Raadsvoorstel aanwijzing nieuwe accountant (2)

VOORSTEL AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Onderwerp: Aanwijzing nieuwe accountant Zaaknummer: 138935-2024 Datum: 18 maart 2025

Inleiding Ingevolge de Verordening op de auditcommissie gemeente Roermond 2022 bereidt de auditcommissie de aanbesteding van de accountant en de selectieprocedure van de accountant voor. In begin september 2024 is gestart met de voorbereidingen voor het inkooptraject “accountantsdiensten gemeente Roermond” voor de gemeente Roermond. De raad heeft op 7 november 2024 het Programma van eisen aanbesteding accountantsdienstverlening, de gunningscriteria en per gunningcriterium de bijbehorende wegingsfactoren vastgesteld. Inmiddels is het aanbestedingstraject afgerond en heeft het inkoopteam op basis van een objectieve beoordeling een keuze gemaakt. Op grond van artikel 213, lid 2 Gemeentewet wijst de raad een of meer accountants aan, belast met de controle van de in artikel 197 bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. De Auditcommissie heeft o.a. de taak om het voorstel met betrekking tot de gemeentelijke accountant te doen. Via de commissie BM van 7 april 2025 legt de auditcommissie dit raadsvoorstel ter besluitvorming voor aan de raad. Voorstel Aan de raad wordt voorgesteld BDO Audit & Assurance B.V. aan te wijzen als accountant.

Argumenten In het door de raad vastgestelde Programma van eisen accountancy plus de gunningscriteria en de per gunningcriterium vastgestelde wegingsfactoren (PvE) is vastgelegd dat de opdracht gegund wordt aan de inschrijver met de beste prijs– kwaliteitverhouding. Drie accountantsorganisaties hebben op de aanbesteding ingeschreven. De ingediende inschrijvingen zijn vervolgens getoetst op compleetheid en ontvankelijkheid zoals vastgelegd in het PvE. De leden van het inkoopteam hebben de ingediende inschrijvingen individueel beoordeeld. Op 22 januari 2025 zijn de ontvangen offertes besproken en zijn voor de kwaliteitsaspecten in consensus punten gegeven. Vervolgens hebben de drie partijen op 29 januari 2025 een presentatie gegeven, welke ook in consensus is beoordeeld. Voor de beoordeling van de presentaties is het inkoopteam uitgebreid met de overige leden van de auditcommissie. De prijzen waren bij het inkoopteam niet bekend. Dit om mogelijke beïnvloeding door kennis te hebben van prijs uit te sluiten.

Pagina 1 van 3

Pagina 2

Onderwerp: Aanwijzing nieuwe accountant

De samenstelling van het inkoopteam is opgenomen in de Inkoopstrategie "Accountancy 2025-2028" en bestaat uit de volgende interne functies: • Voorzitter auditcommissie • Griffier • Financieel adviseur • Adviseur planning & control • Inkoopadviseur • Adviseur Audit en Control, later vervangen door de concernmanager bedrijfsvoering De inschrijver met de beste prijs - kwaliteitverhouding is BDO Audit & Assurance B.V. te Eindhoven (hierna: BDO). Zij heeft ingeschreven voor een bedrag van€ 150.000 voor de jaarrekeningcontrole en € 52.500 voor de controle verwerking facturatie Jeugdwet (regionale opdracht). Voor de SiSa controle is een prijs van€ 1.500 per regeling afgegeven. Het inkoopteam adviseerde de opdracht te gunnen aan BDO, en de overige inschrijvers af te wijzen. Ingevolge artikel 160 lid 1 onder d Gemeentewet is het college bevoegd tot privaatrechtelijke rechtshandelingen te besluiten. Dit betekent dat het college bevoegd is te besluiten tot gunning van de opdracht aan BDO. Op grond van artikel 213 lid 2 Gemeentewet is de raad bevoegd om de accountant aan te wijzen. Dit houdt in dat het college de opdracht pas definitief kan gunnen nadat de raad een besluit heeft genomen tot aanwijzing van de accountant. Op basis van het advies van het inkoopteam heeft het college op 18 maart 2025 besloten tot voorlopige gunning onder voorwaarden aan BDO.

Van dit besluit is BDO op de hoogte gesteld. Kanttekeningen en risico's Voor de volledigheid dient nog te worden vermeld dat indien een inschrijver het niet eens is met de gunning, hij binnen 20 dagen na gunning een kort geding aanhangig kan maken. Indien na afloop van de termijn van 20 dagen geen kort geding aanhangig is gemaakt en/of indien een vordering in kort geding is afgewezen wordt de gunning definitief. Het voornemen tot gunnen heeft 20 maart 2025 via tendernet plaatsgevonden. De overige inschrijvers hadden dan tot en met 9 april 2025 om tegen deze gunningsbeslissing rechtsmiddelen in te zetten. Historisch overzicht 7 november 2024: raadsbesluit Programma van eisen aanbesteding accountantsdienstverlening; Financiële gevolgen De kosten bedragen€ 150.000 voor jaarrekeningcontrole en€ 52.500 voor controle verwerking facturatie Jeugdwet (regionale opdracht). Voor de SiSa controle is een prijs van € 1.500 per regeling afgegeven. Voor het controlejaar 2024 heeft de gemeente Roermond 36 SiSa-regelingen. Dit betekent€ 54.000. In totaal bedraagt dit€ 204.000. Momenteel is voor de controle van de jaarrekening en de SiSa-regelingen € 146.000 in de meerjarenbegroting opgenomen. Het structurele budget accountantscontrole (62075) dient met€ 58.000 (€ 204.000 -/- € 146.000) te worden verhoogd.

Het budget voor de accountantscontrole (€ 146.000) was de laatste jaren ontoereikend en is jaarlijks incidenteel verhoogd. De kosten voor de controle van de facturatie jeugd in 2024 zijn begroot op circa € 38.000 en worden nu€ 52.500.

Pagina 3

Onderwerp: Aanwijzing nieuwe accountant

De financiële impact van deze aanbesteding wordt voor 2025 verwerkt in de 2de Turap en meerjarig in de Kadernota 2026. Communicatie en participatie De ingeschreven partijen zijn schriftelijk geïnformeerd onder voorwaarde van geen bezwaar/ kort geding en de aanwijzing door de raad. BDO is schriftelijk geïnformeerd middels het voornemen tot gunning. Een voornemen tot gunning betreft een gunning onder voorwaarde van geen bezwaar/ kort geding en de aanwijzing door de raad. De overige inschrijvers hebben 20 kalenderdagen de tijd om tegen deze gunningsbeslissing rechtsmiddelen in te zetten. De overige twee inschrijvers zijn schriftelijk geïnformeerd middels een afschrijvingsbrief. Uitvoering en evaluatie - leder jaar vindt na afronding van de controlewerkzaamheden een evaluatie plaats met de auditcommissie. - Tussentijds vindt er periodiek ambtelijk een overleg plaats met de accountant omtrent de samenwerking.

De auditcommissie