Raadsvoorstel Implementatie nieuw financieel systeem (oud)

•~•

gemeente Roermond

»

VOORSTEL AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Onderwerp: lmplementatieplan nieuw financieel systeem Zaaknummer: 155348-2024 Datum: 22 april 2025

Inleiding 2025 staat voor financiën in het teken van: De samenvoeging tussen Bedrijfsvoering (BV) en Bedrijfsondersteuning (BO) met hierin aandacht voor: o o

Processen (verbeterpunten vanuit ic rapportages en vanuit accountantsrapportages) Werkzaamheden

o

Medewerkers

Werven van cruciale functies waaronder Manager Financiën, twee seniormedewerkers en een financieel specialist Implementatie nieuw financieel systeem

De implementatie van het nieuwe financiële systeem (FIS) is een omvangrijk traject. In 2023 is in goed overleg besloten om niet verder te gaan met het toenmalig lopende e-finance project. In 2024 is vervolgens beoordeeld op welke wijze verder wordt gegaan betreffende de vervanging van het huidige financiële systeem. De implementatie wordt in 2025 opgestart en wordt vanaf begin januari 2026 operationeel. In 2026 zal er nog een nazorgfase van toepassing zijn en een verdere optimalisatie naar aanleiding van het gebruik.

Voorstel Aan het college wordt voorgesteld: 1. de raad te verzoeken om in te stemmen met een onttrekking ad. € 1.225.000 ten laste van de algemene reserve voor de dekking van het implementatieplan nieuw financieel systeem middels bijgevoegd raadsvoorstel en -besluit (bijlagen 1 en 2).

Argumenten 1.1 Ondersteuning ten behoeve van projectmanagement Begin 2025 is de verdere aanpak van de implementatie opgepakt. Aangezien al meerdere gemeenten met ERPx werken hebben wij daar ook informatie opgehaald. •

Eén belangrijk punt hieromtrent is reeds in het programma van eisen meegenomen. Hierin is vastgelegd dat Unit4 consultants levert met kennis, kunde en ervaring bij

Pagina 1 van 6

Pagina 2

Onderwerp: lmplementatieplan nieuw financieel systeem

gemeenten. Vanuit de ervaringen van andere gemeenten blijkt dit een succesfactor te •

zijn. De gemeente Venlo is in januari 2025 live gegaan met ERPx. De implementatie is bij de gemeente Venlo, succesvol, begeleid door Orgfit. Hierop is besloten om bij de gemeente Roermond ook met Orgfit dit traject aan te gaan.

1.2 Inzet van werkgroepen De opzet van de project organisatie is als volgt:

a Stuurgroep

,----------±s'

Communicatieadviseur

-....

'

1

'---------------------------------------

aE EER De 7 verschillende werkgroepen worden vertegenwoordigd door medewerkers van voornamelijk financiën maar ook door medewerkers van andere clusters. Hierin wordt bewust gekozen voor eigen medewerkers op in te zetten zodat de kennis en kunde van ERPx geborgd blijft in de organisatie. De reguliere werkzaamheden wordt dan deels opgevangen met inhuur. De deelnemers aan een werkgroep zullen hier gemiddeld 6 uur per dag aan kwijt zijn en de voorzitters van de werkgroepen (1 per werkgroep) zullen uiteindelijk fulltime worden ingezet op de implementatie van ERPx. Ter onderbouw het schema op de volgende pagina.

Pagina 3

Onderwerp: lmplementatieplan nieuw financieel systeem

Fase

(inrichting)workshops Technische inrichting, voorbereiding testen (functionele) test fase

Werkzaamheden voorbereiden en deelnemen aan

Tij dsinschat ting werkgroepvoorzitter

workshops. Uitzoeken vragen n.a.v. workshops om de inrichting vorm te geven, opstellen analyses voor te maken inrichtingskeuzes. 16 uur per week Unit4 richt omgeving in, voorbereiden van testfase Testen van inrichting, registreren bevindingen en hertesten

Tijdinschatting werkgroeplid

4-8uur per week

8 uur per week

4-8uur per week

16-24 uur per week

4-8uur per week

Testen van inrichting incl. rollen en rechten, voorbereiden migratie, Testfase (incl, rollen en rechten) en opleid en alle gebruikers

Go live + nazorg

voorbereiden en verzorgen van de opleidingen, opzetten draaiboek livegang 28u tot fulltime etc. (oplopend) Ondersteunen gebruikers, uitvoer en draaiboek livegang, issue management etc. Fulltime

4-8 uur per week

4-8uur per week

Kanttekeningen en risico's 1.1 Eenmalige kans De implementatie van een nieuw financieel systeem is een unieke kans. De gemeente Roermond wil dit ook goed aanpakken. Nu goed aanpakken, levert structureel voordeel op. Zodra voor een zorgvuldig en intensief implementatieplan niet voldoende tijd en middelen vrijgemaakt wordt, levert dil een systeem op waar structureel last van wordt ervaren in de organisatie in plaats van structurele voordelen in bedrijfsvoering en efficiency. 1.2 Niet alle uitdagingen zijn opgelost De implementatie van een nieuw financieel systeem kan de verwachting scheppen dat alle uitdagingen van nu, straks zijn opgelost. Dit is niet zo. Voor 2025 wordt echter wel gewerkt aan een verbetering van processen maar wel gebaseerd op de standaard van ERPx. Voor 2025 is het streven dat er een werkbaar financieel systeem komt waarbij de noodzakelijke aspecten (need to have) worden ingevoerd en het wensbare (nice to have) inzichtelijk wordt gemaakt. De nice to have worden in 2026 beoordeeld en geprioriteerd. 1.3 Een financiële bijdrage is noodzakelijk om de uitdaging in de bezetting op te kunnen lossen Financieel is dit verzoek aan de voorzichtige kant. Het risico zit hem er ook in dat de markt de gewenste expertise niet kan leveren. Er blijft een risico van onderbezetting bestaan op de lopende financiële processen (o.a. P&C, advisering en administratie).

Het inhuren van de juiste expertise blijkt namelijk niet eenvoudig, maar zonder incidentele dekking is inhuur helemaal niet mogelijk. Historisch overzicht De auditcommissie is 7 april sonderend geïnformeerd.

Pagina 4

Onderwerp: lmplementatieplan nieuw financieel systeem

Financiële gevolgen 2025 De totale belasting in de werkgroepen in uren wordt voor 2025 geschat op circa 11.600 uren (excl Stuurgroep en ondersteuning). De impact op de rol van voorzitter is het grootst. Orgfit heeft hier een indicatie voor afgegeven welke na overleg en toetsing is bevestigd door de gemeente Venlo. Per voorzitter zal er in 2025 circa 750 Uur besteed dienen te worden aan de implementatie van ERPx. Deze collega's zullen uit het reguliere werk worden gehaald om hierop te worden ingezet. Om deze te vervangen in de reguliere werkzaamheden, wordt verwacht dat dit circa € 575.000 (750 uren x 7 voorzitters x € 110) gaat kosten. De voorzitters dienen te worden vervangen betreffende hun reguliere werkzaamheden. Daarnaast is het projectmanagement ingehuurd bij Orgfit en dient een deel van de 11.600 uren (grotendeels financiën) te worden opgevangen. In totaal is dit: € 575.000 (invullen voorzittersrol en vervangen in regulier werkproces) € 180.000 (ondersteuning Orgfit) € 180.000 (deels vervanging van medewerkers in de werkgroepen) € 935.000 2026 In 2026 zijn de voorzitters nog fulltime benodigd samen met een deel van de overige medewerkers. Daar waar in 2025 de inzet van de overige medewerkers zoveel als mogelijk intern wordt opgevangen, staat begin 2026 ook de drukte van de jaarrekening op de agenda.

De voorzittersrol neemt 1.800 uur in beslag en van de overige medewerkers, die ook in het jaarrekeningproces zitten, circa 800 uur. Van deze laatste groep willen wij graag de 1/3 opvangen in de interne uren en 2/3 middels incidentele middelen. Dit betekent concreet (1.800 + 600)x€ 110 =€ 264.000. Orgfit ondersteunt ons in 2026 in de afronding van het proces en deze kosten bedragen circa € 25.000. Voor 2026 betekent dit in totaal€ 289.000 (€ 264.000 + € 25.000). De totale vraag voor 2025 en 2026 is dan€ 1.225.000 (€ 935.000 + € 289.000). Het is niet gelukt om het nieuwe financiële systeem in 2024 te implementeren. Dit betekent dat een deel van de beoogde benodigde middelen, ook niet in 2024 zijn uitgegeven. Daarom resteert in 2024 vanuit het transitiebudget automatisering € 260.000 en vanuit het budget Software/applicaties € 100.000. Bij de behandeling van de jaarrekening 2024 is het bedrag ad. € 360.000 in het positieve resultaat opgenomen en wordt voorgesteld dit resultaat aan de algemene reserve toe te voegen. Per saldo leidt dil voorstel dan ook tot een extra budgetvraag van€ 865 000. In de begroting 2025 (pagina 18) is de volgende incidentele financiële positie opgenomen. Onderstaand is de onttrekking uit de algemene reserve van €1,2miljoen opgenomen. Dit leidt tot het volgende geactualiseerde overzicht:

Pagina 5

Onderwerp: lmplementatieplan nieuw financieel systeem

(bedragen x € 1.000)

2025

Stand begroting 2025

38.531

2026

2027

2028

35.181

35.181

35.181

(verwachte) besluitvorming:

Onttrekking voorstel implementatieplan nieuw financieel systeem

-1.225

Vrijval bestemmingsreserve centrumkwartier

10.000°

Onttrekking voorziening centrumkwartier

-14.417

Jaarrekeningresultaat 2024

PM"

Prognose stand algemene reserve (na verwachte besluitvorming)

32.889°

29.539

29.539

29.539

Benodigde weerstandscapaciteit (conform begroting 2025)

-10.580

-10.580

-10.580

-10.580

Waaronder claim sociaal domein

-5.100

-5.100

-5.100

-5.100

Prognose stand algemene reserve na aftrek minimumpositie

22.309

18.959

18.959

18.959

Ratio weerstandsvermogen

3,11

2,79

2,79

2,79

" Prognose begrotingssaldo 3e tussenrapportage 2024 € 8, 7 miljoen (pagina 16). Via de RIB decembercirculaire 2024 (pag 3) bent u daarna geinformeerd over een positieve mutatie van ca € 700.000. Dit heeft een positief gevolg voor het jaarrekeningresultaat 2024 en daarmee de stand van de algemene reserve. In de geprognosticeerde stand van de algemene reserve is de reeds (verwachte) besluitvorming (met uitzondering van het jaarrekening resultaat 2024) verwerkt. "Tijdens deze raadsvergadering ligt ook het voorstel "Centrumkwartier" aan u voor ter besluitvorming met een financieel effect op de algemene reserve.

Er is momenteel voldoende financiële ruimte in de algemene reserve om € 1 ,2 miljoen te onttrekken. In de nota weerstandsvermogen en risicobeheersing 2023 zijn door uw raad kaders vastgesteld. Zo is onder andere vastgesteld dat het ratio weerstandsvermogen (beschikbare weerstandscapaciteit/ benodigde weerstandscapaciteit) minimaal 1,4 dient te zien. Na onttrekking van de voorgestelde€ 1,2 miljoen is de ratio weerstandsvermogen nog 2,79 en ruim boven de gestelde norm. Bovenstaande leidt tot de volgende begrotingswijziging Begrotingswijziging Toelichting op de financiële gevolgen Veranderingen in de baten en lasten Omschrijving Verhoging lasten (programma 0,

2025

2026

935.000

289.000

-1- 935.000

-/- 289.000

kostenplaats 62703) Onttrekking uit nieuw te vormen bestemmingsreserve "implementatie nieuw financieel systeem" (programma 0) Onttrekking uit algemene reserve (programma 0, claimnummer 50284) Storting in nieuwe te vormen bestemmingsreserve "implementatie nieuw financieel systeem" (programma 0)

-1- 1.225.000

1 225.000

2027

2028

2029

Pagina 6

Onderwerp: lmplementatieplan nieuw financieel systeem

1

1

1

1

1

Wijzigingen in reserves/voorzieningen en aanvraag investeringskredieten

Omschrijving

2025

Onttrekking uit algemene reserve

-1- 1.225.000

2026

2027

2028

2029

(claimnummer 50284) Storting in nieuw te vormen

1.225.000

bestemmingsreserve "implementatie nieuw financieel systeem"

De lasten (incidenteel en structureel) aan Unit4 ten behoeve van de implementatie van ERPx worden uit de reguliere begroting gedekt. Communicatie en participatie De portefeuillehouders financiën en bedrijfsvoering zijn in week 14 van 2025 geinformeerd over het implementatieplan en de bijbehorende investering. Op maandag 7 april 2025 is in een extra vergadering van de auditcommissie in het bijzijn van de wethouder financiën, de concerncontroller en de projectdirecteur bedrijfsvoering, sonderend over het implementatieplan en dit beoogde voorstel gesproken. De auditcommissie heeft op basis van de toelichting over het implementatieplan aangegeven voornemens te zijn om een positief advies af te geven. In de auditcommissie van 14 mei 2025 wilt men het advies formuleren en dat wordt dan bij het raadsvoorstel gevoegd t.b.v. de raad van 28 mei 2025. Een lid van de auditcommissie was maandag 7 april 2025 verhinderd en deze is vrijdag 4 april 2025 geïnformeerd en bijgepraat door de projectdirecteur bedrijfsvoering. Dit was in het bijzijn van de griffier en de voorzitter van de auditcommissie. Uitvoering en evaluatie Gezien de prioriteit van het project is in het overleg met de auditcommissie aangegeven dat momenteel al doorgegaan wordt de implementatie van ERPx en de vervanging van de voorzitters in dit proces. Bijlagen Advies van de auditcommissie d.d. 14 mei 2025.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en wethouders,

"e

7%a

J. van Putte

Ter inzage: Bijlage(n):