelijk door de Tijdelijke wet digitale beraadslaging en besluitvorming. Onderzoek onder griffiers wijst uit dat griffiers verwachten dat digitaal vergaderen een blijvertje is, niet alleen als noodoplossing. Digitalisering verlaagt ook de drempel om te communiceren. Dit leidt tot een toenemende stroom van informatie. In combinatie met de toegenomen werkdruk en de (groeiende) informatiestroom vanuit het college, kan het voor raadsleden steeds moeilijker worden zich niet louter te laten sturen door de college-agenda en een eigen koers uit te zetten.

Griffieplan 2022-2026

5

3. AMBITIES GEMEENTERAAD Voor het griffieplan zijn de trends en ontwikkelingen van belang maar natuurlijk ook de ambities van de gemeenteraad. De huidige raad heeft al ambities geformuleerd tijdens de eerste Raads2Daagse in 2022. Mede op basis van het nalatenschap van de vorige raad is tijdens die Raads2Daagse gesproken over wat de raad deze raadsperiode zou willen veranderen/verbeteren. Voor 3 onderwerpen zijn tijdens de Raads2Daagse ambities geformuleerd: Agenda - Behapbare agenda - Spreiding vergaderstukken over het jaar - Grip op lange termijn - Zelf agenderen los van college-aanbod - Concentreren op waar verschil van mening over is - Betrekken inwoners - Ruimte/tijd maken voor inwoners Vergaderen - Effectiviteit - Betrokkenheid inwoners vergroten - Inhoud centraal - Breder draagvlak besluiten binnen de raad - Beheersbaar vergaderschema Regio - Meer samenwerken dan concurreren - Samen stevige positie richting provincie en rijk - Op onderwerpen die voor de regio belangrijk zijn - Als raad: andere raden aanjagen, stimuleren en inspireren Deze ambities zijn geprioriteerd en er zijn acties aan verbonden. Onderstaand de 4 acties die tijdens de Raads2Daagse zijn benoemd: 1. Het monitoren van de afspraken die tijdens de Raads2Daagse zijn gemaakt In de oneven jaren wordt door de griffie Raads1Daagse georganiseerd en in de even jaren een Raads2Daagse.

Tijdens deze dagen wordt de voortgang van de gemaakte afspraken besproken, worden kennissessies gehouden en wordt met elkaar gesproken over het functioneren van de raad. 2. Betrokkenheid raad bij de totstandkoming van de Participatieverordening Door de griffie zal een procesvoorstel worden geschreven wat uiteindelijk zal moeten leiden tot participatie van de raad bij de totstandkoming van een participatieverordening voor de Omgevingswet (of breder indien mogelijk). Daarbij zal voorgesteld worden om of de raad in een vroeg stadium keuzes voor te laten leggen of een raadswerkgroep op te richten die die keuzes namens de raad maakt en verwerkt in het voorstel om de participatieverordening vast te stellen. 3. De positie van de raad voor wat betreft agendavorming wordt verbeterd Eind 2022 is een plan van aanpak gepresenteerd in het Presidium. Dit zal moeten leiden tot een stevigere agendacommissie: met meer leden, meer taken, meer mandaat en de herinvoering van

Griffieplan 2022-2026

6

specifieke (vak-)commissies. Daarnaast heeft de Agendacommissie reeds afspraken gemaakt met de gemeentesecretaris over het verbeteren van de bestuurlijke kalender. 4. Voortrekkersrol in de regio West-Brabant-West De raad wil de regionale samenwerking verstevigen en in de stedelijke regio West-Brabant-West een voortrekkersrol vervullen. In 2022 is gebleken dat versterking van de positie in de regio belangrijk is maar dat de ruimte ontbreekt om dit als raad op dit moment op te pakken. Besloten is in het presidium om dit voorlopig te parkeren in afwachting van de opbrengst van de regionale samenwerking die door het college is opgepakt. Rode draad is dat de raad: 1. efficiënter en transparanter wil werken, 2. dat ze betrokken willen zijn bij de uitwerking van grotere raadsonderwerpen, 3. in de regio willen samenwerken en 4. dichter bij de inwoners wil komen te staan en een grotere betrokkenheid wil bewerkstelligen. De griffie heeft bij alle onderdelen een belangrijke ondersteunende rol en neemt vaak het voortouw bij het uitwerken van acties en het maken van voorstellen.

Griffieplan 2022-2026

7

4. DE GRIFFIE Artikel 107a, Gemeentewet “De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde.” De griffie stimuleert en faciliteert een goed functioneren van de raad en draagt bij aan het waarmaken van de ambities van de raad.

4.1 Basistaken van de griffie 4.1.1. Secretariaat van de raad, het presidium, commissies en werkgroepen De griffie biedt zowel logistieke als procedurele ondersteuning aan de raad. Onder logistieke ondersteuning wordt verstaan het verzamelen, ordenen en publiceren van stukken, het bijhouden van de uitnodigingen, het opmaken van agenda’s, het bijhouden van het raadsinformatiesysteem en het faciliteren van de vergaderingen (verslaglegging, apparatuur, etc.); Onder procedurele ondersteuning wordt verstaan de voorbereiding van de vergaderingen van de raad, commissies, het presidium, werkgroepen, werkbezoeken en overige bijeenkomsten van de raad, maar ook het bijwonen van c.q. ondersteunen tijdens deze bijeenkomsten en het verwerken van de vergaderingen.

4.1.2 Advies en ondersteuning Advisering en ondersteuning raad en (burger)raadsleden De griffie ondersteunt de verschillende fracties en (burger)raadsleden afzonderlijk bij hun raadswerk. Zij geeft technische bijstand bij de toepassing van raadsinstrumenten als initiatiefvoorstellen, moties, amendementen, vragen, interpellaties en onderzoek. De griffie beperkt zich bij de advisering tot de vorm en opbouw van het stuk en beoordeelt of een correcte besluitvorming mogelijk is. De griffie houdt zich in principe niet met de vakinhoud bezig. De griffie zal voor (burger)raadsleden bemiddelen bij het inzetten van de juiste vakinhoudelijke ondersteuning door collega’s uit de ambtelijke organisatie. De griffie adviseert op welk moment, welke manier, welk instrument ingezet kan worden om een doel van een fractie of individueel raadslid te bereiken: de politiek-strategische advisering. De griffie ondersteunt en adviseert het presidium over de agenda en de vergaderstukken. Verder kan de griffie het presidium voorstellen en notities voorleggen betreffende organisatorische, logistieke en huishoudelijke zaken van de raad, de commissies en de griffie. De griffie ondersteunt en adviseert de agendacommissie over de agenda en de vergaderstukken die door het college (of anderen) ter agendering zijn aangeboden.

Hierbij wordt gekeken naar de totale agenda van de raad in samenhang met de vergaderstukken die ter agendering zijn aangeboden. Tevens worden voorstellen gedaan met als doel de vergaderingen efficiënt, effectief en transparant te laten verlopen. Zoals eerder is opgeschreven is het niet de bedoeling dat de griffie ingaat op de vakinhoud. Alleen waar het gaat om stukken die (mede) op het werkterrein van de griffie of de raad liggen, kan ook over de inhoud worden geadviseerd. Verder stimuleert de griffie dat er voor een goede agendavorming afspraken worden gemaakt over het vaststellen van een bestuurlijke agenda. De rol van de Agendacommissie zal (in een pilot) worden uitgebreid waarbij de Agendacommissie ook de planning van andere bijeenkomsten voor de raad zal coördineren, zoals themabijeenkomsten, werkbezoeken etc.

Griffieplan 2022-2026

8

Naast de genoemde adviesrol kan de griffie ook eigenstandig voorstellen en notities voorleggen aan de raad. Het gaat hierbij met name om zaken die de politiek overstijgen en betrekking hebben op de organisatie en werkwijze van de raad. Als voorbeelden kunnen worden genoemd: voorstellen over het Reglement van Orde, notities over het vergaderen in beslotenheid, burgerparticipatie, fractievergoedingen en de rekenkamer. De griffie ondersteunt de voorzitters van de raad en de commissies in hun rol van technisch voorzitter. Belangrijk is dat het doel van de bijeenkomst tot zijn recht komt (beeldvorming → oordeelsvorming → besluitvorming) en dat besluiten goed en eenduidig geformuleerd worden. Verder ondersteunt de griffie nog ten aanzien van: - Het ontwikkelen, aanpassen en verbeteren van procedures en regelingen; - Het regisseren van informatie, advies en ambtelijke bijstand (o.a. schriftelijke vragen, technische vragen, notities); - Het doorgeleiden van adviezen van de rekenkamer naar de raad; - Het organiseren van deskundigheidsbevordering van raadsleden, burgerraadsleden en commissieleden (aanbieden van trainingen). Advisering en afstemming gemeentelijke organisatie Een belangrijke taak ziet de griffie in de bewaking van de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces. De griffie vindt het belangrijk om juist aan het begin van dit proces te investeren.

De griffie adviseert ambtenaren over de proceskant of de gewenste kwaliteit van besluitvorming. De griffier voert wekelijks overleg met de bestuursadviseurs over de bestuurlijke kalender en aanlevering van stukken. Ter ondersteuning van het besluitvormingsproces stelt de griffie een actieen een motielijst op. Eigenstandige onderzoeken van de raad De griffie is de verbindende schakel richting de rekenkamer. Daarnaast kan de raad ook besluiten een eigenstandig onderzoek uit te voeren. Het kan hierbij gaan om onderzoeken ex. artikel 155 Gemeentewet of om ad hoc onderzoeken. In dat soort gevallen treedt de griffier op als ondersteuner of adviseur van de raad. Overige advisering en ondersteuning De griffie is dienstverlenend aan individuele fracties, raads- en burgerraadsleden en fungeert als vraagbaak voor hen. De griffie regelt facilitaire zaken en geeft informatie over vergoedingen, de rechtspositieregeling, etc. Verder worden tot dit taakonderdeel onder meer gerekend het regelen van de fractievergoedingen, het beheer van budgetten specifiek voor de raad en het actueel houden van informatie voor/van de raad.

4.1.3 Beheer ICT systemen De gemeenteraad heeft een aantal ‘eigen’ systemen die beheerd moeten worden. Enkele systemen zijn het raadsinformatiesysteem van GemeenteOplossingen (website, vergaderapp, streaming en dagmail) en het discussie- en stemsysteem de raadszaal. Het correct bijhouden en onderhouden van het raadsinformatiesysteem is een intensieve taak. Er zal onderzocht worden in hoeverre het beheer van de ICT-systemen ondergebracht kan worden bij een externe organisatie die deskundige ondersteuning kan bieden. Met deze organisatie kan een Service Level Agreement worden afgesloten voor de dienstverlening. Griffieplan 2022-2026

9

4.1.4 Bestuurlijk en ambtelijk overleg Een belangrijk onderdeel van het takenpakket van de griffie, maar met name de griffier, vormt het overleg met diverse personen en netwerken over de werkzaamheden van de griffie in relatie tot de raad. Buiten deelname aan de reguliere vergaderingen van de diverse raadsorganen heeft de griffie zeer regelmatig contact met vrijwel alle raadsleden. Daarnaast vormt de griffie de schakel tussen de raad en het college (de ambtelijke organisatie). De volgende overleggen zijn van belang:  De griffier heeft regelmatig (bilateraal) afstemmingsoverleg met de gemeentesecretaris. In het overleg met de gemeentesecretaris komen zaken aan de orde die op dat moment in de raad en/of het college spelen en die voor hem relevant zijn om te weten of waar hij/de ambtelijke organisatie iets mee moet. Ook worden nieuwe ontwikkelingen besproken.  De griffier heeft ook regelmatig (bilateraal) overleg met de burgemeester. Dit overleg is specifiek gericht op de ondersteuning van de burgemeester in zijn rol als voorzitter van de raad en het presidium en als hoeder van de integriteit. Daarnaast heeft de griffier regelmatig contact met de burgemeester over verschillende zaken betreffende de raad en de griffie.

 De lokale driehoek burgemeester – griffier – gemeentesecretaris streeft naar een sterk en constructief samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie om zo maatschappelijke opgaven te realiseren en bestuurlijke ontwikkeling te stimuleren en faciliteren. Vaste onderwerpen op de agenda van de driehoek zijn Bestuurlijke ontwikkeling, Verhogen opkomst verkiezingen, Bestuurlijke kalender en Informatie/communicatie.  De griffier neemt deel aan de drie Griffierskring(en) van de regio. Informatie-uitwisseling en intervisie staan daarbij centraal, maar ook wordt afstemming gezocht over zaken die regionaal / in meer raden spelen.  De griffier en secretarieel medewerker leveren van een bijdrage aan ontwikkeling van het vakgebied door middel van hun werk als respectievelijk voorzitter en secretarisschap van de Commissie Integriteit van de Vereniging van Griffiers.

4.1.5 Communicatie met inwoners Gezien de volksvertegenwoordigende taak van de raad is communicatie met en participatie van inwoners belangrijk. De griffie ziet zich ook als schakel tussen de raad en de inwoners. Zij informeert inwoners over de vergaderingen, de vergaderwijze en beantwoordt specifieke vragen over uiteenlopende onderwerpen. Daarnaast worden de inwoners geïnformeerd via de website en dagmail. Hier worden de agenda’s, voorstellen, besluitenlijsten etc. van de raad en de commissie geplaatst. Sociale media wordt nog maar zeer beperkt ingezet. Gelet op het belang van goede communicatie met alle belanghebbenden is het gewenst dat er een communicatieaanpak wordt uitgewerkt in een communicatieplan. In zo’n communicatieplan wordt nadrukkelijk aandacht besteed aan hoe verschillende doelgroepen bereikt kunnen worden door gebruik te maken van alle beschikbare (social) media kanalen. Binnen de griffie is geen specifieke kennis van en capaciteit op communicatiegebied aanwezig. Dat maakt dat de ambities van de raad op dit terrein nog altijd niet gerealiseerd kunnen worden. Zodra die kennis en capaciteit wel beschikbaar komt zal een communicatieplan worden opgesteld en bij de uitwerking daarvan zal nagegaan worden op welke wijze de raad en gemeente elkaars communicatie kunnen versterken.

Griffieplan 2022-2026

10

Bedrijfsvoering griffie De griffier stuurt de medewerkers op de griffie aan. Jaarlijks voert de griffier voortgangsgesprekken met de medewerkers op de griffie. De Werkgeverscommissie voert gesprekken met de griffier. Behalve het aansturen van de griffiemedewerkers heeft de griffier ook een taak in het verder ontwikkelen van de griffie en de medewerkers op de griffie.

4.2 Ambities griffie Informeren Onbekend maakt onbemind. De gemeenteraad is weinig zichtbaar, zeker ten opzichte van het college. Inwoners weten niet echt wat de raad doet. De ambitie is dat meer inwoners de raad kennen en weten wat de rol van de raad is in de gemeente. Meer mensen moeten op de hoogte zijn van de besluiten die de raad neemt en begrijpen welke overwegingen daaraan ten grondslag liggen. De bij 4.1.5. aangegeven opvatting, dat het wenselijk is dat er een communicatieplan kan worden opgesteld, onderschrijft de griffie. Op basis van een goed communicatieplan kan de griffie inwoners en andere betrokkenen gericht informeren over wat de gemeenteraad doet, wat er speelt en hoe inwoners invloed uit kunnen oefenen. Enthousiasmeren Steeds minder mensen zijn politiek actief. Ook de betrokkenheid bij en vertrouwen in de lokale politiek neemt af. De opkomst bij gemeenteraadsverkiezingen is laag. De ambitie van de griffie is om inwoners enthousiast te maken voor het raadswerk om hiermee de betrokkenheid te verhogen. De griffie levert een bijdrage aan het realiseren van deze ambitie door inwoners uit te nodigen om raadsvergaderingen en raadsbijeenkomsten bij te wonen, door cursussen en uitleg te geven en door actief te communiceren over het raadswerk. Leren Jong geleerd is oud gedaan.

Vraag een willekeurige jongere wat hij of zij van politiek vindt en het antwoord zal in de meeste gevallen zijn: saai, langdradig of niet interessant. Uit onderzoek van CBS blijkt zelfs dat slechts 4 op de 10 jongeren tussen 15 en 25 jaar interesse heeft in politiek. De ambitie van de griffie is om jongeren te laten kennismaken met het belang van de (lokale) politiek. De griffie organiseert hiervoor diverse activiteiten, zoals de Dag van de Roosendaalse democratie en faciliteert bezoeken van scholen aan het Raadhuis. De griffie zal zichzelf ook blijven ontwikkelen. Daarvoor zullen medewerkers geregeld zich laten bijscholen en wordt de huidige werkwijze en functioneren tegen het licht gehouden. Participeren Bij participatie hebben we het over het betrekken van de samenleving bij wat de gemeente ten behoeve van haar inwoners wil bereiken. De gemeenteraad neemt besluiten niet alleen. Bij de besluiten worden juist andere belanghebbenden uit de samenleving actief betrokken. De ambitie is om participatieve werkvormen in het besluitvormingsproces van de raad te implementeren. Een aantal documenten en instrumenten wordt daarbij betrokken: 1. Motie Informatie en Communicatie, zie HIER 2. Quick Scan Lokale Democratie, zie HIER 3. E. Van Arendonk MBA-RM, ‘Wat is de oorzaak van de lage opkomst bij de gemeenteraadsverkiezingen in 2022 van de gemeente Roosendaal’, zie HIER 4. H.J.

Schoo lezing, zie HIER voor lezing van minister Dilan Yesilgöz-Zegerius over ‘Doen wat nodig is om onze democratische rechtsstaat te beschermen' (2022) Griffieplan 2022-2026

11

5. David van Reybrouck, ‘Tegen verkiezingen’, zie HIER. Excelleren Voor een goed lokaal bestuur zijn goede bestuurders nodig. Ondersteuning is van wezenlijk belang voor een goede werking van de lokale democratie. De ambitie van de griffie is om de gemeenteraad/(burger)raadsleden hiervoor optimaal te outilleren en faciliteren. Dat doen we door de raad optimaal te voorzien van informatie, opleidingen aan te bieden, coaching te geven en aan te bieden en te adviseren. In de gesprekken met de fracties (maart 2023) is naar voren gekomen dat raadsleden nog elementen uit het startprogramma terug willen zien, zoals aandacht rechtspositie, vergaderorde en begeleiding van nieuwe raadsleden. In maart 2023 heeft een inventarisatie onder de (burger)raadsleden plaatsgevonden waarbij de opleidingsbehoefte in kaart is gebracht. De uitkomsten hiervan zullen worden verwerkt in een opleidingsaanbod voor (burger)raadsleden. Integriteit De griffier wordt, als eerste adviseur van de raad, beschouwd als de eerste aangewezen persoon voor vragen van de gemeenteraad over bestuurlijke integriteit. Raadsleden kunnen bij de griffier terecht voor het afgeven van een signaal, vragen over integriteit of een vertrouwelijke consultatie. De burgemeester heeft een wettelijke rol als hoeder van de bestuurlijke integriteit in de gemeente.

Griffieplan 2022-2026

12

5. GRIFFIEPLAN RAADSPERIODE 2022-2026 In het hoofdstuk 2 is geconstateerd dat de raad efficiënter en transparanter wil werken, dat ze betrokken willen zijn bij de uitwerking van grotere raadsonderwerpen, in de regio willen samenwerken en dichter bij de inwoners wil komen te staan en een grotere betrokkenheid wil bewerkstelligen. De speerpunten van de raad vormen het uitgangspunt om de ambities van de raad en van de griffie te vertalen in concrete acties.

5.1 Efficiënter en transparanter werken a. Pilot vergaderwijze In 2022 heeft het Presidium ingestemd met een pilot om het vergadermodel aan te passen en de taken van de Agendacommissie uit te breiden. In 2023 wordt het vergadermodel verder uitgewerkt en wordt de nieuwe werkwijze geïmplementeerd. Dat betekent dat er vanaf dan wordt gewerkt met 3 vakcommissies. Tevens worden de taken van de Agendacommissie uitgebreid en zullen zij verantwoordelijk worden voor de planning van alle door de raad georganiseerde vergaderingen (bijv. ook de themabijeenkomsten). Uit de gesprekken met de fracties (maart 2023) kwam naar voren dat het een betere planning van groot belang is. De Agendacommissie zal daarom blijven sturen op het goed vullen van de bestuurlijke planning. In de pilot met vakcommissies zal hier extra aandacht aan gegeven worden. De pilot duurt tot het zomerreces van 2024. Voor die tijd zal de pilot worden geëvalueerd en voorstellen gedaan voor de wijze waarop daarna het vergadermodel structureel kan worden aangepast. b. Communicatie(plan) Uit het onderzoek naar de lage opkomst bij de afgelopen gemeenteraadsverkiezingen komt o.a. naar voren dat inwoners een gebrek aan kennis hebben van wat de gemeente doet en wat de rol van de politiek daarin is.

Omdat onbekend ook onbemind maakt, is communicatie met de diverse doelgroepen en met inzet van de juiste communicatiemiddelen van belang. In 2023 wordt het communicatieplan geactualiseerd. Daartoe zal door het presidium budget beschikbaar moeten worden gesteld nu de ervaring leert dat de bestaande kennis en capaciteit daarvoor niet toereikend is. In het plan wordt aandacht besteed aan waarover de raad kan en moet communiceren, de wijze waarop de verschillende (social) media kanalen goed ingezet worden en hoe de communicatie van de raad en de gemeente elkaar kunnen versterken. c. Stage raadsleden Hoe werkt de ambtelijke organisatie en hoe ziet een gemiddelde werkdag van een ambtenaar eruit? Raadsleden en burgerraadsleden zijn eind 2022 uitgenodigd om een dag mee te lopen met een medewerker van de gemeente. (Burger-)raadsleden kunnen zelf aangeven bij welk organisatieonderdeel (of onderdelen) (burger-)raadsleden willen meelopen. De griffie zal deze meeloopdagen in 2023 gaan organiseren. d. Raads1Daagse In april 2023 wordt de eerste Raads1Daagse georganiseerd. De raad zal tijdens deze dag met elkaar in gesprek gaan over het functioneren van de raad en over de prioriteiten voor de komende periode. Uitgangspunt vormen de afspraken die in 2022 tijdens de Raads2Daagse zijn gemaakt. Samen met de Agendacommissie en in afstemming met de voorzitter organiseert de griffie de Raads1Daagse.

Griffieplan 2022-2026

13

5.2 Betrokkenheid raad bij uitwerking grotere raadsonderwerpen a. Participatie(verordening) De participatieverordening zal naar verwachting begin 2024 aan de raad worden aangeboden. De raad wordt nauw betrokken bij de uitwerking van de participatieverordening. Deze verordening is gekoppeld aan de invoering van de Omgevingswet. Er wordt samen met de werkgroep Participatie gezocht naar mogelijkheden om inwoners ook op andere dossiers te betrekken bij het besluitvormingsproces van de raad.

5.3 Samenwerking in de regio a. Rekenkamer Samen met de gemeenteraden van Bergen op Zoom, Drimmelen en Etten-Leur is per 1 januari 2023 een doorstart gemaakt met de regionale rekenkamer West-Brabant. Roosendaal is hiervoor de centrumgemeente. Het secretariaat van de rekenkamer is ondergebracht bij de griffie van Roosendaal. De rekenkamer is door een vertrekkende lid niet op volle sterkte. De verwachting is dat de rekenkamer in de loop van 2023 wordt bemenst met in ieder geval het minimum aantal leden. b. Kring(en) van griffiers In de regio werken de griffiers in drie verschillende kringen nauw samen om kennis uit te wisselen en waar mogelijk samen op te trekken. Zo heeft de kring van griffies in de D6 een rol gespeeld bij de nauwere samenwerking tussen de gemeenteraden in de regio op het gebied van de gemeenschappelijke regelingen. De komende periode speelt in het D6 verband ook de actualisatie van de Nota Verbonden Partijen. Deze nota zal in het kader van de nieuwe Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen aangepast dient te worden. c. Samenwerking gemeenteraden Tijdens de eerste Raads2Daagse heeft de raad besloten om in te zetten op regionale samenwerking. Medio 2022 is in het Presidium besloten om op dit moment geen verdere invulling te geven aan de regionale samenwerking.

5.4 Dichter bij de inwoners en grotere betrokkenheid inwoners a. Gasten van de raad In vorige raadsperiodes is ‘Gasten van de raad’ geïntroduceerd. Hierbij wordt een groep inwoners door enkele raadsleden, de burgemeester en griffier vooraf aan een raadsvergadering ontvangen op het raadhuis. De gasten krijgen tijdens de ontmoeting op een informele manier een kijkje in de keuken van het raadswerk. Op verzoek wordt dit ook georganiseerd op andere momenten (en dus niet voorafgaand aan een raadsvergadering). b. Cursus raadsoriëntatie Om het jaar organiseert de griffie een cursus raadsoriëntatie voor inwoners. Tijdens deze cursus maken inwoners kennis met het raadswerk. In het verleden is gebleken dat veel deelnemers van de cursus politiek actief worden. In de 2de helft van 2023 wordt een nieuwe cursus georganiseerd. c. Opkomstbevordering De opkomst bij de gemeenteraadsverkiezingen van 2022 was in Roosendaal historisch laag. Voor zowel raad als college heeft het een hoge prioriteit om de opkomst te bevorderen. Naar de redenen hiervoor is onderzoek uitgevoerd. In een beeldvormende en richtinggevende bijeenkomst in april 2023 worden de resultaten gepresenteerd. Tijdens de Raads1Daagse in april wordt hier een vervolg aan gegeven en is het doel om te komen tot een gezamenlijke aanpak van raad en college.

Griffieplan 2022-2026

14

d. Politieke beschouwingen In lijn met de duidingsavond na de verkiezingen is gevoerd, wordt met de Politieke Beschouwingen geëxperimenteerd zodat de avond een levendiger en aantrekkelijkere vorm krijgt. De hoop en verwachting is dat deze avond dan ook voor inwoners aantrekkelijker is om te volgen. e. Dag van de democratie Samen met het voortgezet, middelbaar onderwijs en de Associate Degrees Academie wordt in Roosendaal de Dag van de Democratie georganiseerd. Jongeren die in Roosendaal naar school gaan leren op die dag wat democratie voor hen betekent. De Dag van de Democratie zal na de zomer georganiseerd worden. Bij de organisatie wordt nauw opgetrokken met de Jongerenraad. f. Lesprogramma scholen De griffie organiseert (op dit moment) op verzoek van (basis)scholen een lesprogramma in de raadszaal. Voor de uitvoering van het lesprogramma wordt nauw samengewerkt met raadsleden. g. Samen bepalen we de kaders Om te achterhalen wat er in samenleving speelt wordt jaarlijks, in aanloop naar de Politieke Beschouwingen, een avond in het kader van ‘Samen bepalen we de kaders’ georganiseerd. Voor die avond worden inwoners, instellingen, verenigingen, organisaties en bedrijfsleven uitgenodigd om onderwerpen aan te dragen over thema’s als zorg, wonen, economie, veiligheid etc.

5.5 Basistaken griffie a. Primair proces Het is van groot belang om het gezamenlijke raadswerk, inclusief de vergaderingen op het raadhuis, zo efficiënt mogelijk te organiseren. Hierin is voor de griffie een belangrijke taak weggelegd. Niet voor niets wordt de kwaliteit van de primaire processen gezien als de achilleshiel van iedere raad en griffie. Het gaat hierbij niet enkel om de inspraak, raad- en commissievergaderingen maar ook om de reguliere activiteiten welke direct gerelateerd zijn aan ondersteuning van deze vergaderingen (advisering en ondersteuning bij (schriftelijke) vragen, moties, amendementen etc.) en de meer permanent ingestelde commissies (zoals auditcommissie, agendacommissie, werkgeverscommissie, vertrouwenscommissie). Het primaire proces bestond voor de griffie soms ook uit relatief tijdrovende taken als het uitprinten van stukken voor de raad. In het Presidium is inmiddels besloten dat er vanaf medio januari 2023 in principe alleen nog maar digitaal wordt gewerkt. De griffie zal komende jaren blijven werken aan het optimaliseren van het primaire proces. b. Bedrijfsvoering en personeelsbeleid De griffier is dagelijks leidinggevende en eindverantwoordelijke voor de griffie. Zij voert functionerings- en beoordelingsgesprekken met de griffiemedewerkers. Eenzelfde gesprekscyclus voor de griffier is in handen van de werkgeverscommissie.

Sinds de Wet dualisering gemeentebestuur in 2002 is de gemeenteraad formeel werkgever van de medewerkers van de griffie. Het college is formeel de werkgever voor het overige personeel. De ambtelijke organisatie en de griffie vormen twee aparte ondernemingen in de zin van de Wet op de ondernemingsraden (Wor). De rechtspersoon gemeente is de (enige) ondernemer. Als de griffie een eigen ondernemingsraad zou hebben, is niet de gemeentesecretaris/directeur, maar de griffier bestuurder in de zin van de Wor voor de griffie. In 2023 wordt een voorstel opgesteld waarin de raad zal worden geadviseerd om voor wat betreft medezeggenschap aan te sluiten bij de ondernemingsraad van de ambtelijke organisatie. De raad heeft besloten dat voor het griffiepersoneel ten aanzien van de lokale regelingen voor arbeidsvoorwaarden die niet zijn geregeld in de landelijk geldende Cao Gemeenten, de bepalingen

Griffieplan 2022-2026

15

worden gevolgd zoals die voor de gemeentelijke organisatie ressorterend onder de gemeentesecretaris in het Personeelshandboek zijn vastgelegd. Rechtspositionele zaken, die in het Personeelshandboek worden geregeld en in samenwerking met medezeggenschap tot stand komen, worden veelal ofwel via de Ondernemingsraad (OR) of het Lokaal Overleg afgestemd. De wijzigingen in het Personeelshandboek worden twee keer per jaar vastgesteld. c. ICT – beheer en ondersteuning Voor het werk van de gemeenteraad en de griffie zijn we voor een groot deel afhankelijk van ICTsystemen. (Burger)raadsleden hebben de beschikking over een iPad en kunnen daarop de mail en de vergaderstukken bekijken en afhandelen. De ICT-ondersteuning van de raadsleden gebeurde tot voor kort door medewerkers van de griffie. De griffie heeft afspraken gemaakt met de ICT-ondersteuning van de gemeente Roosendaal om in het vervolg ook de raadsleden te ondersteunen bij het gebruik van de iPad. De afspraken zullen worden vastgelegd in een Service Level Agreement. Deze ondersteuning is ook van toepassing op de gemeentelijke apps die de (burger)raadsleden kunnen gebruiken, zoals MS Teams. Door de ondersteuning goed te organiseren kan de griffie zich richten op de kerntaken. In de gesprekken met de fracties (maart 2023) is aangegeven dat het gebruik van de iPads vooral gebruiksvriendelijker ingericht kan worden.

Denk daarbij aan het gebruik van Microsoft producten, zoals Word en MS Teams. Daarnaast is als aandachtspunt meegegeven of er een 2de mailaccount of webmail mogelijk is op de telefoon. Voor het verwerken van de raadsstukken wordt gebruik gemaakt van GemeenteOplossingen (GO). De griffie kan hier de vergaderingen, vergaderstukken en andere documenten in vastleggen. GO is voor de (burger)raadsleden te gebruiken via de GO-app. Via GO wordt tevens de website van de raad gevoed. GO is een belangrijke bron voor raadsleden en andere belangstellenden (via de website) om stukken terug te vinden, het vergaderschema te zien en om vergaderingen (terug) te kijken. De griffie heeft continu aandacht voor het juist verwerken en publiceren van stukken zodat ze eenvoudig te raadplegen zijn. In de raadzaal wordt gebruik gemaakt van specifieke software om vergaderingen van geluid en beeld te voorzien. Dit systeem is relatief nieuw en moet op een aantal punten nog verbeterd worden. In 2023 is gestart met het werken met persoonlijke (stem)passen. De griffie staat in nauw contact met de leverancier om verbeteringen in het systeem door te voeren. Onderzocht zal worden hoe de sprekersinformatie en stemresultaten vanuit de audio/videoinstallatie automatisch gekoppeld kunnen worden met GO. Dit scheelt niet alleen kosten, maar informatie is hierdoor ook sneller openbaar beschikbaar.

De techniek wordt steeds geavanceerder. Ondanks dat de griffie de apparatuur goed kan bedienen, is de griffie niet toegerust om deze apparatuur en software goed te beheren. Om beheer en ondersteuning goed te organiseren zal de griffie afspraken maken (in de vorm van een SLA) met een externe organisatie.

Griffieplan 2022-2026

16

d. Ondersteuning werkgroepen en commissies De griffie bereidt overleggen voor en organiseert bijeenkomsten. In onderstaande tabel een overzicht met de commissies en werkgroepen: Commissie/werkgroep Presidium Auditcommissie Agendacommissie Werkgeverscommissie Vertrouwenscommissie Werkgroep Participatie Werkgroep Bravis Werkgroep Raadsrapporteurs Werkgroep Omgevingswet Rekenkamer

Frequentie (inschatting) 10x p.j. 8x p.j. 10x p.j. 3x p.j. 4x p.j. 4x p.j. 4x p.j. 6x p.j. 4x p.j. > 2x p.j.

Daarnaast organiseert de griffie nog maandelijks een themabijeenkomst voor de (burger) raadsleden. Deze bijeenkomsten worden door de griffie voorbereid en de griffie zit de bijeenkomsten voor.

5.6 Doorontwikkeling griffie a. Focus op taken en ambitie De werkzaamheden van de griffie worden in sterke mate bepaald door de ambities van de raad. De griffie is goed uitgerust om die taken goed uit te voeren. Niet alle taken behoren tot de basistaken of kunnen door de griffie worden opgepakt, zoals ICT-ondersteuning (geen basistaak) en communicatieplan (geen kennis van en capaciteit voor). Om aan de verwachtingen van de raad te kunnen voldoen is het belangrijk om een heldere taakafbakening te hebben en doelen te stellen die door de raad worden onderschreven. De griffie is gestart met het ontwikkelen van een visie op haar werkzaamheden en heeft dat een vervolg gegeven door dit griffieplan op te stellen. De griffie zal in samenspraak met de werkgeverscommissie sturen op de uitvoering van dit plan en waar nodig voorstellen om taken en ambities bij te stellen. b. Herschikking van taken In 2023 zal het vergadermodel (in een pilot) worden aangepast. Voor de griffie is dat een moment om ook de onderlinge taakverdeling tegen het licht te houden. Doel is om voor iedereen een uitdagend, passend en evenwichtig takenpakket samen te stellen. Voor (burger)raadsleden en andere betrokkenen wil de griffie ook meer duidelijkheid kunnen geven over wie, waarvoor aan de lat staat. c.

Opleiding Om goed te kunnen adviseren is het van belang dat de medewerkers van de griffie goed op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen. De medewerkers van de griffie zullen zich daarom geregeld laten bijscholen. Dat zal niet alleen zijn op het gebied de rol van de griffie maar ook vakinhoudelijk (om goed te kunnen adviseren over nieuwe ontwikkelingen) en op het vlak van persoonlijke ontwikkeling.

Griffieplan 2022-2026

17

BIJLAGE 1 PLANNING 2023 In onderstaande tabel staan de acties zoals ze eerder in het griffieplan staan beschreven. De acties worden in deze tabel gekoppeld aan de ambities van de raad en er worden deadlines aan verbonden. De ambities van de raad zijn: - Efficiënter en transparanter werken - Vergroten betrokkenheid inwoners - Betrokkenheid grotere raadsonderwerpen - Regionale samenwerking

1 2

Actie Pilot Vergaderwijze

3 4

Communicatieplan (onder voorbehoud van verkrijgen kennis en capaciteit) Stage (burger)raadsleden Raads1Daagse

5

Raads2Daagse

6 7

Ontwikkelen opleidingsaanbod (burger)raadsleden Participatie

8 9 10 11 12 13

Rekenkamer op sterkte Kring van griffiers Gasten van de raad Cursus Raadsoriëntatie Opkomstbevordering Samen bepalen we de kaders

14 15 16 17

Politieke beschouwingen Dag van de democratie Lesprogramma scholen Herschikking taakverdeling griffie

Griffieplan 2022-2026

Ambitie raad/griffie Efficiënter en transparanter werken Vergroten betrokkenheid inwoners Efficiënter en transparanter werken

Start Januari 2023

Deadline / einde Juli 2024

Juni 2023

Oktober 2023

Efficiënter en transparanter werken Efficiënter en transparanter werken Betrokkenheid grotere raadsonderwerpen Efficiënter en transparanter werken Betrokkenheid grotere raadsonderwerpen Efficiënter en transparanter werken

Februari 2023 December 2022

doorlopend April 2023

December 2023

April 2024

Maart 2023

Juli 2023

Betrokkenheid grotere raadsonderwerpen Vergroten betrokkenheid inwoners Regionale samenwerking Regionale samenwerking Vergroten betrokkenheid inwoners Vergroten betrokkenheid inwoners Vergroten betrokkenheid inwoners Vergroten betrokkenheid inwoners Efficiënter en transparanter werken Vergroten betrokkenheid inwoners Vergroten betrokkenheid inwoners Vergroten betrokkenheid inwoners Efficiënter en transparanter werken

Januari 2023

Maart 2024

Oktober 2022 doorlopend Maart 2023 Juli 2023 Maart 2023 November 2022

December 2023 doorlopend doorlopend Oktober 2023 doorlopend Februari 2023

Januari 2023 Januari 2023

Maart 2023 Oktober 2023 September 2023

Mei 2023

18

18 19 20 21 22

Actie Opleiding ICT-beheer (outsourcing ondersteuning) ICT-beheer (optimaliseren systeem raadzaal) ICT: Microsoft apps op de iPad en 2de mailaccount op telefoon/webmail Voorstel medezeggenschap griffie

Griffieplan 2022-2026

Ambitie raad/griffie Efficiënter en transparanter werken Efficiënter en transparanter werken Efficiënter en transparanter werken Efficiënter en transparanter werken

Start doorlopend Februari 2023 April 2023

Deadline / einde doorlopend Oktober 2023 September 2023 Juli 2023

Efficiënter en transparanter werken

Juni 2023

Oktober 2023

19

BIJLAGE 2 Formatie en budgetten Formatie griffie Griffier Plv. Griffier/Raadsadviseur Raadsadviseur Griffiemedewerker Secretarieel communicatiemedewerker Secretaris rekenkamer

1,0 fte 1,0 fte 2,0 fte 1,0 fte 0,8 fte 0,2 fte

Urenverdeling (pm)

Budgetten (pm)

Griffieplan 2022-2026

20