RIB afdoening moties 17M58 (organiseren van evenementen) en 19M27 (meerjarige vergunningaanvragen voor evenementen) (digitaal ter inzage)

Zaaknummer: 105182-2021

HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE ROERMOND, Gezien het voorstel van 21 september 2021; overwegende dat deze subsidieregeling ter promotie is van de stad en ter versterking van de uitstraling; gelet op het bepaalde in artikel 3, tweede, vierde en vijfde lid en hoofdstuk 4 van de Algemene subsidieverordening Roermond 2008; besluit: Vast te stellen de Beleidsregel evenementensubsidie Roermond 2022. Artikel 1 Begripsbepalingen In deze beleidsregel wordt verstaan onder: a. Asv: Algemene Subsidieverordening Roermond 2008; b. evenement: activiteit zoals bedoeld in artikel 2:24 van de Algemene plaatselijke verordening; c. evenementenkalender: kalender, zoals bedoeld in 2:25, vijfde lid van de Algemene plaatselijke verordening Gemeente Roermond; d. evenementenmonitor: monitor zoals bedoeld in artikel 1 onder g van de Beleidsregels Evenementen Gemeente Roermond 2021; e. gangbaar evenement: een evenement met een lokale uitstraling dat de leefbaarheid in een dorp of wijk bevordert; f. onderscheidend evenement: een evenement met een regionale of bovenregionale uitstraling dat zich vooral richt op eigen inwoners en de regio en de identiteit van de stad of dorp ondersteunt; g.

beeldbepalend evenement: een evenement dat de stedelijke of regionale identiteit draagt, een duidelijke economische spin-off heeft voor de regio, het imago van de stad (inter-)nationaal versterkt, en daarmee een reden vormt om de stad te bezoeken en veel bovenregionaal publiek aantrekt; h. speciaal evenement: een evenement die een speciale aanleiding heeft zonder een terugkerend karakter. Een speciaal evenement vindt ad-hoc plaats en heeft een zeer grote aantrekkingskracht (bij voorkeur landelijk); i. commercieel evenement: Een evenement dat wordt georganiseerd met het oogmerk de gegenereerde inkomsten aan te wenden voor het betalen van loon aan de eigen organisatie of andere partijen en voor het behalen van winst. Artikel 2 Doelstelling Het doel van deze subsidieregeling is promotie van de stad ter versterking van de (bovenregionale) uitstraling. Het stimuleren van activiteiten en evenementen met waarde op het gebied van o.a. sport, kunst en cultuur, historie, economie, toerisme. Artikel 3 Aanvragers Voor subsidie komen in aanmerking rechtspersonen zonder winstoogmerk, zoals vermeld in artikel 4, eerste lid van de Asv.

1

Zaaknummer: 105182-2021

Artikel 4 Subsidiesoort De subsidie wordt verstrekt als een eenmalige subsidie, zoals bedoeld in artikel 25 van de Asv. Artikel 5 Subsidiabele kosten Voor subsidie komen in aanmerking de kosten voor het organiseren van een niet commercieel evenement met inachtneming van het bepaalde in deze regeling. Artikel 6 Algemene subsidiecriteria Voor subsidiëring gelden de volgende voorwaarden: a. het evenement staat vermeld op de evenementenkalender; b. het eigen vermogen van de aanvrager bedraagt niet meer dan 125% van de kosten voor het organiseren van het evenement blijkens de bij de subsidieaanvraag overgelegde documenten en begroting;

Artikel 7 Aanvullende criteria gangbare evenementen Onverminderd het bepaalde in artikel 6 gelden voor subsidiëring van het organiseren van een gangbaar evenement de volgende voorwaarden: a. het evenement levert een bijdrage aan de sociale cohesie in Roermond; b. het evenement trekt ten minste 1.000 bezoekers; c. ten minste 50% van de kosten voor het organiseren van het evenement wordt gefinancierd uit andere middelen dan de gemeentelijke subsidie.

Artikel 8 Aanvullende criteria onderscheidende evenementen Onverminderd het bepaalde in artikel 6 gelden voor subsidiëring van het organiseren van een onderscheidend evenement de volgende voorwaarden: a. het evenement levert een bijdrage aan de positieve profilering en het verbeteren van de aantrekkingskracht van Roermond; b. het evenement onderscheidt zich van andere evenementen in de regio; c. Het evenement is vernieuwend of heeft vernieuwende onderdelen in vergelijking met vorige edities; d. het evenement trekt ten minste 3.000 bezoekers; e. er is aantoonbaar sprake van lokale mediabelangstelling van traditionele en online media; f. ten minste 60% van de kosten voor het organiseren van het evenement wordt gefinancierd uit andere middelen dan de gemeentelijke subsidie.

Artikel 9 Aanvullende criteria beeldbepalende evenementen Onverminderd het bepaalde in artikel 6 gelden voor subsidiëring van het organiseren van een beeldbepalend evenement de volgende voorwaarden: a. het evenement levert een bijdrage aan de positieve profilering en het verbeteren van de aantrekkingskracht van Roermond; b. het evenement onderscheidt zich van andere evenementen in de regio;

2

Zaaknummer: 105182-2021

c. d. e. f. g. h.

het evenement is vernieuwend of heeft vernieuwende onderdelen in vergelijking met vorige editie(s); het evenement heeft een meerjarig karakter; het evenement levert aantoonbaar economische spin-off op voor de regio; het evenement trekt ten minste 10.000 bezoekers; er is aantoonbaar sprake van regionale mediabelangstelling van traditionele en online media; ten minste 70% van de kosten voor het organiseren van het evenement wordt gefinancierd uit andere middelen dan de gemeentelijke subsidie.

Artikel 10 Hoogte van de subsidie 1. De hoogte van de subsidie is als eerste afhankelijk van de categorie van het evenement, gevolgd door de behaalde score op grond van de evenementenmonitor, en wordt als volgt bepaald: a. gangbaar evenement: - score vanaf 10 tot 15 punten: maximaal € 2.500 - score vanaf 15 tot 20 punten: maximaal € 3.750 - score vanaf 20 punten: maximaal € 5.000 b. onderscheidend evenement - score vanaf 25 tot 30 punten: maximaal € 6.750 - score vanaf 30 tot 35 punten: maximaal € 8.250 - score vanaf 35 punten: maximaal € 10.000 c. beeldbepalend evenement: - score vanaf 40 tot 47 punten: maximaal € 15.000 - score vanaf 47 tot 54 punten: maximaal € 22.000 - score vanaf 54 punten: maximaal € 30.000 d. speciaal evenement Afhankelijk van aard en soort van het evenement, de economische impact van het evenement op de stad en de hoogte van het beschikbare evenementenbudget wordt de hoogte van de subsidie voor een speciaal evenement bepaald. De subsidie bedraagt maximaal 25% van de van de kosten voor het organiseren van het evenement blijkens de bij de subsidieaanvraag overgelegde begroting. 2. Verzoeken om een extra subsidie ten behoeve van een jubileumeditie van een evenement worden niet toegekend.

Artikel 11 Indieningsdatum aanvraag subsidieverlening Aanvragen kunnen niet eerder worden ingediend dan na publicatie van de evenementenkalender voor het jaar waarin het evenement staat geprogrammeerd. Artikel 12 Indieningsvereisten aanvraag subsidieverlening Een subsidieaanvraag wordt ingediend via het bij deze regeling behorende aanvraagformulier evenementensubsidie. Artikel 13 Weigeringsgronden Onverminderd het bepaalde in artikel 12 van de Asv worden aanvragen geweigerd die: a. niet voldoen aan het bepaalde in de artikelen 3, 5 tot en met 9 en 11;

3

Zaaknummer: 105182-2021

b. betrekking hebben op een evenement dat minder dan 1.000 bezoekers trekt. Artikel 14 1. 2.

Subsidieplafond en wijze van verdeling

Voor de uitvoering van deze regeling geldt een subsidieplafond van jaarlijks € 230.000. Op subsidieaanvragen wordt beslist op volgorde van ontvangst met dien verstande dat de datum van ontvangst van onvolledige aanvragen wordt gesteld op de datum waarop de aanvraag is gecompleteerd.

Artikel 15 Directe vaststelling Indien de subsidie niet meer bedraagt dan € 5.000,- wordt de subsidie verleend onder gelijktijdige vaststelling. Artikel 16 Indieningsvereisten aanvraag subsidievaststelling Het in artikel 28, eerste lid van de Asv bedoelde inhoudelijk verslag bevat in elk geval de volgende gegevens: a. bezoekersaantallen; b. herkomst van de bezoekers; c. bereik sociale media; d. hoe invulling is gegeven aan de criteria uit het duurzaamheidsbeleid. Artikel 17 Lagere subsidievaststelling bij niet nakoming duurzaamheidscriteria De toegekende evenementensubsidie kan achteraf lager worden vastgesteld wanneer niet is voldaan aan de duurzaamheidscriteria zoals die is opgenomen in het duurzaamheidsbeleid. De hoogte van de lagere vaststelling wordt als volgt bepaald en kan cumulatief worden toegepast: - 5% lagere subsidievaststelling op het toegekende bedrag wanneer niet voldaan wordt aan het duurzaamheidscriterium Communicatie; - 5% lagere subsidievaststelling op het toegekende bedrag wanneer niet voldaan wordt aan het duurzaamheidscriterium Energie; - 5% lagere subsidievaststelling op het toegekende bedrag wanneer niet voldaan wordt aan het duurzaamheidscriterium Afval; - 5% lagere subsidievaststelling op het toegekende bedrag wanneer niet voldaan wordt aan het duurzaamheidscriterium Mobiliteit.

Artikel 18 Intrekking De Beleidsregel toeristische en culturele activiteiten en evenementen van 14 juli 2008 wordt ingetrokken. Artikel 19 Inwerkingtreding Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin hij wordt geplaatst . Artikel 20 Citeertitel Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel evenementensubsidie Roermond 2022.

4

Zaaknummer: 105182-2021

Aldus besloten door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond in zijn vergadering van 21 september 2021. Burgemeester en wethouders van Roermond, De secretaris, De burgemeester,

ir. J.A.G.M. van Aaken

M.J.D. Donders – de Leest

Bijlagen Aanvraagformulier evenementensubsidie

5

Zaaknummer: 105182-2021

Toelichting op Beleidsregel evenementensubsidie Roermond 2022 Artikel 1 Algemeen In dit artikel wordt een aantal begrippen die in de beleidsregel wordt gehanteerd, gedefinieerd. Artikel 2 Doelstelling Dit artikel spreekt voor zich. Artikel 3 Aanvragers Dit artikel geeft aan dat de gemeente geen subsidie verstrekt aan rechtspersonen met een winstoogmerk. Artikel 4 Subsidiesoort Dit artikel spreekt voor zich. Artikel 5 Subsidiabele kosten Dit artikel spreekt voor zich. Artikel 6 Algemene subsidiecriteria Sub a: Om in aanmerking te komen voor een subsidie dient het evenement eerst geplaatst te zijn op de evenementenkalender. De gemeente gaat geen subsidie verstrekken aan een organisatie als nog niet zeker is dat het evenement georganiseerd mag worden. Sub b: Wanneer een organisatie voldoende eigen vermogen heeft is er geen noodzaak om subsidie (maatschappelijk geld) te vragen voor het organiseren van een evenement. De grens ligt op 125% van het eigen vermogen van de organisatie ten opzicht van de uitgavenkant in de begroting voor het organiseren van de activiteit. Voorbeeld: Een activiteit organiseren kost een organisatie volgens de begroting € 60.000. Het eigen vermogen van de organisatie bedraagt meer dan € 75.000 dan kan de organisatie geen subsidie ontvangen.

Artikel 7 Aanvullende criteria gangbare evenementen Wanneer een organisatie minder dan 125% eigen vermogen heeft ten overstaan van de uitgavenkant van het evenement dan dient er voor gangbare evenementen ten minste 50% dekking te zijn voor de financiering van de kosten, anders dan de gemeentelijke subsidie. Artikel 8 Aanvullende criteria onderscheidende evenementen Hetzelfde als beschreven onder artikel 7 maar dan dat er 60% dekking moet zijn voor de financiering van de kosten, anders dan de gemeentelijke subsidie.

6

Zaaknummer: 105182-2021

Artikel 9 Aanvullende criteria beeldbepalende evenementen Hetzelfde als beschreven onder artikel 7 maar dan dat er 70% dekking moet zijn voor de financiering van de kosten, anders dan de gemeentelijke subsidie. Artikel 10 Hoogte van de subsidie Voor de vaststelling van een subsidieaanvraag wordt eerst gekeken naar de grootte van het evenement. De grootte wordt afgemeten aan het aantal bezoekers. Daarnaast wordt gekeken wat het effect is van het evenement op het gebied van sport, cultuur, kunst, historie, economie en toerisme. Hiervoor wordt de evenementenmonitor gebruikt. Het evenement wordt hierin gewaardeerd met punten. Voorbeeld 1: Een aanvraag komt binnen voor een subsidie van € 5.000. Het evenement trekt 2000 bezoekers en scoort in de evenementenmonitor 18 punten. De aanvrager kan maximaal € 3.000 subsidie ontvangen; Voorbeeld 2: Een aanvraag wordt ingediend voor een subsidie van € 25.000. Het evenement trekt 12000 bezoekers en scoort in de evenementenmonitor 42 punten. De aanvrager kan maximaal €20.000 subsidie ontvangen. Voorbeeld 3: Een aanvraag wordt ingediend voor een subsidie van € 8.000. Het evenement trekt 3000 bezoekers en scoort in de evenementenmonitor 33 punten. De aanvrager ontvangt dan maximaal € 8.000. Er is immers niet meer maatschappelijk geld nodig om het evenement te subsidiëren.

Artikel 11 Indieningsdatum aanvraag subsidieverlening Met de vaststelling van het Integraal Uitvoeringskader Evenementen is bepaald dat evenementen voortaan eerst aangemeld moeten worden op de evenementenkalender. Pas nadat de organisatie een beschikking heeft ontvangen dat men op de kalender staat kan een vergunningsaanvraag worden ingediend. De gemeente neemt geen subsidieaanvragen in behandeling waarvan nog niet zeker is of het evenement is geplaatst op de evenementenkalender. Artikel 12 Indieningsvereisten aanvraag subsidieverlening Een aanvraag voor een evenementensubsidie dient te geschieden met het vastgestelde format Aanvraagformulier evenementensubsidie. Deze zal naast de publicatie ook te vinden zijn op de website van de gemeente. Artikel 13 Weigeringsgronden Dit artikel spreekt voor zich. Artikel 14 Subsidieplafond en wijze van verdeling Sub 1. Dit lid spreekt voor zich. Sub 2. Omdat er sprake is van een subsidieplafond, is er een kans dat er meer vraag naar subsidie is dan

7

Zaaknummer: 105182-2021

dat er aan financiën aanwezig is. Daarom gebeurt toekenning van de subsidie op basis van volgorde van ontvangst bij de gemeente. Artikel 15 Directe vaststelling Dit artikel spreekt voor zich. Artikel 16 Indieningsvereisten aanvraag subsidievaststelling Dit artikel spreekt voor zich. Onder sub d wordt aangegeven dat er invulling is gegeven aan de criteria uit het duurzaamheidsbeleid. Het duurzaamheidsbeleid is op het moment van vaststelling van deze beleidsregel evenementensubsidie nog niet vastgesteld. Dit criterium zal daarom pas van toepassing zijn wanneer het duurzaamheidsbeleid en de daarbij behorende criteria zijn vastgesteld en zijn afgekondigd. Artikel 17 Lagere subsidievaststelling bij niet nakoming duurzaamheidscriteria Hetgeen onder artikel 16 is toegelicht geldt uiteraard ook voor dit artikel. Artikel 18 Intrekking Dit artikel spreekt voor zich.

8

Aanvraagformulier evenementensubsidie Indienen na vaststelling en plaatsing op de evenementenkalender

Om een goede beoordeling te kunnen maken of u in aanmerking komt voor een subsidie uit de Beleidsregel evenementensubsidie Roermond 2022 verzoeken wij u onderstaande vragen in te vullen en de gevraagde informatie toe te sturen met dit formulier. U kunt de subsidieaanvraag pas indienen wanneer uw evenement op de evenementenkalender is geplaatst en daarover van de gemeente een besluit heeft ontvangen. De subsidieaanvraag dient daarnaast tenminste 8 weken voor het evenement te worden ingediend. Op uw aanvraag wordt ingevolge artikel 27 van de Algemene subsidieverordening 2008 binnen 6 weken na ontvangst beslist. Deze termijn kan met ten hoogste 6 weken worden verdaagd.

Naam evenement

: ______________________________________

Datum evenement

: ______________________________________

Algemeen Naam organisatie

:______________________________________

Vorm rechtspersoon

: ______________________________________

Postadres

:______________________________________

Postcode/Woonplaats

:______________________________________

Contactpersoon dhr/mevr.

:______________________________________

Telefoon (overdag)

:______________________________________

Rekeningnummer

:______________________________________

Naam rekeninghouder

: ______________________________________

Emailadres

:______________________________________

Verplicht toe te voegen informatie1: □ statuten van de organisatie (bij een 1e aanvraag) □ opgave van de bestuurssamenstelling □ opgave van de met de organisatie gelieerde rechtspersonen □ alle andere informatie die het college nodig acht voor een goede beoordeling van de aanvraag □ begroting □ adequate motivering en beschrijving van het evenement □ aantal te verwachten bezoekers □ kanalen van social media waarop evenement wordt uitgedragen □ opgave van het aantal vrijwilligers dat bij de uitvoering van de activiteiten is betrokken Datum

:__________________________________________________

Handtekening

:__________________________________________________

Naam + functie

:__________________________________________________

1

Dit mag in één of meerdere documenten worden aangeleverd

1

Zaaknummer: 105182-2021

Gedragslijn facilitering evenementen Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond in haar vergadering van 21 september 2021. Uitgangspunten bij faciliteren Het organiseren van een evenement is geen gemeentelijke taak.

Definitie commerciële evenementen: Een evenement dat wordt georganiseerd met het oogmerk de gegenereerde inkomsten aan te wenden voor het betalen van loon aan de eigen organisatie of andere partijen en voor het behalen van winst. De gemeente streeft via allerlei manieren naar een versteviging van sociale cohesie en het leggen van verbindingen in de maatschappij. Evenementen leveren een belangrijke bijdrage aan deze sociale cohesie en het maken van verbindingen. Denk hierbij aan volksfeesten die in de wijken worden georganiseerd of evenementen met een bezoekersaantal tot maximaal 1000 bezoekers. Omdat deze kleine activiteiten/evenementen geen aanspraak kunnen maken op subsidie vanuit het evenementenbudget wordt voorgesteld om deze activiteiten/evenementen wel te ondersteunen qua facilitering. De organisaties van deze activiteiten/evenementen kunnen zich wenden tot het cluster Beheer Openbare Ruimte en daar een afspraak maken om de benodigde faciliteiten zelf op te halen. Het uitlenen van de materialen geschiedt op basis van vertrouwen in de verwachting dat de geleende spullen in dezelfde staat worden geretourneerd. Wanneer spullen niet worden teruggebracht zal aan de lener een factuur van de uitgeleende materialen worden gestuurd. De gemeente behoudt zich het recht om te werken met een borgsom.

Welke evenementen worden niet gratis gefaciliteerd De gemeente zal geen facilitering “om niet” leveren aan: • Commerciële evenementen (hoe klein ook); • gangbare evenementen; • onderscheidende evenementen; • beeldbepalende evenementen. Voor speciale evenementen zal, vanwege het bijzondere karakter, na bestuurlijke afstemming maatwerk worden geleverd.

Commerciële evenementen en evenementen met een bezoekersaantal van 1000 of meer personen komen niet in aanmerking voor facilitering. Organisaties dienen zelf de facilitering te regelen met marktpartijen. Indien zij zich toch tot de gemeente moeten wenden voor bepaalde faciliteiten ontvangt de organisatie hiervoor een factuur van de gemeente. Prijsstelling Ten behoeve van de evenementenorganisaties die geen facilitering ‘om niet’ kunnen krijgen is een prijslijst van kracht die jaarlijks wordt geïndexeerd.

1

Zaaknummer: 105182-2021

Welke faciliteiten kan de gemeente leveren o Plaatsen van Niet Parkeren borden en vooraankondigingsborden o Stroom en water o Aansluiting toilet op riool o Verwijderen en terugplaatsen straatmeubilair o Dranghekken o Bouwhekken (afgezeild of niet) o Schrikhekken o Afvalreiniging o Afvalcontainers o Levering vlaggenmasten o Rijplaten o Andere materialen gemeente (bijv. sportspullen Voor het leveren van voornoemde zaken wordt ook personele inzet en inzet materieel verrekend. Kerntaak gemeente De uitvoering van bepaalde hierna genoemde facilitaire taken behoort tot de kerntaken van de gemeente. De gemeente draagt de verantwoordelijkheid voor het correct uitvoeren van deze taken. Het spreekt voor zich dat de gemeente deze taken dus zelf verricht of onder direct toezicht van de gemeente laat verrichten. Deze taken zijn: – Plaatsen van NP borden en vooraankondigingsborden; – Stroom en water; – Aansluiting toilet op riool; – Verwijderen en terugplaatsen straatmeubilair. Pilot facilitering In 2019 heeft de gemeente in samenspraak met carnavalsorganisaties die in de binnenstad een evenement organiseerden afspraken gemaakt over het plaatsen van verkeersmaatregelen en het reinigen van de binnenstad.

De reden hiervoor was gelegen in het feit dat in het carnavalsweekeinde 5 grotere carnavalsevenementen worden georganiseerd waarbij in het verleden elke organisatie de verkeersmaatregelen en de reiniging zelf organiseerde met door hen ingehuurde externe bedrijven. Dit leidde ertoe dat : • •

de uitvoering van de reiniging niet voldeed aan het gemeentelijk beeldkwaliteit waardoor de gemeente opdraaide voor de na-reiniging; de ingestelde verkeersmaatregelen, zoals verkeersborden, soms na afloop van het evenement bleven staan wat de verkeersveiligheid niet ten goede kwam.

In 2019 heeft de gemeente in samenspraak met alle betrokken evenementenorganisaties, op basis van een pilot, de regie op deze aspecten naar zich toe getrokken. De gemeente heeft voor de verkeersmaatregelen één partij aangezocht die voor het gehele weekend de maatregelen heeft uitgezet. Bij een andere partij is de reiniging van de binnenstad voor dat weekeinde onderhands uitgezet. Dit heeft geresulteerd dat de verkeersmaatregelen tijdig en adequaat waren aangebracht en de reiniging conform het geldende beeldbestek was uitgevoerd. Deze pilot is naar ieders tevredenheid verlopen en alle partijen hebben aangegeven deze samenwerking te willen voortzetten. De kosten die de gemeente hiervoor heeft gemaakt zijn toen in mindering gebracht op de subsidiebeschikking. Deze werkwijze zal vanwege de positieve resultaten worden voortgezet. 2