Raadsvoorstel - Bijlage 5 - Nadere informatie Dimpact en Beyond 23

Bijlage 5 – Dimpact - Beyond23 Over Dimpact Dimpact is een coöperatieve vereniging van, voor en door gemeenten. De focus en ambities van de vereniging liggen op het gebied van samen oplossingen initiëren én realiseren voor de publieke dienstverlening van morgen. We doen dit inmiddels met 40 andere gemeentes die samen ongeveer 3 miljoen inwoners vertegenwoordigen. Als Roermond nemen we diverse (software)oplossingen (Zoals een zaaksysteem, website/digitaal loket, burgerzakenmodules) en dienstverlening (zoals hosting, beheer en ondersteuning vanuit het regiebureau) af via de vereniging en participeren we als lid zelf in deze vereniging ten behoeve van continue doorontwikkeling en verbetering. In een wereld waarin technologische, juridische en maatschappelijke innovaties elkaar steeds sneller opvolgen, staan gemeenten voor een grote opgave. De digitale innovatie van dienstverlening aan inwoners en bedrijven moet versneld worden, en dat kunnen ze niet alleen. Gelukkig hoeft dat ook niet. 40 gemeenten werken samen, co-creëren en leren van elkaar binnen de onafhankelijke coöperatie Dimpact. Zo kunnen onze leden hun dienstverleningsambities waarmaken, altijd met de behoeften van hun inwoners en lokale bedrijven als basis. Onze missie? Ervoor zorgen dat in alle Nederlandse gemeenten de publieke dienstverlening optimaal voor elkaar is.

Over Beyond23 Als vereniging zijn we voor een vervangingsopgave komen te staan. De contracten voor de huidige software die we als vereniging afnemen kunnen niet meer verlengd worden. De vraag die we als vereniging toen hebben gesteld: gaan we 1 op 1 vervangen via een aanbesteding of gaan we voor de ambitie om tot een meer eigentijdse en toekomst vaste oplossing te komen die ook voldoet aan de Common Ground1 principes? Als vereniging hebben we voor dat laatste gekozen. Dat traject geven we vorm met het ‘Beyond23’ programma. Met Beyond23 ontwikkelen we een eigentijdse digitale dienstverleningsoplossing gebaseerd op de landelijke principes van Common Ground2. We creëren gebruiksvriendelijke functies voor inwoners en bedrijven (digitaal) en voor medewerkers (balie of klantenservice). Daarbij hebben we aandacht voor de veranderkant. Die gaat uit van samenwerking met betrokken gemeenten. Daar komen techniek, proces en mens samen. Het programma Beyond23 zorgt voor zowel het aansturen van de technische projecten die nodig zijn om een eigentijdse oplossing te realiseren als voor organisatorische aspecten die gepaard gaan met de vernieuwing. Eigentijdse dienstverlening vraagt continu (door)ontwikkelen dus moeten we daar een nieuwe oplossing voor realiseren.

De herinrichting van de informatievoorziening op basis van Common Ground en open source, stelt gemeenten in staat om op een moderne en flexibele manier in te spelen op veranderende maatschappelijke opgaven. Gezien de positie van de e-Suite (onze software suite voor zaakgericht werken, digitale aanvraagformulieren en archivering) binnen het IT-landschap van de betreffende gemeenten is deze vervanging zeer ingrijpend. Programma aanpak 1. We migreren volgens een componentenstrategie. Hiermee geven we invulling aan de wens van gemeenten om stapsgewijs te kunnen implementeren. Dat houdt in dat we functionaliteiten van de huidige e-Suite in delen af bouwen. Tegelijkertijd bouwen we het nieuwe platform op met componenten (deeloplossingen) die volgens Common Ground principes ontwikkeld zijn. De procesondersteuning wordt daarmee tijdelijk voor een deel nog in de huidige e-Suite afgehandeld 1 https://vng.nl/artikelen/common-ground 2 https://vng.nl/artikelen/common-ground

en voor een deel in het nieuwe platform. Deze hybride situatie (oud naast nieuw) maakt een geleidelijke overgang naar het platform mogelijk. In koplopergroepen zijn de 21 Beyondgemeenten inmiddels aan de slag met de eerste 5 componenten: Open Formulieren, Open Inwoner Platform, Klant Interactie Service Systeem (KISS), Signalen en het Zaakafhandelcomponent (ZAC). Dit kenmerkt de aanpak en de bewuste instap van gemeenten in het programma Beyond23 om tot een nieuw platform voor dienstverlening te komen. In kleine groepen van gemeenten werken we samen aan de doorontwikkeling van de individuele componenten. Hierdoor komen de afzonderlijke componenten eerder op het gewenste volwassenheidsniveau en vormen ze sneller samen de basis voor het platform voor dienstverlening. 2. We volgen de principes van Common Ground en open source. 3. We focussen op de huidige functionaliteit. De prioriteit ligt bij de te migreren functies uit e-Suite. 4. We gaan uit van modulariteit (meervoudige componenten). Voor te migreren functionele delen kunnen meerdere toekomstige componenten worden gerealiseerd. Er kunnen ook componenten beschikbaar komen uit de ‘vernieuwingsopgave’ die we kunnen inzetten. 5. We gebruiken Haven als technische infrastructuur. ‘Haven’ is een moderne inrichting van een infrastructuur (gebaseerd op Common Ground) die in samenwerking met het ‘Haven team’ van VNG wordt gerealiseerd.

6. We toetsen keuzes die de komende tijd op ons afkomen aan de Dimpactdoelarchitectuur (DDA). De DDA is een afgeleide van de op de landelijke richtlijnen gebaseerde Common Ground architectuur en is leidend voor de architectuur van de te ontwikkelen oplossing. 7. We richten een referentieomgeving in. De komende jaren zullen in verschillend tempo en op verschillende momenten onderdelen van de migratiestrategie worden opgeleverd. Om de werking te toetsen, vooral in samenhang, is het uitgangspunt om een referentieomgeving te gebruiken. Beschikbaar voor leden, leveranciers en regiebureau. 8. We werken Agile. In kleine stappen (sprints) realiseren we werkende functies. Adoptie in de organisatie Het programmateam coördineert de vervangings- en vernieuwingsopgave rond PodiumD (als vervanger van de huidige suite van software die we via Dimpact afnemen: de e-Suite) op een integrale manier. Dit omvat niet alleen het aansturen van de technische projecten die noodzakelijk zijn om de producten te realiseren. Ook de organisatorische aspecten, die gepaard gaan met deze nieuwe manier van werken en ontwikkelen, hebben een plaats in het programma. Hiervoor is een Business Change Team opgericht om de 20 Beyond23-gemeenten te ondersteunen bij het aanjagen en de adoptie van PodiumD. Stap voor stap Gemeenten migreren en implementeren PodiumD stapsgewijs.

Niet alles in één keer maar steeds een deel van het platform. Daarbij proberen we de impact op de gebruikers van het platform zo beperkt mogelijk te houden. Extra functies en/of verbeteringen of bestaande producten die voor het oprapen liggen, mits ze het einddoel niet vertragen, nemen we mee. De focus ligt echt op het realiseren van de functies die de e-Suite nu ook heeft. Programma Beyond23 levert basis voor PodiumD op Gemeenten laten het oude landschap van geïsoleerde datasilo’s en spaghetti-architectuur achter zich en gaan onderweg naar nieuwe tools en ruimte voor een moderne architectuur voor een klantgerichte

dienstverlening. We gaan aan de slag met producten die gezamenlijk uiteindelijk het hele zaakgewijze afhandelproces van verzoek tot product ondersteunen. Programma Beyond23 levert op deze wijze PodiumD op. Zo zijn we bezig met het ontwikkelen van de nieuwe manier van formulieren maken met behulpvan PodiumD formulier. Bieden we een loket en geven we inzicht in zaken via het PodiumD contact. In het PodiumD portaal handelen we zaken af met en slaan we deze op in de PodiumD zaak. Ook pakken we de afhandeling van meldingen openbare ruimte op, door gebruik te maken van PodiumD melding. Steeds meer producten plaatsen we zo op PodiumD. Op die manier bouwen we gestaag aan een samenwerkend platform dat de (digitale) dienstverlening optimaal ondersteunt. In eerste instantie voor de vervanging van de e-Suite, waarmee we de continuïteit van de e-Suite gebruikers borgen. PodiumD Het platform voor digitale dienstverlening PodiumD is het Dimpact platform voor digitale dienstverlening. Onze producten komen samen op dit platform. In de toekomst omvat PodiumD alles wat onder het product-portfolio van Dimpact valt (hier vallen de ingekochte producten als Burgerzaken en My-Lex niet onder). Alle onderdelen zijn zoveel mogelijk gerealiseerd in open source en voldoen aan de Common Ground architectuur. Dat wil zeggen dat alles naadloos op elkaar aansluit.

“Snel en soepel inspelen op de actuele en veranderde behoefte van inwoners en ondernemers. Dit is een toekomstperspectief dat met het nieuwe digitale dienstverleningsplatform, PodiumD, werkelijkheid wordt.” Voordelen PodiumD PodiumD biedt verschillende voordelen voor gemeenten. PodiumD biedt een volledig geïntegreerd platform in plaats van dat je producten apart afneemt en zelf moet hosten en integreren in de gemeentelijke omgeving. Als vereniging zijn wij eigenaar van het platform en dragen leden gezamenlijk bij aan de doorontwikkeling van producten op het platform. Gemeenten delen kennis met elkaar op, onder andere, het gebied van gebruik en beheer en de inpassing van producten in de eigen organisatie. Daarnaast worden gemeenten ontzorgd op verschillende vlakken, zoals leveranciers- en contractmanagement en de relatie met landelijke standaarden en ontwikkelingen die meegenomen worden in de (door)ontwikkeling van het platform. Zoals genoemd vallen de ingekochte producten Burgerzaken en My-Lex niet onder PodiumD. Deze producten worden los van het Dimpact platform PodiumD aangeboden. Afname van deze producten brengt ook voordelen voor onze leden. Door gezamenlijke inkoop hebben we een financieel voordeel voor de leden verkregen. Ook bij deze producten worden gemeenten ontzorgd op het gebied van contracten leveranciersmanagement.

Daarnaast hebben afnemende leden invloed op de (door-)ontwikkeling van deze producten. Huidige Kosten Dimpact Structureel/lidmaatschap - € 484.000,- voor 2023. Wordt regulier gedekt. Incidenteel/Beyond23 - Bijdrage Beyond23 / “Samen Doorpakken Nu!” € 35.200,- in 2021 / € 51.000,- in 2022 / € 19.400,- in 2023 (is reeds gedekt) - Implementatiekosten nieuwe Burgerzaken Modules € 70.000,- in 2023 (is reeds gedekt) - Bijdrage Business Change Management (BCM) Team (Implementatie ondersteuning) € 47.000,- euro in 2023 (is reeds gedekt)