Rv visie en uitvoeringsplan raadscommunicatie def

x e» $}

gemeente Roermond

VOORSTEL AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Onderwerp: Datum:

Visie en uitvoeringsplan raadscommunicatie 2025-2028 25 april 2025

Voorstel. De werkgroep raadscommunicatie stelt aan de raad voor: • • • • •

de visie en het uitvoeringsplan raadscommunicatie vast te stellen; de griffier opdracht te geven de uitvoering van het uitvoeringsplan raadscommunicatie 2025-2028 op te pakken; een klankbordgroep van 5 raadsleden te benoemen die de uitvoering door de griffie monitort; het 4e kwartaal 2026 de voortgang in commissie en raad te bespreken (evaluatie); een jaarlijks structureel bedrag van€ 50.000 ter beschikking te stellen voor de uitvoering van het plan en het college de opdracht te geven dit te verwerken in de a.s. Kadernota en op te nemen in Begroting 2026 e.v.

Toelichting op het voorstel. Aanleiding en achtergrond. De raad heeft 12 november 2020 via amendement 20A09 uitgesproken te willen komen tot een eigen communicatiebeleid van de gemeenteraad en besloten dat er een plan van aanpak raadscommunicatie dient te worden opgesteld. In 2021 is de uitvoering van dit traject vanwege financiële redenen geparkeerd. In het kader van de bespreking van de (verworpen) motie 24M02 over de introductie van "gast van de raad" heeft de gemeenteraad uitgesproken in brede zin te willen kijken naar communicatiebeleid van de raad. Daaropvolgend is voorjaar 2024 een werkgroep raadscommunicatie samengesteld. Met het presidium is een plan-van-aanpak van de werkgroep gedeeld welke als doel heeft te komen tot een door de raad gedragen visie op raadscommunicatie en op basis daarvan ook een concreet uitvoeringsplan, met acties voor de kortere en langere termijn. Doel De visie op raadscommunicatie is geschreven met als doel dat de raad een gezamenlijke én gedragen definitie van raadscommunicatie gaat hanteren. Zodat er een eenduidig beeld is wat verstaan wordt onder raadscommunicatie, welke uitgangspunten belangrijk zijn en hoe de raad naar buiten kan treden en zichtbaar is voor de inwoners. Kortom: wat dragen we uit en wat willen we bereiken met raadscommunicatie? Totstandkomingsproces visie en uitvoeringsplan.

De werkgroep bestaande uit de raadsleden Laura Tegels, Niek Geraedts, Dré Peters en Kay Beek, heeft zich bij zijn werkzaamheden laten ondersteunen door bureau Necker en de griffie. De visie en het uitvoeringsplan zijn in onderlinge samenwerking tot stand gekomen.

Pagina 1 van 3

Pagina 2

Onderwerp: Visie en Uitvoeringsplan raadscommunicatie.

De betrokkenheid van de raad bij het totstandkomingsproces is vormgegeven door het uitvoeren door Necker van een enquête onder raadsleden en er hebben twee raadsbijeenkomsten (8 januari en 12 februari 2025) plaatsgevonden. Daarin zijn de uitgangspunten en de ambitie van raadscommunicatie aan bod gekomen en zijn ook concrete wensen met betrekking tot de uitvoering aan de orde geweest. Daarnaast is er qua achtergronddocumenten gebruikgemaakt van representatief panelonderzoek onder 4702 Nederlanders (uitgevoerd in december 2024) naar de wensen en voorkeuren van inwoners met betrekking tot raadscommunicatie. Ook is er in kaart gebracht wat er op dit moment al gebeurt op het gebied van raadscommunicatie in Roermond en door andere gemeenteraden in Nederland en is er aan de hand van de betrokkenheidsprofielen (een segmentatiemodel waarin acht groepen Nederlanders van elkaar onderscheiden worden op het gebied van vertrouwen en betrokkenheid) een analyse gemaakt van de inwonerssamenstelling van Roermond en hun communicatie- en participatievoorkeuren. De betrokken adviseurs van Necker hebben ook een gesprek gehad met de griffier en met medewerkers communicatie en participatie van de gemeente. Opzet van de visie en uitvoeringsplan. Met bovenstaande ingrediënten is de visie die voor u ligt opgesteld (zie bijlage).

Deze is aangevuld met een concreet uitvoeringsplan waarin de ambities voor de korte (en middellange) termijn zijn uitgewerkt (zie bijlage). Randvoorwaarden: financieel/personeel. Om de ambitie uit de visie te kunnen realiseren en het plan goed uit kunnen voeren zijn er een aantal belangrijke randvoorwaarden: • •

De griffie dient zowel qua expertise als capaciteit goed ingericht te zijn om de acties op te kunnen pakken; De financiële middelen voor uitvoering van het plan dienen toereikend te zijn.

In de bijlage bij het uitvoeringsplan is het bovenstaande indicatief gekwantificeerd. Indien de raad de uitvoering van dit plan raadscommunicatie onderschrijft, is naar verwachting uitbreiding van de griffie met een raadscommunicatieadviseur noodzakelijk per 1/1/2026. Een concreet voorstel met betrekking tot uitbreiding van de griffie zal door de werkgeverscommissie worden opgesteld. In de Begroting 2026 e.v. -en in aanloop daar naar toe ook in de Kadernota- zullen de daarmee verband houdende middelen opgenomen dienen te worden. De raad zal najaar 2025 een separaat raadsvoorstel voorgelegd krijgen met betrekking tot de griffie formatie. Ook een verhoging van het bestaande structurele werkbudget raadscommunicatie is noodzakelijk. Van jaarlijks€ 15.000 naar € 50.000. De raad wordt voorgesteld het college opdracht te geven deze verhoging in de a.s. Kadernota en de Begroting 2026 e.v. te verwerken.

Overige randvoorwaarde: betrokkenheid raad. Naast bovenstaande randvoorwaarden (met financiële implicaties) is ook van belang dat raads- en commissieleden in de gelegenheid dienen te zijn om de verwachte deelname aan de activiteiten uit te kunnen voeren. Raadscommunicatie kan niet zonder de inzet van de raads- en commissieleden.

Interne afstemming over externe communicatie. Het is de raad die de regie heeft over zijn eigen communicatie naar de inwoners en (maatschappelijke) organisaties, maar het spreekt voor zich dat daarbij afstemming plaatsvindt met de wijze waarop gemeentebreed gecommuniceerd wordt. In het kader van de uitvoering van het plan

Pagina 3

Onderwerp: Visie en Uitvoeringsplan raadscommunicatie.

zal daarom vanuit de griffie afstemming plaatsvinden met de afdeling communicatie binnen de ambtelijke organisatie. Raadscommunicatie zal deels ook praktisch via bestaande gemeentelijke (sociale media) kanalen plaatsvinden: ook daar geldt dat de raad daarbij de regie heeft over zijn communicatie, maar dat afstemming noodzakelijk is. Evaluatie Het uitvoeringsplan is een groeimodel. Voorgesteld wordt de uitvoering in handen te leggen van de griffie. Een in te stellen klankbordgroep van raadsleden monitort de uitvoering. Over de voortgang van de uitvoering wordt de raad c.q. de commissie tevens periodiek geïnformeerd.

De nieuwe raad dient ook in de gelegenheid gesteld te worden zijn visie te kunnen geven op de uitvoering van het raadscommunicatiebeleid. Daarom wordt voorgesteld om eind 2026 een 1e evaluatie te laten ratsvinden ter bespreking in commissie en raad.

/ Namens de

3rkgroep raadscommunicatie,

Bijlagen: -Raadscommunicatievisie. -Uitvoeringsplan raadscommunicatie 2025-2028. -Bijlage bij uitvoeringsplan raadscommunicatie 2025-2028. -Amendement 20A09.