Raadsvoorstel - verordening behandeling bezwaarschriften

•~•

»

gemeente Roermond

VOORSTEL AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Onderwerp: Verordening behandeling bezwaarschriften Roermond 2022 Zaaknummer: 72961-2022 Datum: 31-05-2022

Inleiding

Door middel van dit voorstel wordt voorgesteld de Verordening behandeling bezwaarschriften Roermond 2018 in te trekken en de Verordening behandeling bezwaarschriften Roermond 2022 vast te stellen. De Verordening behandeling bezwaarschriften Roermond 2018 focust zich op een formele behandeling van bezwaren door een externe adviescommissie of een ambtelijke hoorcommissie. In verband met de uitbreiding van de behandeling door de externe commissie van bezwaarschriften voor het sociaal domein is een nieuwe regeling noodzakelijk. Bovendien is er in de huidige verordening geen aandacht voor het onderzoek of een geschil ook op andere wijze opgelost zou kunnen worden. Met de nieuwe verordening wordt de informele behandeling van bezwaarschriften verankerd in het bezwarenproces. Om deze wijzigingen op te nemen in de verordening én deze goed leesbaar te houden wordt voorgesteld om de gehele verordening in te trekken en een nieuwe (aangepaste) verordening vast te stellen. Voorstel

De gemeenteraad wordt voorgesteld: 1. de 'Verordening behandeling bezwaarschriften Roermond 2022' vast te stellen conform bijgevoegd concept Raadsbesluit, onder gelijktijdige intrekking van de Verordening behandeling bezwaarschriften Roermond 2018. Argumenten

)

De Rekenkamercommissie van de gemeente Roermond (RKC) heeft in 2019 het "Onderzoek proces afwikkeling klachten en bezwaren" verricht naar de afhandeling van onder andere bezwaarschriften en naar aanleiding daarvan een aantal aanbevelingen geformuleerd. Eén van de aanbevelingen van de RKC is om de informele behandeling te bevorderen. Ons college heeft deze aanbeveling overgenomen en op 18 mei 2020 een uitvoeringsplan besproken met de commissie BM. In dit kader heeft BMC in het derde en vierde kwartaal van 2021 onderzoek verricht naar hoe de gemeente Roermond stappen kan zetten om te komen tot een meer efficiënte en effectieve organisatie en behandeling van bezwaren met als uitgangspunt de informele aanpak. Hieruit zijn aanbevelingen naar voren gekomen die het kader vormen voor de invoering van de nieuwe werkwijze. De belangrijkste aanbevelingen zijn: • Werk met één externe bezwaarschriftencommissie met meerdere kamers; • Werk met een informele aanpak, tenzij (contra-indicaties); • Zorg voor voldoende voorlichting en training middels projectmatige implementatie. Bij besluit van overgenomen.

24 mei 2022 heeft ons college de aanbevelingen uit het rapport van BMC

Pagina 2

Onderwerp: Verordening behandeling bezwaarschriften Roermond 2022

Instellen Sociale Kamer en afschaffen ambtelijke commissie In het huidige werkproces worden bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten van de clusters Sociale Zaken behandeld door een ambtelijke hoorcommissie. Door ook te gaan werken met een externe commissie (Sociale Kamer) voor bezwaarschriften in het sociaal domein, is de onafhankelijkheid van het advies aan het bestuursorgaan beter gewaarborgd. Bovendien draagt het bij aan een uniforme werkwijze van de behandeling van bezwaarschriften en kan het proceseigenaarschap van team Rechtsbescherming meer eenduidig worden ingezet. Voor het werken met een externe commissie bezwaarschriften met een Algemene Kamer en een Sociale Kamer in plaats van een ambtelijke hoorcommissie dient de verordening te worden aangepast. Voor de leden van de Sociale kamer zullen externe leden moeten worden geworven. Hiervoor zal, evenals voor de leden van de Algemene kamer, een sollicitatieprocedure worden gestart om de nieuwe externe leden voor de Sociale Kamer te werven. Ons college is bevoegd de leden te benoemen. Informele aanpak vastleggen Naast de aanbeveling om te werken met één externe bezwaarschriftencommissie met meerdere kamers, dient het werken met de informele aanpak bij de behandeling van bezwaarschriften het uitgangspunt te zijn.

Om de informele aanpak in de organisatie te implementeren heeft het CMT op 11 mei 2022 besloten een project op te starten. De prettigste en effectiefste wijze van contact met de burger moet centraal staan bij het behandelen van bezwaarschriften. Het opnemen van de informele aanpak in de verordening sluit bovendien aan bij de nieuwe VNG Model Verordening voor de behandeling van bezwaarschriften. Kort samengevat zijn de belangrijkste wijzigingen de volgende: De begripsbepaling van de ambtelijke commissie in artikel 1 komt te vervallen. In artikel 2 is de verplichting opgenomen voor de gemeente om direct na de ontvangst van het bezwaarschrift contact op te nemen met de bezwaarmaker. Artikel 3 is nieuw en bevat een beschrijving van de informele aanpak. De zittingsduur (oud artikel 6 en nieuw artikel 8) is meer geconcretiseerd. De voorzitter en de leden van de commissie en hun plaatsvervangers worden benoemd voor een termijn van vier jaar. Het is mogelijk om een keer herbenoemd te worden. Titel 2 'Behandeling van bezwaarschriften door een ambtelijke commissie' (artikel 22 tot en met artikel 32) komt geheel te vervallen. Teneinde bovenstaande te realiseren dient de Verordening behandeling bezwaarschriften Roermond 2022 te worden vastgesteld conform bijgevoegd concept.

Kanttekeningen en risico's Nu wordt voorgesteld om de huidige verordening in te trekken en de nieuwe Verordening behandeling bezwaarschriften Roermond 2022 vast te stellen conform bijgevoegd concept. Dit is een bevoegdheid

Pagina 3 Onderwerp: Verordening behandeling bezwaarschriften Roermond 2022

van zowel de burgemeester, het college als de raad. Het college en de burgemeester hebben de nieuwe verordening vastgesteld onder voorbehoud dat de raad de verordening vaststelt. Historisch overzicht 20 november 2019 13 februari 2020 26 februari 2020 10 maart 2020 11 mei 2022 24 mei 2022

Rapport Rekenkamercommissie Roermond 'Onderzoek naar afhandeling van klachten en bezwaren door de gemeente Roermond'; Raadsbesluit aanbevelingen rapport RKC overnemen en college opdracht geven uitvoeringsplan op te stellen; Collegebesluit uitvoeringsplan implementatie aanbevelingen onderzoek RKC afhandeling klachten en bezwaren; Collegebesluit uitvoeringsplan voorleggen aan commissie BM. CMT besluit Nieuwe werkwijze behandeling bezwaarschriften met de informele aanpak (zaaknummer 39637-2022) Collegebesluit Nieuwe werkwijze behandeling bezwaarschriften met de informele aanpak (zaaknummer 39637-2022)

Financiële gevolgen

Verdubbeling presentiegelden externe commissie Voor het voorbereiden, bijwonen van de hoorzitting en adviseren ontvangen de voorzitters en de leden van de externe bezwaarschriftencommissie presentiegelden. Per zitting - waarbij doorgaans twee tot maximaal vier zaken worden behandeld - ontvangt de voorzitter€ 155,- en de leden€ 130,(exclusief reiskosten).1 De kosten van de externe commissie komen ten laste van de kostenplaats 62098, waarbij het budget thans € 13.365,79 bedraagt en is ondergebracht bij het Cluster Bedrijfsvoering.

)

De totale jaarlijkse kosten worden bepaald door het aantal te agenderen hoorzittingen, hetgeen afhankelijk is van het aantal ingediende bezwaarschriften. Aangezien er nog geen duidelijk beeld is van het te verwachten aantal bezwaarschriften in 2022 en volgende jaren kan geen exact inzicht worden gegeven in de extra kosten. Gezien het aantal bezwaarschriften in het sociaal domein de afgelopen jaren lager of gelijk was aan het aantal bezwaarschriften bij de externe commissie (Algemene Kamer), wordt derhalve rekening gehouden met een verdubbeling van de presentiegelden bij het instellen van de Sociale Kamer. Het budget voor de externe commissie met twee kamers wordt derhalve begroot op€ 30.000,-.

Financiering De structurele stijging van de presentiegelden voor de externe commissie worden gedekt uit aanwezige middelen in de begroting op kostenplaats 62098, aangevuld vanuit kostenplaats 62492 waarop middelen vanuit de decembercirculaire voorlopig zijn begroot. Definitieve besluitvorming omtrent de decembercirculaire volgt in de raadsvergadering van juli 2022. Communicatie en participatie Voor de inwerkingtreding van de Verordening behandeling bezwaarschriften Roermond 2022 zal de verordening op de gebruikelijke wijze worden gepubliceerd.

1 Deze bedragen zullen bij het instellen van de Sociale Kamer worden verhoogd naar €175,- voor de voorzitter en€ 150, - voor de leden.

Pagina 4 Onderwerp: Verordening behandeling bezwaarschriften Roermond 2022

Uitvoering en evaluatie De implementatie van de nieuwe werkwijze vereist voorlichting en training en dient projectmatig te worden begeleid. Aan de hand van het implementatieplan uit het rapport van BMC is een plan van aanpak opgesteld waarin een gefaseerde volgorde van activiteiten is uitgewerkt. De nieuwe werkwijze wordt periodiek geêvalueerd door onder meer het houden van een structureel klanttevredenheidsonderzoek.

Burgemeester en wethouders van Roermond, De secretaris (a.i.),

De burgemeeste

Ter inzage: Bijlage(n): - Bijlage 1: concept Raadsbesluit vaststellen verordening met toelichting