Document · PDF

WG Accountantsverslag 2023

Gemeenteraad 4 juli 2024, gemeente RoermondBij agendapunt: Jaarstukken 202311.699 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Accountantsverslag 2023 Gemeente Roermond, 3 juli 2024

Deloitte Accountants B.V. Amerikalaan 110 6199 AE Maastricht Airport Postbus 1864 6201 BW Maastricht Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl

Aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond Postbus 900 6040 AX ROERMOND Onderwerp Accountantsverslag 2023 Datum 3 juli 2024 Ons kenmerk 240771A592/JD Behandeld door Bart Blomjous Audit Director Tel: 06 8355 5440 bblomjous@deloitte.nl Sjoerd Reyners Audit Senior Manager Tel: 06 1004 2799 sreyners@deloitte.nl

Geachte leden van de raad, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag aan met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Roermond. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2023 van de gemeente Roermond. De jaarrekening 2023 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond. Bij deze jaarrekening hebben wij op 3 juli 2024 een goedkeurende controleverklaring voor het getrouwe beeld verstrekt. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging d.d. 22 september 2023 en met ons auditplan, dat op 26 oktober 2023 is besproken in uw auditcommissie. Wij hebben het concept van dit accountantsverslag bestuurlijk en ambtelijk besproken met de wethouder Financiën, de gemeentesecretaris, de concernmanager Bedrijfsvoering en de clustermanager Bedrijfsondersteuning op 31 mei 2024 en wij hebben de hoofdlijnen uit dit rapport toegelicht aan de auditcommissie tijdens de vergadering van 11 juni 2024. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V. Was getekend: B. Blomjous MSc RA

Lotte Tholen Audit Manager Tel: 06 2394 0148 ltholen@deloitte.nl Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is een zogenoemde affiliate van Deloitte NSE LLP en maakt onderdeel uit van het internationale netwerk van Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoudsopgave Kernboodschap jaarrekeningcontrole

• Kernboodschap van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

• Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen

Bevindingen jaarrekening

• De financiële positie van uw gemeente

• Belangrijkste bevindingen uit onze controle

Interne beheersing

• Belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing

Bijlagen

• Bijlage A1 - Niet-gecorrigeerde controleverschillen

• Bijlage A2 - Gecorrigeerde controleverschillen

• Bijlage A3 - Onzekerheden in de controle

• Bijlage A4 - Tekortkomingen in de toelichtingen

• Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2023

• Bijlage C - Onafhankelijkheidsbevestiging

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond

240771A592/JD/3

Kernboodschap jaarrekeningcontrole

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond

240771A592/JD/4

Kernboodschap van de jaarrekeningcontrole De basis voor onze controle is het auditplan 2023 dat met de auditcommissie is besproken. In dit accountantsverslag geven wij u inzicht in de belangrijkste bevindingen bij de jaarrekening en de (ontwikkeling van de) interne beheersing van de gemeente Roermond. Wij hebben tijdens onze jaarrekeningcontrole de rekeningsaldi en transactiestromen samenhangend met de balans en het overzicht van baten en lasten gecontroleerd. In deze kernboodschap koppelen wij ons overstijgende beeld terug van deze controle en geven wij beknopt een managementsamenvatting voor de gemeente Roermond. In het hoofdstuk ‘Bestuurlijke samenvatting’ hebben wij onze bevindingen meer in detail toegelicht, evenals onze adviezen voor de verdere doorontwikkeling van de organisatie gedurende 2024. Onderwerp

Boodschap

Overall beeld jaarrekeningcontrole 2023

Wij hebben de jaarrekening 2023 van de gemeente Roermond gecontroleerd en voorzien van een goedkeurende controleverklaring. Echter, ondanks deze positieve uitkomst merken wij op dat de gemeente substantiële moeilijkheden ondervond bij het opstellen van de jaarrekening en het bijbehorende balansdossier. Het is de gemeente niet gelukt om conform de afgesproken tijdslijnen een jaarrekening en balansdossier aan te leveren. Daarnaast constateren wij dat aangeleverde documentatie met enige regelmaat kwalitatief ondermaats was. Als gevolg hiervan zijn gedurende het controleproces nog circa 75 correcties in de jaarrekening doorgevoerd. Dit betreft correcties die voortkomen uit de accountantscontrole en boekingen die de gemeente zelf heeft geconstateerd na aanlevering van de jaarrekening. Daarnaast waren fors meer uren benodigd voor de controle van de jaarrekening, en zijn oorspronkelijke deadlines niet gerealiseerd. Het jaarrekeningproces laat zien dat om te komen tot een adequate externe verantwoording over de realisatie van doelstellingen, verbeteringen in de beheersing van de gemeente noodzakelijk zijn. Het gaat daarbij zowel om hard controls (processen, methoden en technieken) als soft controls (organisatiecultuur, houding en gedrag).

Het ontbreekt in de organisatie soms aan essentiële kennis of informatie bij de voorbereiding op besluitvorming en tijdens het vormgeven van de verantwoording in de vorm van de jaarstukken. Daarnaast constateren wij dat operationele taken en verantwoordelijkheden niet altijd duidelijk zijn belegd, dan wel dat medewerkers niet altijd voldoende verantwoordelijkheid nemen. Medewerkers spelen een sleutelrol in het initiëren en succesvol implementeren van verbeteringen, waarbij kwaliteit niet alleen uit kennis bestaat, maar ook uit innovatief vermogen, veranderingsbereidheid, organisatietalent en het nemen van verantwoordelijkheid. Zeker in tijden waarin niet alleen de taken van gemeenten toenemen, maar ook de verantwoordingsdruk toeneemt (zoals bijvoorbeeld de toename van het aantal SiSa-regelingen). Het ambtelijke topmanagement erkent de noodzaak voor verdere verbetering van de beheersing, waarbij zowel instrumentele als culturele aspecten worden aangepakt. Het is positief te constateren dat de gemeente onderkent dat er verbeteringen nodig zijn om de basis op orde krijgen. Zo heeft de directie de organisatorische indeling van de gemeente tegen het licht gehouden om te bezien of deze nog passend is bij de verwachtingen die de gemeente hier zelf van heeft. Hierbij ligt vooralsnog de focus op de clusters bedrijfsvoering, bedrijfsondersteuning en control.

Naar verwachting zal de directie op korte termijn met een voorstel aan het college komen om de clusters anders vorm te geven, waarbij de ‘span of control’ van clustermanagers wordt verkleind en clustermanagers meer vanuit de inhoud sturing kunnen geven aan hun team. Wij hebben begrepen dat er recentelijk extra ondersteuning is ingezet om te komen tot periodieke afsluitingen van de administratie. Dit moet ertoe bijdragen dat onjuiste boekingen eerder worden ontdekt en vervolgens gecorrigeerd kunnen worden. Tot op heden wordt slechts bij het opstellen van de jaarrekening de administratie afgesloten, waardoor fouten in de administratie pas bij de jaarrekeningcontrole aan het licht komen. Daarbij is het leereffect voor betrokken medewerkers beperkt wanneer er slechts eenmaal per jaar wordt afgesloten. Daarnaast zal er bij de bedrijfsondersteuning verder ingezet worden op de verbeterpunten die wij onderkennen. Wij hebben begrepen dat hiervoor een aanjager en een ondersteuner worden aangesteld. Wij adviseren de gemeente om periodiek de voortgang van dit veranderingsproces te evalueren en periodiek te evalueren in hoeverre de ingezette verbetermaatregelen het juiste effect sorteren.

Het is van belang dat de komende periode een focus ontstaat op het verbeteren van de uitvoeringskracht, de kwaliteit en competenties op kernposities binnen de organisatie, en het versterken van de organisatiecultuur.

Kernboodschap van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond Interne beheersing Bijlagen

240771A592/JD/5

Bestuurlijke samenvatting Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen jaarrekeningcontrole

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond

240771A592/JD/6

Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Getrouwheid

Rechtmatigheid

Opstel- en controleproces

•

Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor het getrouwe beeld van de jaarrekening, inclusief de daarin opgenomen rechtmatigheidsverantwoording van het college.

• •

De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 2,8 miljoen respectievelijk € 8,4 miljoen. Naast onze opdrachtbevestiging zijn het Bado en het controleprotocol dat door uw raad is vastgesteld op 28 maart 2024 bepalend (geweest) voor onze controle.

•

Wij hebben tijdens onze controle van de WNT geen niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd die de materialiteitsgrens conform het controleprotocol WNT te boven gaan.

•

Het college van B&W heeft in zijn rechtmatigheidsverantwoording wel fouten maar geen onduidelijkheden gerapporteerd boven de verantwoordingsgrens.

• •

In de paragraaf bedrijfsvoering zijn de bevindingen groter dan de rapporteringstolerantie toegelicht door het college. De gehanteerde verantwoordings- en rapportagegrens bedraagt € 6,5 miljoen respectievelijk € 218.500.

• •

Wij hebben de conclusies van het college in ons getrouwheidsoordeel betrokken en daaruit zijn geen materiële tekortkomingen gebleken. Wij hebben geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd ten aanzien van de SiSa-bijlage die als bijlage bij de jaarstukken is opgenomen. In Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2023 is de voorgeschreven tabel met fouten en onzekerheden opgenomen.

•

Medio 2023 hebben wij met de wethouder en de ambtelijke organisatie het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2022 geëvalueerd. Uit deze evaluatie zijn verbeteringen naar voren gekomen. Tevens is vanuit de gemeente het verzoek gekomen de controle over boekjaar 2023 eerder uit te voeren. Wij hebben bij de start van de controle helaas moeten constateren dat de gemeente nog niet klaar was met de voorbereidingen en dat de gewenste verbeterslagen nog niet zichtbaar waren. Tussen de conceptversie van de jaarstukken en de definitieve versie zijn er nog circa 75 correcties doorgevoerd om te komen tot de voorliggende jaarstukken. Deze zijn tezamen opgenomen in bijlage A2.

•

Om te komen tot een beter controle- en verantwoordingsproces is een strakkere sturing op het proces noodzakelijk. Een onderdeel hiervan vormt de kwaliteitstoets op het balansdossier dat voor onze controle beschikbaar is. Hoewel er een kwaliteitstoets plaatsvindt, is de diepgang hiervan nog te beperkt, waardoor onjuiste of onvolledig aangeleverde documentatie door de vakafdelingen niet of niet tijdig is opgemerkt. Het bovenstaande heeft voor druk op het controleproces gezorgd, zowel aan de kant van de gemeente als bij het controleteam. Uren konden niet worden gemaakt op de momenten dat deze gepland waren en daarnaast waren fors meer uren benodigd om de controle te kunnen afwikkelen.

•

Welke specifieke aandachtspunten zien wij?

Bijzondere aandacht in de beheersing van de gemeente vragen wij ten behoeve van de volgende posten: •

•

Deugdelijke onderbouwing van de in de jaarstukken opgenomen (onderhouds) voorzieningen. Ten tijde van de interim-controle hebben wij uw aandacht gevraagd voor de onderbouwing van de onderhoudsvoorzieningen die de gemeente voornemens was op te nemen in de jaarstukken. Hoewel de onderhoudsvoorziening gebouwen in de basis deugdelijk is onderbouwd, constateren wij dat de gemeente reeds drie jaar niet in staat is gebleken het onderhoud conform plan uit te voeren, waardoor dusdanig grote verschillen zijn ontstaan dat de voorziening is vrijgevallen. Voor de voorziening onderhoud sport bleek geen deugdelijke onderbouwing conform het BBV aanwezig te zijn, waardoor deze ook is vrijgevallen. Wij adviseren de gemeente te onderzoeken wat er nodig is om de huidige onderhoudsambities te realiseren of de onderhoudsambities naar beneden bij te stellen. In lijn met afgelopen jaren blijft de onderbouwing van overlopende posten (tussenrekeningen) een belangrijk aandachtspunt. Wij adviseren u periodiek een interne kwaliteitstoets met betrekking tot de overlopende posten vorm te geven. Wij constateren dat, hoewel wij de gemeente hiervoor eerder aandacht hebben gevraagd, de aandacht voor de overlopende posten gedurende het jaar te beperkt is. Vervolgens zien wij dat bij het opstellen van de jaarrekening met onvoldoende diepgang naar de tussenrekeningen is gekeken.

Wij merken op dat niet alleen het aantal SiSa-regelingen, maar ook de complexiteit van die regelingen toeneemt. Wij raden u aan om ten aanzien van de SiSa-verantwoording blijvend aandacht te hebben voor voldoende capaciteit in de voorbereiding van het jaarrekeningproces en voor de kennisontwikkeling binnen uw organisatie.

Kernboodschap van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond Interne beheersing Bijlagen

240771A592/JD/7

Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Frauderisicoanalyse en integriteit

Financiële positie

•

Voorgaande boekjaren hebben wij u geadviseerd om in de huidige frauderisicoanalyse gebruik te maken van data-analyse om fraude en non-compliance te voorkomen en te detecteren. De inzet van data-analyse in het kader van de frauderisicobeheersing is een beproefde methode om bestaande en nieuwe vormen van fraude en non-compliance in een zo vroeg mogelijk stadium te herkennen en verliezen te beperken of geheel te voorkomen. In 2023 heeft u hier nog geen gevolg aan kunnen geven. Wij gaan bij start van de controle 2024 graag met u in gesprek hierover om dit verder te concretiseren. Tevens hebben wij in onze boardletter geadviseerd om zorg te dragen voor een structurele borging van het frauderisicomanagement middels het inbedden hiervan in de beheersingsomgeving. Wij vragen uw aandacht om dit verder vorm te geven in boekjaar 2024.

•

Gedurende 2023 zijn er een aantal (niet concrete) integriteitsmeldingen tot ons gekomen naar aanleiding van een gesprek met de integriteitscoördinator aangaande het samenspel tussen het college en de ambtelijke organisatie. De burgemeester en de gemeentesecretaris hebben naar aanleiding van deze zelfde signalen een nulmeting integriteit laten uitvoeren. Wij hebben kennisgenomen van de resultaten van het onderzoek in het kader van de controle van de jaarrekening. Uit het onderzoek zijn geen signalen naar voren gekomen die mogelijk leiden tot onjuistheden in de jaarrekening en/of eventuele onrechtmatigheden. Wel geven de uitkomsten aanleiding om nadrukkelijk aandacht te houden voor het ambtelijk-bestuurlijk samenspel en is het van belang het integriteitsbewustzijn binnen de gemeente te vergroten.

•

De financiële positie ultimo 2023 is verbeterd ten opzichte van 2022.

•

De beschikbare weerstandscapaciteit ultimo 2023 bedraagt € 47,0 miljoen (2022: € 68,1 miljoen). Deze weerstandscapaciteit is hoger dan de door de gemeente Roermond onderkende en aanwezige risico’s van € 8,6 miljoen (2022: € 12,4 miljoen). Uw jaarrekening toont wat betreft de baten en lasten een verschil tussen de begroting en de realisatie, en kent een relatief hoog voordelig rekeningresultaat 2023 ad € 26,4 miljoen (2022: voordelig resultaat € 30,3 miljoen).

•

Sociaal domein

•

In 2023 is de controle soepel verlopen. De verantwoorde bestedingen vanuit de zorgaanbieders zijn getrouw verantwoord en op een rechtmatige wijze tot stand gekomen.

•

Binnen het zorgdomein (Wmo en jeugdzorg) is een landelijke ontwikkeling zichtbaar waarbij de lasten de afgelopen jaren fors zijn toegenomen. Waar dit in eerste instantie hoofdzakelijk kwam door een toenemende zorgvraag, zien wij in 2023 dat er met name sprake is van een toenemende zorgzwaarte en zorgduur met betrekking tot de jeugdzorg. Dit betekent dat cliënten vaak een zwaardere en daarmee duurdere vorm van zorg behoeven. Deze ontwikkeling is zichtbaar voor de gemeente Roermond, met name bij segment 2: Wonen, segment 3: Behandeling/begeleiding Groep en segment 4: Ambulant, en heeft financiële consequenties. Complicerende factor bij het inschatten van de ontwikkeling van de zorgkosten in de komende jaren is de verwachte ontwikkeling van de tarieven van de zorgaanbieders. Zorgaanbieders hebben op dit moment te maken met sterk oplopende kosten als gevolg van loonstijgingen en oplopende huisvestingslasten. Dit leidt ertoe dat de financiële positie van zorginstellingen in toenemende mate onder druk komt te staan, wat naar verwachting een prijsopdrijvend effect heeft op de tarieven. Daarnaast zijn er landelijk reeds jeugdzorgaanbieders die niet meer aan de financiële verplichtingen kunnen voldoen, waarbij aan gemeenten op basis van het convenant ‘Bevorderen continuïteit jeugdhulp’ een (verplichte) bijdrage aan deze instellingen wordt opgelegd.

•

Daarnaast is een toenemende schaarste in beschikbaarheid van zorgpersoneel zichtbaar. Dit leidt ertoe dat de toenemende zorgvraag steeds vaker niet meer in balans is met het zorgaanbod. Zowel ten aanzien van de Wmo als de jeugdzorg is deze ontwikkeling zichtbaar. In toenemende mate zal daardoor niet alleen de zorgvraag bepalend zijn voor de omvang van de zorguitgaven, maar ook het aanbod. Dit is een breed maatschappelijk probleem, waarbij het voor gemeenten slechts beperkt mogelijk is hierin keuzes te maken.

Kernboodschap van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond 240771A592/JD/8 Interne beheersing Bijlagen 240771A592/JD/8

Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Kwaliteit verslaggeving

Tijdens de controle hebben wij het door het management toegepaste proces met betrekking tot belangrijke verslaggevingsvraagstukken geëvalueerd. Hierbij valt te denken aan het proces rondom de verbonden partijen en aan schattingen (bijvoorbeeld inzake de voorzieningen). Een voorbeeld hiervan is het beoordelen van de toepassing van de juiste methodiek, de aannames, de berekeningen en de consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financiële verslaggeving. Wij zijn van mening dat de verslaggevingsvraagstukken en de toegepaste inschattingen redelijk zijn en consistent worden gebruikt.

Interne beheersing

•

Op basis van de interim-controle 2023 hebben wij enkele tekortkomingen geïdentificeerd in de interne-beheersingsmaatregelen voor de financiële verslaggeving. Onze belangrijkste bevindingen zijn met u gedeeld en zijn besproken in de auditcommissie op 19 december 2023. In het voorliggende accountantsverslag vindt u onze bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole.

•

Wij hebben in 2023 eveneens diverse werkzaamheden uitgevoerd ten aanzien van de voor accountantscontrole relevante IT-systemen. Onze conclusie is dat er tekortkomingen zijn die van invloed zijn op de jaarrekening, de compliance en/of de operationele prestaties. Door deze conclusie konden wij tijdens onze controle 2023 niet zonder meer steunen op de IT-omgeving en (informatie uit) de applicaties. Wij hebben daarom (extra) gegevensgerichte controlewerkzaamheden verricht, waaronder detailcontroles. Hierbij zijn geen afwijkingen geconstateerd.

•

Uit de bijlagen A bij dit accountantsverslag blijkt welke (niet-)gecorrigeerde bevindingen, onzekerheden en tekortkomingen in de toelichtingen wij hebben geconstateerd.

•

In bijlage C is onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging te vinden.

Overig

Kernboodschap van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond Interne beheersing Bijlagen

240771A592/JD/9

Bevindingen jaarrekening

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond

240771A592/JD/10

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente De vermogenspositie van uw gemeente is verbeterd Het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, maakt een duidelijk onderscheid tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten over het boekjaar 2023 bedraagt € 20,1 miljoen voordelig. Per saldo is tussentijds € 6,3 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2023 circa € 26,4 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het overzicht hiernaast hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2023 circa 40% van het balanstotaal (ultimo 2022: 34% van het balanstotaal) en is verbeterd ten opzichte van 2022. Saldo baten en lasten Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar is weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente het gerealiseerde resultaat.

Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemming. Deze tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de onttrekkingen aan en stortingen in reserves gedurende het boekjaar. Deze mutaties in reserves vinden plaats op basis van door de gemeenteraad genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de eerdere politieke besluitvorming. Wat het voorgaande concreet betekent voor uw gemeente hebben wij in het overzicht hiernaast weergegeven.

Kernboodschap van de jaarrekeningcontrole

Eigen vermogen (x € 1 miljoen)

2023

2022

2021

2020

Eigen vermogen per 1 januari

86.495

65.619

55.810

56.869

Tussentijdse resultaatbestemming

-/- 6.284

-/- 9.444

-/- 425

-/- 3.725

Gerealiseerd resultaat

26.374

30.320

10.234

2.666

Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten

20.090

20.876

9.809

-/- 1.059

Eigen vermogen per 31 december

106.585

86.495

65.619

55.810

Exploitatieresultaat (x € 1 miljoen) Totale baten

274,5

Totale lasten

-/- 254,4

Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten Af: stortingen in reserves

20,1 -/- 28,9

Bij: onttrekkingen aan reserves

35,1

Saldo mutaties reserves

6,3

Gerealiseerd resultaat

26,4

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond 240771A592/JD/11 Interne beheersing Bijlagen 240771A592/JD/11

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Het overzicht van baten en lasten over het boekjaar 2023 laat een voordelig gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten van € 20,1 miljoen zien, ten opzichte van een begroot voordelig saldo van € 5,2 miljoen (begroting na wijziging).

Gerealiseerd totaalsaldo baten en lasten (x € 1 miljoen)

25 20 15 10 5 (5)

De jaarrekening 2023 sluit – na verwerking van de mutaties in reserves – met een voordelig gerealiseerd resultaat van circa € 26,4 miljoen. In de programmaverantwoording geeft het college per programma op hoofdlijnen een verklaring voor de gerealiseerde afwijkingen ten opzichte van de begroting na wijziging. In de paragraaf bedrijfsvoering heeft het college de rechtmatigheid van de begrotingsafwijkingen nader toegelicht.

2020

2021

2022

2023

Mutaties in reserves (x € 1 miljoen)

(2) (4) (6) (8) (10) 2020

2021

2022

2023

Gerealiseerd resultaat (x € 1 miljoen) 40 30 20 10 2020

Kernboodschap van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

2021

2022

2023

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond 240771A592/JD/12 Interne beheersing Bijlagen 240771A592/JD/12

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Kengetallen voor gemeente Roermond (begroot en werkelijk over de periode 2020-2023)

Solvabiliteit De solvabiliteit geeft inzicht in de mate waarin de gemeente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Als sprake is van een forse schuld en veel eigen vermogen (totaal van algemene en bestemmingsreserves), hoeft een hoge schuld geen probleem te zijn voor de financiële positie. Hoe hoger de solvabiliteitsratio, hoe groter de weerbaarheid van de gemeente. Nettoschuldquote Hoe hoger de schuld, hoe hoger de nettoschuldquote. De nettoschuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeente ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de ‘druk’ van de rentelasten en aflossingen op de exploitatie. Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van de financiële positie is het ook van belang te kijken naar de structurele baten en lasten. Structurele baten zijn bijvoorbeeld de algemene uitkering uit het gemeentefonds en de opbrengsten uit de onroerendezaakbelasting. Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, doordat wordt gekeken naar de structurele baten en lasten en deze worden vergeleken met de totale baten. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten (waaronder de rente en aflossing van leningen) te dekken.

Nettoschuldquote

Solvabiliteit

45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0%

90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 2020

2021

2022

Begroot

Werkelijk

2023

2020

2021

2022

Begroot

Werkelijk

2023

Structurele exploitatieruimte 2% 2% 1% 1% 0% -1% -1% -2% 2020

Kernboodschap van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

2021

2022

Begroot

Werkelijk

Bevindingen jaarrekening

2023

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond Interne beheersing Bijlagen

240771A592/JD/13

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Voorspellende waarde van uw begroting

Saldo baten en lasten | Begroting vs. realisatie (x € 1 miljoen)

De jaarrekening 2023 sluit met een positief gerealiseerd resultaat van circa € 26,4 miljoen. De begroting is voor uw gemeente een belangrijk sturingsinstrument. Het is een kaderstellend document waarmee de gemeenteraad financiële en beleidsmatige kaders vaststelt waarbinnen het college zijn beleid en doelen kan realiseren. De gemeenteraad heeft de focus gelegd op het realiseren van de gestelde doelen. De realiteit hiervan is echter niet altijd in balans met de beschikbare capaciteit en mogelijkheden. Hiermee is de begroting meer gebaseerd op uw politiek-bestuurlijke ambities dan op wat uw gemeente daadwerkelijk met de beschikbare middelen en capaciteit kan realiseren.

10 (10) (20) (30) Begroting 2021

Uw organisatie is zich bewust van deze problematiek. In dit licht adviseren wij u dit nader te onderzoeken en eventueel maatregelen te nemen om de voorspellende waarde van de begroting van zowel de investeringen als de baten en lasten en de uitvoeringskracht ervan dichter bij elkaar te brengen. Kwaliteit en transparantie van de jaarstukken

Realisatie 2021

Begroting 2022

Realisatie 2022

Begroting 2023

Realisatie 2023

Baten | Begroting vs. realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen) 300

Bij de jaarrekeningcontrole hebben wij vastgesteld dat uw jaarstukken 2023 voldoen aan de vereisten uit het BBV. Wij hebben tijdens onze werkzaamheden de jaarstukken integraal doorgenomen en hebben daarbij – naast de verenigbaarheid van jaarverslag en jaarrekening – vanuit het belang en begrip van de gebruikers van de jaarstukken vooral gelet op de toegankelijkheid en begrijpelijkheid van de daarin opgenomen toelichtingen en analyses.

250 200 Begroting 2021

Realisatie 2021

Begroting 2022

Realisatie 2022

Begroting 2023

Realisatie 2023

Lasten | Begroting vs. realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1 miljoen) 300 250 200 Begroting 2021

Kernboodschap van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Realisatie 2021 Bevindingen jaarrekening

Begroting 2022

Realisatie 2022

Begroting 2023

Realisatie 2023

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond Interne beheersing Bijlagen

240771A592/JD/14

Samenvatting ontwikkelingen in vermogen en resultaat van uw gemeente Weerstandscapaciteit (x € 1 miljoen)

Het weerstandsvermogen is afgenomen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit op basis van de door de gemeente geschatte risico’s. Beide zijn gemuteerd in 2023, zoals hiernaast te zien is. Beschikbare weerstandscapaciteit

De door uw gemeente berekende beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt € 43,9 miljoen (2022: € 68,1 miljoen). De beschikbare weerstandscapaciteit is afgenomen ten opzichte van voorgaand jaar. Benodigde weerstandscapaciteit

70 60 50 30 20

De inventarisatie van risico’s – die in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van het jaarverslag is opgenomen – geeft een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, inclusief een schatting van de kans dat het geïdentificeerde risico zich voordoet, om daarmee de benodigde weerstandscapaciteit te kunnen bepalen. Daarbij geeft het college een doorlopend inzicht in de grootste risico’s (qua financiële impact en kans) voor uw gemeente, en is vermeld welke risico’s zijn vervallen en/of nieuw zijn geïdentificeerd. Ook is een inhoudelijke toelichting gegeven op nieuw gedefinieerde en gewijzigde risico’s in de top van de belangrijkste risico’s. Uw gemeente heeft op basis van deze risico-inventarisatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is. Het berekende bedrag voor specifieke risico’s bedraagt € 8,6 miljoen (2022: € 12,4 miljoen). Ten opzichte van 2022 is hiermee sprake van een afname. Uw weerstandscapaciteit van € 43,9 miljoen is toereikend in relatie tot de berekende risico’s van € 8,6 miljoen. Dit heeft het college inhoudelijk nader toegelicht in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van het jaarverslag.

10 -

2020

2021

Benodigde weerstandscapaciteit

2022

2023

Beschikbare weerstandscapaciteit Ratio weerstandscapaciteit

6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 -

2020

2021

2022

2023

Kernboodschap van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond Interne beheersing Bijlagen

240771A592/JD/15

Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf het boekjaar 2023 is het college verplicht in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen waarin het zich verantwoordt over de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties (inclusief begrotingsrechtmatigheid). Een uitgebreidere toelichting op de onrechtmatigheden en de vervolgacties om deze op te lossen/te voorkomen is opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag.

Daarnaast hebben wij vastgesteld dat, in aanvulling op de huidige financiële verordening, de gemeenteraad in zijn vergadering van 28 maart 2024 het controleprotocol heeft vastgesteld. In dit controleprotocol zijn specifieke richtlijnen opgenomen over de wijze en diepgang van rapporteren over rechtmatigheid en de wijze waarop het college om dient te gaan met begrotingsafwijkingen. Deze komen hierna nader aan bod.

Verantwoordings- en rapportagegrens

Wij zien ruimte voor verbetering in de samenhang van deze documenten. Het controleprotocol is een aanvulling op de huidige financiële verordening, wat de leesbaarheid hiervan niet verbetert. Daarnaast sluiten in de financiële verordening en het controleprotocol de termen niet altijd goed aan op het BBV, zoals de verantwoordingsgrens en de rapportagegrens die leidend zijn voor de rechtmatigheidsverantwoording. Wij adviseren u in 2024 één integrale nieuwe financiële verordening op te stellen, waarin alle verplichtingen van de commissie BBV zijn verwerkt met de juiste terminologie. Het controleprotocol dat de voor accountantscontrole van toepassing zijnde richtlijnen bevat, kan hierna ook worden geactualiseerd om de juiste elementen in zowel de financiële verordening als het controleprotocol terug te laten komen. In aanvulling hierop is het nodig de Nota Investeringen gemeente Roermond 2023 te actualiseren. Deze nota is een nadere uitwerking van de door de gemeenteraad vastgestelde financiële verordening wat betreft de financiële verwerking van investeringen. Er zitten omissies in de aansluiting tussen beide documenten als het gaat om de diepgang van goedkeuring van investeringskredieten door de raad. Verduidelijking is noodzakelijk, zodat het college op een juiste wijze de investeringskredieten kan controleren en monitoren.

Via het controleprotocol heeft de gemeenteraad de verantwoordings- en rapportagegrens vastgesteld. De verantwoordingsgrens heeft het college gehanteerd bij het opmaken van de rechtmatigheidsverantwoording en de uiteindelijke conclusie daaromtrent. Fouten en onduidelijkheden die de verantwoordingsgrens niet overschrijden, zorgen voor een positieve uiting van het college waaruit blijkt dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rapporteringsgrens bepaalt de diepgang van de toelichting van het college in de paragraaf bedrijfsvoering. Uit de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording blijken onrechtmatigheden die de verantwoordingsgrens te boven gaan. Normenkader Het college heeft het van toepassing zijnde normenkader in kaart gebracht. Dit normenkader is door de gemeenteraad vastgesteld in zijn vergadering van 28 maart 2024. Wij hebben vastgesteld dat dit normenkader leidend is geweest voor het college om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichtingen in de paragraaf bedrijfsvoering. Wij hebben vastgesteld dat de huidige financiële verordening onvoldoende diepgang kent met betrekking tot het toetsingskader voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording door het college.

Wij adviseren de gemeente de verordening uit te breiden op basis van de modelverordening van de VNG en deze in 2024 op deze wijze volledig te actualiseren.

•

Jaarlijks stelt het cluster Control een interne-controleplan op. Wij vragen u dit interne-controleplan naast de meest actuele Kadernota Rechtmatigheid 2023 van de commissie BBV te leggen. Op dit moment ontbreekt het nog aan een interne controle op de WNT welke (nog) geen plek heeft gekregen in het interne-controleplan.

•

De gemeente heeft buiten de checklisten waarin de detailvastleggingen worden gedocumenteerd, ook een dump van het grootboek opgenomen welke de basis is voor het selecteren van de detailcontroles. Wij zien ruimte voor verbetering als het gaat om het documenteren van de betrouwbaarheid van de totstandkoming van deze dump. Denk hierbij aan de juistheid en volledigheid van de parameters en een snip hiervan. Door dit toe te voegen aan de documentatie, kan de audit trail beter gevolgd worden vanuit het genereren van de dump tot het moment dat de detailcontrole wordt vastgelegd.

•

De wijze waarop constateringen in de interne controle worden afgehecht, is niet altijd duidelijk gedocumenteerd. We zien dat de interne controle bevindingen constateert, maar de follow-up hiervan niet altijd vastligt. We hebben tijdens onze controlewerkzaamheden vernomen dat deze bevindingen wel zijn opgevolgd, maar de vastlegging hiervan verdient aandacht.

Interne controle De basis voor de uitspraken die worden gedaan in de rechtmatigheidsverantwoording, vormt de door de gemeente vormgegeven interne controle. Wij hebben in onze boardletter 2023 d.d. 12 december 2023 gerapporteerd over onze aanbevelingen, alsmede over de doorontwikkeling van de tweedelijns controles en de positionering van het cluster Control. Op basis van de uitgevoerde interne controles zien wij voor boekjaar 2024 enkele verbeteringen:

Kernboodschap van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond Interne beheersing Bijlagen

240771A592/JD/16

Rechtmatigheidsverantwoording Begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten, lasten en balansmutaties, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt hiervoor is het niveau waarop de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting. De gemeenteraad en het college hebben in de financiële verordening afspraken gemaakt in welke situatie lastenoverschrijdingen onrechtmatig maar acceptabel zijn (lastenoverschrijdingen zijn en blijven onrechtmatig, maar zijn onder voorwaarden acceptabel, wat betekent dat het college deze niet hoeft toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering). In de financiële verordening is opgenomen dat alle overschrijdingen van lasten ten opzichte van het budget zoals opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Tevens wordt hierin toegelicht welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Ook voor wat betreft de investeringskredieten zijn deze als acceptabel aan te merken aangezien de gemeenteraad in april jongstleden alle kredietoverschrijdingen heeft goedgekeurd. Wij hebben vastgesteld dat het college specifieke werkzaamheden heeft uitgevoerd ten aanzien van het begrotingscriterium, namelijk een controle op programmaoverschrijdingen, waaronder een nulproef, en een controle op kredietoverschrijdingen. Kredietoverschrijdingen Er is voor boekjaar 2023 sprake van kredietoverschrijdingen ten bedrage van € 693.000, die de rapportagegrens te boven gaan en zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Begrotingsrechtmatigheid Uit de analyse van de begrotingsrechtmatigheid blijkt dat er sprake is van overschrijdingen op lasten ten bedrage van € 5,8 miljoen. De gemeente heeft deze lastenoverschrijdingen in haar rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. © 2024. Neem voor informatie contact op met Deloitte Nederland.

Tegelijkertijd zijn er ook onderschrijdingen op lasten en over- en onderschrijdingen op baten. De conclusie hierbij is dat, conform de door de gemeenteraad vastgestelde financiële verordening, deze afwijkingen als tijdig gemeld zijn aan te merken als deze wijzigingen in de jaarrekening worden gemeld. Wij hebben daarmee vastgesteld dat deze over- en onderschrijdingen als rechtmatig kunnen worden aangemerkt. Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld aan de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen c.q. voorwaarden zijn afkomstig uit de relevante wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader, en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Gemeenten stellen via de financiële verordening en/of onderliggende nota’s kaders vast die van invloed zijn op de verslaggeving. Het gaat hier om de invulling van de ruimte die het BBV geeft voor eigen gemeentelijke kaders. Denk hierbij aan grenzen voor het activeren van investeringen, afschrijvingstermijnen, omgang met reserves en voorzieningen en dergelijke. Deze vallen onder het getrouwe beeld en vallen per definitie onder de reikwijdte van de reguliere accountantscontrole. Ook voorwaarden die direct van invloed zijn op de verslaggeving c.q.

het getrouwe beeld van de jaarrekening worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij kan worden gedacht aan het niet naleven van voorwaarden met betrekking tot recht, hoogte, duur, termijnen, normbedragen, doelgroep en grondslag bij bijvoorbeeld bijstandsverlening, maatschappelijke ondersteuning, inkomensoverdrachten en het opleggen van belastingen, wat tot gevolg heeft dat de bijhorende lasten of opbrengsten onjuist of onvolledig zijn. Het niet naleven van deze voorwaarden heeft direct invloed op het getrouwe beeld van deze posten in de jaarrekening. De onderwerpen die niet onder het getrouwheidsoordeel van de accountant vallen, hebben wij onderstaand nader toegelicht, inclusief de wijze waarop het college deze in zijn werkzaamheden heeft betrokken.

Kernboodschap van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Aanbestedingen Uw gemeente voert in het kader van de controle op de naleving van de aanbestedingsregels jaarlijks een uitgebreide ‘spendanalyse’ uit. Hierbij is naast de Europese aanbestedingsregels tevens het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente in scope. Vanuit deze hoedanigheid is door de inkoopadviseurs een spendanalyse uitgevoerd. Het cluster Control heeft specifieke controlewerkzaamheden uitgevoerd voor de leveranciers waarbij de totale bestedingen over de afgelopen vier jaar de Europese aanbestedingsgrens overschrijden. Bij deze interne controle zijn over 2023 onrechtmatigheden ten bedrage van € 0,8 miljoen geconstateerd als gevolg van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels. Het bedrag aan onrechtmatigheden heeft slechts beperkt (circa € 41.000) betrekking op fouten in de naleving van de aanbestedingsregels die in voorgaande jaren zijn gemaakt, en waarvan de bestedingen nog doorlopen in het huidige boekjaar. Dit betekent dat het restant aan aanbestedingsfouten (circa € 758.000) betrekking heeft op nieuwe geconstateerde fouten. Het gaat hierbij om drie inkoopdossiers die ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed.

Ondanks de getroffen maatregelen in de organisatie kan uw gemeente in de praktijk, door de complexiteit van de materie en regelgeving en de hoeveelheid bij dit proces betrokken personen, toch relatief gemakkelijk een verkeerde aanbestedingsprocedure kiezen. Dit is tevens gebleken uit de door het cluster Control uitgevoerde werkzaamheden. Hierdoor blijft de repressieve controle door het cluster Control van belang. Daarbij moet dit cluster in ieder geval expliciet nagaan of een opdracht via de juiste procedure ‘in de markt’ is gezet. Wij dringen daarnaast aan op het verbeteren van de processen en het systeem voor aanbestedingen om onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen.

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond Interne beheersing Bijlagen

240771A592/JD/17

Rechtmatigheidsverantwoording Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens die door de belanghebbenden zijn verstrekt om aan te tonen dat is voldaan aan voorwaarden. Dit dient ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O-criterium). Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen, zijn beheersingsmaatregelen nodig die functioneren. Het gaat er bij het M&O-criterium om dat er binnen de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen dan wel op te sporen, en dat de vigerende wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. De gemeente dient een uitspraak te doen in hoeverre het M&O-beleid ook feitelijk wordt nageleefd en of de getroffen maatregelen werken. De basis daarvoor ligt in belangrijke mate bij de uitkomsten van de intern al uitgevoerde controles en evaluaties. Tevens heeft u in 2023 een actueel overkoepelend M&O-beleid opgesteld genaamd “Nota Voorkomen van Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) gemeente Roermond 2023”. Dit beleid is door het college op 14 november 2023 vastgesteld. De gemeente heeft in 2023 in het kader van misbruik fraudevorderingen opgelegd ten bedrage van € 300.000 op grond van de Participatiewet.

Wij constateren dat de gemeente zelf de juiste beheershandelingen heeft uitgevoerd en in dat kader is geen rechtmatigheidsfout geconstateerd. Echter, conform de bijlage bij de Kadernota Rechtmatigheid dienen deze fraudevorderingen opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.

Kernboodschap van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond Interne beheersing Bijlagen

240771A592/JD/18

Sociaal domein, voorzieningen, overlopende posten en SiSa Oplopende kosten sociaal domein Binnen het zorgdomein (Wmo en jeugdzorg) is een landelijke ontwikkeling zichtbaar waarbij de lasten de afgelopen jaren fors zijn toegenomen. Waar dit in eerste instantie hoofdzakelijk kwam door een toenemende zorgvraag, zien wij in 2023 dat er met name sprake is van een toenemende zorgzwaarte en zorgduur met betrekking tot de jeugdzorg. Dit betekent dat cliënten vaak een zwaardere en daarmee duurdere vorm van zorg behoeven. Deze zelfde ontwikkeling is zichtbaar voor de gemeente Roermond, met name bij segment 2: Wonen, segment 3: Behandeling/begeleiding Groep en segment 4: Ambulant, waar er ondanks een daling van het aantal cliënten sprake is van een stijging van de totale lasten. Complicerende factor bij het inschatten van de ontwikkeling van de zorgkosten in de komende jaren is de verwachte ontwikkeling van de tarieven van de zorgaanbieders. Zorgaanbieders hebben op dit moment te maken met sterk oplopende kosten als gevolg van loonstijgingen en oplopende huisvestingslasten. Dit leidt ertoe dat de financiële positie van zorginstellingen in toenemende mate onder druk komt te staan, wat naar verwachting een prijsopdrijvend effect heeft op de tarieven.

Daarnaast zijn er landelijk reeds jeugdzorgaanbieders die niet meer aan de financiële verplichtingen kunnen voldoen, waarbij aan gemeenten op basis van het convenant ‘Bevorderen continuïteit jeugdhulp’ een (verplichte) bijdrage aan deze instellingen wordt opgelegd. De gemeente Roermond voert met alle grote aanbieders periodiek (contract)gesprekken, waarbij tevens periodiek een monitor plaatsvindt. Hierdoor blijft de gemeente op de hoogte van alle ontwikkelingen en eventuele maatregelen binnen deze zorgaanbieders. Personele schaarste sociaal domein Daarnaast doet er zich een aanhoudend probleem voor: zorginstellingen hebben moeite om aan deze stijgende vraag te voldoen. Capaciteitsbeperkingen en een gebrek aan personeel belemmeren het vermogen van de gemeente om adequate zorg in te kopen, ondanks de beschikbare financiële middelen. Dit resulteert in een kloof tussen wat de gemeente wenst te bieden en wat feitelijk haalbaar is. Dit speelt ten aanzien van zowel de Wmo als de jeugdzorg.

In toenemende mate zal daardoor niet alleen de zorgvraag bepalend zijn voor de omvang van de zorguitgaven, maar ook het aanbod. Dit is een breed maatschappelijk probleem, waarbij het voor gemeenten slechts beperkt mogelijk is hierin keuzes te maken. Het is voor de gemeente essentieel om tot efficiënte en effectieve oplossingen te komen die de financiële druk verminderen en tegemoetkomen aan de zorgnoodzaak. De situatie vereist een geïntegreerde aanpak, waarbij financiële duurzaamheid en kwalitatieve zorgverlening centraal staan. Indien de kosten (deels) structureel hoger blijken uit te vallen, dan ontkomt u mogelijk niet aan het vrijmaken van structurele middelen om de verwachte toekomstige tekorten te dekken. Voorzieningen groot onderhoud Afgelopen jaar hebben wij de onderhoudsvoorzieningen van de gemeente in onze controle betrokken. De belangrijkste betreffen de onderhoudsvoorziening gebouwen en de voorziening onderhoud sport. Hoewel de onderhoudsvoorziening gebouwen in de basis deugdelijk is onderbouwd, constateren wij dat de gemeente reeds drie jaar niet in staat is gebleken het onderhoud conform plan uit te voeren, waardoor dusdanig grote verschillen zijn ontstaan dat de voorziening is vrijgevallen. Voor de voorziening onderhoud sport bleek geen deugdelijke onderbouwing conform het BBV aanwezig te zijn, waardoor deze ook is vrijgevallen.

Wij adviseren de gemeente te onderzoeken wat er nodig is om de huidige onderhoudsambities te realiseren of de onderhoudsambities naar beneden bij te stellen. Controle overlopende posten

Wij vragen uw aandacht voor het opschonen van de tussenrekeningen, het tijdig en meer periodiek analyseren hiervan en het juist verwerken van specifieke overlopende posten als het gaat om JeugdzorgPlus en RMO. SiSa De procedure die uw gemeente moet naleven bij het aanleveren van de bestanden aan het CBS, is ten opzichte van vorig jaar niet wezenlijk gewijzigd. Uw gemeente dient in een vast, voorgeschreven stramien de SiSa-documenten aan het CBS aan te leveren. Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2023. Hierbij controleren en evalueren wij de getrouwheid en de rechtmatigheid van de in de SiSa-bijlage verantwoorde gegevens (indicatoren). Wij constateren dat de Rijksoverheid eind 2023 en begin 2024 wederom veel nieuwe SiSa-regelingen in het leven heeft geroepen. Bij uw gemeente heeft dit geleid tot in totaal 38 SiSa-regelingen, een stijging van 7 ten opzichte van 2022. De toename van het aantal SiSa-regelingen en de (ver)late communicatie hierover vanuit de Rijksoverheid hebben geleid tot extra druk en tijdsbesteding met betrekking tot zowel het opstel- als het controleproces van de jaarrekening. Tegelijkertijd constateren wij dat de dossiervorming op orde is op het moment dat deze aan ons wordt aangereikt. Wij zien ruimte voor verbeteringen om het proces in 2024 nog verder te optimaliseren.

Daarvoor willen wij u een controleformat ter beschikking stellen, om de dossiers eenduidig te documenteren en vast te leggen.

Wij constateren in lijn met voorgaande jaren dat de overlopende posten aandacht behoeven. Er staan veel (verouderde) boekingen op de overlopende posten en de onderbouwing hiervan ten behoeve van accountantscontrole kost de organisatie veel tijd. Mede debet hieraan is dat pas per jaareinde de overlopende posten en daaronder liggende tussenrekeningen worden geanalyseerd en waar nodig geactualiseerd. Gezien de hoeveelheid boekingen die hierop plaatsvindt, is dit wat ons betreft onwenselijk en zou dit proces gedurende het jaar plaats dienen te vinden.

Kernboodschap van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond Interne beheersing Bijlagen

240771A592/JD/19

Fraude, integriteit en naleving wet- en regelgeving De beoordeling door het college van burgemeester en wethouders van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving Bij onze controle vragen wij u jaarlijks inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking kan bevatten door fraude of het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van de inschattingen, het proces dat u daarbij hanteert, en de communicatie daarover met het personeel en met de gemeenteraad. Tijdens deze gesprekken heeft uw organisatie aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. In onze boardletter hebben wij uitgebreid gerapporteerd over fraude en integriteit, en de stappen die uw gemeente hierin heeft gezet. Specifieke werkzaamheden frauderisico Op basis van onze jaarlijkse frauderisicoanalyse onderkennen wij sinds dit jaar een additioneel frauderisico in de controle dat van toepassing is op al onze gemeentelijke cliënten. Dit is gebaseerd op recente praktijkvoorbeelden in de sector.

Tijdens onze beoordeling van frauderisico's hebben wij een potentieel risico geïdentificeerd met betrekking tot de goedkeuring van geleverde prestaties die niet daadwerkelijk hebben plaatsgevonden of die betrekking hebben op goederen of diensten die zijn geleverd voor persoonlijk gebruik. Dit kan resulteren in het onterecht betaalbaar stellen van facturen. Hoewel wij geen kwantitatief materieel frauderisico waarnemen (het risico dat er door fraude sprake is van een afwijking in de jaarrekening voor een bedrag groter dan € 2,8 miljoen), herkennen wij wel een kwalitatief materieel frauderisico (politiek-bestuurlijk relevant voor de oordeelsvorming van de gemeenteraad) in situaties waarin het om transacties van grote omvang gaat. Wij hebben aanvullende steekproefcontroles uitgevoerd op transacties die de drempelwaarde van € 150.000 overschrijden. Bij deze controle zijn geen onregelmatigheden aan het licht gekomen.

Geen wijzigingen in onze initiële inschatting van het frauderisico en geen aanwijzingen voor fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college, inclusief het invoeren en onderhouden van interne-beheersingsmaatregelen voor de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de werking en efficiency van de bedrijfsvoering, en de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Als accountant verkrijgen wij een redelijke, maar geen absolute, zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten, doordat sprake kan zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten transacties vast te leggen of verkeerd voorstellen van zaken, of het doorbreken van de interne beheersing. Onze controle is uitgevoerd met een hoge, maar geen absolute, mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraudes hebben ontdekt. Fraude en integriteit Gedurende 2023 zijn er een aantal (niet concrete) integriteitsmeldingen tot ons gekomen naar aanleiding van een gesprek met de integriteitscoördinator aangaande het samenspel tussen het college en de ambtelijke organisatie.

De burgemeester en de gemeentesecretaris hebben naar aanleiding van deze zelfde signalen een nulmeting integriteit laten uitvoeren. Wij hebben kennisgenomen van de resultaten van het onderzoek in het kader van de controle van de jaarrekening. Uit het onderzoek zijn geen signalen naar voren gekomen die mogelijk leiden tot onjuistheden in de jaarrekening en/of eventuele onrechtmatigheden. Wel geven de uitkomsten aanleiding om nadrukkelijk aandacht te houden voor het ambtelijk-bestuurlijk samenspel en is het van belang het integriteitsbewustzijn binnen de gemeente te vergroten.

Kernboodschap van de jaarrekeningcontrole

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond Interne beheersing Bijlagen

240771A592/JD/20

Interne beheersing

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond

240771A592/JD/21

Belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing vanuit de controle van het boekjaar 2023 Boardletter 2023, toegespitst op de interne (financiële) beheersing Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in het najaar van 2023 een interim-controle uitgevoerd. Deze interim-controle was primair gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing, voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid en rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Voor de bevindingen van de interim-controle verwijzen wij naar onze boardletter 2023 d.d. 12 december 2023. In de managementletter hebben wij een aantal aandachtspunten voor het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2023 benoemd. Als onderdeel van onze werkzaamheden voor de jaarrekening zijn wij nagegaan of deze aandachtspunten voldoende zijn opgevolgd. Voor zover de opvolging en/of onze controle ervan hiertoe aanleiding geven, hebben wij onze bevindingen in dit accountantsverslag bij het betreffende onderwerp verwerkt. Memoriaalboekingen Memoriaalboekingen zijn (correctie)boekingen die niet via de reguliere boekingsgang plaatsvinden. Deze boekingen zijn hierdoor in opzet meer risicovol en daarom besteden wij bij onze controle extra aandacht aan deze boekingen.

In het accountantsverslag van voorgaand jaar hebben wij de organisatie meegegeven dat er een verbeterslag valt te maken ten aanzien van het aantal manuele boekingen. Wij merken echter op dat het aantal memoriaalboekingen (zowel in aantal als procentueel) is gestegen in 2023. Waar in 2022 sprake was van 23.104 memoriaalboekingen (11,5% ten opzichte van het totaalaantal boekingen), betreft dat in 2023 43.183 boekingen (12,4% ten opzichte van het totaalaantal boekingen).

Om de controle zo efficiënt en effectief mogelijk te kunnen uitvoeren, en deze toe te spitsen op het specifieke risico en karakter van memoriaalboekingen, hebben wij gebruikgemaakt van een data-analysetool. Hieruit zijn geen onjuistheden, onrechtmatigheden of andere bijzonderheden gebleken. Evaluatie opstel- en controleproces Medio 2023 hebben wij met de wethouder en de ambtelijke organisatie het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2022 geëvalueerd. Uit deze evaluatie zijn verbeteringen naar voren gekomen. Tevens is vanuit de gemeente het verzoek gekomen de controle over boekjaar 2023 eerder uit te voeren. Wij hebben bij de start van de controle helaas moeten constateren dat de gemeente nog niet klaar was met de voorbereidingen en dat de gewenste verbeterslagen nog niet zichtbaar waren. Tussen de conceptversie van de jaarstukken en de definitieve versie zijn er nog circa 75 correcties doorgevoerd om te komen tot de voorliggende jaarstukken. Om te komen tot een beter controle- en verantwoordingsproces is een strakkere sturing op het proces noodzakelijk. Een onderdeel hiervan vormt de kwaliteitstoets op het balansdossier dat voor onze controle beschikbaar is. Hoewel er een kwaliteitstoets plaatsvindt, is de diepgang hiervan nog te beperkt, waardoor onjuiste of onvolledig aangeleverde documentatie door de vakafdelingen niet of niet tijdig is opgemerkt.

Het bovenstaande heeft voor druk op het controleproces gezorgd, zowel aan de kant van de gemeente als bij het controleteam. Uren konden niet worden gemaakt op de momenten dat deze gepland waren en daarnaast waren fors meer uren benodigd om de controle te kunnen afwikkelen.

Kernboodschap van de jaarrekeningcontrole

23.104

176.638

Manuele boekingen

Overige boekingen

Grootboekmutaties in 2023 43.183

304.238

Naar aanleiding hiervan constateren wij dat het aantal memoriaalboekingen fors is, zowel in omvang als qua percentage. Evenals vorig jaar adviseren wij de gemeente derhalve om het proces ten aanzien van memoriaalboekingen kritisch te evalueren, om op deze wijze de massa correctieboekingen in de toekomst te kunnen beperken. Dit zal tevens bijdragen aan een efficiëntere controle van diverse jaarrekeningposten, waaronder de controle van de overlopende posten.

Grootboekmutaties in 2022

Manuele boekingen

Bestuurlijke samenvatting

Bevindingen jaarrekening

Overige boekingen

Accountantsverslag 2023 | Gemeente Roermond Interne beheersing Bijlagen

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Roermond&id=92bcb271-e50e-4b51-83b1-198096413b0d