Raadsvoorstel Onderzoek subsidies Rekenkamer Roermond

VOORSTEL AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Onderwerp:

Onderzoek Subsidiebeleid gemeente Roermond

Datum:

18 september 2024

Inleiding en onderzoeksvraag. De Rekenkamer heeft in samenwerking met bureau Ipsos I&O onderzoek gedaan naar het subsidiebeleid van de gemeente Roermond. De centrale hoofdvraagvraag van het onderzoek luidt: hoe en in welke mate zet de gemeente Roermond het subsidie-instrumentarium in en hoe is geborgd dat de subsidieverlener zicht krijgt op de geleverde inspanningen van de subsidieontvanger? Vanuit deze hoofdvraag zijn de volgende onderzoeksvragen geformuleerd:   



Hoe is het subsidiebeleid in de gemeente Roermond georganiseerd? Hoe vindt monitoring, evaluatie, controle en verantwoording plaats (in overkoepelende zin)? Wordt gehandeld conform beleid en regels (rechtmatigheid), is duidelijk welke bijdrage deze zou moeten leveren aan beleidsdoelen (doeltreffendheid) en is de geleverde prestatie door de gemeente vastgesteld? Hoe geeft de gemeenteraad invulling aan zijn kaderstellende en controlerende rol?

Onderzoek aanpak en -rapportage. Om tot de beantwoording van de onderzoeksvraag en -deelvragen te komen, is als volgt te werk gegaan. De Rekenkamer heeft (op grond van een onderhandse aanbestedingsprocedure) het onderzoek uitbesteed aan bureau Ipsos I&O. Samen met de onderzoekers van Ipsos I&O heeft de Rekenkamer bij aanvang van het onderzoek een startbijeenkomst georganiseerd met de medewerkers uit de ambtelijke organisatie die bij het onderzoek zouden worden betrokken. De Rekenkamer heeft Ipsos I&O gevraagd het onderzoek uit te voeren, aan de hand van de vraagstelling en op basis van een door de Rekenkamer vastgesteld normenkader (zie het bijgevoegde onderzoeksrapport van Ipsos I&O voor het gehanteerde beoordelingskader). Vervolgens hebben de onderzoekers een documentenstudie uitgevoerd, hebben er interviews plaatsgevonden met betrokken ambtenaren, collegeleden en een aantal subsidierelaties (zie onderzoeksrapport voor interviewlijst). Daarna heeft Ipsos I&O de conceptrapportage aan de Rekenkamer voorgelegd. Deze rapportage (d.w.z. het rapport met het feitenrelaas, zonder conclusies en voorstellen) is vervolgens voorgelegd

Pagina 1 van 4

Pagina 2 Onderzoek Rekenkamer naar het subsidiebeleid van de gemeente Roermond

aan de ambtelijke organisatie voor een controle op de juistheid van de feiten. Naar aanleiding daarvan is het rapport (qua beschrijving van de feiten) op enkele punten aangepast. Op basis van de conclusies van Ipsos I&O -zoals verwoord in hun rapportage- heeft de Rekenkamer voorstellen geformuleerd Op 6 juni 2024 is de rapportage (met de conclusies en voorstellen) voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders voor een bestuurlijke reactie. De reactie van het college en het nawoord van de Rekenkamer zijn opgenomen in bijlage I van de bijgevoegde rapportage. Conclusies en voorstellen. Onderstaand treft u de conclusies aan die volgen uit de bevindingen van dit onderzoek. De conclusies zijn van de onderzoekers en gebaseerd op de antwoorden van de onderzoeksvragen en de toetsing aan het normenkader. Op basis van de conclusies zijn door de Rekenkamer vervolgens de voorstellen geformuleerd. Conclusie 1: Het subsidiebeleid van de gemeente Roermond is verouderd, op onderdelen niet in lijn met wettelijke vereisten en dringend toe aan herziening. De gemeente Roermond beschikt over een algemene subsidieverordening die stamt uit 2008 en volgens de huidige standaarden is verouderd. Daarnaast werkt het subsidiestelsel met beleidsregels (in plaats van nadere regels) wat niet in lijn is met de vereisten van de Algemene wet bestuursrecht.

Hierdoor kan de gemeente Roermond juridische risico’s lopen. De gemeente beschikt niet over integraal subsidiebeleid dat door de gemeenteraad is vastgesteld. Er ontbreekt eveneens een overkoepelend beleidskader waarin is terug te vinden welke doelen met subsidieverstrekking worden beoogd. De gevolgen hiervan zijn dat de samenhang tussen beleidsdoelen, subsidieregelingen en verleningen niet herleidbaar zijn. De gemeente kan daardoor de verschillende beleidsregels (per beleidsdomein) niet toetsen aan een inhoudelijk, overkoepelend kader waaruit blijkt hoe die specifieke beleidsregel bijdraagt aan de gemeentelijke doelen. Dit betekent concreet dat niet herleidbaar is hoe het totaal aan subsidieverleningen bijdraagt aan de gemeente-doelen, of dit effectief gebeurt en of er geen sprake is van dubbele verleningen. Het college van B&W heeft in het verleden al de opdracht gegeven om het subsidiebeleid te herzien. Om uiteenlopende redenen is deze opdracht niet gerealiseerd. Voorstel 1: De Rekenkamer stelt voor om een nieuw integraal subsidiebeleid te ontwikkelen waarin de samenhang tussen beleidsdoelen, subsidieregelingen en verleningen duidelijk herleidbaar zijn en waarbij subsidieverstrekkingen duidelijk toetsbaar zijn aan de gestelde doelen. Voorgesteld wordt het Model ASV-2013 van de VNG als uitgangspunt te nemen.

Conclusie 2: De gemeente Roermond heeft de interne werkwijzen rondom het subsidiebeleid op orde. Op onderdelen zoals het subsidieregister is nog verbetering mogelijk. Ondanks dat de beleidsmatige samenhang tussen subsidieverlening en beleidsdoelstellingen kan ontbreken, zijn de interne processen transparant en navolgbaar. De gemeente hanteert vaste procedures (inclusief format) waarin inzichtelijk is waarom een subsidie (en onder welke verplichtingen) verleend wordt. De besluiten zijn openbaar. In het proces van aanvragen en verlenen is er aandacht voor het voorkomen van belangenverstrengeling en of de verstrekking rechtmatig is (en geen ongeoorloofde staatssteun). De gemeente Roermond werkt met een openbaar

Pagina 3 Onderzoek Rekenkamer naar het subsidiebeleid van de gemeente Roermond

subsidieregister dat bijgehouden wordt, maar het register kent nog enkele onvolledigheden die opgelost moeten worden. Voorstel 2: De Rekenkamer stelt voor om het subsidieregister zodanig in te richten dat er een volledig, juist en actueel inzicht bestaat in de verstrekte subsidies. Conclusie 3: Er bestaan onherleidbare verschillen tussen de verschillende subsidieverleningen in verplichtingen en verantwoordingslast voor de subsidieontvanger. Deze verschillen betekenen dat sommige subsidierelaties met grotere administratieve lastendruk geconfronteerd worden dan anderen, zonder dat herleidbaar is waarom dit noodzakelijk is. De gemeente Roermond beschikt niet over een organisatie-breed verantwoordingsbeleid met verschillende regimes op grond van de subsidieomvang. In de praktijk stelt (afhankelijk van het beleidsterrein) de gemeente’ kleinere’ subsidies direct vast. Er is geen risicoanalyse gemaakt in welke gevallen (of bij welke subsidierelaties) dat verantwoord is. Voorstel 3 De Rekenkamer stelt voor om in de ASV per subsidiecategorie op te nemen hoe en met welke periodiciteit verantwoording dient te worden afgelegd over de verstrekte subsidies. Conclusie 4: De gemeente Roermond heeft in het beleid rondom de subsidieverleningen onvoldoende oog voor de evaluaties. De gemeente Roermond besteedt in de beschikkingen aandacht aan hoe en welke prestaties dienen te worden geëvalueerd.

Hierbij ontbreekt echter een vaste systematiek voor het evalueren van subsidies, de beleidsdoelstellingen worden onvoldoende evalueerbaar en resultaatgericht geformuleerd en verslagen die op adequate wijze inzage bieden in hoe de activiteiten bijdragen aan de gemeentelijke doelstellingen ontbreken veelal eveneens. Hierdoor is het voor het leeuwendeel van de verleende subsidies niet herleidbaar of en zo ja, in hoeverre deze bijdragen aan de gemeentelijke doelstellingen en wat de maatschappelijke waarde is die wordt gecreëerd. Voorstel 4: Stel als gemeenteraad een evaluatiebepaling in de algemene subsidieverordening vast inclusief kader (kan in de toelichting op het artikel) op welke wijze subsidieverleningen geëvalueerd moeten worden om adequaat inzicht te bieden in de doelmatigheid en doeltreffendheid. Conclusie 5: De gemeenteraad geeft op dit moment beperkt invulling aan de kaderstellende en controlerende taak als het gaat om het verlenen van subsidies. De beperkte invulling komt onder meer door de ruime beleidsruimte die de raad het college biedt. Het gevolg is dat gemeenteraadsleden aangeven geen grip te ervaren op het subsidiebeleid en de verleningen. Voor een belangrijk deel vindt de subsidieverlening plaats binnen het sociaal domein, waar door de decentralisaties het al bekend is dat gemeenteraden grip-verlies ervaren.

Voorstel 5: De gemeenteraad dient in overleg met het college nieuwe kaders te stellen aan het subsidiebeleid en nieuwe afspraken te maken hoe de controlerende functie van de raad met betrekking tot de doelmatigheid en doeltreffendheid van de subsidieverstrekking kan worden versterkt.