03. ICT begroting 2024 en jaarstukken 2022.pdf
Tekst van het document
Aan de colleges van B&W van de deelnemers GR ICT WBW en het dagelijks bestuur van Werkplein Hart van West Brabant
E-mail: jack.posthuma@ictwbw.nl Telefoonnummer: +31 6 1398 5524
Behandelaar: Jack Posthuma Datum verzonden: 14-4-2023
Onderwerp: ontwerpbegroting 2024-2027 Geacht college, geacht bestuur, Ter voldoening aan het bepaalde in artikel 22, lid 3 van de Gemeenschappelijke Regeling ICTSamenwerking West-Brabant West (ICT WBW) zend ik u hierbij de ontwerpbegroting 2024-2027 toe, zoals deze op 6 april 2023 door het bestuur voorlopig is vastgesteld. Verzoek aan colleges is om de deze ontwerpbegroting voor te leggen aan uw gemeenteraad. U heeft de gelegenheid uiterlijk 2 maanden na dagtekening (14 juni 2023) een zienswijze op deze ontwerpbegroting in te dienen bij het bestuur van ICT WBW (via de secretaris). Met vriendelijke groet, Namens het bestuur van de ICT-samenwerking West-Brabant West,
Jack Posthuma Secretaris bestuur ICT WBW
Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie
ICT-samenwerking West-Brabant West
Begroting 2024 (met indicatieve cijfers voor de jaren 2025-2027)
April 2023
1
Voorwoord Het voorliggende document betreft de begroting 2024 (met indicatieve cijfers voor de periode 20252027) voor de ICT Samenwerking West-Brabant-West (ICT WBW). Met deze begroting wordt inzicht gegeven in de doelen en plannen voor 2024 en de hiervoor benodigde middelen. De begroting is opgesteld op basis van de richtlijnen zoals die in de Kadernota 2024 zijn vastgesteld. In deze begroting 2024 zijn geen grote (beleidsinhoudelijke) ontwikkelingen verwerkt. Desalniettemin wordt ook ICT WBW geconfronteerd met hogere kostenstijgingen dan wat de afgelopen jaren gebruikelijk was. Een belangrijke component hierin vormt bijvoorbeeld de indexering van de personeelskosten. De nieuwe CAO afspraken leiden voor 2023 tot een gemiddelde loonsverhoging van 9,1 %. Daarnaast zijn de kosten voor 2024 geïndexeerd conform de in de kadernota 2024 vastgestelde indexeringen. In de begroting wordt per begrotingspost nader toegelicht hoe de ramingen tot stand zijn gekomen.
_____________________________________________________________________ Vastgesteld in de vergadering van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie ICT-samenwerking West-Brabant West van 6 april 2023. De voorzitter,
De secretaris,
E. van der Star
J. Posthuma
1
Inhoud VOORWOORD .................................................................................................................................................. 1 TABELLENINDEX ............................................................................................................................................... 3 LEESWIJZER ...................................................................................................................................................... 4 FINANCIËLE SAMENVATTING ............................................................................................................................ 5 1
BELEIDSBEGROTING ................................................................................................................................ 6 1.1 PROGRAMMAPLAN......................................................................................................................................... 6 1.2 PARAGRAFEN ................................................................................................................................................ 7 1.2.1 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing .................................................................... 7 1.2.2 Paragraaf Bedrijfsvoering ............................................................................................................... 9 1.2.3 Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen ...................................................................................... 10 1.2.4 Paragraaf Financiering .................................................................................................................. 10
2
FINANCIËLE BEGROTING........................................................................................................................ 12 2.1 UITGANGSPUNTEN ....................................................................................................................................... 12 2.1.1 Parameters .................................................................................................................................... 12 2.2 OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN .................................................................................................................. 13 2.3 TOELICHTING OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN ................................................................................................ 14 2.3.1 Bedrijfsvoering .............................................................................................................................. 14 2.3.2 Exploitatie ICT-infrastructuur ........................................................................................................ 17 2.3.3 Exploitatie derden ......................................................................................................................... 19 2.3.4 Reservemutaties ............................................................................................................................
19 2.4 UITEENZETTING VAN DE FINANCIËLE POSITIE EN DE TOELICHTING ........................................................................... 20 2.4.1 Geprognosticeerde balans ............................................................................................................. 20
3
DEELNEMERSBIJDRAGEN....................................................................................................................... 22 3.1 VERDEELSLEUTELS ........................................................................................................................................ 22 3.1.1 Accounts ........................................................................................................................................ 23 3.1.2 Aantal Virtuele Servers .................................................................................................................. 24 3.1.3 Bulk storage toegewezen .............................................................................................................. 24 3.1.4 Aantal Applicatieservers ................................................................................................................ 24 3.1.5 Aantal Citrix Virtuele Desktops ...................................................................................................... 25 3.1.6 Niet-standaardwijzigingen ............................................................................................................ 25 3.2 KOSTENVERDELING 2024 ..............................................................................................................................
26 3.3 DEELNEMERSBIJDRAGEN 2024-2027.............................................................................................................. 27
2
Tabellenindex TABEL 1 FINANCIEEL TOTAALOVERZICHT ........................................................................................................................... 5 TABEL 2 FINANCIËLE KENGETALLEN .................................................................................................................................. 8 TABEL 3 RENTEOMSLAG 2024...................................................................................................................................... 11 TABEL 4 OVERZICHT VAN BATEN LASTEN ......................................................................................................................... 13 TABEL 5 PERSONEEL PRIMAIR PROCES ............................................................................................................................ 14 TABEL 6 BIJZONDERE TOELAGEN.................................................................................................................................... 15 TABEL 7 BIJZONDERE TOELAGEN.................................................................................................................................... 15 TABEL 8 BIJZONDERE TOELAGEN....................................................................................................................................
15 TABEL 9 BIJZONDERE TOELAGEN.................................................................................................................................... 16 TABEL 10 BIJZONDERE TOELAGEN.................................................................................................................................. 16 TABEL 11 SPECIFIEKE ICT – INFRASTRUCTUUR ................................................................................................................. 17 TABEL 12 GEMEENSCHAPPELIJKE ICT - INFRASTRUCTUUR .................................................................................................. 17 TABEL 13 INVESTERINGSOVERZICHT ............................................................................................................................... 18 TABEL 14 KAPITAALLASTEN .......................................................................................................................................... 18 TABEL 15 RESERVEMUTATIES ....................................................................................................................................... 19 TABEL 16 ONTTREKKING RESERVE – VERDELING ...............................................................................................................
19 TABEL 17 GEPROGNOSTICEERDE BALANS ........................................................................................................................ 21 TABEL 18 VERDEELSLEUTELS ........................................................................................................................................ 23 TABEL 19 VERDEELSLEUTEL - ACCOUNTS ........................................................................................................................ 23 TABEL 20 VERDEELSLEUTEL – AANTAL VIRTUELE SERVERS ................................................................................................... 24 TABEL 21 VERDEELSLEUTEL - BULK STORAGE ................................................................................................................... 24 TABEL 22 VERDEELSLEUTEL - APPLICATIESERVERS ............................................................................................................. 24 TABEL 23 VERDEELSLEUTEL – CITRIX VIRTUELE DESKTOPS ................................................................................................... 25 TABEL 24 KOSTENVERDELING 2024 ..............................................................................................................................
26 TABEL 25 DEELNEMERSBIJDRAGEN ................................................................................................................................ 27 TABEL 26 GEPROGNOSTICEERDE BALANS 2023-2027 ...................................................................................................... 28 TABEL 27 TAAKVELDEN ............................................................................................................................................... 29
3
Leeswijzer De Begroting 2024 bestaat uit de volgende onderdelen: Hoofdstuk 1. Beleidsbegroting In hoofdstuk 1 staat de beleidsbegroting centraal. De beleidsbegroting bestaat uit het programmaplan en de paragrafen. In het programmaplan worden de (beleidsmatige) doelstellingen en acties voor het jaar 2024 beschreven. Daarnaast bevat de beleidsbegroting een toelichting op diverse (overkoepelende) onderwerpen. Deze onderwerpen worden beschreven in de (wettelijk verplichte) paragrafen. Hoofdstuk 2. Financiële begroting In hoofdstuk 2 is de financiële begroting opgenomen. Hierin worden de (financiële) uitgangspunten toegelicht, die als basis dienen voor deze begroting. Vervolgens wordt door middel van het overzicht van baten en lasten inzicht gegeven in de benodigde budgetten voor 2024. De verschillende begrotingsposten worden hierbij nader toegelicht. Tot slot wordt in de geprognosticeerde balans inzicht gegeven in de financiële positie van ICT WBW. Hoofdstuk 3. Kostenverdeling In hoofdstuk 3 wordt inzicht gegeven in de wijze waarop de lasten verdeeld worden over de deelnemers. Hieruit volgen de deelnemersbijdragen per deelnemer.
4
Financiële samenvatting Lasten
2022 jaarrekening Conceptcijfers
2023 begroting
2024 begroting
2025 begroting
2026 begroting
2027 begroting
1 Bedrijfsvoering Personeel primair proces
€
3.174.645 €
2.955.000 €
3.407.721 €
3.407.721 €
3.407.721 €
3.407.721
Bijz.toelagen
€
47.100 €
46.000 €
38.000 €
38.000 €
38.000 €
38.000
Advieskosten
€
121.198 €
75.000 €
76.900 €
76.900 €
76.900 €
76.900
Facilitaire kosten
€
119.915 €
125.800 €
129.100 €
129.100 €
129.100 €
129.100
Ondersteunende diensten
€
147.979 €
169.400 €
175.400 €
175.400 €
175.400 €
175.400
Exploitatie ICT WBW
€
167.397 €
123.200 €
165.700 €
165.700 €
165.700 €
189.000
Onvoorzien
€
-
€
76.900 €
84.562 €
83.707 €
82.783 €
79.715
€
1.792.183 €
2 Exploitatie ICT infrastructuur Lokale infrastructuur
€
Specifieke infrastructuur
-
€
1.842.000 €
-
€
2.020.000 €
-
€
2.123.300 €
-
€
-
2.123.300 €
2.123.300
Gemeensch. infrastructuur
€
871.249 €
912.100 €
974.900 €
974.900 €
974.900 €
974.900
Kapitaallasten
€
1.215.647 €
1.458.200 €
1.458.500 €
1.269.700 €
1.177.300 €
847.200
Afboeking boekwaarden BoZ
€
868.470 €
-
€
8.860 €
17.000 €
10.000 €
10.000 €
10.000 €
10.000
€
8.534.643 €
7.800.600 €
8.540.783 €
8.454.428 €
8.361.104 €
8.051.236
Personeel Primair Proces
€
-243.559 €
-35.000 €
-205.711 €
-205.711 €
-205.711 €
-205.711
Advieskosten
€
-66.818 €
-
€
-
€
-
€
-
€
-
Exploitatie ICT WBW
€
-9.395 €
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-8.860 €
-17.000 €
Bergen op Zoom
€
-2.649.117 €
-
Totaal baten Saldo lasten en baten
€ €
-2.977.749 € 5.556.894 €
-52.000 € 7.748.600 €
-215.711 € 8.325.072 €
-215.711 € 8.238.717 €
-215.711 € 8.145.393 €
-215.711 7.835.525
Reservemutaties Toevoeging bestemmingreserve Onttrekking bestemmingreserve Resultaat na reservemutaties
€ € €
1.828.200 € -754.000 € 6.631.094 €
€ -644.600 € 7.104.000 €
€ -429.600 € 7.895.372 €
€ € 8.238.617 €
€ € 8.145.293 €
7.835.425
Etten-Leur
€
1.570.403 €
1.681.394 €
1.847.940 €
1.899.761 €
1.881.025 €
1.805.883
Roosendaal
€
2.239.289 €
2.325.744 €
2.560.301 €
2.656.484 €
2.648.249 €
2.546.574
Moerdijk
€
1.365.586 €
1.506.770 €
1.657.377 €
1.731.512 €
1.692.897 €
1.619.794
Tholen
€
941.471 €
1.027.559 €
1.201.174 €
1.290.598 €
1.264.058 €
1.207.811
Werkplein
€
514.345 €
562.533 €
628.580 €
660.263 €
659.063 €
655.363
€
6.631.094 €
7.104.000 €
7.895.372 €
8.238.617 €
8.145.293 €
7.835.425
€
-
€
-
€
-
€
-
3 Exploitatie derden Exploitatie derden Totaal lasten Baten 1 Bedrijfsvoering
3 Exploitatie derden Exploitatie derden
-10.000 €
-10.000 €
-10.000 €
-10.000
Uittreedvergoeding €
-
€
-
€
-
€
-
Bijdragen deelnemers
Totaal deelnemersbijdragen
Tabel 1 Financieel totaaloverzicht
5
1 Beleidsbegroting De beleidsbegroting bestaat uit het programmaplan en de paragrafen. In het programmaplan worden de (beleidsmatige) doelstellingen en acties voor het jaar 2024 beschreven. In de paragrafen wordt ingegaan op diverse (overkoepelende) onderwerpen.
1.1 Programmaplan Visie 2025 Samen met de deelnemers is ICT WBW bezig met de visievorming voor de komende jaren. In 2023 krijgt dit steeds meer vorm door het uitwerken van diverse projectvoorstellen (waaronder Basis op Orde, Samenwerken op de I). In 2024 hebben we dus zicht op de uitdagingen binnen het ICT-domein, de taken voor ICT WBW en de inrichting van de organisatie en de samenwerking in brede zin (strategische personeelsplanning). Verbeterprogramma Vanuit het project Basis op Orde, maar ook diverse operationele verbeteractiviteiten zijn we continue bezig met het optimaliseren van onze dienstverlening. 2024 zal vooral in het teken staan van het door ontwikkelen van de ISM processen (met bijzondere aandacht voor Quality en Service Level management). Ook het portfolio management proces en Werken onder Architectuur zijn thema’s waar we mee starten in 2023 maar die in 2024 ook de nodige capaciteit vragen. Innovatie De gemeenten krijgen steeds meer te maken met innovatie. Vanuit ICT WBW willen we de gemeenten daarin optimaal ondersteunen. Concreet betekent dit begrijpen welke uitdagingen de deelnemers hebben en dit vertalen naar automatiseringsoplossingen. Vanuit Werken onder Architectuur zoeken we de aansluiting op Informatievoorziening, bedrijfsprocessen en producten en diensten van de deelnemers.
6
1.2 Paragrafen Conform wetgeving dienen in de begroting een aantal paragrafen opgenomen te worden. Voor ICT WBW zijn de volgende paragrafen van toepassing: • Weerstandsvermogen en risicobeheersing • Bedrijfsvoering • Onderhoud kapitaalgoederen • Financiering
1.2.1 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing wordt ingegaan op de vraag in hoeverre de organisatie in staat is om tegenvallers op te vangen. Om dat te kunnen beoordelen is inzicht nodig in de omvang en achtergronden van de aanwezige risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit. Daarnaast wordt in deze paragraaf een aantal kengetallen opgenomen die gebruikt kunnen worden bij de beoordeling van de financiële positie. Risico’s In het kader van risicomanagement worden jaarlijks de belangrijkste risico’s geïnventariseerd en gemonitord. Visie 2025 ICT WBW is ingericht als beheerorganisatie en zal zich steeds meer moeten omvormen naar een servicegerichte (regie) organisatie. Cruciaal hierbij is dat de deelnemers meer gaan samenwerken op het gebied van Informatievoorziening. Opdrachtgeverschap richting ICT WBW is hierbij belangrijk. Het gezamenlijk optrekken met de deelnemers is van groot belang om richting te kunnen geven aan de doorontwikkeling van ICT WBW maar ook de snelheid waarin dit moet. Een belangrijk aandachtspunt is dat de huidige dienstverlening niet mag lijden onder de noodzakelijke doorontwikkeling die ICT WBW moet maken. Personeel De verwachting is dat de krapte op de arbeidsmarkt voor ICT-personeel ook voor 2024 zal gelden.
Hierdoor bestaat het risico dat er geen voldoende gekwalificeerd personeel kan worden geworven tegen de door ICT WBW geboden salarissen. Door middel van inhuur, partnerships en managed services zal getracht worden dit risico te mitigeren. Weerstandsvermogen ICT WBW beschikt (buiten de bestemmingsreserve die is ingesteld i.v.m. de uittreding van de gemeente Bergen op Zoom) niet over een eigen vermogen en heeft daardoor geen mogelijkheden om zelf eventuele tegenvallers op te vangen. De deelnemende gemeenten staan volledig garant voor de eventuele (financiële) tegenvallers. Financiële kengetallen In de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing dient een set van vijf financiële kengetallen opgenomen te worden. Kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie.
7
Kengetallen Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit
JR 2022
B2023
B2024
B2025
B2026
B2027
38,00%
45,13%
26,85%
45,98%
32,99%
23,18%
38,00%
45,13%
26,85%
45,98%
32,99%
23,18%
13,00% 0,00% n.v.t. n.v.t.
6,84% 0,00% n.v.t. n.v.t.
0,00% 0,00% n.v.t. n.v.t.
0,00% 0,00% n.v.t. n.v.t.
0,00% 0,00% n.v.t. n.v.t.
0,00% 0,00% n.v.t. n.v.t.
Tabel 2 Financiële kengetallen
Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Hoewel vanuit de wetgeving geen externe normen zijn vastgelegd, wordt in de praktijk de netto schuldquote als slecht gezien als deze boven de 130% uitkomt. Voor ICT WBW komt dit kengetal de komende jaren maximaal uit op 46%, waarmee ruim onder deze norm gebleven wordt. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft een indicatie in de mate waarin een gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het totale vermogen. ICT WBW heeft in principe geen eigen vermogen waardoor de solvabiliteitsratio van ICT WBW doorgaans 0% bedraagt. Bij uitzondering is in de 1ste begrotingswijziging 2022 besloten om een bestemmingsreserve te vormen i.v.m. de uittreding van de gemeente Bergen op Zoom per 1-1-2022. De solvabiliteitsratio komt daarmee eind 2022 op 13%. Deze bestemmingsreserve wordt in 2023 en 2024 ingezet om de (frictie)kosten in die jaren, te beperken. Dit is terug te zien in solvabiliteitsratio van 7 % in 2023, waarna deze eind 2024 weer op 0% uitkomt (dan is de reserve leeg en heeft ICT WBW dus geen eigen vermogen meer).
Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten. Dit kengetal geeft een indicatie welke structurele ruimte aanwezig is om de lasten te dragen. De uitkomst van 0% geeft aan dat de structurele baten en lasten in evenwicht zijn. Dit is een gevolg van de financieringsconstructie die ICT WBW hanteert. De deelnemende gemeenten staan garant om alle kosten (dus ook eventuele tekorten) van ICT WBW af te dekken en indien er sprake is van een overschot wordt dit ook verrekend met die deelnemers. In het geval dat er in enig jaar incidentele lasten zijn, staan hier dus voor hetzelfde bedrag aan incidentele baten tegenover. Beoordeling kengetallen De waarde van de kengetallen van ICT WBW is enigszins beperkt. Zo worden eventuele overschotten of tekorten direct verrekend met de bijdragen van de deelnemende gemeenten en worden in principe geen reserves opgebouwd. Daardoor komen de solvabiliteitsratio en de structurele exploitatieruimte bij ICT WBW doorgaans op 0% uit. Daarnaast zijn 2 kengetallen (grondexploitatie en belastingcapaciteit) voor ICT WBW niet van toepassing. Het kengetal netto schuldquote is als goed aan te merken wat impliceert dat ICT WBW in staat is om de aflossingen van de leningen te kunnen blijven voldoen.
8
1.2.2 Paragraaf Bedrijfsvoering Deze paragraaf heeft als doel inzicht te verschaffen in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering in 2024 en verder. Personeel en organisatie Het gemiddelde ziekteverzuimpercentage van ICT WBW lag in 2022 op 5,1%. Dit is inclusief langdurig ziekteverzuim van 1 medewerker. Het verzuimcijfer voor 2022 is ten opzichte van 2021 iets hoger (0,2%) maar daarentegen is de gemiddelde verzuimduur (aantal dagen dat verzuim duurt) aanzienlijk lager. In 2021 was de gemiddelde verzuimduur 29,1 dagen. In 2022 was dit 5 dagen. Binnen de kaders van de mogelijkheden werken we continue aan een zo laag mogelijk ziekteverzuim door goed oog te houden op werkomstandigheden en werkhoeveelheid en, zo nodig, persoonlijke coaching/begeleiding (indien nodig ook met inzet van de preventiemedewerker, de bedrijfsarts of andere hulpinstanties). Voor opleidingen is jaarlijks een budget van 3% van de loonkosten beschikbaar. Voor de functiebepaling en -waardering wordt het systeem HR21 toegepast. Planning en control In de financiële verordening is vastgelegd dat er jaarlijks naast de begroting en rekening twee tussentijdse rapportages worden opgesteld en aangeboden aan de deelnemers. Voor de jaarlijks op te stellen jaarrekening gelden de gebruikelijke regels ten aanzien van getrouwheid en rechtmatigheid.
De jaarrekening wordt door een onafhankelijke accountant (Baker Tilly) gecontroleerd. De huidige overeenkomst met Baker Tilly loopt t/m het boekjaar 2022. In 2023 zal daarom een nieuwe aanbesteding worden gedaan voor de boekjaren 2023-2026. Financiën en administratie De financiële administratie en personeels- en salarisadministratie worden door de gemeente Moerdijk verzorgd. De kosten hiervan zijn opgenomen in deze begroting. Er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de systemen en applicaties die hiervoor in Moerdijk reeds beschikbaar zijn. Inkoop en aanbesteding Voor de expertise op het gebied van inkoop en aanbesteding zal in het algemeen gebruik worden gemaakt van de landelijke aanbestedingen via de VNG. Daarnaast wordt in voorkomende gevallen een bureau met expertise in ICT ingeschakeld. Voor 2024 zijn de volgende aanbestedingen voorzien: Bechtle (Microsoft licenties), Barracuda (backup voorziening), Ivanti Identity Director, nVidia.
9
1.2.3 Paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen Gemeenschappelijke infrastructuur Om te komen tot een gemeenschappelijke infrastructuur heeft ICT WBW investeringen gedaan in hard- en software en implementatiekosten. Deze investeringen worden in 5 jaar afgeschreven. Op de hard- en software is een onderhoudscontract afgesloten voor dezelfde periode. In 2023 zijn de laatste investeringen t.a.v. de gemeenschappelijke infrastructuur gepland. Het gaat hier over het vervangen van lokale netwerkinfrastructuur bij de deelnemers. Vanwege een wereldwijd tekort aan chips kan de reeds in april 2022 bestelde hardware niet uitgeleverd worden tot naar verwachting mei 2023. Werkplekken ICT WBW In 2019 zijn de werkplekken (laptops) van ICT WBW vervangen. Hiervoor is destijds een investering gedaan van €57.000. De investering wordt in 3 jaar afgeschreven. Voor 2022 was een vervangingsinvestering van € 62.500 begroot. Deze vervanging zal doorschuiven naar 2023 (zie ook toelichting in paragraaf 2.3.2). Huisvesting ICT WBW is niet gehuisvest in een eigen pand. De werkplekken worden gehuurd van de gemeente Moerdijk. De vergoeding die ICT WBW daarvoor betaald is vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst met de gemeente Moerdijk. De kosten hiervan zijn opgenomen in deze begroting.
1.2.4 Paragraaf Financiering In deze paragraaf wordt ingegaan op de wijze waarop ICT WBW de benodigde geldmiddelen aantrekt en (tijdelijk) overtollige geldmiddelen belegt. De uitvoering van de financieringsfunctie dient plaats te vinden binnen de kaders zoals gesteld in de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet FIDO). Daarnaast zijn in de Financiële verordening GR ICT WBW enkele nadere regels opgenomen hoe om te gaan met de financieringsfunctie. Renterisico Voor het renterisico worden vanuit de wetgeving twee normen onderscheiden; de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Er dient binnen deze normen geopereerd te worden. Kasgeldlimiet Ter beperking van het renterisico op schulden met een looptijd korter dan één jaar is de kasgeldlimiet wettelijk vastgesteld. Zo wordt voorkomen, dat fluctuaties van de korte rente direct een grote impact hebben op de rentelasten tijdens het boekjaar. De totale netto-vlottende schuld mag maximaal 8,2% van het totaal van de begrote lasten zijn. De berekening van de kasgeldlimiet voor 2024 ziet er als volgt uit: Begrotingstotaal 2024: € 8.540.783 Toegestane kasgeldlimiet (norm = 8,2%): € 700.344 De toegestane kasgeldlimiet is het bedrag dat ICT WBW aan kortlopende kredieten zou mogen aantrekken. ICT WBW heeft geen kortlopende kredieten, waardoor deze grens niet wordt overschreden.
Renterisiconorm De renterisiconorm is ingesteld met als doel de rentegevoeligheid van de portefeuille van leningen met een looptijd van een jaar of langer te beperken. Dit komt erop neer dat het renterisico in een bepaald jaar niet meer mag bedragen dan een wettelijk bepaald percentage van het 10
begrotingstotaal. Voor ICT WBW bedraagt de renterisiconorm € 2.500.000. Concreet betekent dit dat ICT WBW in een bepaald jaar maximaal € 2.500.000 aan herfinanciering en renteherziening mag hebben op de vaste schulden. Ter realisatie van de gemeenschappelijke infrastructuur zijn diverse investeringen gedaan. Ter financiering van deze investeringen heeft ICT WBW in november 2019 een lening afgesloten van € 1.300.000 (met een looptijd van 5 jaar en een rentepercentage van 0,08%). Daarnaast is in januari 2020 een lening van € 7.500.000 afgesloten (met een looptijd van 5 jaar en een rentepercentage van -0,035% negatief). Doordat voor de leningen die ICT WBW afsluit de rentepercentages gedurende de looptijd vastliggen, is er geen sprake van renteherzieningen. Daarnaast is er na afloop van de leningen geen volledige herfinanciering nodig. Hierdoor blijft ICT WBW binnen de renterisiconorm. Rentelasten Vanuit de BBV-wetgeving zijn voorschriften opgesteld voor de verwerking van de rentelasten en baten in de begroting en jaarstukken. Doelstelling is het bevorderen van een eenduidige handelwijze met betrekking tot rente en het eenduidig inzichtelijk maken van de wijze waarop met rente is omgegaan. Hier wordt invulling aan gegeven door de rentekosten aan de desbetreffende taakvelden toe te rekenen met behulp van de renteomslag.
De berekening van de renteomslag ziet er als volgt uit: Rente Rentelasten: - Rente reserves
0
- Rente voorzieningen
0
- Rente langlopende geldleningen
-10
- Rente te vergoeden aan grondexploitatie
0
- Rente financieringssaldo
0 -10
Af: externe rentebaten
0
Af: ontvangen rente grondexploitatie en projectfinanciering
0
Saldo door te rekenen rente via rente-omslag
-10
Boekwaarde vaste activa per 01-01-2024: Materiële vaste activa
3.659.000
Aan boekwaarde toe te rekenen rente-omslag
3.659.000
Omslagpercentage (voor afronding)
-0,00%
Omslagpercentage begroting 2023
0,00% Afgerond
Tabel 3 Renteomslag 2024
Doordat bij een van de door ICT WBW afgesloten leningen sprake is van een negatieve rente betaalt ICT WBW jaarlijks per saldo geen rente. Als gevolg hiervan bedraagt de renteomslag 0%.
11
2 Financiële begroting 2.1 Uitgangspunten Op 26 januari 2023 is de kadernota 2024 vastgesteld, waarin de kaders voor deze begroting zijn vastgesteld. Deze begroting is opgesteld conform de vastgestelde richtlijnen.
2.1.1 Parameters Bij het opstellen van deze begroting is uitgegaan van de volgende parameters. Prijspeilen en indexen Lonen Overige kosten
3,9% (conform Kadernota 2024) 2,5% (conform Kadernota 2024)
Kapitaallasten Afschrijvingstermijnen Methode 1ste jaar afschrijving Renteomslag Overig Opleidingskosten Facilitaire kosten (vergoeding kantoorplek gemeentehuis Moerdijk) Ondersteunende diensten (vergoeding personele ondersteuning gemeente Moerdijk) Onvoorzien Uurtarief ICT WBW
5 jaar (m.u.v. laptops 3 jaar) Lineair Jaar t+1 0% (op basis van boekwaarde per 1-1-t)
3% van loonkosten € 3.608 per fte per jaar (is verhoogd met 2,5%) € 4.365 per fte per jaar (is verhoogd met 3,9%) Voor 2024 € 85.000 (1% v.d. totale begroting) € 94
12
2.2 Overzicht van baten en lasten Hieronder zijn per begrotingsonderdeel de baten en lasten opgenomen. - In paragraaf 2.3 worden de verschillende begrotingsposten nader toegelicht. - In hoofdstuk 3 wordt toegelicht hoe de kostenverdeling over de deelnemers plaatsvindt en hoe de deelnemersbijdragen per deelnemer zijn opgebouwd.
Lasten
2022 jaarrekening Conceptcijfers
2023 begroting
2024 begroting
2025 begroting
2026 begroting
2027 begroting
1 Bedrijfsvoering Personeel primair proces
€
3.174.645 €
2.955.000 €
3.407.721 €
3.407.721 €
3.407.721 €
3.407.721
Bijz.toelagen
€
47.100 €
46.000 €
38.000 €
38.000 €
38.000 €
38.000
Advieskosten
€
121.198 €
75.000 €
76.900 €
76.900 €
76.900 €
76.900
Facilitaire kosten
€
119.915 €
125.800 €
129.100 €
129.100 €
129.100 €
129.100
Ondersteunende diensten
€
147.979 €
169.400 €
175.400 €
175.400 €
175.400 €
175.400
Exploitatie ICT WBW
€
167.397 €
123.200 €
165.700 €
165.700 €
165.700 €
189.000
Onvoorzien
€
-
€
76.900 €
84.562 €
83.707 €
82.783 €
79.715
€
1.792.183 €
2 Exploitatie ICT infrastructuur Lokale infrastructuur
€
Specifieke infrastructuur
-
€
1.842.000 €
-
€
2.020.000 €
-
€
2.123.300 €
-
€
-
2.123.300 €
2.123.300
Gemeensch. infrastructuur
€
871.249 €
912.100 €
974.900 €
974.900 €
974.900 €
974.900
Kapitaallasten
€
1.215.647 €
1.458.200 €
1.458.500 €
1.269.700 €
1.177.300 €
847.200
Afboeking boekwaarden BoZ
€
868.470 €
-
€
8.860 €
17.000 €
10.000 €
10.000 €
10.000 €
10.000
€
8.534.643 €
7.800.600 €
8.540.783 €
8.454.428 €
8.361.104 €
8.051.236
Personeel Primair Proces
€
-243.559 €
-35.000 €
-205.711 €
-205.711 €
-205.711 €
-205.711
Advieskosten
€
-66.818 €
-
€
-
€
-
€
-
€
-
Exploitatie ICT WBW
€
-9.395 €
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-8.860 €
-17.000 €
Bergen op Zoom
€
-2.649.117 €
-
Totaal baten Saldo lasten en baten
€ €
-2.977.749 € 5.556.894 €
-52.000 € 7.748.600 €
-215.711 € 8.325.072 €
-215.711 € 8.238.717 €
-215.711 € 8.145.393 €
-215.711 7.835.525
Reservemutaties Toevoeging bestemmingreserve Onttrekking bestemmingreserve Resultaat na reservemutaties
€ € €
1.828.200 € -754.000 € 6.631.094 €
€ -644.600 € 7.104.000 €
€ -429.600 € 7.895.372 €
€ € 8.238.617 €
€ € 8.145.293 €
7.835.425
Etten-Leur
€
1.570.403 €
1.681.394 €
1.847.940 €
1.899.761 €
1.881.025 €
1.805.883
Roosendaal
€
2.239.289 €
2.325.744 €
2.560.301 €
2.656.484 €
2.648.249 €
2.546.574
Moerdijk
€
1.365.586 €
1.506.770 €
1.657.377 €
1.731.512 €
1.692.897 €
1.619.794
Tholen
€
941.471 €
1.027.559 €
1.201.174 €
1.290.598 €
1.264.058 €
1.207.811
Werkplein
€
514.345 €
562.533 €
628.580 €
660.263 €
659.063 €
655.363
€
6.631.094 €
7.104.000 €
7.895.372 €
8.238.617 €
8.145.293 €
7.835.425
€
-
€
-
€
-
€
-
3 Exploitatie derden Exploitatie derden Totaal lasten Baten 1 Bedrijfsvoering
3 Exploitatie derden Exploitatie derden
-10.000 €
-10.000 €
-10.000 €
-10.000
Uittreedvergoeding €
-
€
-
€
-
€
-
Bijdragen deelnemers
Totaal deelnemersbijdragen
Tabel 4 Overzicht van baten lasten
13
2.3 Toelichting overzicht van baten en lasten De begroting is onderverdeeld in kosten en opbrengsten voor:
1. Bedrijfsvoering (Paragraaf 2.3.1)
2. Exploitatie ICT-infrastructuur (Paragraaf 2.3.2)
3. Exploitatie derden (Paragraaf 2.3.3)
4. Reservemutaties (Paragraaf 2.3.4)
•Loonkosten •Facilitaire kosten •etc. •Specifieke infrastructuur •Gemeenschappelijke infrastructuur •Kapitaallasten
•Kosten en opbrengsten RWB
•Bestemmingsreserve uittreding Bergen op Zoom
Figuur 1 Begrotingsonderdelen
2.3.1 Bedrijfsvoering De kosten voor de bedrijfsvoering bestaan uit: • personeel primair proces; • bijzondere toelagen; • advieskosten; • facilitaire kosten; • ondersteunende diensten; • exploitatie ICT WBW; • post onvoorzien. Personeel primair proces De bedrijfsvoeringskosten bestaan voor een groot deel uit personeelskosten. Deze kosten zijn als volgt opgebouwd: Personeel Salariskosten (vast en inhuur) Opleidingskosten Algemene personeelskosten Lasten Baten Saldo
€ € € € € €
JR2022 3.092.060 43.839 38.746 3.174.645 -243.559 2.931.086
€ € € € € €
B2023 2.766.600 84.400 104.000 2.955.000 -35.000 2.920.000
€ € € € € €
B2024 3.208.400 91.221 108.100 3.407.721 -205.711 3.202.010
Tabel 5 Personeel primair proces
De salariskosten nemen ten opzichte van 2023 toe met per saldo ca. € 280.000. In bovenstaande ramingen voor 2023 kon logischerwijs nog geen rekening worden gehouden met de effecten van de nieuwe CAO voor het jaar 2023. Het effect daarvan op 2023 zal worden verwerkt in een tussentijdse begrotingswijziging die bij de 1e bestuursrapportage 2023 aan het bestuur wordt aangeboden. In de ramingen voor 2024 zijn de nieuwe CAO afspraken 2023 wel verwerkt. Daar bovenop is voor 2024 een indexering van 3,9% toegepast (conform de kadernota 2024).
14
Daarnaast is gerekend met de actuele werkgeverslasten (zoals pensioenpremie) en is uitgegaan van de werkelijke periodiek van de schaal waarop de functie is gewaardeerd. Tot slot is voor opleidingskosten 3% van de begrote loonkosten aangehouden. Op 1-4-2023 is de fte verdeling als volgt: 23,11 FTE is vast ingevuld, 7,73 FTE is vacatureruimte en 0,9 FTE (privacy officer, functionaris gegevensbescherming, CISO) wordt structureel ingevuld d.m.v. inhuur. Bijzondere toelagen Per 1 januari 2016 zijn alle vaste ICT-medewerkers van de destijds deelnemende gemeenten geplaatst in de nieuwe organisatie op een functie uit het functieboek. Bij een aantal medewerkers is sprake van een garantie- of uitloopschaal, die uitgaat boven de functieschaal waarin men nu geplaatst is. Deze meerkosten worden doorberekend aan de deelnemers waar deze medewerkers oorspronkelijk vandaan komen. Bijzondere toelagen Etten-Leur Roosendaal Totaal
€ € €
JR2022 16.500 30.600 47.100
B2023
B2024
€
17.000
€
9.000
€ €
29.000 46.000
€ €
29.000 38.000
Tabel 6 Bijzondere toelagen
De daling die in 2024 optreedt is het gevolg van het feit dat 1 van de desbetreffende medewerkers uit dienst is getreden. Advieskosten Voor het inschakelen van externe adviseurs is in 2024 € 77.000 begroot. Hier vallen tevens de kosten onder voor het uitvoeren van de controle op de jaarrekening door de externe accountant. Advieskosten Lasten Baten Saldo
JR 2022 B 2023 B 2024 € 121.198 € 75.000 € 76.900 € -66.818 € - € € 54.380 € 75.000 € 76.900
Tabel 7 Bijzondere toelagen
Ten opzichte van 2023 is een indexering van 2,5% toegepast. Facilitaire kosten De facilitaire kosten bedragen in 2024 € 129.100. Facilitaire kosten Lasten Baten Saldo
JR 2022 B 2023 B 2024 € 119.915 € 125.800 € 129.100 € - € - € € 119.915 € 125.800 € 129.100
Tabel 8 Bijzondere toelagen
Deze kosten bestaan voornamelijk uit de huisvestingskosten die betaald worden voor het gebruik van de werkplekken in het gemeentehuis van Moerdijk. De kosten voor deze huisvesting bedragen in 2024 € 115.000 (€ 3.608 per werkplek á 31,74 fte). Ten opzichte van 2023 is het tarief per werkplek met 2,5% geïndexeerd. Deze vergoeding dekt de kosten voor huisvesting, meubilair, gas- en elektriciteitsverbruik, koffie- en theevoorziening, catering, beveiliging, schoonmaak en klein onderhoud.
15
Ondersteunende diensten In 2024 is € 175.000 begroot voor ondersteunende diensten. Voor de personele ondersteuning geldt dat ICT WBW deze zoveel als mogelijk afneemt van de gemeente Moerdijk. Ondersteunende diensten Lasten Baten Saldo
JR 2022 € 147.979 € € 147.979
B 2023 B 2024 € 169.400 € 175.400 € - € € 169.400 € 175.400
Tabel 9 Bijzondere toelagen
Voor de onderdelen financiën, P&O/salarisadministratie en DIV is dit vastgelegd in een dienstverleningsovereenkomst (DVO) met de gemeente Moerdijk. De vergoeding voor deze diensten bedraagt in 2024 € 139.000 (€ 4.365 á 31,74 fte). Ten opzichte van 2023 is op het tarief per fte een indexering van 2,5% toegepast. Daarnaast is € 37.000 begroot voor het inzetten van (externe) expertise voor ondersteuning op het gebied van inkoop en communicatie. Exploitatie ICT WBW De exploitatiekosten van ICT WBW bevatten de aanschaf en het beheer van randapparatuur, kantoorautomatisering en software licenties die ICT WBW zelf nodig heeft om haar dienstverlening te kunnen verlenen. In de ICT-kosten zijn ook de kapitaallasten begrepen van de vervangingsinvestering van de werkplekapparatuur (laptops). Exploitatie ICTWBW
JR 2022
B 2023
B 2024
Lasten
€ 167.397
€ 123.200
€ 165.700
Baten Saldo
€ -9.395 € 158.002
€ € 123.200
€ € 165.700
Tabel 10 Bijzondere toelagen
In 2022 waren de uitgaven hoger uitgevallen dan begroot. Zoals in de jaarrekening 2022 is toegelicht: ‘’ De totale uitgaven binnen dit onderdeel vallen € 47.000 hoger uit dan begroot. Dit komt vooral door het beheer en onderhoud van het dashboard dat wij gebruiken om onze dienstverlening te monitoren, het beheer en realisatie van Teams bellen en het beheer en realisatie van Identity & Access Management.’’ Het budget vanaf 2024 wordt daarom in lijn gebracht met de uitgaven 2022. Het effect hiervan op 2023 zal worden verwerkt in de 1e bestuursrapportage en de daarbij behorende begrotingswijziging. Onvoorzien In 2024 is een post onvoorzien opgenomen van € 85.000 (1% van het begrotingstotaal).
16
2.3.2 Exploitatie ICT-infrastructuur De kosten voor de exploitatie van de ICT-infrastructuur bestaan uit: • Specifieke ICT-infrastructuur; • Gemeenschappelijke infrastructuur; • Kapitaallasten. Specifieke ICT-infrastructuur Binnen de specifieke infrastructuur vallen alle kosten die een op een toe te rekenen zijn aan betreffende deelnemer ongeacht de locatie van betreffende infrastructuur. Deze worden 1 op 1 toegerekend aan de betreffende deelnemer.
Specifieke ICT Infrastructuur Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal lasten
€ € € € € €
JR2022 * 410.477 599.934 315.460 273.677 192.636 1.792.183
€ € € € € €
B2023 399.500 591.900 351.600 290.900 208.100 1.842.000
€ € € € € €
B2024 420.900 647.100 381.000 351.900 219.100 2.020.000
Tabel 11 Specifieke ICT – infrastructuur
*waren in 2022 nog opgenomen onder ‘’lokale ICT infrastructuur’’ In het algemeen geldt dat ten opzichte van 2023 een indexering van 2,5% is toegepast. Daarnaast zijn bij de gemeenten Tholen en Moerdijk respectievelijk € 48.000 en € 11.000 aanvullende kosten begroot. Dit op basis van de uitkomsten van de jaarrekening 2022 en de daarin geconstateerde kostenontwikkelingen met betrekking tot specifieke onderdelen. Daarnaast is de raming voor de gemeente Roosendaal aanvullend met € 25.000 verhoogd. Dit als gevolg van extra Microsoft licenties die door die gemeente zijn afgenomen. Gemeenschappelijke infrastructuur Binnen de gemeenschappelijke infrastructuur vallen de gemeenschappelijke kosten die voor alle deelnemers worden gemaakt. Deze kosten worden dan ook verdeeld op basis van het aantal accounts (gebruikers). Gemeenschappelijke ICT Infrastructuur Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal lasten
JR2022 € 192.908 € 289.830 € 179.415 € 114.605 € 94.492 € 871.249
B2023 € 206.000 € 275.300 € 189.000 € 128.300 € 113.500 € 912.100
B2024 € 219.500 € 300.100 € 199.600 € 135.300 € 120.400 € 974.900
Tabel 12 Gemeenschappelijke ICT - infrastructuur
In het algemeen geldt dat ten opzichte van 2023 een indexering van 2,5% is toegepast. Daarnaast worden aanvullend daarop € 40.000 hogere kosten verwacht m.b.t. SIEM-SOC. SIEM-SOC zal in 2023 opnieuw worden aanbesteed (we volgen hier VNG GGI Veilig). Huidig contract gaat uit van ondersteuning tijdens werkdagen (5*8). Bij het nieuw af te sluiten contract willen we onderzoeken of 7*24 ondersteuning mogelijk is.
17
Kapitaallasten (voortkomend uit investeringen) Om de gemeenschappelijke infrastructuur te realiseren zijn diverse investeringen uitgevoerd. Voor de komende jaren zijn onderstaande investeringsbedragen nodig. Investering
2023
2024
2025
2026
Investering Etten-Leur 2023 Investering Roosendaal 2023 Investering Moerdijk 2023 Investering Tholen 2023
€ € € €
49.000 47.000 41.000 41.000
€ € € €
-
€ € € €
-
€ € € €
-
Investering Werkplein 2023 Vervangingsinvestering 2025 Vervanging laptops ICT WBW Totaal Tabel 13 Investeringsoverzicht
€ € € €
27.000 65.000 270.000
€ € € €
-
€ € € €
3.000.000 3.000.000
€ € € €
70.000 70.000
Investering 2023 Onderdeel van de investeringen nieuwe infrastructuur is de vervanging van de lokale netwerkinfrastructuur bij de deelnemers. Vanwege een wereldwijd tekort aan chips kan de reeds in april 2022 bestelde hardware niet uitgeleverd worden tot naar verwachting mei 2023. Investering laptops Tot slot staat in 2023 de vervanging van de laptops gepland. Het gaat hierbij om een investering van € 65.000. Deze laptops worden in 3 jaar afgeschreven. De hieruit voortkomende kapitaallasten van ca. € 22.000 zijn opgenomen en verrekend binnen het budget Exploitatie ICT WBW (paragraaf 3.3.1). Kapitaallasten De hierboven toegelichte investeringen (inclusief de investeringen die in voorgaande jaren al zijn gedaan) worden in 5 jaar afgeschreven, waarbij met afschrijven wordt gestart vanaf het eerste jaar na investeren. Dit resulteert de komende jaren in kapitaallasten. Hierbij geldt het uitgangspunt dat investeringen die direct zijn toe te wijzen aan een deelnemer 1 op 1 aan die deelnemers wordt toegerekend. Investeringen die voor alle deelnemers gezamenlijk worden gedaan worden toegerekend op basis van de verdeelsleutel die het best past bij het principe “de gebruiker betaalt” ( bv aantal applicaties, aantal servers, aantal werkplekken of het aantal accounts ) Hieronder zijn per deelnemer de verwachte kapitaallasten voor de komende jaren inzichtelijk gemaakt.
Kapitaallasten Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal lasten
JR2022 € 327.313 € 383.833 € 298.635 € 177.942 € 27.924 € 1.215.647
B2023 € 386.400 € 455.500 € 352.200 € 217.100 € 47.000 € 1.458.200
B2024 € 386.500 € 461.200 € 346.100 € 215.700 € 49.000 € 1.458.500
B2025 € 306.000 € 406.900 € 299.700 € 211.100 € 46.000 € 1.269.700
B2026 € 287.500 € 399.000 € 261.300 € 184.700 € 44.800 € 1.177.300
€ € € € € €
Tabel 14 Kapitaallasten
Zoals hierboven is te zien nemen de kapitaallasten de komende jaren af. De investeringen in de realisatie van de gemeenschappelijke infrastructuur (voornamelijk 2019-2021) worden in 5 jaar afgeschreven. De investeringen die in 2019 zijn gedaan, zijn daardoor eind 2024 volledig afgeschreven waardoor de kapitaallasten vanaf 2025 dalen. Wel is in de kapitaallasten vanaf 2026 rekening gehouden met een vervangingsinvestering van € 3.000.000 in 2025.
18
B2027 207.200 290.000 183.500 125.400 41.100 847.200
2.3.3 Exploitatie derden Door ICT WBW worden (beperkte) kosten gemaakt voor de dienstverlening aan de Regio WestBrabant (RWB). Deze kosten worden 1 op 1 aan de RWB doorbelast, waardoor dit geen invloed heeft op de deelnemersbijdragen.
2.3.4 Reservemutaties ICT WBW heeft in principe geen eigen vermogen. Bij uitzondering is in de 1e begrotingswijziging 2022 besloten om een bestemmingsreserve te vormen i.v.m. de uittreding van de gemeente Bergen op Zoom per 1-1-2022. Uittreedvergoeding Bergen op Zoom In 2022 is door onafhankelijk expert KokxDeVoogd een notitie opgesteld. Daarin is berekend en onderbouwd welke uittreedvergoeding Bergen op Zoom dient te betalen als gevolg van de uittreding. Deze vergoeding had betrekking op diverse onderdelen. Zo heeft ICT WBW in het kader van de uittreding in 2020 en 2021 onderzoekskosten en projectkosten gemaakt. Daarnaast zijn er ook onderdelen (zoals personeel) die na uittreeddatum pas tot schaalnadelen / frictiekosten leiden. Instellen bestemmingsreserve Om het mogelijk te maken om de uittreedvergoeding in te kunnen zetten ter beperking van de schaalnadelen / (frictie)kosten die de komende jaren ontstaan, is in de 1e begrotingswijziging 2022 besloten om een bestemmingsreserve hiervoor te vormen. Daarbij is de ontvangen uittreedvergoeding in 2022 gestort in de bestemmingsreserve. Deze reserve wordt in de jaren 2022-2024 ingezet ter (gedeeltelijke) dekking van de effecten van de uittreding. Op die manier wordt voorkomen dat er een grote schommeling optreedt in de deelnemersbijdragen 2023-2026.
Reservemutaties In deze begroting zijn onderstaande onttrekkingen uit de bestemmingsreserve begroot. Deze bedragen zijn conform de 1e begrotingswijziging 2022. Reservemutaties Onttrekking reserve
€
B2023 -644.600
B2024 € -429.600
B2025 €
0
Tabel 15 Reservemutaties
De onttrekkingen uit de bestemmingsreserve zijn als volgt over de deelnemers verdeeld. Onttrekking bestemmingsreserve Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal
€ € € € € €
B2023 -163.211 -214.607 -149.339 -96.619 -20.824 -644.600
€ € € € € €
B2024 -108.409 -140.270 -99.150 -63.925 -17.846 -429.600
B2025 € € € € € €
0 0 0 0 0 0
Tabel 16 Onttrekking reserve – verdeling
Deze verdeling is conform de in de begroting 2023 opgestelde berekening, waarbij de onttrekking over de deelnemers is verdeeld op basis van het aandeel van de deelnemers in de betreffende componenten van de uittreedvergoeding.
19
2.4 Uiteenzetting van de financiële positie en de toelichting 2.4.1 Geprognosticeerde balans In de begroting wordt een meerjarige geprognosticeerde begin- en eindbalans van het begrotingsjaar voorgeschreven (artikel 20 van het BBV). Deze gegevens geven inzicht in de activa (bezittingen) en passiva (eigen vermogen en schulden) van ICT WBW. Dit zegt iets over de gezondheid en ontwikkeling van de financiële positie van ICT WBW. Deze gegevens worden ook gebruikt voor de berekening van diverse kengetallen (paragraaf 1.2.1). Op de volgende pagina is de geprognosticeerde begin- en eindbalans van het begrotingsjaar 2024 opgenomen. In bijlage 1 is de meerjarige balans opgenomen. De voornaamste ontwikkeling betreft de investeringen door ICT WBW worden/zijn uitgevoerd ter realisatie van een gemeenschappelijke infrastructuur. Ter financiering van deze investeringen zijn destijds leningen aangetrokken. De gedane investeringen worden in 5 jaar afgeschreven. Dit resulteert in kapitaallasten, die via de deelnemersbijdragen worden ontvangen. Tegelijkertijd worden de komende jaren de aangegane leningen afgelost. Dit is in de tabel hieronder terug te zien in de vorm van de aflopende posten ‘materiele vaste activa’ en ‘vaste schulden’. Daarnaast is onder het eigen vermogen de gevormde bestemmingsreserve terug te zien.
Deze wordt t/m 2025 ingezet om de (frictie)kosten als gevolg van de uittreding van Bergen op Zoom te kunnen compenseren, wat resulteert in een afnemende bestemmingsreserve.
20
31-12-2022
31-12-2023
31-12-2024
Activa Vaste activa Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut Totaal materiële vaste activa
€ 4.806.000 € € 4.806.000 €
3.659.000 € 3.659.000 €
2.178.000 2.178.000
TOTAAL VASTE ACTIVA
€ 4.806.000 €
3.659.000 €
2.178.000
Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Rekening-courant verhouding met het Rijk Overige vorderingen Totaal uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar
€ 178.911 € € 1.936.128 € € 6.041 € € 2.121.080 €
179.000 1.891.600 2.070.600
€ € € €
179.000 143.000 322.000
Liquide middelen Banksaldi Totaal liquide middelen
€ €
60.557 € 60.557 €
61.000 € 61.000 €
61.000 61.000
Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen en de vooruit betaalde bedragen Totaal overlopende activa
€ €
978.202 € 978.202 €
489.000 € 489.000 €
489.000 489.000
TOTAAL VLOTTENDE ACTIVA
€ 3.159.839 €
2.620.600 €
872.000
TOTAAL ACTIVA
€ 7.965.839 €
6.279.600 €
3.050.000
31-12-2023
31-12-2024
Vlottende activa
31-12-2022
Passiva Vaste passiva Eigen vermogen Reserves: - bestemmingsreserves Totaal eigen vermogen
€ 1.074.200 € € 1.074.200 €
Voorzieningen
€
429.600 € 429.600 €
-
61.000 €
- €
-
Vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Overige leningen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Totaal vaste schulden, met een rentetypische looptijd van één jaar of langer
€ 5.800.000 € € 5.800.000 €
4.300.000 € 4.300.000 €
1.500.000 1.500.000
TOTAAL VASTE PASSIVA
€ 5.861.000 €
4.300.000 €
1.500.000
Vlottende passiva Netto-vlottende schulden, met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden Totaal netto-vlottende schulden
€ €
636.306 € 636.306 €
800.000 € 800.000 €
800.000 800.000
Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen Totaal overlopende passiva
€
394.333 €
750.000 €
750.000
€
394.333 €
750.000 €
750.000
TOTAAL VLOTTENDE PASSIVA
€ 1.030.639 €
1.550.000 €
1.550.000
TOTAAL PASSIVA
€ 7.965.839 €
6.279.600 €
3.050.000
Tabel 17 Geprognosticeerde balans
21
3 Deelnemersbijdragen De diverse kosten en opbrengsten worden over de deelnemers verdeeld. Dit gebeurt op basis van diverse verdeelsleutels. De verdeelsleutels worden in paragraaf 3.1. toegelicht. Vervolgens wordt in paragraaf 3.2. inzichtelijk gemaakt hoe dit tot uiting komt in de kostenverdeling per deelnemer, waaruit uiteindelijk de deelnemersbijdragen volgen.
3.1 Verdeelsleutels Voor de dekking van de uitgaven in de begroting is ICT WBW afhankelijk van bijdragen van de deelnemers. Uitgangspunt is dat de kosten van de dienstverlening van ICT WBW zoveel als mogelijk (naar rato van afname/gebruik) in rekening worden gebracht aan de deelnemende gemeente. In de begroting 2023 (vastgesteld in april 2022) is op dit vlak een verdere verfijning doorgevoerd. ‘’Tot nu toe werden alle standaard dienstverleningscomponenten afgerekend op basis van het relatieve aantal accounts per deelnemer. Voor een groot aantal componenten die gezamenlijk worden gebruikt is dat een rechtmatige, eerlijke manier. Voor een aantal componenten kan echter wel degelijk naar reëel gebruik worden afgerekend. Hierover zijn gezamenlijke afspraken gemaakt met de specialisten van de deelnemers. Het financiële effect hiervan valt voor de ene deelnemer positief uit en voor de andere negatief. Waarbij aangetekend moet worden dat de deelnemer waarvoor het negatief uitvalt de afgelopen jaren niet heeft hoeven betalen voor het relatieve extra gebruik. Om de herverdeling zacht te laten landen zal er een ingroeimodel (voor 2023: 33%, voor 2024: 67% en voor 2025: 100%) worden toegepast waardoor het voordeel c.q.
het nadeel over een aantal jaren zal worden verspreid.’’ Om inzicht te behouden in deze herverdeling, is hiervoor in de kostenverdeling 2024 (Tabel 24) een aparte regel opgenomen. De kostentoerekening kan onderverdeeld worden in twee categorieën: • Kosten die direct verbonden zijn met de afname van betreffende deelnemer. Deze kosten zijn specifiek en worden een op een met betreffende deelnemer verrekend; • Kosten die verbonden zijn aan de afname van een gemeenschappelijke component of voorziening. Deze kosten worden d.m.v. een verdeelsleutel toegerekend. Jaarlijks, in februari worden de kengetallen voor de verdeelsleutels vastgelegd.
22
Hieronder is voor iedere begrotingspost aangegeven welke verdeelsleutel van toepassing is. Begrotingspost
Verdeelsleutel
1. Bedrijfsvoering Personeel primair proces - Loonkst. Techn. applicatiebeheer (backoffice) - Loonkst. Workplace (backoffice) - Overige personeelskosten Bijz. toelagen BERM-gemeenten Advieskosten Facilitaire kosten Ondersteunende diensten Exploitatie ICT WBW Onvoorzien
Applicatieservers VDI virtual desktops Accounts* Specifiek Accounts* Accounts* Accounts* Accounts* Accounts*
2. Exploitatie ICT infrastructuur Specifieke infrastructuur Gemeenschappelijke infrastructuur - Generiek - Applicatie - Bulkstorage Kapitaallasten
Specifiek Accounts Virtuele servers per deelnemer TB gereserveerd Volgt uit gedane investeringen in betreffende jaren (zie investeringen)
3. Exploitatie derden Exploitatie derden Specifiek Investeringen Kapitaallasten van investeringen uit voorgaande jaren worden doorbelast conform de verdeelsleutels die ten tijde van de investering golden. Gemeenschappelijke infra - Generiek Accounts - Specifiek Virtuele servers per deelnemer - Storage TB gereserveerd * m.u.v. Werkplein, die voor de bedrijfsvoering een vast bedrag betaald.
Tabel 18 Verdeelsleutels
Hieronder worden de diverse verdeelsleutels nader toegelicht.
3.1.1 Accounts Het aantal accounts wordt automatisch geteld volgens een vastgesteld algoritme. Het algoritme is gericht op de echte gebruikers van de kantoorautomatisering. De spelregels voor de telling zijn vastgelegd in de serviceovereenkomst ( SLA ) Accounts 2024 Accounts Procentueel Etten-Leur 414 22,37% Roosendaal 588 31,77% Moerdijk 377 20,37% Tholen 245 13,24% Werkplein 227 12,26% Totaal 1.851 100,00% Tabel 19 Verdeelsleutel - Accounts
23
3.1.2 Aantal Virtuele Servers Op de gemeenschappelijke infrastructuur is per deelnemer een eigen werkomgeving gerealiseerd. Deze werkomgevingen zijn vwb dataverkeer logisch van elkaar gescheiden. Elke werkomgeving bestaat uit logische componenten waaronder een aantal virtuele servers. Een aantal servers wordt ook gezamenlijk gebruikt. In onderstaande tabel is het aantal virtuele servers per deelnemer aangegeven. In de telling worden zowel deelnemer specifieke applicatieservers als het aantal infrastructuur servers voor betreffende deelnemer meegenomen. Virtuele servers Aantal Procentueel 56,83 25,04% Etten-Leur 37 16,30% Roosendaal 48,83 21,51% Moerdijk 52,33 23,05% Tholen Werkplein 32 14,10% Totaal 227 100,00% Tabel 20 Verdeelsleutel – aantal virtuele servers
3.1.3 Bulk storage toegewezen Ten behoeve van langdurige opslag van allerlei soort documenten is in de gemeenschappelijke infrastructuur een voorziening voor goedkope opslag opgenomen. Deze opslag wordt een op een toegerekend aan deelnemers naar rato van de toegewezen opslagcapaciteit ( in TB ) Bulk storage toegewezen Aantal Procentueel 10 16,67% Etten-Leur 15 25,00% Roosendaal 20 33,33% Moerdijk 15 25,00% Tholen 0,00% Werkplein 60 100,00% Totaal Tabel 21 Verdeelsleutel - Bulk storage
3.1.4 Aantal Applicatieservers Een belangrijke ontwikkeling mbt het applicatielandschap van de deelnemers is het op afstand plaatsen van de applicatie bij betreffende leverancier ( verSaaSing ) Iedere deelnemer volgt hierin een eigen tempo en strategie. Consequentie van het op afstand plaatsen van een applicatie is dat het technisch applicatiebeheer bij ICT WBW verdwijnt. Daarnaast vervallen de betrokken virtuele servers voor die applicaties. Om de beweging “minder werk” betekent minder “kosten” ook financieel te vertalen wordt deze verdeelsleutel toegepast op de loonkosten van de formatie die zich met technisch applicatiebeheer bezig houdt. Applicatieservers Aantal Procentueel 37,83 31,01% Etten-Leur 20 16,39% Roosendaal 31,83 26,09% Moerdijk 32,33 26,50% Tholen 0 0,00% Werkplein 122 100,00% Totaal Tabel 22 Verdeelsleutel - Applicatieservers
24
3.1.5 Aantal Citrix Virtuele Desktops Een aanvullende consequentie van de verSaaSing is dat steeds meer medewerkers van deelnemers gebruik kunnen gaan maken van een laptop en de microsoft office 365 omgeving. Het gebruik van de gemeenschappelijke infrastructuur hangt dus ook af van de mate waarin er nog sprake is van Legacy applicaties die alleen vanuit de Citrix virtuele desktop werkplek ter beschikking kunnen worden gesteld. Om de beweging van de Citrix virtuele werkplek naar de laptop ook financieel te vertalen wordt het aantal Citrix virtuele desktop geteld. Omdat minder werkplekken ook minder werk betekent, wordt deze verdeelsleutel toegepast op de loonkosten van de formatie die zich bezig houdt met de Citrix werkplekken. Virtuele Desktops Etten-Leur
Aantal Procentueel 366 23,67%
Roosendaal
616
39,84%
Moerdijk
323
20,89%
Tholen
241
15,59%
0,00% Werkplein 1.546 100,00% Totaal Tabel 23 Verdeelsleutel – Citrix virtuele desktops
3.1.6 Niet-standaardwijzigingen Net zoals de afgelopen jaren worden de uren die door ICT WBW worden besteed aan ‘nietstandaard wijzigingen’ (advies aanvragen, werkzaamheden aan of vragen over producten of diensten die niet in de PDC zijn opgenomen of die niet standaard zijn) op begrotingsbasis naar rato van het aantal accounts verdeeld en opgenomen in het werkprogramma 2023 per deelnemer. Op basis van de urenrealisatie 2023 vindt achteraf een herverdeling van de uren per deelnemer plaats. Deze herverdeling wordt in de jaarrekening 2023 verrekend in de bijdrage 2023 per deelnemer.
25
3.2 Kostenverdeling 2024 Op basis van de diverse verdeelsleutels ziet de kostenverdeling er voor 2024 als volgt uit. Hierin is voor iedere begrotingspost inzichtelijk gemaakt hoe deze wordt verdeeld over de deelnemers. Dit vormt dus de opbouw van de deelnemersbijdragen die op de onderste regel zijn terug te vinden.
Kostenverdeling 2024
1) Bedrijfsvoering Personeel primair proces > Loonkst techn. Applicatiebeheer > Loonkst Workplace > Overige personeelskosten Bijz.toelagen BERM-gemeenten Advieskosten Facilitaire kosten Ondersteunende diensten Exploitatie ICT WBW Onvoorzien
Verdeelsleutel
Totaal
Etten-Leur
Roosendaal
Moerdijk
Tholen
Werkplein
€ € € € € € € € €
343.100 372.500 2.486.410 38.000 76.900 129.100 175.400 165.700 84.562
Applicatieservers VDI virtual desktops Accounts* specifiek Accounts* Accounts* Accounts* Accounts* Accounts*
€ € € € € € € € €
106.398 88.186 567.060 9.000 19.604 32.911 44.714 42.241 21.557
€ € € € € € € € €
56.251 148.422 805.390 29.000 27.843 46.743 63.507 59.995 30.617
€ € € € € € € € €
89.523 77.825 516.381 17.852 29.970 40.718 38.466 19.631
€ € € € € € € € €
90.929 58.068 335.579 11.601 19.476 26.461 24.998 12.757
€ € € € € € € € €
262.000 -
€
2.020.000
Specifiek
€
420.900
€
647.100
€
381.000
€
351.900
€
219.100
€ € € €
911.800 60.600 2.400 1.458.500
Accounts VM's deelnemer TB gereserveerd Specifiek
€ € € €
203.936 15.172 400 386.500
€ € € €
289.648 9.878 600 461.200
€ € € €
185.710 13.036 800 346.100
€ € € €
120.687 13.971 600 215.700
€ € € €
111.820 8.543 49.000
3. Exploitatie derden
€
-
Specifiek
€
Reservemutatie uittreding BoZ Onttrekking
€
-429.600
€
-108.409
€
Ingroeimodel verdeelsleutels
€
-0
€
-2.229
Totaal deelnemersbijdrage
€
7.895.372
€
1.847.940
2. Exploitatie ICT infrastructuur Specifieke infrastructuur > Specifiek Gemeensch. infrastructuur > Generiek > Applicatie > Bulkstorage Kapitaallasten
€
-
* m.u.v. Werkplein, die voor de bedrijfsvoering een vast bedrag betaald.
Tabel 24 Kostenverdeling 2024
26
€
-
€
-
€
-
-140.270
€
-99.150
€
-63.925
€
-17.846
€
24.378
€
-484
€
-17.627
€
-4.037
€
2.560.301
€
1.657.377
€
1.201.174
€
628.580
-
3.3 Deelnemersbijdragen 2024-2027 Op basis van de kostenverdeling zijn de deelnemersbijdragen als volgt. Deelnemersbijdragen Etten-Leur Roosendaal Moerdijk Tholen Werkplein Totaal