Raadsvoorstel Controleprotocol en Normenkader 2022

3 S}

»

gemeente Roermond

VOORSTEL AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Onderwerp: Controleprotocol en normenkader 2022 Zaaknummer: 8803-2023 Datum: 15 februari 2023

Samenvatting De Audit Commissie stelt voor over te gaan tot vaststelling van het Controleprotocol 2022 en het daarbij behorende Normenkader 2022, inclusief uitsluitingen (§ 5.4 controleprotocol). Inleiding In artikel 213 van de gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. Een geactualiseerde verordening is op 19 december 2019 door de raad van de gemeente Roermond vastgesteld. In het verlengde van deze controleverordening is dit controleprotocol opgesteld. Dit protocol regelt een aantal zaken ten aanzien van de controle van jaarrekening, de rechtmatigheid en daarmede tevens het financieel beheer zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond. Als bijlage bij het controleprotocol stelt de raad het normenkader vast. Het normenkader is de set aan regelgeving waaraan in het kader van rechtmatigheid moet worden voldaan. Daarbij gaat het zowel om Europese regelgeving, wettelijke bepalingen als eigen regelgeving, zoals verordeningen vastgesteld door de raad. In dit kader zijn bij de wettelijke bepalingen alleen de financiële beheershandelingen van belang en niet de wettelijke bepalingen rond bijvoorbeeld naleving van privacyregels. Uiteraard moet de gemeente deze regels ook naleven, maar bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording spelen deze geen rol.

Het controleprotocol, inclusief normenkader, zijn voor de accountantscontrole de nadere aanwijzingen aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Roermond. Argumenten Met ingang van 2023 wordt de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders ("college") voor de rechtmatigheid benadrukt doordat het college een verantwoording van rechtmatigheid moet opnemen in de jaarrekening in plaats van de accountant. In het kader van deze rechtmatigheidsverantwoording heeft de commissie BBV een addendum kadernota rechtmatigheid 2021 - 2022 uitgebracht. De stellige uitspraken en aanbevelingen vanuit deze kadernota zijn meegenomen in het controleprotocol 2022. Daarnaast heeft de commissie BBV een kadernota rechtmatigheid 2023 uitgebracht. Deze is van toepassing op verslagjaar 2023 en niet verwerkt in het controleprotocol 2022.

Pagina 1 van 3

Pagina 2

Onderwerp: Controleprotocol en normenkader 2022

In de controleverordening is vastgelegd dat de accountant uitgaat van de in het Bado (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) bepaalde minimale goedkeuringstoleranties. Dit is financieel vertaald in het controleprotocol. Ook de rapporteringstolerantie betreffende specifieke uitkeringen is hierin vastgelegd. Ook deze zijn overgenomen in het controleprotocol. De rapporteringstolerantie betreffende de rechtmatigheid en getrouwheid is maximaal de grens van de goedkeuringstolerantie. Voorgesteld wordt om deze, net als vorig jaar, op 10% van de goedkeuringstolerantie te bepalen.

Het bijgevoegde normenkader is een inventarisatie van wet en regelgeving van buiten de gemeente en binnen de gemeente. Schematisch is dit als volgt weer te geven:

Regelgeving afkomstig van buiten de gemeente

l

EU-verordeningen en daarop gebaseerde wetten in formele zin, zoals regelgeving over aanbestedingen

Regelgeving van de gemeente

k Wetten in formele zin, zoals Wet normering topinkomens, maar ook daarop gebaseerde AMvB's en ministeriële regelingen

k

♦

Verordening

Andere besluiten van de Raad, dus niet zijnde verordeningen, met een kaderstellend karakter en besluiten die bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen zijn ook een verplicht onderdeel van het normenkader. In beginsel geen Collegebesluiten.

De commissie BBV adviseert, in de kadernota rechtmatigheid, de door de raad gedelegeerde bevoegdheden aan het college niet op te nemen in het normenkader rechtmatigheid. Dit advies is gevolgd. De gemeenteraad heeft de bevoegdheid om te bepalen dat aan onderdelen van verordeningen geen financiële consequenties worden verbonden. Daarmee worden deze bepalingen voor de rechtmatigheidstoets door de accountant niet in de oordeelsvorming betrokken. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid is in het verleden aan de raad voorgelegd ter vaststelling en is daarmee onderdeel van het normenkader. Op advies van de accountant zijn in voorgaande jaren de interne aanbestedingsregels buiten de controle van de jaarrekening gelaten. Het betreft hier een omvangrijke hoeveelheid detailcontroles met geen of beperkte invloed op de strekking van de controleverklaring. In plaats van externe controle door Deloitte uit hoofde van de jaarrekening is gekozen voor interne controles uit hoofde van versterking van de interne beheersing. Deze uitsluiting is in lijn met de werkwijze bij gemeenten Sittard-Geleen, Heerlen en Maastricht. Op suggestie van de accountant wordt tevens voorgesteld dat de accountant over het verslagjaar 2022 niet toetst aan de naleving van artikel 4.1 van de Verordening Maatschappelijke Ondersteuning en Jeugdhulp 2020.

Dit artikel bepaalt, dat het recht op zorg bij de jeugdhulp gebaseerd moet zijn op een verwijzing van een arts. Voor de aanlevering van deze gegevens zijn wij afhankelijk van de betreffende artsen. In de praktijk blijkt het verkrijgen van de vereiste onderbouwing lastig te zijn en stuit dat bij de verwijzers op (een groeiend) verzet. Met name aspecten als privacy en medisch

Pagina 3

Onderwerp: Controleprotocol en normenkader 2022

geheim spelen daarbij een rol. Dit belemmert het uitvoeren van de controles en kan leiden tot vertragingen in het proces van de jaarrekeningcontrole. De auditcommissie volgt het advies van de accountant en stelt daarom voor het betreffende artikel niet op te nemen in het normenkader.

Kanttekeningen en risico's In de auditcommissie d.d. 20 december 2022 is de mogelijkheid om één controleprotocol en normenkader voor 2022 en 2023 op te stellen besproken. Hiervan is afgezien aangezien er voor zowel controleprotocol als normenkader 2023 mutaties zijn ten opzichte van 2022 als gevolg van het intreden van de rechtmatigheidsverantwoording in 2023 en mutaties in verschillen wetten en regelgevingen. In 2023 zullen wij derhalve ook bij u terugkomen met het controleprotocol en normenkader 2023. Het controleprotocol en normenkader 2022 zijn per mail aan de auditcommissie voorgelegd. Daarnaast zijn beide documenten aan de huisaccountant, Deloitte, ter beoordeling voorgelegd. Opmerkingen zijn besproken en waar nodig verwerkt. Historisch overzicht De opzet van het controleprotocol 2022 sluit aan bij de opzet van het controleprotocol 2021. Wijzigingen in wet- en regelgeving zijn doorgevoerd in het controleprotocol 2022. Toegevoegde wet- en regelgeving in het normenkader ten opzicht van 2021 is aangeduid met een rode bullit (e). Financiële gevolgen Dit voorstel heeft geen directe financiële gevolgen. Wanneer de raad van het voorstel wil afwijken en wenst dat de accountant met een lagere (dan voorgestelde) controletolerantie moet gaan controleren, zal de accountant zijn werkzaamheden gaan uitbreiden en betekent dit dat het controlebudget niet toereikend is.

Communicatie en participatie De huisaccountant, Deloitte, is al meegenomen in het concept controleprotocol en normenkader 2022. Na vaststelling door uw raad wordt het vastgestelde document als kaderstellend document voor de controle 2022 aan Deloitte verstrekt. Uitvoering en evaluatie De accountant zal, na vaststelling, de controle 2022 uitvoeren conform het controleprotocol en normenkader 2022. In de aanloop naar de raadsvergadering van 6 juli 2023 zal de accountant haar bevindingen in de vorm van een accountantsverslag aan uw raad presenteren. Namens de Audit Commissie, de secretaris,

% Ter inzage: Bijlage(n):

de voorzitter, 3

Controleprotocol 2022 (inclusief normenkader 2022)