Raadsvoorstel Aanwijzingsbesluit elektronische kanalen publieke dienstverlening

•~•

»

gemeente Roermond

VOORSTEL AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Onderwerp: Aanwijzingsbesluit elektronische kanalen publieke dienstverlening Zaaknummer: 119101-2025 Datum: 12 november 2025

Inleiding Vanaf 1 januari 2026 wijzigt de Algemene wet bestuursrecht (Awb) door de invoering van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv). Deze wet geeft inwoners en ondernemers het recht om formele berichten digitaal te versturen naar de gemeente. Formele berichten zijn berichten die deel uitmaken van een procedure over een besluit, klacht of een ander krachtens wettelijk voorschrift voorgeschreven bericht zoals een wettelijk verplichte melding. De digitale weg is een recht en geen plicht: inwoners en ondernemers hebben de vrijheid om voor de analoge weg te (blijven) kiezen. Bestuursorganen moeten voor het indienen van alle formele berichten een voldoende betrouwbaar kanaal aanwijzen die inwoners en ondernemers daarvoor kunnen gebruiken. Hiervoor stelt de gemeente een aanwijzingsbesluit vast. Voorstel Aan de raad wordt voorgesteld: 1. het aanwijzingsbesluit elektronische kanalen publieke dienstverlening gemeente Roermond vast te stellen, voor zover het zijn bevoegdheid betreft; 2. het delegatiebesluit Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer Roermond vast te stellen. Argumenten 1 .1 Met de vaststelling van het aanwijzingsbesluit wordt voldaan aan de verplichting uit de Wmebv De Wmebv verplicht gemeenten om middels een aanwijzingsbesluit elektronische kanalen aan te wijzen voor het indienen van formele berichten.

Met de vaststelling van het aanwijzingsbesluit worden de specifieke webformulieren en het algemeen contactformulier de aangewezen kanalen voor het indienen van formele berichten. Deze kanalen voldoen aan aanvullende eisen die volgen uit de Wmebv, zoals het tonen van ingevoerde gegevens en de ontvangstbevestiging van het ontvangen bericht. Bijlage 1 van het aanwijzingsbesluit biedt een overzicht van de op dit moment beschikbare specifieke webformulieren voor formele berichten. Dit overzicht wordt aangevuld naarmate nieuwe specifieke webformulieren worden ontwikkeld. Het algemeen contactformulier is beschikbaar voor alle overige (formele) berichten.

Pagina 1 van 3

Pagina 2

Onderwerp: Aanwijzingsbesluit elektronische kanalen publieke dienstverlening

1 .2 Het aanwijzingsbesluit biedt duidelijkheid voor inwoners en ondernemers Inwoners en ondernemers kunnen gebruiken voor het versturen van formele berichten aan gemeente Roermond. Voor de formele berichten waarvoor een specifiek webformulier beschikbaar is, wordt dit als kanaal aangewezen. Voor de overige formele berichten kunnen inwoners en ondernemers van het algemeen contactformulier gebruikmaken. Deze formulieren zijn te vinden op de gemeentelijke website. Daardoor weten inwoners en ondernemers via welke weg zij deze berichten moeten versturen als zij dit digitaal willen doen.

1 .1 Het aanwijzen van de kanalen sluit aan bij de visie op dienstverlening Eén van de pijlers uit de visie op dienstverlening is: Digitaal en persoonlijk We stimuleren digitale dienstverlening en zorgen dat we ruimte hebben voor persoonlijke aandacht als dat nodig is. Onder deze pijler is de richting ingezet om voor het aanvragen van producten en diensten een webformulier als voorkeurskanaal te hanteren. Daarbij zorgt het gebruik van specifieke webformulieren ervoor dat het bericht gelijk bij het juiste cluster terecht komt. Dit verbetert de snelheid van het interne proces. De digitale kanalen vervangen de analoge weg niet. Het blijft mogelijk voor inwoners en bedrijven om per post, telefonisch of aan de balie berichten in te dienen. Zo verbeteren we onze digitale dienstverlening en blijft er ruimte voor persoonlijke aandacht. 1.4 Ook de gemeenteraad moet elektronische kanalen aanwijzen voor het indienen van formele berichten Ook de gemeenteraad kan formele berichten ontvangen van inwoners en ondernemers. Daarom moet de gemeenteraad, voor zover het zijn bevoegdheden betreft, de kanalen aanwijzen die inwoners en ondernemers kunnen hanteren bij het gebruik van de digitale weg. Het staat de gemeentelijke bestuursorganen vrij een gezamenlijk aanwijzingsbesluit vast te stellen.

Na vaststelling van alle drie de bestuursorganen (burgemeester, het college van B&W en de gemeenteraad) wordt het aanwijzingsbesluit bekendgemaakt. 2. 1 Het is wenselijk dat toekomstige aanpassingen van het aanwijzingsbesluit efficiënt worden doorgevoerd Het voorstel ziet naast het vaststellen van het aanwijzingsbesluit door ieder bestuursorgaan (het college, de burgemeester en de raad), ook op het overdragen van de aanwijzingsbevoegdheid van raad naar college. Op basis van bestaand mandaat kan een en ander vervolgens op ambtelijk niveau namens het college worden doorgevoerd, om zo ook de doorlooptijd tot een minimum te beperken. Bij eventuele wijzigingen die plaatsvinden in elektronische kanalen die in het aanwijzingsbesluit staan, gaat het slechts om technische aangelegenheden. Het gaat bijvoorbeeld om: • nieuwe webformulieren die beschikbaar worden gesteld omdat het bestuursorgaan een nieuw product of dienst levert (bijvoorbeeld als gevolg van nieuwe wetgeving); • webformulieren die worden verwijderd omdat het bestuursorgaan een product of dienst niet meer levert; • de wijziging van een productnaam. Omwille van een gezamenlijke besluitvorming wordt nu de vaststelling van dit initiële aanwijzingsbesluit eenmalig aan de gezamenlijke bestuursorganen (raad, college, burgemeester)

Pagina 3

Onderwerp: Aanwijzingsbesluit elektronische kanalen publieke dienstverlening

voorgelegd. Na delegatie van de bevoegdheid van de raad aan het college, worden toekomstige aanpassingen van het aanwijzingsbesluit dan in mandaat afgehandeld.

Kanttekeningen en risico's 1.1 Het niet aanwijzen van digitale kanalen kan leiden tot risico's Op het moment dat de gemeente geen digitale kanalen aanwijst en dit niet publiceert, staan alle digitale kanalen van de gemeente open voor ieder formeel bericht over ieder product of dienst. Niet alle digitale kanalen zijn hiervoor geschikt, vanuit het oogpunt van veiligheid en betrouwbaarheid. Daarnaast zorgt dit voor een inefficiënte opvolging van formele berichten waardoor de doorlooptijd en servicenormen een probleem kunnen vormen. 1.2 Het aanwijzingsbesluit is vatbaar voor bezwaar en beroep Het aanwijzingsbesluit is een besluit van algemene strekking en is daarom vatbaar voor bezwaar en beroep. Historisch overzicht Niet van toepassing. Financiële gevolgen Er zijn geen kosten verbonden aan de vaststelling van het aanwijzingsbesluit. Communicatie en participatie Na besluitvorming van de drie bestuursorganen (college, burgemeester en raad) wordt het aanwijzingsbesluit formeel bekendgemaakt in het Gemeenteblad. Na inwerkingtreding is de geconsolideerde versie van het aanwijzingsbesluit te vinden op https://lokaleregelgeving.overheid.nl. Bijlagen Bijlage 1 - Concept Aanwijzingsbesluit elektronische kanalen publieke dienstverlening gemeente Roermond; Bijlage 2- Concept Delegatiebesluit Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer Roermond.

Met vriendelijke groet, het college van burgemeester en weth etaris,