Raadsvoorstel Controleprotocol en normenkader 2023

VOORSTEL AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Onderwerp: Controleprotocol en normenkader 2023 Zaaknummer: 114072-2023 Datum: 23 februari 2024

Samenvatting Jaarlijks stelt de gemeenteraad op voorstel van de Audit Commissie als uitvloeisel van de controleverordening het controleprotocol vast. De Audit Commissie stelt voor over te gaan tot vaststelling van het controleprotocol 2023 en het daarbij behorende normenkader 2023, inclusief uitsluitingen (§ 5.4 controleprotocol). Inleiding In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. Deze verordening is op 1 juni 2023 door de raad van de gemeente Roermond vastgesteld. In het verlengde van deze controleverordening is dit controleprotocol opgesteld. Dit protocol regelt een aantal zaken ten aanzien van de controle van jaarrekening, de rechtmatigheid en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond. Daarnaast wordt voorgesteld het normenkader 2023 vast te stellen. Het normenkader is een inventarisatie van de relevante externe wet- en regelgeving en de interne regelgeving van de gemeente Roermond. Voorstel Aan de raad wordt voorgesteld: 1. Het Controleprotocol en het daarbij behorende normenkader 2023, inclusief uitsluitingen ( § 5.4 controleprotocol) vast te stellen 2.

De nota M&O (misbruik en oneigenlijk gebruik) beleid gemeente Roermond 2007 in te trekken Argumenten Het controleprotocol, inclusief normenkader, zijn voor de accountantscontrole de nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Roermond. Vanaf 2023 geeft de accountant geen oordeel meer over de rechtmatigheid, maar legt het college een rechtmatigheidsverantwoording aan de raad af in de jaarrekening. Deze verklaring maakt onderdeel uit van de jaarrekening en is daardoor onderdeel van de getrouwheidscontrole door de accountant. Paragraaf 3.3 van het controleprotocol gaat over de omvang van de verantwoordingsgrens van het college. In hoofdstuk 4 en 5 wordt vervolgens nader ingegaan op de reikwijdte van de accountantsverklaring en de rechtmatigheidsverklaring.

Pagina 1 van 5

Pagina 2

Onderwerp: Controleprotocol en normenkader 2023

In het kader van deze rechtmatigheidsverantwoording heeft de commissie BBV de kadernota rechtmatigheid 2023 gepubliceerd. In november 2023 is een geactualiseerde (definitieve) versie verschenen. Hierin is het begrip begrotingsrechtmatigheid nog aangescherpt. De stellige uitspraken en aanbevelingen in deze kadernota zijn meegenomen in het controleprotocol 2023. Met stellige uitspraken geeft de commissie BBV een interpretatie van de regelgeving die leidend is. Een afwijkende interpretatie door een gemeente dient expliciet gemotiveerd te worden en kenbaar worden gemaakt in de begroting en de jaarstukken. Bij aanbevelingen gaat het om uitspraken die ‘steun en richting geven aan de praktijk’. De commissie BBV spoort de gemeente aan deze aanbevelingen te volgen, omdat dat naar haar oordeel bijdraagt aan het inzicht in de financiële positie (transparantie). In de controleverordening is vastgelegd dat de accountant uitgaat van de in het Bado (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) bepaalde minimale goedkeuringstoleranties. Dit is financieel vertaald in het controleprotocol. Op basis van de primitieve begroting 2023, betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van € 2.185.040 en een totaal van onzekerheden van € 6.555.120 de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten.

De rapporteringstolerantie betreffende de getrouwheid is maximaal de grens van de goedkeuringstolerantie. Voorgesteld wordt om deze, net als vorig jaar, op 10% van de goedkeuringstolerantie te bepalen (€ 218.500). Het bijgevoegde normenkader is een inventarisatie van wet en regelgeving van buiten de gemeente en binnen de gemeente. Schematisch is dit als volgt weer te geven:

Regelgeving afkomstig van buiten de gemeente

EU-verordeningen en daarop gebaseerde wetten in formele zin, zoals regelgeving over aanbestedingen

Wetten in formele zin, zoals Wet normering topinkomens, maar ook daarop gebaseerde AMvB’s en ministeriële regelingen

Regelgeving van de gemeente

Verordening

Andere besluiten van de Raad, dus niet zijnde verordeningen, met een kaderstellend karakter en besluiten die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen zijn ook een verplicht onderdeel van het normenkader. In beginsel geen Collegebesluiten.

De commissie BBV adviseert, in de kadernota rechtmatigheid, de door de raad gedelegeerde bevoegdheden aan het college niet op te nemen in het normenkader rechtmatigheid. Dit advies is gevolgd. In de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV zijn de volgende punten gewijzigd ten opzichte van de voorgaande gepubliceerde nota: •

De belangrijkste toevoeging in deze kadernota is dat SiSa onderdeel uitmaakt van de rechtmatigheidsverantwoording. Fouten en onduidelijkheden met betrekking tot specifieke uitkeringen (SiSa) dienen te worden betrokken bij de rechtmatigheidsverantwoording, meer specifiek betekent dit dat de baten, lasten en balansmutaties onderdeel zijn van de controles

Pagina 3

• •

•

Onderwerp: Controleprotocol en normenkader 2023

voor de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant blijft de controle uitvoeren op de Sisabijlage of individuele specifieke uitkeringen. Het verduidelijken van wanneer sprake is van begrotingsonrechtmatigheden. De opname van een beslisboom waarin wordt ingegaan op samenloop van getrouwheid- en rechtmatigheidsbevindingen (deze beslisboom is toegevoegd in bijlage 1 bij dit controleprotocol). Voor de afweging of afwijkingen leiden tot opname in de rechtmatigheidsverantwoording dienen de baten en lasten apart te worden beschouwd en mogen derhalve niet meer gesaldeerd worden. Het is mogelijk dat het hier gaat om begrotingsonrechtmatigheden waarbij het college binnen het door de raad uitgezette beleid is gebleven.

Verduidelijking begrotingsonrechtmatigheid Conform de geactualiseerde kadernota rechtmatigheid is van een begrotingsonrechtmatigheid sprake als 1. de door de raad vastgestelde budgetten voor de lasten en investeringsbudgetten worden overschreden 2. toevoegingen en onttrekkingen aan reserves niet door de Raad zijn vastgesteld 3. bij onderschrijding van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot, de begroting niet tijdig is bijgesteld. “Tijdig bijstellen” wordt bepaald door de afspraken tussen raad en College in de financiële verordening. In de financiële verordening 2023 is bepaald dat de begroting wordt bijgesteld bij het eerstvolgende rapportagemoment in de P&C cyclus (art 5). Begrotingsafwijkingen die niet meer voor het einde van het jaar kunnen worden bijgesteld worden door de Raad vastgesteld bij de jaarrekening (art 27 lid 5). Bij materiële afwijkingen op het einde van het jaar, die niet meer kunnen leiden tot een bijstelling van de begroting (bijv. Decembercirculaire) wordt de raad via een raadsinformatiebrief geïnformeerd. De accountant raadt aan om afspraken hierover expliciet op te nemen in de financiële verordening en deze hierop aan te passen. Uitsluitingen Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is in het verleden aan de raad voorgelegd ter vaststelling en was daarmee onderdeel van het normenkader.

Op advies van de accountant zijn in voorgaande jaren de interne aanbestedingsregels buiten de controle van de jaarrekening gelaten. Het betreft hier een omvangrijke hoeveelheid detailcontroles met geen of beperkte invloed op de strekking van de controleverklaring. In plaats van externe controle door Deloitte uit hoofde van de jaarrekening is gekozen voor interne controles uit hoofde van versterking van de interne beheersing. Deze uitsluiting is in lijn met de werkwijze bij gemeenten Sittard-Geleen, Heerlen en Maastricht. Daarnaast is, conform voorgaande jaren, artikel 4 lid 1 van de Verordening maatschappelijke ondersteuning en jeugdhulp gemeente Roermond 2020 buiten het normenkader gelaten. Dit artikel heeft betrekking op inzet van jeugdhulp na een verwijzing door de huisarts, medisch specialist of jeugdarts naar een aanbieder die echter door de Privacywet niet te controleren is. Voorgesteld wordt het M&O beleid gemeente Roermond 2007 in te trekken. Conform artikel 25 lid i van de financiële verordening, draagt het college zorg voor beleid en interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen. In overeenstemming hiermee heeft het College het M&O beleid gemeente Roermond 2023 op 14 november 2023 vastgesteld.

Pagina 4

Onderwerp: Controleprotocol en normenkader 2023

Kanttekeningen en risico's Met het vaststellen van het controleprotocol en normenkader 2023 worden de kaders bepaald betreffende de controle op de getrouwheid van de jaarrekening door de accountant. Daarnaast krijgt het college de kaders voor de controle op de rechtmatigheid. Het college geeft vanaf 2023 in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording af. De accountant controleert deze uitspraak. Zonder het vaststellen van deze kaders heeft de accountant geen duidelijke normen en kan zo niet gericht controleren. Hierdoor kan een misvatting ontstaan van hetgeen dat de raad als controlerend orgaan gecontroleerd wil hebben en de door de accountant uitgevoerde controle werkzaamheden. Met dit zelfde doel dient het college, in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording, ook duidelijke normen te krijgen. Historisch overzicht De opzet van het controleprotocol 2023 sluit aan bij de opzet van het controleprotocol 2022. Wijzigingen in wet- en regelgeving zijn doorgevoerd waarbij in het controleprotocol 2023 ook de stellige uitspraken en adviezen vanuit de geactualiseerde kadernota rechtmatigheid 2023 zijn meegenomen. Toegevoegd is de regelgeving over de rechtmatigheidsverantwoording en de daarbij behorende verantwoordingsgrens van het college aan de raad in de jaarrekening. Toegevoegde wet- en regelgeving in het normenkader ten opzicht van 2022 is aangeduid met een bullet ( e).

Financiële gevolgen Dit voorstel heeft geen directe financiële gevolgen. Communicatie en participatie De huisaccountant, Deloitte, is meegenomen in het concept controleprotocol en normenkader 2023. Na vaststelling door uw raad wordt het vastgestelde document als kaderstellend document voor de controle 2023 aan Deloitte verstrekt en betreffende de kaderstellende regels inzake de rechtmatigheidsverantwoording aan het college. Dit voorstel is toegelicht tijdens de informatiebijeenkomst voor de raad in februari 2024 Uitvoering en evaluatie De accountant zal, na vaststelling, de controle 2023 uitvoeren conform het controleprotocol en normenkader 2023. In de raadsvergadering van 4 juli 2024 zal de accountant haar bevindingen in de vorm van een accountantsverslag aan uw raad presenteren.

Namens de Audit Commissie,

de secreta+

Es

de voorzitter,

Pagina 5

Onderwerp: Controleprotocol en normenkader 2023

Ter inzage: Bijlage(n): 1. Controleprotocol 2023 2. Normenkader 2023