Raadsvoorstel Planning & Control cyclus

•~•

gemeente Roermond

P» VOORSTEL AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Onderwerp: Planning & Control cyclus Zaaknummer: 123441-2025 Datum: 18 november 2025

Inleiding De planning en control cyclus bij de gemeente Roermond is als volgt opgebouwd:

GEMEENTELIJKE PLANNING & CONTROL CYCLUS IN BEELD

a

iihih1i

Coalitieakkoord

Wetten en

De kadernota is het beleidsdocument waarin de hoofdlijnen en fnanciete laders voor de kom ende jaren worden vastges teld DOt vormt de basis voor de

"

begroting.

lk beschrijf wat ik met het onderwerp wil bereiken en wat het kost De beg roting omvat het beleidsvoornemen en

een hnaneet pln met de verwachte inkomsten

\

en uitgaven voor het komende jaar.

± 7

®0◊0

Eg

&

DE

Tussenrapportages

;,:vu,etwoo,ding m<I ""'"'""

al

s 1

Ik beschrijf wat ik met het onderwerp heb bereikt en wat het heeft gekost

lk geef aan of de uitvoering van het onderwerp moet worden bijgesteld en wat dat kost

Het college van B& legt met de jaarstukken verantwoordg af aan de raad, over het afgelopenjaar

De voor- en najaarsnota kijken we naar de stand van zaken in het lopende jaat. Er wordt geapporteerd over fnarele ahwoykingen en aan de hand hwervan wordt de lopende begroting bijgesteld

Jaarstukken bestaan uit

a0o

Samenvatting Jaarverslag

Jaarrekening

TEKEN IDEE •

Pagina 1 van 5

'

Pagina 2

Onderwerp: Planning & Control cyclus

Aanvullend hierop wordt ieder jaar na afloop van het begrotingsjaar de investeringsrapportage opgesteld. In 2025 betreffen het in totaal 7 P&C documenten te weten: Kadernota (vooruitkijken), juli t1-1 in de raad Begroting (vooruitkijken), november t-1 in de raad 3 tussenrapportages (bijsturen), maart t, oktober t, december tin de raad Investeringsrapportage (verantwoorden), april t+1 in de raad Jaarrekening (verantwoorden), juli t+1 in de raad Dit voorstel betreft de bijsturingsdocumenten, de 3 tussenrapportages (Turap's). Deze 3 Turap's hebben in 2025 alle 3 een andere opzet. Turap 1, peildatum 15 februari: In de 1° Turap vindt de verwerking van de decembercirculaire 2024 plaats. Op deze manier kunnen de effecten uit de circulaire al in een vroeg stadium worden verwerkt. Daarnaast zullen financieel technische mutaties worden opgenomen. Turap 2, peildatum 15 juni: Deze rapportage wordt gesplitst in een beleidsmatig deel en een financieel deel waarin de effecten van de meicirculaire voor dat jaar worden verwerkt. Turap 3, peildatum 15 september: Deze rapportage informeert over de realisatie van de begroting over de laatste periode van het jaar. Het is wederom een financieel technische rapportage waarin financiële mutaties verwerkt kunnen worden. In turap 3 worden de effecten van de septembercirculaire, voor dat jaar, verwerkt.

Gezien de periode waarin de eerste Turap wordt opgesteld, is er nog onvoldoende beeld bij de voortgang van de inhoudelijke speerpunten en daaraan gekoppelde financiële effecten, om een integrale afweging te kunnen maken.

Voorstel Aan de raad wordt voorgesteld: 1. om vanaf 2026 twee tussenrapportages in te plannen in plaats van drie. 2. om tussenrapportage 1 te agenderen voor de raad van juli en tussenrapportage 2 te agenderen voor de raad van december. 3. beide tussenrapportages zowel financieel als beleidsmatig te rapporteren. Argumenten 1.1 Eerste Turap geeft weinig aanvullende informatie Momenteel is de inhoud van de Turap's niet eenduidig. Gezien de periode waarin de eerste Turap wordt opgesteld, is er nog onvoldoende beeld bij de voortgang van de inhoudelijke speerpunten en daaraan gekoppelde financiële effecten, om een integrale afweging te kunnen maken. De inhoud van deze rapportage is dan beperkt in de mutaties van uit de decembercirculaire en eventueel financieel technische mutaties. Uw raad wordt immers eveneens middels een raadsinformatiebrief omtrent de impact van de decembercirculaire geïnformeerd.

1

t = het begrotingsjaar.

Pagina 3

Onderwerp: Planning & Control cyclus

1.2 Rapportages zo efficiënt mogelijk laten plaatsvinden De eerste Turap geeft weinig informatie maar kost de ambtelijke organisatie, het college en uw raad wel tijd en capaciteit. Capaciteit die anders ingezet kan worden.

1.3 Dit onderwerp is besproken in de auditcommissie In de auditcommissie van 22 oktober 2025 is dit onderwerp aan bod gekomen. De implementatie van het nieuwe financiële systeem kost ook begin 2026 veel capaciteit (vanwege de beoogde doorontwikkeling om de mogelijkheden van ERPx optimaal te benutten). Derhalve is in dit voorstel met extra aandacht gekeken waar voordeel behaald kan worden. Het advies van de auditcommissie is toegevoegd aan dit voorstel. De accountant onderschreef, in de auditcommissie, de denklijn om 2 Turap's op te stellen en gaf ook aan dat dit gebruikelijk is bij de gemeenten die zij in hun klantenportefeuille hebben. Onderbouwend hieraan is bekeken hoe andere gemeenten hiermee omgaan. Dit is als bijlage bij dit voorstel toegevoegd.

2.1 Rapportage gelijkmatig over het jaar verdeeld In de huidige planning verschijnt de 1° Turap in maart in de raad en de 2e Turap in oktober in de raad. Het voorstel is om de 1e Turap in de raadsvergadering van juli te laten behandelen. Hiermee wordt de rapportage gelijkmatig over het jaar verdeeld. De laatste Turap verschijnt in december in de raad. Deze rapportage informeert over de realisatie van de begroting over de laatste periode van het jaar. Hiermee wordt de ambtelijke organisatie in staat gesteld begrotingsrechtmatigheden te borgen. De rapportage is daarmee de opmaat naar de jaarverantwoording. Voorgesteld wordt om dit niet te wijzigen.

3.1 Eenduidigheid van rapportages In de inleiding is te lezen dat de drie rapportages verschillend van inhoud zijn. Voorgesteld wordt om hier één lijn in te trekken. Dit zorgt voor meer duidelijkheid voor de ambtelijke organisatie, het college en uw raad. In de Turap wordt uw raad geïnformeerd over beleid en financiën. Daarnaast zijn in de Turap's de effecten van de laatste circulaire verwerkt. Dit voorstel neemt als bijvangst mee dat aan twee voorstellen vanuit "Onderzoek P&C cyclus Roermond" van de rekenkamer d.d. mei 2025 wordt voldoen. Dit betreffen het voorstel nummer 2 "Pas de P&C-gids zodanig aan dat de congruentie tussen de diverse P&C-producten wordt gewaarborgd zowel qua beleidsvoornemens als daarmee samenhangende financiële effecten" en voorstel nummer 4 "Richt de tussenrapportages dusdanig in zodat deze documenten ook als voortgangsrapportages te gebruiken zijn waardoor deze als sturingsinstrument meerwaarde krijgen".

Pagina 4

Onderwerp: Planning & Control cyclus

3.2 Financiële verordening In de financiële verordening is opgenomen dat het college de raad door middel van minimaal één tussenrapportage over de realisatie van de begroting (beleidsmatig en financieel) van de gemeente en over de prognose van het lopende begrotingsjaar informeert, waarbij in overleg met de raad een doorgroei naar meerdere rapportagemomenten in de P&C cyclus mogelijk is. Met dit voorstel wordt voldaan aan de financiële verordening gemeente Roermond 2024.

Kanttekeningen en risico's 1.1 Verwerking van decembercirculaire De impact van de decembercirculaire wordt later verwerkt in een tussenrapportage die naar uw raad gaat. Uw raad wordt, via een raadsinformatiebrief, ook al geïnformeerd omtrent de impact van de decembercirculaire op de gemeente Roermond. 2. 1 Tussenrapportage in de raadsvergadering van juli In de raadsvergadering van juli wordt ook al de kadernota en de jaarrekening behandeld. Het kan wellicht (te) veel zijn om de tussenrapportage ook in deze vergadering te behandelen. Hier tegenover staat dat momenteel in deze vergadering het verleden (jaarrekening) en de toekomst (kadernota) aan bod komt maar niet het heden. Met de tussenrapportage in de vergadering komt ook het heden aan bod. De raad wordt dan in staat gesteld om deze samenhang in één vergadering te behandelen. 3. 1 De laatste tussenrapportage wordt ook beleidsmatig Momenteel is de laatste tussenrapportage alleen een financieel technische rapportage. In dit voorstel wordt dit financieel en beleidsmatig. Dit vergt ook meer van de organisatie. Het voordeel hiervan is het volgende: Eenduidigheid in rapporteren; De raad wordt meer volledig geïnformeerd; De beleidsmatige rapportage in de laatste tussenrapportage geeft al deels de richting aan voor de jaarverslaggeving. Alle afwijkingen in tijd, geld, kwaliteit kunnen al worden verwerkt.

Historisch overzicht Bestuurlijke P&C gids 2025 (132276-2024) Financiële gevolgen Er zijn geen directe financiële gevolgen aan dit voorstel

Communicatie en participatie Na de vaststelling door de raad van dit voorstel, wordt de P&C gids voor 2026 opgesteld.

Uitvoering en evaluatie

Pagina 5

Onderwerp: Planning & Control cyclus

Dit betreft hetzelfde als bij Communicatie en Participatie. Na de vaststelling door de raad van dit voorstel, wordt de P&C gids voor 2026 opgesteld. Advies auditcommissie De auditcommissie heeft het volgende advies afgegeven: In de laatste vergadering van de auditcommissie is in het kader van de belasting van de organisatie, met name team Financiën, ook sonderend gesproken over het aantal tussenrapportages. Kunnen we van drie naar twee tussenrapportages? Via de wethouder is aan het college gevraagd om met een voorstel te komen. Het systeem met drie tussenrapportages zoals we dat nu kennen in Roermond sluit niet goed aan op de andere P&C stukken (kadernota, jaarrekening en begroting). Dat geldt voor zowel inhoud als moment waarop ze worden aangeboden. Wanneer in plaats daarvan twee tussenrapportages zo gepland worden dat die inhoudelijk meer passen bij de werkzaamheden die reeds in het kader van jaarrekening en kadernota (eerste turap) en begroting (tweede turap) plaatsvinden, wordt enerzijds de ambtelijke organisatie minder belast en anderzijds de mogelijkheid gecreëerd de beide tussenrapportages zowel financieel als beleidsinhoudelijk te maken. Op deze wijze wordt de raad feitelijk beter geïnformeerd dan nu het geval is met de huidige drie tussenrapportages. Een snelle inventarisatie leert dat de meeste omliggende gemeenten met een systeem van twee tussenrapportages werken.

Ook de accountant bevestigt dat dit in hun praktijk de algemeen voorkomende variant is. De auditcommissie ziet de positieve kanten hiervan en adviseert dan ook om deze wijziging door te voeren in de P&C cyclus.

Bijlagen Bijlage 1: Overzicht Turap's overige gemeenten

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wetho de

Y.F.W. Hoogtanders Ter inzage: Bijlage(n):