Verslag besluitenlijst Overleg evaluatie beeldvormende bijeenkomsten dd 6 mei 2024 DEF

Verslag/besluitenlijst overleg d.d. 6 mei 2024 inzake evaluatie beeldvormende bijeenkomsten. Aanwezigen: Voorzitter overleg; Burgemeester Yolanda Hoogtanders College; Dirk Franssen Felix van Ballegooij Raadsleden: Jos Tobben, DS Mark Schlicher en Inge Hodselmans, LVR Carla de Groot en Patricia Vaessen, GL Leon Coenen, SPR Ron Piepers, PvdA Kay Beek, CDA Jorge Wolters Gregorio en John Höltgens, SP Ambtelijke organisatie: Cathelijne Brüll John Slots Griffie: Arno Vestjens Jos Vervuurt M.k.a. -Jonathan Felix, VVD (schriftelijke inbreng, zie bijlage). -Michael Kalthoff, D66 1.Opening. Voorzitter Yolanda Hoogtanders opent de vergadering. 2. Presentatie griffie (bijlage) In de praktijk van het afgelopen -bijna – anderhalf jaar (tot en met mei 2024) blijkt dat er 2 Informatieavonden per cyclus nodig zijn. Na de evaluatie van september 2023 is afgesproken om ook simultaan te vergaderen indien dit agenda-technisch kan. Dat heeft ook een aantal keren plaatsgevonden, maar de opkomst -per sessie- was dan zeer beperkt. Vergeleken met het aantal overleggen in de voorgaande raadsperiode (commissies en raad zijn buiten beschouwing gelaten) is er -zoals ook in de vorige evaluatie geconstateerd is - feitelijk sprake van (een stuk) minder vergaderavonden voor raads- en commissieleden.

Het aantal insprekers op Informatiebijeenkomsten is nog steeds beperkt, wel vinden burgers de weg naar inspreken in de commissievergaderingen. De website (met informatie over inspreken) is inmiddels aangepast en via digitale nieuwsbrieven en ook de facebook pagina van de gemeente zullen de mogelijkheden voor inspreken nader worden belicht.

1

In de evaluatie van september 2023 werd nog geconstateerd dat -ondanks het uitgangspunt “openbaar-tenzij” - veel bijeenkomsten het karakter besloten kregen. In de periode september 2023 mei 2024 waren echter nagenoeg alle bijeenkomsten openbaar, enkele uitzonderingen daargelaten waarbij beslotenheid op zijn plaats was gegeven de te bespreken onderwerpen. Zie verder de presentatiesheets (bijlage). 3. Opmerkingen raad-college-ambtelijke organisatie-griffie m.b.t. beeldvormende bijeenkomsten. Opmerkingen vanuit raad (door 1 of meer raadsleden naar voren gebracht). Bijeenkomsten zijn informatief en de vaste planning van Informatiebijeenkomsten per vergadercyclus is positief. Dat schept agenda-technisch duidelijkheid vooraf. Er is na september -zoals afgesproken- een aantal malen simultaan vergaderd op een avond. De ervaring leert dat daardoor de separate sessies door relatief weinig raads/commissieleden worden bijgewoond. Ook wordt daardoor de kans ontnomen dat een raads- of commies-lid -die dat wenst- ook de andere sessie bij kan wonen. Plenair vergaderen dient dan ook voortaan (weer) het uitgangspunt te zijn. Onderwerpen voor Informatiebijeenkomsten worden hoofdzakelijk vanuit het college c.q. de ambtelijke organisatie aangedragen, maar het is de raad (via de Agendacommissie) die de regie heeft over de invulling van de bijeenkomsten.

Zoals afgesproken kunnen onderwerpen ook vanuit de raad worden aangedragen. Dat kan bijvoorbeeld via de commissie worden aangedragen bij de Agendacommissie. Bij Informatiebijeenkomsten zou het peilen door de raad/commissie van “gevoelen van de burger c.q. instellingen/ondernemers” in relatie tot (toekomstig) gemeentelijke beleid volgens de SPR meer een rol kunnen krijgen. Het feit dat de bijeenkomsten sinds de vorige evaluatie een openbaar karakter hadden wordt verwelkomd. Wel is het van belang dat de rol van burgers die de bijeenkomsten bijwonen helder dient te zijn (louter toehoorder of anderszins?). In september is besproken dat -als pilot- elke fractie twee fractievolgers aan kunnen wijzen die dan de beeldvormende bijeenkomsten (ook indien besloten) kunnen bijwonen (in plaats van de vaste burgercommissieleden). E.e.a. is in het presidium ook zo besloten. Vanuit fractie DS (die 2 fractievolgers heeft aangemeld) wordt aangegeven dat dit als positief wordt ervaren. Ook D66 heeft inmiddels een fractievolger hiervoor aangemeld. Vanuit de fractie van de LVR wordt herhaald dat spelregels van de Informatiebijeenkomsten omschreven dienen te zijn in een door de raad vastgesteld “reglement”. Vanuit fractie van VVD is (schriftelijk) pleidooi gehouden voor beperken van de vergaderdruk en in het bijzonder aandacht gevraagd voor aanpassing van vergader(aanvang) tijden.

Afgesproken wordt dat e.e.a. in het Presidium aan de orde gesteld wordt. Opmerkingen college De mogelijkheden die de beeldvormende bijeenkomsten bieden om raad/commissies te informeren en ook input te verkrijgen worden als waardevol gezien. In vergelijking tot vorige evaluatie is er sprake van verbetering, ook m.b.t. totstandkoming van het programma.

2

Opmerkingen Griffie: Zoals ook vorige keer verwoord is er een positief beeld t.a.v. de bijeenkomsten. Systematiek is ook effectief i.r.t. de oorspronkelijke doelstelling van meer duidelijkheid m.b.t. de vergaderplanning. Het aantal vergader-avonden is beperkter dan in het verleden. Totstandkoming van concrete agenda’s van de Informatiebijeenkomsten verloopt sinds september beter, mede door meer communicatie tussen bestuursadviseurs en griffie. Opmerkingen vanuit ambtelijke organisatie. Geen specifieke nadere opmerkingen 4.Conclusies/afspraken. -De pilot met simultaan vergaderen wordt gestopt. -Uitgangspunt is dat er (maximaal) 2 Informatiebijeenkomsten per cyclus plaatsvinden. -Discussie over vergadertijden (in algemeenheid) zal in Presidium aan de orde gesteld worden. -Conform afspraak zal in de commissie BM de (systematiek) van de beeldvormende Informatiebijeenkomsten geëvalueerd kunnen worden. De agendacommissie bereidt e.e.a. voor op basis van de uitkomsten van de evaluatiegesprekken die op 6 september 2023 en 6 mei jl. hebben plaatsgevonden. Bijlage: Schriftelijke inbreng VVD. Onder aan de streep is de VVD in ieder geval tevreden met de opzet van ons vergadermodel. Door de vergadercyclus op te delen in beeldvormende, oordeelsvormende en besluitvormende momenten, is er ruimte om dossiers goed te doorgronden.

Het wegvallen van het Sprekersplein wordt opgevangen door de mogelijkheid om in de commissie in te spreken, zoals ook onlangs gebeurde bij Roerdelta en Asselt. Wel zijn er wat de VVD-fractie betreft nog wel enkele aandachtspunten. Eén punt dat we in het bijzonder willen uitlichten is de vergaderdruk. We zetten ons allemaal met veel toewijding voor Roermond in, en daar hoort ook een zekere tijdsinvestering bij. We kunnen echter niet voorbijgaan aan het feit dat een groot gedeelte van de gemeenteraad hun volksvertegenwoordigende taak combineert met een privéleven: vaak een (fulltime)baan, een gezin en/of hobbies. En toch hebben we geregeld vergaderingen die om 17.30 uur of 18.00 uur beginnen. Met als resultaat dat er collega's verstek moeten laten gaan, later aansluiten óf wel op tijd zijn, maar alleen door bij het avondeten te 'schransen'. Dit is niet houdbaar. Het maakt namelijk niet uit of je om 22:00 uur of pas om 23:00 uur thuis bent, maar het maakt (in positieve zin) wel heel veel uit als je tussen je reguliere werk en raadswerk in de gelegenheid wordt gesteld om nog even thuis te zijn. Wij zouden dus als uitgangspunt willen voorstellen dat er geen enkele vergadering meer vóór 19.00 uur begint.

Een starttijd voor het presidium en gele avonden zou dan 19.00 uur kunnen zijn, en voor commissies en de raadsvergadering 19.30 uur (de beperkte vergaderingen die overdag plaatsvinden natuurlijk buiten beschouwing gelaten). Dit vraagt dan wel om een strakkere vergaderdiscipline, zodat we niet nog een keer extra terug hoeven te komen (dan is het immers een sigaar uit eigen doos): Geen technische vragen meer toestaan in de commissies, die hadden immers vooraf gesteld kunnen worden; Beperken tot de kern: als het moet, dus ook spreektijden overwegen; Cultuur: overwegen of je bijdrage nog toegevoegde waarde heeft, of al door 3 andere sprekers is ingebracht;

3

Ten aanzien van de beeldvormende bijeenkomsten is de VVD overwegend positief. Wel zien we dat deze bijeenkomsten soms zeer slecht bezocht worden. Door met vaste dagen te werken, zou het planbaar moeten kunnen zijn wanneer je op het Stadhuis zou moeten zijn. Op 6 september 2023 is afgesproken dat parallel vergaderen een goede optie is om het aantal bijeenkomsten te beperken, maar dat brede en/of politiek meer gevoelige onderwerpen wel altijd plenair geprogrammeerd dienen te worden. Met name voor dit laatste willen we nogmaals aandacht vragen. Belangrijk vinden we ook er niet parallel vergaderd wordt als er twee parallelle presentaties zijn die tot dezelfde commissie behoren, of als één van de presentaties besloten is - het is dan toch ingewikkelder om met elkaar van gedachten te wisselen.

4