Raadsvoorstel Controleprotocol en normenkader 2024

VOORSTEL AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Onderwerp: Controleprotocol en normenkader 2024 Zaaknummer: 127170-2024 Datum: 18 december 2024

Inleiding Jaarlijks stelt de gemeenteraad op voorstel van de Audit Commissie als uitvloeisel van de controleverordening het controleprotocol vast. De Audit Commissie stelt voor over te gaan tot vaststelling van het controleprotocol en normenkader 2024, inclusief uitsluiting (§ 5.4 controleprotocol). Voorstel Aan de raad wordt voorgesteld het Controleprotocol en normenkader 2024, inclusief uitsluiting ( § 5.4 controleprotocol) vast te stellen. Argumenten Inhoud voorstel Het controleprotocol, inclusief normenkader, zijn voor de accountantscontrole de nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Roermond. Vanaf 2023 geeft de accountant geen oordeel meer over de rechtmatigheid, maar legt het college een rechtmatigheidsverantwoording aan de raad af in de jaarrekening. Deze verklaring maakt onderdeel uit van de jaarrekening en is daardoor onderdeel van de getrouwheidscontrole door de accountant.

De belangrijkste wijzigingen in dit voorstel ten opzichte van vorig jaar zijn: - Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is onderdeel van het normenkader en is niet meer opgenomen als een uitsluiting (paragraaf 5.4 Controleprotocol) - In het geactualiseerde normenkader zijn de financiële processen gebundeld onder één kop Financiën (om onnodige herhaling van dezelfde regelgeving te voorkomen). - Het hanteren van een lagere rapporteringsgrens in de rechtmatigheidsverantwoording door het college aan de Raad : € 100.000,-. Toleranties accountantscontrole In de controleverordening is vastgelegd dat de accountant uitgaat van de in het Bado (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) bepaalde minimale goedkeuringstoleranties. Dit is opgenomen in het controleprotocol. Op basis van de primitieve begroting 2024, betekenen de percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van afgerond € 2,5 miljoen en een totaalbedrag van afgerond € 7,5 miljoen aan onzekerheden de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. De goedkeuringstolerantie wordt uiteindelijk vastgesteld op (omvang)basis van de gerealiseerde bedragen in de jaarrekening 2024 van de gemeente Roermond.

Pagina 1 van 3

Pagina 2

Onderwerp: Controleprotocol en normenkader 2024

Naast de goedkeuringstolerantie wordt een rapporteringstolerantie onderkend. De rapporteringstolerantie betreffende de getrouwheid is maximaal de grens van de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. De accountant hanteert voor 2024, evenals de gehanteerde tolerantie in 2023, een bedrag van € 100.000. Dit betekent dat de externe accountant afwijkingen groter dan € 100.000 zal rapporteren. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording en bedraagt maximaal 3% van de totale lasten (inclusief toevoegingen reserves). De hoogte van de verantwoordingsgrens is met de accountant besproken. De verwachting is dat met ingang van verantwoordingsjaar 2025 deze toleranties voor alle gemeenten worden gewijzigd naar 2% (voor zowel getrouwheid als rechtmatigheid) van de totale lasten exclusief de stortingen in de reserves. Gezien de verwachte wijziging en de ervaringen afgelopen jaar wordt, na overleg met de accountant, voorgesteld om voor 2024 de verantwoordingsgrens te handhaven op 3%. Op basis van voorlopige cijfers is dit circa € 7,5 miljoen.

De rapportagegrens voor de rechtmatigheid is de grens waarboven het college de geconstateerde onrechtmatigheden rapporteert en toelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering. Omwille van eenduidigheid in de rapportagegrens en het geven van inzicht aan de raad in de geconstateerde afwijkingen, bedraagt deze conform de financiële verordening 2024: € 100.000. Rechtmatigheidsverantwoording Met ingang van 2023 wordt legt college verantwoording af over de rechtmatigheid waarmee de lasten, baten en balansmutaties tot stand zijn gekomen in de jaarrekening, met andere woorden of het college zich aan de financiële regels heeft gehouden. In oktober 2024 heeft de commissie BBV een geactualiseerde kadernota rechtmatigheid 2024 gepubliceerd. Ten opzichte van de vorige versie zijn de wijzigingen beperkt. De belangrijkste zijn: - een verduidelijking van de gehanteerde begrippen naar aanleiding van de gestelde vragen aan de commissie BBV, - de verwerking van tekstuele wijzigingen in de modelverantwoording (onderdeel bevindingen), - een aanpassing voor wat betreft de verantwoording van het opnemen van geconstateerd misbruik waarbij het M&O beleid is toegepast. Normenkader Het bijgevoegde normenkader is een inventarisatie van de geldende wet- en regelgeving van buiten de gemeente en binnen de gemeente. Het betreft wet- en regelgeving met gevolgen voor het financiële beheer.

De commissie BBV adviseert, in de kadernota rechtmatigheid, de door de raad gedelegeerde bevoegdheden aan het college niet op te nemen in het normenkader rechtmatigheid. Dit advies is gevolgd. Het geactualiseerde normenkader is opgenomen als een bijlage in het controleprotocol. Uitsluiting Conform voorgaande jaren wordt, artikel 4 lid 1 van de Verordening maatschappelijke ondersteuning en jeugdhulp gemeente Roermond 2020 buiten het normenkader gelaten. Dit artikel heeft betrekking op inzet van jeugdhulp na een verwijzing door de huisarts, medisch specialist of jeugdarts naar een aanbieder, echter door de Privacywet niet te controleren. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt in tegenstelling tot voorgaande jaren niet meer uitgesloten. Over deze uitsluiting is overleg geweest met de accountant naar aanleiding van het afgeven van de

Pagina 3

Onderwerp: Controleprotocol en normenkader 2024

rechtmatigheidsverantwoording door het college vanaf verslagjaar 2023. Het college mag bij het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording de door de raad vastgestelde inkoopnota niet uitsluiten. Kanttekeningen en risico's Met het vaststellen van het controleprotocol en normenkader 2023 worden de kaders bepaald betreffende de controle op de getrouwheid van de jaarrekening door de accountant. Daarnaast krijgt het college de kaders voor de controle op de rechtmatigheid. Het college geeft vanaf 2023 in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording af. De accountant controleert deze uitspraak. Zonder het vaststellen van deze kaders heeft de accountant geen duidelijke normen en kan zo niet gericht controleren. Hierdoor kan een misvatting ontstaan van hetgeen dat de raad als controlerend orgaan gecontroleerd wil hebben en de door de accountant uitgevoerde controle werkzaamheden. Met dit zelfde doel dient het college, in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording, ook duidelijke normen te krijgen. Historisch overzicht De opzet van het controleprotocol 2024 sluit aan met de opzet van het controleprotocol van 2023. In het controleprotocol zijn de stellige uitspraken en adviezen van de commissie BBV niet meer expliciet opgenomen. Deze keuze is gemaakt om de leesbaarheid van het voorstel te verbeteren.

Deze regels maken wel onderdeel uit van het normenkader en zijn daarin ook opgenomen. Toegevoegde wet- en regelgeving in het normenkader ten opzichte van 2023 is aangeduid met een bullet ( e). Financiële gevolgen Dit voorstel heeft geen directe financiële gevolgen. Communicatie en participatie Het controleprotocol en normenkader is op 18 december 2024 besproken in de auditcommissie. De huisaccountant, Deloitte, is meegenomen in het concept controleprotocol en normenkader 2024. Na vaststelling door uw raad wordt het vastgestelde document als kaderstellend document voor de controle 2024 aan Deloitte verstrekt en betreffende de kaderstellende regels inzake de rechtmatigheidsverantwoording aan het college. Uitvoering en evaluatie De accountant zal, na vaststelling, de getrouwheidscontrole 2024 uitvoeren conform het controleprotocol en normenkader 2024. In juni 2025 zal de accountant zijn bevindingen in de vorm van een accountantsverslag aan de raad uitbrengen. Bijlagen Controleprotocol en normenkader 2024 Namens de Audit Commissie,

1 J. Vervuurt