Raadsvoorstel Onderzoek juridische kwaliteitszorg gemeente Roermond

VOORSTEL AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Onderwerp:

Onderzoek juridische kwaliteitszorg gemeente Roermond

Datum:

11 oktober 2023

Inleiding en onderzoeksvraag. De Rekenkamercommissie (RKC) heeft een onderzoek naar juridische kwaliteitszorg van de gemeente Roermond uitgevoerd. De RKC heeft in overleg met BMC -die het onderzoek uitvoerde- de hoofdonderzoeksvraag als volgt geformuleerd: Is de juridische kwaliteitszorg binnen de gemeentelijke organisatie van Roermond effectief en efficiënt georganiseerd qua opzet, bestaan en werking en worden onrechtmatig handelen en onnodige juridische procedures voorkomen? Uit de vraagstelling is af te leiden dat in de afbakening van het onderzoek ervoor gekozen is de focus te leggen op de ambtelijke organisatie en niet op de griffie c.q. raad. Onderzoek aanpak en -rapportage. Om tot de beantwoording van de onderzoeksvraag is als volgt te werk gegaan. Samen met de onderzoekers van BMC heeft de Rekenkamercommissie bij aanvang van het onderzoek een startbijeenkomst georganiseerd met de medewerkers uit de ambtelijke organisatie die bij het onderzoek zouden worden betrokken. De Rekenkamercommissie heeft BMC gevraagd het onderzoek uit te voeren, aan de hand van de vraagstelling en er is een normenkader opgesteld (zie het onderzoeksrapport van BMC voor het gehanteerde toetsingskader). Vervolgens hebben de onderzoekers een documentenstudie uitgevoerd, hebben er interviews plaatsgevonden en heeft er een casestudy plaatsgevonden.

Daarna heeft BMC de conceptrapportage aan de RKC voorgelegd. Deze rapportage (d.w.z. het rapport met het feitenrelaas, zonder conclusies en aanbevelingen) is vervolgens voorgelegd aan de ambtelijke organisatie voor een controle op de juistheid van de feiten. Naar aanleiding daarvan is het rapport (qua beschrijving van de feiten) op enkele punten aangepast. De RKC heeft vervolgens op basis van de conclusies samen met BMC de aanbevelingen geformuleerd. Op 11 september is de rapportage (met de aanbevelingen) voorgelegd aan het college van burgemeester en wethouders voor een bestuurlijke reactie. De reactie van het college en het nawoord van de RKC zijn opgenomen in de rapportage.

Pagina 1 van 4

Pagina 2 Onderzoek RKC naar kwaliteitszorg gemeente Roermond

Conclusies. Onderzoeksbureau BMC is tot de navolgende conclusies gekomen. OPZET De visie op Juridische Kwaliteitszorg is goed ontwikkeld binnen Roermond. De visie is helder en voor een gemeente met de omvang van Roermond goed doordacht. Er is echter geen beleid en er zijn geen normen met betrekking tot Juridische Kwaliteitszorg, de werkprocessen en de taken zijn of niet beschreven of de beschrijving is verouderd, en de kennisdeling is beperkt en nauwelijks gestructureerd. BESTAAN Ook de inbedding van Juridische Kwaliteitszorg in de organisatie voldoet niet meer (volledig) aan de visie. Zo maakt de juridisch concerncontroller onderdeel uit van bedrijfsvoering en is deze functie niet meer zo onafhankelijk gepositioneerd als in de visie was bedacht. De capaciteit van de juridisch adviseurs is kwantitatief gemiddeld (zie de benchmark in paragraaf 4.2.1), kwalitatief wordt de capaciteit gewaardeerd binnen Roermond. Wel wordt er regelmatig externe expertise ingehuurd. Dat blijkt uit de casestudies en ook in de interviews wordt dat erkend. Het afdekken van risico’s speelt daarbij een belangrijke rol. WERKING In de praktijk is er te weinig tijd beschikbaar voor het vormgeven en het toepassen van Juridische Kwaliteitszorg. Aspecten die hierbij een rol spelen of hebben gespeeld zijn Corona, de organisatieontwikkeling, de grootstedelijke ambitie van het bestuur en het politieke klimaat.

Ook het ontbreken van juridische kennis in de eerste lijn en de trekkracht die daarvan uitgaat richting de juridisch adviseurs speelt hierbij een rol. Daarmee ontstaat een vicieuze cirkel: doordat de juridische kennis en het juridisch bewustzijn in de eerste lijn ontbreekt wordt er onvoldoende geïnvesteerd in Juridische Kwaliteitszorg en daardoor neemt het juridisch bewustzijn en de kennis alleen maar verder af. Het archiefsysteem is een punt van aandacht; de persoonlijke schaduwarchieven die door medewerkers worden bijgehouden vormen een serieus juridisch risico. Aanbevelingen Rekenkamercommissie. Onderstaande aanbevelingen zijn door de Rekenkamercommissie vastgesteld in overleg met BMC. In het onderzoeksrapport worden drie belangrijke categorieën geïdentificeerd voor het verbeteren van de Juridische Kwaliteitszorg. Deze categorieën omvatten de organisatorische inrichting, versterking van expertise en bewustzijn, en optimalisatie van werkprocessen en kwaliteitsnormen. Aanbeveling 1: Zorg voor een goede organisatorische inrichting van Juridische Kwaliteitszorg. Een effectieve organisatorische inrichting van de Juridische Kwaliteitszorg is essentieel om de juridische processen binnen de organisatie te stroomlijnen en te verbeteren. Dit kan bereikt worden door de verschillende elementen van Juridische Kwaliteitszorg organisatorisch in te richten binnen de organisatie.

Het is belangrijk een strakker onderscheid tussen de "drie defensielijnen" te maken en dit organisatorisch te verankeren. Het is essentieel om de verantwoordelijkheden van de eerste, tweede

Pagina 3 Onderzoek RKC naar kwaliteitszorg gemeente Roermond

en derde defensielijn duidelijk af te bakenen en te zorgen voor een goede samenwerking en coördinatie tussen deze lijnen. Dit zorgt voor heldere verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen elke defensielijn, wat leidt tot een efficiëntere samenwerking en besluitvorming. Daarnaast adviseren we om invulling te geven aan de volgende operationele aanbevelingen:  Maak duidelijk wat de rollen en verantwoordelijkheden zijn. Definieer de specifieke rollen en verantwoordelijkheden met betrekking tot Juridische Kwaliteitszorg voor elke defensielijn in bijvoorbeeld taakbeschrijvingen.  Benoem een eindverantwoordelijke voor de Juridische Kwaliteitszorg. Het advies is om de eindverantwoordelijkheid te leggen bij een onafhankelijk gepositioneerde juridisch controller. Aanbeveling 2: Versterk juridische expertise en bewustzijn binnen de Organisatie. Het vergroten van de juridische expertise en het bewustzijn binnen de organisatie is van cruciaal belang om juridische risico's te minimaliseren en de kwaliteit van de juridische dienstverlening te verbeteren. Het is daarom belangrijk de juridische kennis in de eerste lijn te versterken en het juridisch bewustzijn binnen de organisatie verder te bevorderen. Daarnaast blijkt er behoefte te zijn voor specialistische kennis op veelvoorkomende vraagstukken. Als organisatie is het belangrijk ruimte te creëren voor specialisten.

Dit kan de efficiëntie van de inzet van juridische capaciteit verbeteren. Daarnaast adviseren we om invulling te geven aan de volgende operationele aanbevelingen:  Investeer in opleidingen en trainingen om de juridische kennis en vaardigheden van medewerkers in de eerste defensielijn te vergroten. Stimuleer ook het bewustzijn van juridische risico’s in bredere zin binnen de gehele organisatie.  Geef meer prioriteit aan kennisoverdracht en investeer in juridische kennisdeling. Aanbeveling 3: Optimaliseer de werkprocessen en kwaliteitsnormen. Het optimaliseren van werkprocessen en het stellen van kwaliteitsnormen is van groot belang om efficiëntie en consistentie te waarborgen binnen de Juridische Kwaliteitszorg. Daarnaast adviseren we om invulling te geven aan de volgende operationele aanbevelingen:  Stel normen op voor Juridische Kwaliteitszorg. Ontwikkel formats en normen voor het opstellen van juridische regelingen, brieven en besluiten. Definieer ook de betrokkenheid en verantwoordelijkheden van verschillende betrokkenen gedurende het proces om het juridisch bewustzijn te vergroten en juridische fouten te voorkomen.  Zorg voor een goed werkend archiefsysteem en investeer in deskundigheid van medewerkers om het systeem optimaal te benutten.

Implementeer een archiefsysteem dat eenvoudig en gestandaardiseerd is, zodat documenten op een consistente en toegankelijke manier kunnen worden opgeslagen en teruggevonden.  Beschrijf en optimaliseer werkprocessen. Documenteer de werkprocessen en draag zorg voor hun vindbaarheid. Geef prioriteit aan de juridische hoofdprocessen, zoals het verstrekken van omgevingsvergunningen, het verstrekken van de bijstandsuitkering en het afhandelen van bezwaarprocedures.  Voer systematische toetsing uit op werkprocessen. Voer regelmatig interne controles uit om de doelmatigheid en doeltreffendheid van de werkprocessen te beoordelen. Op basis hiervan

Pagina 4

Onderzoek RKC naar kwaliteitszorg gemeente Roermond

kunnen verbeteringen worden doorgevoerd en kan het lerend vermogen van de organisatie worden vergroot. •

Leg jaarlijks verantwoording af in een Jaarverslag Juridische Kwaliteitszorg. Breng in één document verslag uit over de verschillende aspecten van de Juridische Kwaliteitszorg, waaronder ontwikkelingen, successen en verbeterpunten. Door een integraal overzicht te bieden, kan het leereffect binnen de organisatie worden vergroot.

Voorstel Rekenkamercommissie. De Rekenkamercommissie stelt aan de raad voor het college opdracht te geven de aan haar gerichte aanbevelingen op te volgen. Tevens wordt voorgesteld om het college de opdracht te geven aan de commissie BM een implementatieplan voor te leggen waarin aangegeven staat op welke wijze het college invulling zal gaan geven aan de opvolging van aanbevelingen

Desecre~ ,#/

-Onderzoek rapportage Juridische kwaliteitszorg oktober 2023.