Raadvoorstel - EcGeo onderbrengen bij ICT NML (vervolg)

•*•

•

gemeente Roermond

VOORSTEL AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Onderwerp: Onderbrengen ECGeo bij ICT NML Zaaknummer: 18124-2022 Datum: 30 mei 2023

Inleiding Sinds 2017 hebben de gemeenten Leudal, Nederweert, Roermond en Weert (LNRW-partners) een samenwerkingsverband op gebied van de geo(basis)registraties genaamd ECGeo, waarbij de uitvoering is ondergebracht bij de gemeente Leudal als centrumgemeente. Deze samenwerking van de LNRW-partners is vastgelegd in een bestuursovereenkomst. Bij ECGeo worden de wettelijke en ambtelijke taken geborgd waarvan de focus op geo-informatie ligt. Denk hierbij aan het landmeten, beheren van geo informatie maar ook verstrekken van kaarten en analyses ter ondersteuning voor gemeentelijke processen. Toekomstbestendig heid Bij de bestuurlijk gewenste evaluatie in 2020 heeft Rijnconsult geconcludeerd dat ECGeo is uitgegroeid tot een kansrijke en solide organisatie. In het rapport worden enkele verbeterpunten benoemd om de organisatie toekomstbestendiger te maken door deze robuuster onder te brengen. Als motivatie wordt gegeven dat het geo-domein een zeer snelle ontwikkeling doorgaat die gedegen ondersteunt dient te worden. Het huidige construct is erg afhankelijk van de inbrengende gemeenten, waardoor is geadviseerd om de samenwerking in een gedegen construct te beleggen. Met het oog op de gewenste ontwikkeling en het advies van Rijnconsult is een multi-criteria analyse opgesteld waarin de volgende scenario's kwalitatief zijn onderzocht: 1. 2. 3. 4.

ECGeo bij gemeente Leudal ondergebracht laten ECGeo bij een andere deelnemer onderbrengen als centrum gemeente ECGeo bij ICT NML onderbrengen ECGeo bij Het Gegevenshuis onderbrengen

Scenario 3 is hierbij als het meest passend scenario beoordeeld, met als belangrijke punten dat binnen ICT NML de governance en ervaring aanwezig zijn om 1) richting te geven aan de samenwerking tussen de gemeenten2) de kwetsbaarheid te verlagen, 3) bestuurlijke grip te behouden en 4) een beter perspectief voor de medewerkers te bieden. Daarnaast is de ICT impact van de migratie erg gunstig gezien ECGeo momenteel al gebruik maakt van de ICT NML omgeving. Er is binnen ICT NML een management en bedrijfsvoerende ondersteuning aanwezig die ECGeo op zijn huidige verbeterpunten kan ondersteunen. In 2021 is Rijnconsult opdracht gegeven tot de uitwerking van de businesscase "Onderbrengen van ECGeo bij ICT NML". Doel van de businesscase: De impact te bepalen van het onderbrengen van de geo samenwerking bij ICT NML. Deze business case is in 2021 opgeleverd. De uitkomsten van de

Pagina 1 van 6

Pagina 2

Onderwerp: Onderbrengen ECGeo bij ICT NML

businesscase waren gunstig en zijn als passend ervaren gezien de ontwikkelingen in het geo-domein die gaan komen. In het voorjaar van 2022 is door de colleges van Leudal, Nederweert, Roermond en Weert een ontwerpbesluit genomen om de transitie te starten en ECGeo onder te brengen bij ICT NML. In de tussentijd zijn de (concept)documenten opgesteld om de samenwerking verder uit te werken. De transitie van ECGeo naar ICT NML betekent dat de bestaande bestuursovereenkomst over ECGeo beëindigd moet worden. De bestaande Gemeenschappelijke Regeling ICT NML zal worden gewijzigd en Leudal zal tot deze GR gaan toetreden. Bij deze wijziging van de GR ICT NML worden ook de gevolgen die de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen heeft voor deze GR meegenomen. Het gaat hier - samengevat - om een aantal maatregelen met als belangrijk oogmerk om de kaderstellende en controlerende taak van de Raden te verstevigen. Bij het opstellen van de wijzigingsteksten voor de GR is dezelfde externe juridisch adviseur (Boels Zanders Advocaten) betrokken die ook het provinciebreed traject begeleidt om te komen tot wijzigingen van een groot aantal GR's die voortvloeien uit de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Daarmee is geborgd dat in alle GR's dezelfde leidende principes worden gevolgd en tekstkeuzes consistent zijn.

Recentelijk is de zienswijzeprocedure doorlopen met betrekking tot het voornemen van het college om de bestuursovereenkomst ECGeo te beëindigen en de GR ICT NML te wijzigen, zoals voorgeschreven volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen. De raad heeft op 20 april 2023 besloten geen zienswijze in te dienen. De procedure moet nu worden vervolgd met het vragen om toestemming aan de raad, alvorens uw college een definitief besluit kan nemen (artikel 1, vierde en vijfde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen). Dit voorstel is bedoeld om het bestuurlijk besluitvormingsproces in verband hiermee te starten. Voorstel De raad besluit 1. het college toestemming te verlenen om: a. de bestuursovereenkomst ECGeo op te heffen per 1 januari 2024; b. de gemeenschappelijke regeling ICT NML te wijzigen per 1 januari 2024 conform bijgevoegd concept wijzigingsbesluit; c. de gemeente Leudal toestemming te verlenen om toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling ICT NML aangaande de Gea taken inclusief uitvoering van de wet BGT en BAG per 1 januari 2024. 2. geen zienswijze in te dienen en de begroting te wijzigen conform de financiële paragraaf uit het raadsvoorstel. 3. geen zienswijze in te dienen ten aanzien van de concept 1° begrotingswijziging ICT NML 2024. Argumenten

1.1 Met het onderbrengen van ECGeo bij ICT NML ontstaat er een stabiele organisatie. Deze organisatie is in staat om uitvoering te geven aan (toekomstige)ontwikkelingen in het Gea domein zoals de samenhangende objecten registratie (SOR), de Omgevingswet en data gedreven werken. ICT NML heeft haar dienstverlening vanaf de oprichting aan haar deelnemers aangeboden met een continu verbeterend karakter. Gedurende het bestaan van de ICT NML samenwerking is de ICT dienstverlening geoptimaliseerd en zijn er ook neven diensten aangeboden zoals incident management, changemanagement en advies verzoeken. In 2017 is de visie van ICT NML door haar deelnemers vastgesteld waarin een duidelijke en bredere dienstverlening wordt gezien als lange termijn doelstelling voor het bieden van meerwaarde voor haar deelnemers. Deelnemers hebben door het vaststellen van de visie uitgesproken dat ICT NML niet enkel een ICT partner hoeft te zijn, maar

Pagina 3

Onderw erp: Onderbrengen ECGeo bij ICT NML

een platform wordt die een bakermat vormt voor effectieve en efficiënte bedrijfsvoering voor gemeenten. Het geo-domein is landelijk al een bewezen casus om effectief op samen te werken. De specifieke software, kennis en werkprocessen gecombineerd met het alsmaar groeiende belang naar actuele en betrouwbare (geo)informatie, maakt dat het samenwerken op geografische werkzaamheden al snel loont.

1.2. De transitie geeft invulling aan de verbeterpunten van de evaluatie van Rijnconsult. Hierbij kan gedacht worden aan benoemde verbeterpunten, zoals: • Positieve gevolgen voor de kwaliteit van de dienstverlening Professionalisering en ontwikkeling van medewerkers; Directe aansturing; medewerkers in één organisatie in plaats van gedetacheerd van en aangestuurd door gemeenten; ICT NML wordt gezien als een innovatieve omgeving, dit klimaat is daarmee gunstig voor de doorontwikkeling van ECGeo; Bedrijfsvoering en borging van de dienstverlening op planning & control en PIOFACH taken. • Vermindering van de kwetsbaarheid: Eenmansfunctie coördinator beter op te vangen, mits achtervang geborgd Door directe aansturing, functiedifferentiatie en achtervang beter te managen • Groeipotentieel voor medewerkers: Professionalisering doordat alle medewerkers vanuit eenzelfde visie/organisatie handelen; Mogelijkheden functiedifferentiatie; Werken binnen een bedrijfsvoeringsorganisatie biedt doorgroeimogelijkheden en ontwikkelkansen.

Kanttekeningen en risico's 1.1. Het onderbrengen van ECGeo bij ICT NML in Roermond kan gevolgen hebben voor de klanttevredenheid vanwege de fysieke afstand. Sinds het begin van de samenwerking werkt ECGeo deels op afstand en deel op locatie. Nu een meer klant-leverancier relatie zal ontstaan bestaat het risico dat de dienstverlening als afstandelijk ervaren wordt. Dit risico wordt gemitigeerd door maatwerk afspraken te maken aangaande fysieke aanwezigheid van ECGeo medewerkers in de gemeenten. 1.2 Het management team van ICT NML krijgt er werkzaamheden (nieuw programma) bij, het risico bestaat dat de ICT taken minder aandacht krijgen dan voorheen. Om dit te voorkomen is met het MT van ICT NML gekeken naar voldoende PI OF ACH ondersteuning voor het nieuwe programma. Tevens wordt het MT uitgebreid met de teamleider van ECGeo waardoor de slagkracht van het huidige MT ook stijgt. 1.3 Inflatie Momenteel vormt een risico dat de inflatie grote invloed heeft op de begroting van de gemeente. Met name gaat het dan om de post loonkosten. De indexering in de concept begroting is geïndexeerd naar 2024. met uitzondering van de recent in de CAO 2023 gemaakte loonafspraken. Deze zijn op het moment van schrijven nog niet verwerkt. Hieruit zou in een later stadium nog een gering financieel effect kunnen volgen.

Financiële toelichting De bijgevoegde begroting en financiële consequenties zijn afgestemd in een financiële werkgroep van de deelnemende gemeente ECGeo. Als basis voor de financiële samenvatting dient de businesscase die begeleid is door Rijnconsult. Ten opzichte van deze businesscase zijn de BAG taken toegevoegd

Pagina 4

Onderwerp: Onderbrengen ECGeo bij ICT NML

aan de begroting van de ECGeo. Tevens is een actualisatieslag gemaakt om een betere aansluiting te vinden met de grondslagen uit de begroting van ICT NML. Deze laatste actualisatie heeft met name betrekking op de indexering zoals deze wordt toegepast binnen ICT NML. Dit heeft geleid tot de bij dit stuk toegevoegde begroting. Op bijgevoegde begroting is de VPB plicht niet van toepassing, ICT NML is in goed overleg met de toezichthouder om dit zo te houden. Tevens zal de BTW op dezelfde wijze terug vorderbaar zoals dit in de huidige regeling bekend is. Door het onderbrengen van de ECGeo activiteiten binnen ICT NML, veranderen een aantal financiële punten zoals deze verwerkt worden in de ICT NML begroting. De geo module is voor deze besluitvorming separaat begroot zoals te zien in bijlage 3. Door de deelnemende partijen en het bestuur van ICT NML worden zoveel mogelijk zekerheden ingebouwd ten aanzien van de dekking van de vaste kosten. Dit leidt ertoe dat een verschuiving plaatsvindt van uitvoeringskosten naar collectieve kosten. Deze kosten zijn immers gedekt door de deelnemende gemeente als vaste bijdrage in de begroting. Voor de variabele (gemeente specifieke) kosten wordt betaald op basis van werkelijk aantal afgenomen uren. Indien deze niet worden afgenomen is betaling ook niet aan de orde.

Geactualiseerde begroting Op basis van de geactualiseerde begroting is onderstaand het effect per deelnemende gemeente weergegeven. De financiële structurele consequenties voor de gemeenten op basis van de begroting zijn: Gemeente

Bijdrage

Leudal

543.467

Nederweert

262.895

Roermond

731.047

Weert

558.061

..

Dit overzicht bevat de geactualiseerde cijfers en sluit aan op de werkelij ke begroting van ICT NML en is gebaseerd op de oorspronkelijke businesscase.

De incidentele kosten komen tot stand door het overnemen van activa (meetbus en apparatuur) en tegemoetkomen van personeel middels het sociaal plan. Gemeente

Kosten

Baten

Resultaat

Leudal

37.000

5.800

- 31.200

Nederweert

2.793

2.793

Roermond

7.500

52.014

44.514

Weert

8.000

5.370

- 2.630

• De gemeente Leudal betaalt € 1,- per inwoner voor het toetreden tot ICT NML.

De gemeente Roermond betaalt jaarlijks een bijdrage aan ECGeo opgebouwd uit de collectieve en individuele taken. Voor het personeel dat in dienst is van gemeente Roermond en gedetacheerd wordt aan ECGeo worden jaarlijks baten ontvangen. Jaarlijks (v.a. 2024) bedraagt het saldo voor ECGeo in onze gemeentelijke begroting ca. EUR 115/k. Door het onderbrengen van ECGeo onder ICT NML zullen zaken zowel aan de baten als lasten kant wijzigen. Hieronder wordt hier verder op ingegaan. Voor de hogere structurele lasten die voortkomen uit de businesscase voor het onderbrengen van ECGeo bij ICT NML kan dekking gevonden worden uit ruimte in de huidige begroting. De stijging van de bijdrage in de nieuwe situatie wordt gedekt door i) grotendeels het wegvallen van de salarislasten

Pagina 5

Onderwerp: Onderbrengen ECGeo bij ICT NML

van het personeel dat overgaat naar ECGeo en ii) voor een kleiner deel door een voordeel op de bijdrage aan ICT NML dat wordt gerealiseerd door een verschuiving van kosten. Het onderbrengen van ECGeo bij ICT NML zou conform de businesscase voor gemeente Roermond jaarlijks een beperkt nadeel opleveren (ca. EUR 12/k). Dit kan structureel opgevangen worden binnen de bestaande begroting. Incidenteel is er sprake van een beperkt voordeel van ca. EUR 44/k door overname van diverse activa. Huidige begroting Gemeente Roermond Begrote lasten Roermond

587.275

Begrote baten Roermond

471.874

Saldo

115.401

Totale interne kosten t.b.v. ECGeo

603.045

Totale lasten begroting ECGeo Roermond

718.446

Nieuwe bijdrage ECGeo Roermond

731.047

Verschil/meerkosten nieuwe situatie

-12.601

Te dekken binnen eigen begroting

12.601

Een belangrijk onderdeel van bovenstaande financiële wijziging is dat er kosten wegvallen binnen de begroting van gemeente Roermond. Een groot onderdeel hiervan zijn (7) formatieplekken van geografische en landmeetkundige medewerkers. Bovenstaande financiële exercitie resulteert in de volgende begrotingswijziging op programmaniveau, waaruit een saldo blijkt van EUR 0,-. Begrotingswijziging Toelichting op de financiële gevolgen Veranderingen in de baten en lasten Omschrijving

2024

2025

2026

2027

2028

Programma 7, lasten (aframing)

-334.315

-333.496

-333.451

-333.407

-333.407

Programma 7, baten (aframing)

471.874

471.916

471.916

471.916

471.916

Kosten van overhead, lasten (aframing)

-137.559

-138.420

-138.465

-138.509

-138.509

0

0

0

0

0

Saldo

Personele consequenties Tijdens het businesscase traject onder leiding van Rijnconsult heeft ook de werkgroep HR de personele consequenties in kaart gebracht. Daaruit is het volgende advies voortgekomen: De medewerkers die momenteel vanuit de individuele gemeenten werkzaam zijn ten behoeve van het samenwerkingsverband EC Geo krijgen een dienstverband bij ICT NML. Een herijking van functies en rollen is onderdeel van het proces. In de huidige samenwerking waarbij - met uitzondering van de gemeente Leudal - medewerkers gedetacheerd zijn, zijn verschillen in beloning voor gelijkwaardige functies zeer beperkt een gegeven. De verschillen zitten m.n. op de uitloopschalen van gemeente Roermond en verlofaanspraken. Deze verlofaanspraken worden al geharmoniseerd in de nieuwe CAO. Verder zijn er verschillen in de vergoeding van reiskosten woon/werkverkeer die niet iedere gemeente kent.

Pagina 6

Onderwerp: Onderbrengen ECGeo bij ICT NML

In principe geldt hier 'Overgang van Onderneming' waar de medewerkers de overgedragen taak volgen en van rechtswege in dienst treden van ICT NML. Omwille van uniformiteit met de overige toekomstige collega's en bedrijfsvoering van ICT NML is er voor gekozen om middels een sociaal plan de medewerkers onder de arbeidsvoorwaarden van ICT NML te laten vallen met dien verstande dat als de medewerker op dit moment een gunstigere arbeidsvoorwaarde heeft dan die van ICT NML, hij/zij zijn gunstigere arbeidsvoorwaarde mee overneemt naar ICT NML. Na een akkoord op dit ontwerpbesluit zullen de ondernemingsraden van de vier gemeenten in de gelegenheid wordt gesteld advies uit te brengen voor zowel de personele als organisatorische gevolgen. Dit staat gepland voor begin juni 2023. In tegenstelling tot eerder bericht hebben de OR-en geen instemmingsrecht in deze casus. De adviezen van de ondernemingsraden worden in overleg verwerkt in het definitieve besluit dat ter vaststelling aangeboden wordt. Communicatie en participatie Medewerkers ECGeo die werkzaam zijn binnen Roermond, worden op de hoogte gehouden van het proces door de teamleider (Leudal) en clustermanager. Uitvoering en evaluatie De volgende planning wordt aangehouden: Mei: Collegebesluiten i.v.m. verzoek om toestemming Raad Juli: Toestemming Raad Juli: Definitief besluit College Publicatiedatum voorstel Regulier Bijlagen 1.

Conceptbesluit tweede wijziging Gemeenschappelijke regeling ICT NML 2. Memo Toelichting wijzigingen GR ICT NML 3. Concept Dienstverleningsovereenkomst Module Geo bij ICT NML 4. Begroting ICT NML voor module Geo 2024 5. Raadsbesluit verlenen toestemming

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders, de (wnd) secretaris,

de (wnd) burgem eester,

,,,.,,,,.,.., / S.C.J. Scheepers

,