Uitvoeringsplan Raadscommunicatie mei 2025

Uitvoeringsplan Raadscommunicatie 2025-2028 MEI 2025

Raadscommunicatie gemeente Roermond | Inhoudsopgave

INHOUDSOPGAVE 1. Randvoorwaarden...................................................................................................1 2. Waarover communiceren we als raad?................................................................ 2 3. Middelen en acitiviteiten........................................................................................ 3 4. Financiële en personele aspecten & planning, sturing en evaluatie............... 12

Raadscommunicatie gemeente Roermond | Randvoorwaarden

1. RANDVOORWAARDEN In dit uitvoeringsplan staat hoe we onze visie op raadscommunicatie en onze kernwaarden in de praktijk gaan brengen. Om dat goed te kunnen doen hanteren we een aantal randvoorwaarden. Deze zijn de basis van het plan. Deze zijn nodig om de kernwaarden te vertalen en toe te passen in de praktijk.

Kernwaarden toegepast Communicatie als raad: Dat betekent dat we laten zien waar we als raad voor staan en hoe wij werken. Verschil van standpunten is evident onderdeel van de gemeenteraad. Daarom laten we met raadscommunicatie zien welke perspectieven aan bod komen in de raad en hoe die worden afgewogen Toegankelijke informatie: Communicatie is laagdrempelig. Dit betekent dat het taalgebruik zo veel mogelijk aansluit bij de doelgroepen en dat de uitingen via vaste kanalen worden gedeeld.

Spelregels als randvoorwaarde Uitvoering door de griffie: De griffie voert het plan uit. Een klankbordgroep uit de raad monitort de voortgang. Betrokkenheid en deelname van raadsleden: Succesvolle uitvoering van dit plan vergt ook enige (extra) inzet van alle raadsleden. Hoewel de griffie het raadscommunicatieplan uitvoert, wordt van raadsleden verwacht dat zij aanwezig zijn bij de te organiseren bijeenkomsten. Ook leveren raadsleden hun inbreng voor diverse communicatie-uitingen. Samenwerking gemeentelijke organisatie: De gemeente Roermond communiceert op diverse manieren met inwoners en andere betrokkenen. Wij werken samen met het college en de ambtelijke organisatie om communicatie vanuit de raad en de organisatie goed op elkaar af te stemmen. Zo zorgen we voor consistent communicatie vanuit de gemeente. De raad heeft volledig eigen regie op zijn communicatie, maar de griffie werkt met communicatieadviseurs van de gemeente samen als dat noodzakelijk is.

1

Raadscommunicatie gemeente Roermond | Waarover communiceren we als raad?

2. WAAROVER COMMUNICEREN WE ALS RAAD? We onderscheiden voor onze raadscommunicatie twee verschillende onderdelen: ‘informeren’ en ‘in gesprek gaan’. Bij het eerste onderdeel informeert de raad inwoners en andere doelgroepen door actief en transparant informatie te delen. Door proactief te informeren over besluiten, agenda’s, raadsleden en de werking van de lokale democratie, kunnen inwoners geïnformeerd blijven, besluiten begrijpen en het democratisch proces volgen. Het onderdeel ‘in gesprek gaan’ maakt het mogelijk om het perspectief van de inwoner te leren kennen en te luisteren. Deze gesprekken bieden inzichten in de wereld en prioriteiten van inwoners die niet altijd via formele kanalen zichtbaar worden. De raad kan de inzichten en signalen gebruiken bij de kaderstellende en controlerende taken, waardoor beleid beter aansluit bij maatschappelijke behoeften.

INFORMEREN 1. Hoe werkt de lokale democratie?: We zorgen ervoor dat inwoners begrijpen hoe de lokale democratie werkt en wat de rol van de gemeenteraad is. 2. Wie zijn de raadsleden (en commissieleden)?: We zorgen ervoor dat inwoners weten wie deel uitmaken van de raad en commissies en wat ze in dat kader doen. 3. Inhoud: We communiceren over de plannen van de raad, vergaderingen en agendapunten, zodat het besluitvormingsproces duidelijk is. 4. Besluiten: We informeren inwoners van Roermond en andere doelgroepen over de besluiten van de raad, inclusief de context en afwegingen.

IN GESPREK 1. Wat speelt er en wat is nodig?: We willen weten wat er speelt in de wijken en kernen. 2. Wat vinden inwoners?: We verzamelen feedback van inwoners en andere betrokken partijen over het beleid en de plannen van de gemeente. De raad kan de inbreng van inwoners gebruiken bij hun rol bij beleidsvorming.

2

Raadscommunicatie gemeente Roermond | Middelen en activiteiten

3. MIDDELEN EN ACTIVITEITEN 3.1 Wat deden we al op het gebied van raadscommunicatie? Alhoewel er tot dusverre nog geen sprake was van een uitvoeringsplan of visie die door de gemeenteraad was vastgesteld, betekent dat niet dat er geen sprake was van raadscommunicatie. Dit bestond uit, maar was niet beperkt tot: • Via het bestuurlijk informatiesysteem worden alle (vergader)stukken van de raad gedeeld. Daarnaast kan men via het informatiesysteem zien wie lid is van de gemeenteraad en de commissies. • De gemeenteraad heeft een pagina op de gemeentelijke website. Op deze pagina staat een uitleg over het raadswerk, raadsinstrumenten en een verwijzing naar het bestuurlijk informatiesysteem. • Inwoners hebben de mogelijkheid om de openbare informatiebijeenkomsten bij te wonen en in te spreken. • De griffie onderhoudt contacten met de pers en deelt openbare communicatie. • Op dit moment zijn er Democracity bijeenkomsten voor basisscholieren. Bij deze evenementen komen scholieren op bezoek op het gemeentehuis om te leren over de werking van lokale politiek en zelf aan de slag te gaan.1 De griffie faciliteert de activiteiten en raadsleden zijn aanwezig bij de bijeenkomsten en gaan met de leerlingen in gesprek. Incidenteel gaan raadsleden of de griffier ook op bezoek bij middelbare scholen of worden middelbare schoolklassen ontvangen in het stadhuis.

• Op de gemeentelijke Facebookpagina wordt informatie gedeeld over de vergaderingen en de agenda van de gemeenteraad. • De agenda en vergaderingen van de gemeenteraad komen in de gemeentelijke (digitale) nieuwsbrief. Dit gebeurt niet bij elke vergadering. • In het verleden was er ook informatie van fracties m.b.t. de begroting via een huis-aan-huis blad • De cursus Politiek Actief heeft in het verleden plaatsgevonden (gericht op deelname van vrouwen aan de politiek)

1

Het programma is ontwikkeld door ProDemos.

3

Raadscommunicatie gemeente Roermond | Middelen en activiteiten

3.2 Wat gaan we verbeteren de komende jaren? Hieronder staat een lijst met activiteiten waar de raad verder op wil gaan inzetten. Een aantal acties is voor de kortere termijn (voor de gemeenteraadsverkiezingen van 2026) en een aantal acties is voor de (middel)lange termijn (2026-2028). Onderstaande actielijst zal tussentijds aanscherping en aanpassing vereisen. De griffie(r) overlegt periodiek met een klankbordgroep van raadsleden. De nieuwe raad kan zich (in het kader van een evaluatie in 2026) uitspreken over de uitvoering van het plan en desgewenst ook nieuwe prioriteiten stellen. De bijlage bij dit uitvoeringsplan vermeldt welke inzet nodig is om de verschillende acties uit te voeren. Bij elke actie staat telkens ook vermeld op welke termijn de actie kan starten. De activiteitenlijst is verdeeld in het onderdeel informeren en het onderdeel in gesprek. Dit is geen hard onderscheid, sommige acties passen onder beide onderdelen. Er is dus overlap.

4

Raadscommunicatie gemeente Roermond | Middelen en activiteiten

INFORMEREN Raadsinformatiesysteem Doel Alle raadsinformatie is moeiteloos toegankelijk voor inwoners en andere doelgroepen, zodat zij makkelijk kunnen zien waarover de gemeenteraad vergadert en welke besluiten zij nemen.

Middel Een transparant en gebruiksvriendelijk informatiesysteem dat inwoners moeiteloos toegang biedt tot alle raadsinformatie Het bestuurlijk informatiesysteem is de belangrijkste manier voor de gemeenteraad om informatie te delen over de agenda van de raad en besluitvorming. In dit openbare en online systeem zijn alle vergaderstukken verzameld. Denk aan alle raadsvoorstellen en -besluiten, ingekomen stukken, moties, amendementen, et cetera. De griffie zal de mogelijkheden inventariseren en waar mogelijk per direct aan de slag gaan met verbeteringen om het systeem beter toegankelijk te maken voor inwoners.

Website Doel Inwoners kunnen onder andere makkelijk inzicht krijgen in wie hun volksvertegenwoordigers zijn en zij kunnen informatie vinden over de werking van de gemeentepolitiek van Roermond.

Middel Op de website van gemeente Roermond willen we een digitaal platform bieden waar inwoners direct inzicht krijgen in het werk van hun volksvertegenwoordigers en mogelijkheden om met hen in contact kunnen komen. De raad heeft een eigen plek op de website van de gemeente. Op de website staat de belangrijkste informatie over de raad en de werkzaamheden. Bezoekers kunnen op de website lezen hoe de raad en griffie werken en zien wie welke rol heeft in de raad. Daarnaast kunnen inwoners zien hoe ze kunnen inspreken. De griffie zal de mogelijkheden tot verbetering van de website inventariseren. Zo kan de informatie over de werkzaamheden van de raad(sleden) worden verdiept. Zo kan bijvoorbeeld via een video de werkwijze van de raad (binnen het lokale democratisch bestel) verder worden belicht.

5

Raadscommunicatie gemeente Roermond | Middelen en activiteiten

Publieksagenda Doel Inwoners kunnen op een begrijpelijke en toegankelijke manier zien wat er op de raadsagenda staat.

Middel De griffie stelt een publieksagenda op, aanvullend op de agenda die in het informatiesysteem wordt gepubliceerd. De publieksagenda geeft op een publieksvriendelijke manier in begrijpelijke taal een overzicht van wat er op de raadsagenda staat. De publieksagenda wordt gedeeld via de website, het informatiesysteem en via gemeentelijke kanalen zoals social media en de nieuwsbrief.

De Nieuwsbrief van de gemeente De gemeente verstuurt elke twee weken een nieuwsbrief naar een groot aantal inwoners die zich hiervoor hebben aangemeld. De nieuwsbrief heeft een groot bereik met ongeveer 18.000 abonnees. In deze nieuwsbrief staat een aantal artikelen, updates en relevante links. Het is mogelijk om hier berichten over de raad en raadsvergaderingen in te plaatsen. De raad wenst een vaste rubriek voor de raad in deze nieuwsbrief, waarin diverse uitingen een plek kunnen krijgen. Denk aan persberichten, de publieksagenda en andere belangrijke nieuws vanuit de raad. Het vergt mogelijk alleen wat aanpassing aan de vorm, maar er hoeft dan geen aanvullende inhoud gemaakt te worden. De griffie verkent de mogelijkheden voor een vaste rubriek met de afdeling communicatie van de gemeentelijke organisatie.

Persberichten en andere uitingen over belangrijke onderwerpen Doel Inwoners hebben inzicht in wat de gemeenteraad doet en vindt en de afwegingen die zijn gemaakt.

Middel De raad communiceert zelfstandig bij belangrijke besluiten. De raad publiceert zelf persberichten over belangrijke onderwerpen en besluiten. De griffie maakt en verzendt deze persberichten namens de raad. Dit zijn mooi vormgegeven weergaven van wat de raad heeft besloten, welke context erbij hoort en welke afwegingen er zijn gemaakt. Via deze uiting is het mogelijk de verschillende perspectieven binnen de raad mee te nemen. Dit doen we bijvoorbeeld bij de begroting.

6

Raadscommunicatie gemeente Roermond | Middelen en activiteiten

Sociale media Doel De afstand tussen inwoner en politiek verkleinen door het op een laagdrempelige manier zichtbaar maken van de gemeenteraad en diens werkzaamheden.

Middel Via sociale media kan de raad online de verbinding met inwoners goed opzoeken. Berichten die via deze kanalen worden gedeeld, zijn meestal informatief (zoals aankondigingen, uitnodigingen en besluiten) of persoonlijk (bijvoorbeeld kennismakingsberichten). In het kader van sociale media is samenwerking en afstemming met de gemeentebrede communicatie van belang. We benutten de mogelijkheden van de kanalen die de gemeente al actief beheert en die reeds een groot bereik hebben. Denk hierbij aan de Facebookpagina van de gemeente Roermond met 12.000 volgers en het Instagram account met ongeveer 2000 volgers.

Een verkiezings- en raadskrant en lokale mediakanalen benutten (bijvoorbeeld ML5, Roermond Nieuws en VML) Doel Een zo breed mogelijke groep inwoners blijft geïnformeerd over het werk van de gemeenteraad, ook als ze minder digitaal vaardig zijn.

Middel Een verkiezings- en raadskrant Door een gebrek aan regionale huis-aan-huis bladen heeft de raad op dit moment weinig mogelijkheden om via offlinekanalen te communiceren. We verkennen de mogelijkheid om tweejaarlijks een raadskrant uit te geven waarin de raadsleden aan bod komen, het werk van de raad nader wordt belicht en ander nieuws wordt gedeeld. De krant wordt richting de raadsverkiezingen gepubliceerd. Vervolgens zal deze eenmaal tussentijds worden gepubliceerd na twee jaar Lokale mediakanalen We benutten de bestaande mediakanalen om raadsinformatie zo breed mogelijk te verspreiden. Door via deze mediakanalen inwoners te informeren over de raad, de raadsleden en het raadswerk kan een bredere groep worden bereikt dan wanneer we ons beperken tot voornamelijk online uitingen. Dit kan bijvoorbeeld door interviews met raadsleden over belangrijke agendapunten zoals de kadernota, jaarrekening en begroting. De aanstaande begroting is daarvoor een eerste geschikte mogelijkheid.

7

Raadscommunicatie gemeente Roermond | Middelen en activiteiten

We zetten hiervoor in eerste instantie in op free publicity door actief de raad onder de aandacht te brengen en door te investeren in goede banden met de lokale media. We laten mogelijk programma’s produceren die uitgezonden worden via de kanalen van de (lokale) omroepen.

Aanvullende actie: Benutten van innovatieve methoden- en technieken voor raadscommunicatie Doel Via toepassing van nieuwe methoden en technieken voorzien we inwoners op een toegankelijke en adequate manier van raadsinformatie. Middel Inventariseren van mogelijkheden (bijvoorbeeld AI-toepassingen) en toepassen bij raadscommunicatie.

8

Raadscommunicatie gemeente Roermond | Middelen en activiteiten

IN GESPREK Middelbare scholieren kennis laten maken met lokale democratie Doel De jongeren uit Roermond krijgen een kans om geïnformeerd te worden over en betrokken te worden bij de gemeentepolitiek.

Middel Aanvullend op het programma voor basisscholieren, ook middelbare scholieren uitnodigen op het stadhuis of bezoeken in het klaslokaal. De raad heeft via de motie (23M07) “in ons stadhuis zijn jongeren thuis” uitgesproken dat (naast het programma voor basisschoolleerlingen) ook middelbare scholieren een kans moeten krijgen om tijdens hun schoolcarrière een bezoek te brengen aan het stadhuis en daar uitleg te krijgen over de werking van de lokale democratie. Het college werkt hiervoor een plan over uit en informeert hier de raad over. Dit jaar zal er, in samenwerking met ProDemos, gestart worden met het aanbieden van een programma in het stadhuis. Na de verkiezingen wordt het aanbod structureel uitgebreid. Raadsleden en/of griffiemedewerkers zijn aanwezig bij de bijeenkomsten en gaan met leerlingen in gesprek. Scholen kunnen gebruik kunnen maken van zogenaamde klassenbezoeken op de scholen zelf. Dit valt onder het aanbod van ProDemos. We overleggen met de scholen of er behoefte is aan deelname van raadsleden.

Informatiebijeenkomsten Doel Inwoners kunnen in gesprek met raadsleden hun inzichten delen met de gemeenteraad. Hiermee zoekt de raad de verbinding met de inwoners

Middel Inwoners uitnodigen voor informatieavonden waar zij presentaties bij kunnen wonen en er nadrukkelijk (meer) ruimte is voor gesprek tussen inwoners en raadsleden. We vinden het belangrijk om met inwoners in gesprek te gaan en de verbinding op te zoeken. Daarom gaan we meer gebruik maken van de mogelijkheid om in de informatiebijeenkomsten met inwoners in contact te komen. We gaan hier actiever over informeren.

9

Raadscommunicatie gemeente Roermond | Middelen en activiteiten

Indien mogelijk en passend worden informatiebijeenkomsten voortaan op locatie in de wijken georganiseerd. De gebruikelijke presentaties (die inwoners kunnen bijwonen) en het inspreken vinden daar plaats. De avond biedt mogelijkheden om als raad met de wijkbewoners in gesprek te gaan. We gaan actief informeren over de mogelijkheid tot inspreken in relatie tot de begroting. Een dergelijk onderdeel van een informatiebijeenkomst krijgt dan het karakter van een “motiemarkt” waarbij inwoners suggesties kunnen aandragen. De Jongerenraad heef verzocht om jaarlijks met de raad te kunnen overleggen over hun activiteiten en suggesties naar voren te brengen. Dat overleg kan op de informatiebijeenkomsten plaatsvinden. Dit is recent al een keer georganiseerd.

Politiek actief Doel Inwoners die interesse hebben in (lokale) politiek een laagdrempelige manier bieden om eerste stappen te zetten in de lokale politiek en politiek actief te worden.

Middel Cursus(sen) organiseren met medewerking van ProDemos. De cursus Politiek Actief, ontwikkeld door ProDemos, is bedoeld voor iedereen die overweegt politiek actief te worden, maar nog niet precies weet welke mogelijkheden er zijn. Politiek Actief helpt deelnemers om hun weg te vinden in de lokale politiek en besluitvorming. De griffie zal in overleg met de klankbordgroep raadscommunicatie bespreken op welke wijze dit samen met ProDemos opgepakt wordt en voor welke doelgroep(en).

10

Raadscommunicatie gemeente Roermond | Middelen en activiteiten

Kennismaking met de raadsleden Doel Van onbekende naam naar vertrouwd gezicht: raadsleden en de raad zijn zichtbaar en bekend bij de inwoner waardoor de verbinding tussen raad en inwoner wordt verbeterd.

Middel Om zichtbaarheid van raadsleden te vergroten (vanaf de nieuwe raadsperiode in 2026) zullen de raadsleden zich voorstellen. Dat kan bijvoorbeeld via korte video’s De raadsleden worden voorgesteld aan de inwoners van Roermond via de website en andere digitale kanalen. Bij de aanvang van een nieuwe raadsperiode organiseert de griffie samen met de nieuwe raad een open dag met een meet & greet in het stadhuis. Op deze dag kunnen inwoners kennis maken met de raadsleden. Daarnaast krijgen inwoners informatie over de werking van de gemeenteraad en o.a. inspreekmogelijkheden. De dag wordt zo georganiseerd dat het aantrekkelijk is voor diverse doelgroepen.

11

Raadscommunicatie gemeente Roermond | Financiën, capaciteit en planning

4. FINANCIËLE EN PERSONELE ASPECTEN & PLANNING, STURING EN EVALUATIE Algemeen De in het uitvoeringsplan beschreven acties hebben een kortere en een langere termijn karakter betreffende de uitvoering. Het effectief uitvoeren van het plan vergt meer dan alleen aanvullende financiële middelen. Het vergt met name capaciteit van de griffie en betrokkenheid en inbreng van de raad. Sommige acties kunnen op kortere termijn worden uitgevoerd. Een deel van de acties kunnen pas worden uitgevoerd als de griffiecapaciteit (en relevante kennis en kunde) daarop is aangepast. In de bijlage is een inschatting opgenomen van te investeren uren en een verwachting van de overige kosten. In het overzicht is aangegeven binnen welke termijn acties kunnen starten. Een aantal van de activiteiten kunnen al voor de verkiezingen van 2026 gestart en geïmplementeerd worden. De andere acties zullen na de verkiezingen (2026 e.v.) uitgevoerd kunnen worden. De in dit document vermelde indicatieve tijdsinschattingen en bedragen zijn mede gebaseerd op ervaringsgegevens van het bureau dat was betrokken bij het opstellen van de visie en uitvoeringsplan. De werkelijke tijdsinvestering en bedragen kunnen variëren afhankelijk van verschillende factoren, waaronder maar niet beperkt tot: 1.

Specifieke keuzes en prioriteiten: De uiteindelijke tijdsinvestering kan afhangen van de specifieke keuzes en prioriteiten die worden gesteld. 2. Beschikbaarheid van middelen en personeel: De beschikbaarheid van voldoende en gekwalificeerd personeel kan invloed hebben op de tijd die nodig is om de taken uit te voeren. Eventuele tekorten aan middelen of personeel kunnen leiden tot vertragingen of een verhoogde tijdsinvestering. 3. Onvoorziene omstandigheden en complexiteit: Onvoorziene omstandigheden, zoals technische problemen, wijzigingen in wet- en regelgeving, of andere externe factoren, kunnen de tijdsinvestering beïnvloeden. Het is belangrijk om rekening te houden met mogelijke vertragingen of extra tijd die nodig is om dergelijke situaties aan te pakken. Uitvoering, monitoring en evaluatie De uitvoering van dit plan ligt in handen van de griffie. Een klankbordgroep raadscommunicatie monitort de uitvoering. De voortgang van de uitvoering van het plan wordt periodiek teruggekoppeld naar de raad en/of commissie. De klankbordgroep zou qua samenstelling dienen te bestaan uit een 5 raadsleden,

12

Raadscommunicatie gemeente Roermond | Financiën, capaciteit en planning

afkomstig uit zowel coalitie- als oppositiefracties. De eerste evaluatie door de raad zal plaatsvinden aan het eind van 2026. De (nieuwe) raad kan op dat moment desgewenst nieuwe prioriteiten aangeven. Capaciteit griffie en uitvoeringskosten Het is mogelijk om de acties voor de korte termijn op te pakken binnen de huidige bezetting van de griffie. Voor het uitvoeren van de ambities op de (middel)lange termijn is een uitbreiding van de formatie noodzakelijk. Zie daarvoor de bijlage. Een raadscommunicatieadviseur kan naast een rol in de praktische uitvoering bijdragen aan het ontwikkelen van communicatiemiddelen, content verbeteren en produceren, en strategisch en proactief adviseren hoe de Roermondse politiek met betrouwbare en kwalitatief goede informatie dichter bij inwoners kan komen. Een bredere verkenning van de formatie van de raadsgriffie wordt voorbereid door de griffier. Er is in dat kader een benchmark uitgevoerd naar de omvang en samenstelling van griffies bij vergelijkbare gemeenten. Indien de raad de uitvoering van dit plan raadscommunicatie onderschrijft, is uitbreiding van de griffie met een raadscommunicatieadviseur nodig per 1/1/2026. Een verhoging van het bestaande werkbudget raadscommunicatie is noodzakelijk. Van jaarlijks € 15.000 naar structureel € 50.000. In de Begroting 2026 e.v.

en in de Kadernota zullen de daarmee verband houdende middelen opgenomen dienen te worden. Een concreet voorstel met betrekking tot uitbreiding van de formatie bij de griffie zal via de werkgeverscommissie opgesteld worden. Ook daar geldt dat dit in de Begroting 2026 e.v. en in de Kadernota zijn beslag dient te krijgen.

13