Raadsvoorstel BSGW

•~ •

gem eente Roerm o nd

P VOORSTEL AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Onderwerp: 1. (Voorlopige) Jaarrekening 2022 BsGW 2. 1e Begrotingswijziging 2023 BsGW 3. Kadernota Begroting 2024 BsGW en meerjarenraming 2025-2027 BsGW 4. Begroting 2024 BsGW en meerjarenraming 2025-2027 BsGW Zaaknummer: 39570-2023 Datum:

25 april 2023

Inleiding De Gemeenschappelijke Regeling BsGW, opgericht per 1 april 2011, is een van onze verbonden partijen. Deze verbonden partij heft en int lokale belastingen namens haar deelnemers, beheert de authentieke basisregistraties en verzorgt de uitvoering van de wet WOZ voor de deelnemers, zijnde 29 Limburgse gemeenten en het Waterschap Limburg. BsGW is een uitvoerende en dienstverlenende organisatie die op basis van maatschappelijk algemeen aanvaarde bedrijfseconomische principes wordt geleid. Hierbij streeft BsGW ernaar om de uitvoering niet alleen rechtmatig, maar ook zo doeltreffend, doelmatig en klantvriendelijk mogelijk af te handelen. De strategische doelstellingen van BsGW zijn: (a) daling van de kosten voor de deelnemers, (b) minimaal gelijkblijvende kwaliteit van de dienstverlening en (c) vergroting digitale dienstverlening. De gemeente Roermond is per 1 januari 2013 toegetreden tot de BsGW en is in de persoon van de verantwoordelijke portefeuillehouder lid van het Algemeen Bestuur van de BsGW. De raden van de deelnemende gemeenten en het algemeen bestuur van het deelnemende waterschap ontvangen op basis van artikel 67a van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen de jaarrekening 2022 en de kadernota Begroting 2024 en de Meerjarenraming 2025-2027.

Daarnaast ontvangt de gemeenteraad op basis van artikel 24 van de Gemeenschappelijke Regeling BsGW de Begroting BsGW 2024 en Meerjarenbegroting 2025 - 2027 om daarop hun eventuele zienswijze naar voren te brengen. Tevens ontvangen de deelnemers volgens artikel 25 lid 2 van de GR BsGW een begrotingswijziging als er sprake is van een onder- resp. overschrijding van het budget van de regeling, voor zover dit wordt bepaald door de vastgestelde bijdragen van de deelnemers. In het Algemeen Bestuur van 8 december 2022 is besloten een begrotingswijziging in te dienen vanaf 3% van de begrotingsomvang.

Pagina 1 van 7

Pagina 2

39570-2023

Ad 1-- (Voorlopige) Jaarrekening 2022 BsGW Het verwacht positief resultaat over het verslagjaar 2022 bedraagt€ 792 duizend uitgesplitst in: - Covid 19 kosten€ 107 duizend (nadeel) - Minder WOZ-bezwaren€ 578 duizend (voordeel) - CAO I inflatie € 346 duizend (nadeel) - Reguliere bedrijfsvoering€ 667 duizend (voordeel) Het jaar 2022 lijkt een trendbreuk te laten zien t.a.v. het aantal bezwaren tegen de WOZ-waarden via de zogenaamde 'No Cure No Pay' -bureaus. Echter, op basis van de eerste signalen voor dit jaar (2023) worden weer record aantallen WOZ-bezwaren verwacht. Dat 2022 in dat opzicht positief afsteekt, heeft z'n weerslag in lagere (dan begrote) proceskostenvergoedingen. Daarnaast leidt een hogere dan begrote loonsverhoging tot een nadeel in de begrote salariskosten. Aangezien al eerder door het AB het besluit was genomen, dat€ 500.000 in de bestemmingsreserve zal worden gestort (voor de bekostiging van de nieuwe belastingapplicatie), wordt voorgesteld deze eerst te verrekenen met het positieve resultaat over het boekjaar 2022, waarna€ 292.000 met de deelnemers te verrekenen valt. Voor de gemeente Roermond betekent dit dat€ 10.341 van de over 2022 betaalde bijdrage gerestitueerd wordt. In 2021 is een rekenkamercommissie-rapport van elf deelnemende gemeenten opgeleverd.

Het onderzoek, dat hieraan ten grondslag ligt, heeft geresulteerd in zes aanbevelingen, die rechtstreeks op (de relatie tussen de deelnemers en) de BsGW betrekking hebben. De uitvoering van de aanbevelingen is ter hand genomen. Onderstaand een beknopte opsomming van de zes aanbevelingen van de rekenkamercommissie en de acties daarop, waarvan afstemming regelmatig met het Algemeen Bestuur plaatsvindt : 1.

Het gefaseerd ontwikkelen van een volledige en samenhangende set kwaliteitsindicatoren Hier is de conclusie dat de kwaliteitsnormatiek voldoende inzicht biedt in de resultaten van de meest kritische processen binnen BsGW. Er is op dit moment geen aanleiding om de kwaliteitsnormatiek aan te passen.

2.

Het op interactieve wijze ontwikkelen van een overzichtelijk dashboard met relevante financiële informatie Er is een werkgroep geformeerd om vorm en inhoud te geven aan een overzichtelijk dashboard met relevante financiële informatie. Eind 2022 heeft er een startbijeenkomst plaatsgevonden en de eerste resultaten worden in de eerste helft van 2023 verwacht.

3.

Het actiever en gerichter communiceren met gemeenteraden Middels het frequent versturen van informatiebrieven aan de gemeenteraden met betrekking tot lopende trajecten, meent BsGW hieraan invulling te geven.

4.

Het opstellen en vaststellen van een strategische aanpak ten einde de proceskosten terug te dringen Het terugdringen van de proceskosten vindt langs twee hoofdlijnen plaats: de landelijke lijn en de BsGW-lijn. Landelijk staat de aanpak van de proceskosten en in het bijzonder de rol van de 'No cure No pay'-bedrijven hierin hoog op de agenda. BsGW levert samen met een aantal collega-

Pagina 3

39570-2023

sam enwerkingsverbanden input aan de voorkant en tijdens het pro ces. Wat de BsGW-lijn betreft, kan gesteld worden dat afgelopen aanslagronde op het vlak van comm unicatie intensief is sam engewerkt met collega-sam enwerkingsverbanden. De uitkomsten en meerw aarde van deze samenwerking zijn in het tweede kwartaal van 2022 geanalyseerd en verw erkt in de aanpak voor de aanslagronde 2023. 5.

Het organiseren van het harmonisatietraject inclusief het kostenaspect In 2021 heeft het AB ingestemd met het procesvoorstel met betrekking tot de harmonisatie en de herziening van de kostenverdeelmethode. In Q1 2022 is een start gemaakt met stap 2 "interactief harmonisatieproces" en deze omvat een verdere verdieping van de diensten, die BsGW voor de deelnemers uitvoert. Verder zijn in Q4 2022 de voorbereidingen getroffen voor Stap 3 'Nieuwe kostenverdeelmethode'. Het AB heeft op 8 december 2022 ingestemd met het advies om een externe partij te betrekken bij de nieuwe kostenverdeelmethode.

6.

Het maken van afspraken ter verbetering van het samenspel tussen Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur Na de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2022 is het Algemeen Bestuur van BsGW deels vernieuwd. Het DB én BsGW vinden het belangrijk dat de nieuwe AB-leden goed geïntroduceerd worden en dat alle AB-leden goed aangehaakt blijven bij de belangrijkste dossiers en ontwikkelingen. Reden om in de vorm van presentaties (of gecombineerd met een ABvergadering dan wel in de vorm van aparte themasessies) het Algemeen Bestuur op gezette tijden 'bij te praten'.

Naast vorenstaande aanbevelingen vanuit het rapport van de rekenkamercommissie, verdient een tweetal (andere majeure, hoewel niet per sé beleidsmatige) projecten vermelding: 7.

Aanbesteding Hosting en Applicaties (AHA) Eind 2020 is gestart met de voorbereidingen op de aanbesteding voor zowel de applicaties als ook voor de hosting, waarna in 2021, na de marktconsultatie, de aanbesteding is gepubliceerd. In totaal rekent BsGW op implementatiekosten ad€ 2.775.000 en het AB heeft op 30 juni 2022 besloten om voor de implementatie-fase een bestemmingsreserve te creëren.

8.

Verbetering archiefbeheer Eind 2021 heeft het DB van BsGW de opdracht gegeven tot een verbetertraject archiefbeheer, zodat BsGW binnen afzienbare termijn zou voldoen aan de Archiefwet. Aanleiding was het Archiefinspectie-rapport, waaruit bleek dat BsGW op een aantal punten niet aan de norm voldeed. Er is door BsGW daartoe een verbeterplan voor de komende jaren opgesteld. Na een gedegen voorbereiding is het verbetertraject in mei 2022 gestart. Doelstelling is dat 2023 het jaar wordt waarin de resultaten significant zichtbaar zullen zijn.

Ad 2- 1° Begrotingswijziging 2023 BsGW Volgens artikel 25, lid 2 van de GR BsGW wordt een begrotingswijziging ingediend als er sprake is van een onder- resp. overschrijding van het budget van de regeling, voor zover dit wordt bepaald door de vastgestelde bijdragen van de deelnemers. In de vergadering van het Algemeen Bestuur van de BsGW van 8 december 2022 is besloten een begrotingswijziging in te dienen vanaf 3% van de begrotingsomvang, i.c. een bedrag van € 822 duizend. De voorliggende 1 e begrotingswijziging bedraagt€ 1,044 mln

Pagina 4

39570-2023

De begrotingswijziging is berekend over de daadwerkelijke verwachte kosten 2023 vermenigvuldigd met het verschil tussen de hogere (reeds nu bekende en door leveranciers geoffreerde) indexen en de index uit de oorspronkelijke begroting. indexering salariskosten : In de begroting 2023 is gerekend met een indexeringspercentage van 2,5%. Eind 2022 is de CAO Werken voor waterschappen vastgesteld. Deze CAO resulteert voor de periode van 1-1-2023 tim 31-12-2023 tot een stijging van de salariskosten met 7,0%. Het verschil is ad€ 4,5% is nu onderdeel van deze begrotingswijziging. indexering goederen en diensten : In de loop van 2022 zijn als gevolg van de uitkomsten van de diverse CAO-onderhandelingen en de mondiale ontwikkelingen de loonkosten en prijzen fors gestegen. De begroting 2023 vertoont hierdoor geen reëel beeld meer. Verbijzonderde Interne Controle-functionaris (VIC-functionaris) : Daarnaast worden, als gevolg van de inwerkingtreding van Wet versterking decentrale rekenkamers, onder andere de Gemeentewet en Waterschapwet gewijzigd met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de jaarrekening. Door deze wijziging legt het Dagelijks Bestuur van de BsGW in de jaarrekening zelf verantwoording af over de financiële rechtmatigheid. Deze wet is in werking getreden per 1 januari 2023 en zal voor het eerst voor het verslagjaar 2023 gelden.

Vanaf verslagjaar 2023 leidt een en ander tot extra capaciteitsbeslag op de gehele organisatie in het algemeen en voor auditwerkzaamheden en controlling in het bijzonder. Deze extra capaciteit is structureel in de vorm van extra werkzaamheden, die voorheen (deels) door de accountant werden uitgevoerd. Voor het opzetten van en uitvoeren van het controleplan om te komen tot een goedkeuring op het gebied van de financiële rechtmatigheid is het aanstellen van een onafhankelijke Verbijzonderde Interne Controle-functionaris (VIC-functionaris), met een rechtstreekse lijn naar het DB, benodigd. Aangezien BsGW hier momenteel niet over beschikt, heeft dit extra structurele personele kosten tot gevolg in de vorm van 1 fte. Totaal financieel effect van de begrotingswijziging 2023 Bruto Ionen, sociale lasten en overige personeelskosten, incl. VIC-functionaris: Huisvesting: ICT (onderhoud en outsourcing): GDI/Logius: Operationele kosten (uitkerings- en uitvoeringskosten WOZ-bezwaar- en beroepen porti, inhuur): Accountantskosten: Totaal:

€ 675.000,€ 58.000,€ 128.000,-1-€ 345.000,€ 406.000,€ 122_000,€ 1.044.000,-

Voor de gemeente Roermond resulteert de begrotingswijziging in een verhoging van de bijdrage voor het jaar 2023 met€ 51.249 tot een totaalbedrag van € 1,109 mln. Een begrotingswijziging heeft bij vaststelling een structureel financieel effect. Afhankelijk van de zienswijzen en het besluit van het Algemeen Bestuur in de vergadering van 29 juni 2023 zullen de financiële effecten worden verwerkt in de begroting 2024 en meerjarenraming 2025 - 2027 Ad 3- Kadernota begroting 2024 BsGW en meerjarenraming 2025 - 2027 BsGW

Aangezien de kadernota 2024 tegelijkertijd met de ontwerpbegroting 2024 en ontwerp meerjarenbegroting 2025 - 2027 wordt ontvangen, worden de relevante ontwikkelingen bij de behandeling van de begroting benoemd.

Pagina 5

39570-2023

Ad 4- (Ontwerp-)begroting 2024 BsGW en (ontwerp-)meerjarenraming 2025 - 2027 BsGW De komende jaren doen zich een aantal ontwikkelingen voor die van invloed zijn op de bedrijfsvoering van BsGW. Van ontwikkelingen die zeker en/of geformaliseerd zijn, worden de financiële consequenties meegenomen in de begroting 2024 en de meerjarenraming 2025 - 2027. De belangrijkste ontwikkelingen voor de begroting 2024 e.v. van BsGW zijn: 1.

Uitgangspunt voor de berekening van de personeelskosten is het formatieplan. De formatie bestaat uit 161,8 fte. In de kadernota 2024 worden enkele (landelijke en wettelijke) ontwikkelingen beschreven, die ertoe leiden dat de BsGW geconfronteerd wordt met extra uitvoeringstaken en -kosten in 2024 en verdere jaren. Deze taken en kosten waren ten tijde van het opstellen van de begroting 2023 en de meerjarenraming 2024-2027 nog niet bekend en zijn derhalve ook niet in die meerjarenraming opgenomen. Tevens is sprake van een toenemende spanning op de arbeidsmarkt. Dat vraagt om tijdig te anticiperen in bijvoorbeeld leer-werktrajecten en trainee-ships, als investering in de nabije toekomst. Vandaar dat de BsGW hier nu in totaliteit (dus inclusief trainees) 4,8 fte extra formatie voor vraagt. De totale meerkosten van de uitbreiding met 4,8 fte bedragen voor 2024 € 423.462. Daarnaast is als gevolg van de wereldwijde economische situatie de loonindex verhoogd. Deze betrof in de begroting 2023 2,5%. Voor 2024 zijn de personeelskosten geïndexeerd met 3,3%, hetgeen een stijging van € 486.000 betekent .

2.

Voor 2024 is voor de indexering van goederen en diensten uitgegaan van een kosteninflatie van 2,6% ten opzichte van 2023, hetgeen een stijging van€ 302.000 betekent.

3.

Met ingang van 2023 wordt GDI/Logius" centraal gefinancierd via een structurele uitname uit het gemeentefonds, en landt dus niet meer in de begroting van de BsGW. Hiermee is een meevaller voor de begroting ad € 345.000 gemoeid. * GDI/Logius = 'Generieke Digitale Infrastructuur' van de overheid en regelt het veilig en betrouwbaar inloggen voor burgers en bedrijven bij de (semi-)overheid.

4.

De aanschaf en implementatie van de nieuwe belastingapplicatie (AHA) ad€ 2.775.000 zijn gefinancierd middels de begroting 2023 (€ 2.275.000) en de bestemming van een deel van het resultaat van 2022 (€ 500.000). Deze kosten vallen dus in 2024 weg. Wel sorteert men reeds voor op de volgende aanbesteding in 2028 (inclusief de implementatie 2029). Omdat het huidige aanbestedingstraject nog niet is afgerond, komt het Dagelijks Bestuur van de BsGW hiertoe eind 2024 met een voorstel.

5.

Uit oogpunt van zekerheid en continuïteit wordt het Samenwerkingsportaal begrotingstechnisch ook voor de jaren 2025 tot en met 2027 gecontinueerd. Hiertoe was reeds een bedrag opgenomen van€ 250 duizend per jaar in de begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2027. Dit wordt nu voor de jaren 2025 tot en met 2027 verhoogd naar€ 350 duizend per jaar (excl. indexatie) om zo de door de deelnemers gewenste verdere doorontwikkeling vorm te kunnen geven. Dit is in lijn met de kosten van het Samenwerkingsportaal voor 2022-2024 ad € 333.000. In deze kosten is rekening gehouden met de jaarlijkse mutatiedetectie (voorheen niet jaarlijks) waaruit extra werkzaamheden, ICT- en bijbehorende onderhoudskosten voortvloeien, waartegenover staat een betere borging in de integraliteit tussen de basisregistraties BAG, BGT en de WOZ.

Pagina 6

6.

39570-2023

Bijlage 4 bij de begroting behandelt het 'Ondernemings- en Ontwikkelplan' (OOP) van de BsGW. Met de uitvoering van dit plan was in de jaren 2018 Um 2020 een investering gemoeid ad€ 4.000.000. In het oorspronkelijke voorstel (agendapunt nummer 4 van de vergadering van het AB van BsGW van 14 december 2017) dat aan de besluitvorming ten grondslag lag, gaf de BsGW aan, dat zij zich middels dit ondernemings-en ontwikkelplan committeerde aan een taakstellende formatietreductie van 20 fie. Daarentegen stelt BsGW nu op pagina 13 (bijlage 4) van de bijlagen bij de begroting 2024, dat het ondernemings- en ontwikkelplan primair een financiële exercitie is. Opvallend is dat de taakstellende formatiereductie (als expliciet onderdeel van de besluitvorming) niet meer ter sprake komt.

Financiële gevolgen Bovenstaande punten 1 Um 5 hebben het navolgende effect op de begroting 2024 :

Uitbreiding formatie ivm extra taken Loonindexering indexering goederen en diensten Vervallen kosten GDI/Logius Vervallen implementatie AHA Totaal

+ € 423.462 + € 486.000 + € 302.000 - € 345.000 - € 2.275.000 - € 1.409.000

Per saldo dalen de netto-kosten 2024, en daarmee ook de bijdragen van de deelnemers, dus met € 1.409.000 ten opzichte van de begroting 2023.

Bedragen x € 1.000

2023

2024

2025

2026

2027

Totale bijdragen

25.231

23.822

24.701

25.503

26.178

Aandeel gemeente Roermond

1.058

1.004

1.041

1.074

1.103

De financiële effecten van de begroting 2024 van de BsGW worden als autonome ontwikkelingen van de verbonden partijen meegenomen in de kadernota 2024 van de gemeente Roermond. De uitkomsten van het harmonisatieproces bij de BsGW maakt hier nog geen onderdeel van uit. De financiéle effecten van de 1° begrotingswijziging 2023 zijn nog niet verwerkt in de begroting 2024. Afhankelijk van de zienswijzen en het besluit van het Algemeen Bestuur van de BsGW in de vergadering van 29 juni 2023 zullen de financiële effecten (eventueel via een begrotingswijziging) worden verwerkt in de begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027. Verwerking van deze 1 e begrotingswijziging 2023 ziet er dan als volgt uit :

Bedragen x € 1.000

2023

2024

2025

2026

2027

Totale bijdragen

25.231

25.122

26.034

26.872

27.583

Aandeel gemeente Roermond

1.058

1.058

1.097

1.132

1.162

Pagina 7

39570-2023

Communicatie en participatie De definitieve zienswijze dient na vaststelling van het raadsbesluit in de vergadering van 1 juni 2023 aan het dagelijks bestuur van BsGW gezonden te worden.

Uitvoering en evaluatie Aan uw gemeenteraad wordt voorgesteld: 1. 2. 3. 4. 5.

Kennis te nemen van de voorlopige jaarrekening 2022 BsGW; Kennis te nemen van en in te stemmen met de 1° begrotingswijziging 2023 BsGW; Kennis te nemen van de kadernota begroting 2024 BsGW en meerjarenraming 2025-2027 BsGW; Bijgevoegde concept zienswijze t.a.v. de (ontwerp-) begroting 2024 BsGW en (ontwerp-) meerjarenraming 2025-2027 BsGW vast te stellen; Akkoord te gaan met verzending van de vastgestelde zienswijze aan het Dagelijks Bestuur van de GR BsGW.

Het college van burgemeester en wethouders, de (wnd) secretaris,

de (wnd) burgemeester,

S.C.J. Scheepers

0. Hoes

Bijlage(n): 1- Raadsbesluit zienswijze Begroting BsGW 2024 en meerjarenraming 2025 - 2027 2- Zienswijze Begroting BsGW 2024 en meerjarenraming 2025 - 2027 Ter inzage: 1. BsGW (Voorlopige) Jaarrekening 2022 2. BsGW 1e Begrotingswijziging 2023 3. BsGW Kadernota Begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027 4. BsGW Begroting 2024 en meerjarenraming 2025-2027