Raadsvoorstel aanpassing vergadersystematiek en verordening op de raadscommissies

··e3 j}

»

gemeente Roermond

VOORSTEL AAN DE RAAD VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Onderwerp: Datum:

Aanpassing Vergadersystematiek en Verordening op de raadscommissies 15 november 2022

INLEIDING. Na de raadsverkiezingen in maart 2022 is tijdens het informatieproces ook het vergadermodel van de gemeenteraad van Roermond aan de orde geweest. Dit heeft geleid tot de instelling van een werkgroep bestaande uit fractievertegenwoordigers, een vertegenwoordiging vanuit het college, de ambtelijke organisatie en de griffie. Deze heeft de bestaande vergadersystematiek tegen het licht gehouden. Enkele door de werkgroep voorgestelde wijzigingen vergen aanpassing van de Verordening op de raadscommissies, te weten: de introductie van vaste informatiebijeenkomsten binnen de vergadercyclus en een agendacommissie die onder meer de agenda van deze bijeenkomsten vaststelt.

Voorgesteld wordt in te stemmen met de aanpassing van de vergadersystematiek en de gewijzigde Verordening op de raadscommissies vast te stellen.

TOELICHTING. Huidige vergadersystematiek. De huidige vergadersystematiek bestaat sinds 2010 (raadsvoorstel 2010/037/01 ). Vanaf dat moment was er -naast de (besluitvormende) raadsvergaderingen- sprake van drie (oordeelsvormende) commissies (Bestuur & Middelen, Ruimte en Burgers & Samenleving en een (beeldvormend) Sprekersplein). Qua vergaderfrequentie was er sprake van zeven reguliere vergadercycli en een aparte cyclus voor de begroting.

Doel wijzigingen vergadersystematiek. Met de voorgestelde wijzigingen wordt beoogd: 1. 2. 3.

meer besluitvormingsmomenten te realiseren voor raadsvoorstellen; meer structuur en duidelijkheid te realiseren met betrekking tot de vergaderplanning van bijeenkomsten voor raads- en commissieleden; meer ruimte te creëren voor beeldvormende informatiebijeenkomsten in de vergadercyclus.

Wijzigingen vergadersystematiek. •

Er komen meer vergadercycli.

Met ingang van 2023 zullen er 10 vijf-weekse vergadercycli plaatsvinden (inclusief de gezamenlijke commissievergadering en raadsvergadering in het kader van de begroting).

In navolgende jaren kan er mogelijkerwijs (als vakantieperiodes anders vallen) nog 1 extra cyclus plaatsvinden. Het presidium stelt jaarlijks het vergaderschema vast.

Zie het bijgevoegde jaarschema 2023 zoals door het Presidium reeds is vastgesteld (bijlage).

•

Introductie van beeldvormende informatiebijeenkomsten binnen de bestaande vergadercyclus. Voorafgaand aan de commissie- en raadsvergaderingen worden per vergadercyclus (in beginsel) een tweetal "informatiebijeenkomsten" gepland (op dinsdag- en woensdagavond). De maandag -in die week- is een reserve-dag. De 1e vergadercyclus na de zomervakantie kent geen informatiebijeenkomsten.

De informatiebijeenkomsten hebben geen specifiek "commissielabel". In elk van de bijeenkomsten kunnen derhalve -per avond- thema's uit alle gemeentelijke beleidsvelden aan de orde komen.

De bijeenkomsten zijn beeldvormend van karakter en kunnen worden gevuld met onder meer insprekers, presentaties, toelichtingen (ambtelijk, bestuurlijk), thema-avonden, rondetafelgesprekken met externen, klankbordgroepen, werksessies en sonderende bijeenkomsten.

Informatiebijeenkomsten zijn openbaar en toegankelijk voor burgers, tenzij het karakter van de bijeenkomst zich hiertegen verzet.

Andere bijeenkomsten -buiten de informatiebijeenkomsten en de commissie- en raadsvergaderingendienen hoge uitzondering te worden.

Het Sprekersplein komt te vervallen, burgers en (maatschappelijke)organisaties kunnen inspreken op één van de informatiebijeenkomsten. In geval er in een vergadercyclus geen informatiebijeenkomst plaatsvindt kan het spreekrecht plaatsvinden in een commissievergadering.

• Introductie van een agendacommissie voor de informatiebijeenkomsten. Voorgesteld wordt dat een agendacommissie -bestaande uit de drie commissievoorzitter en de burgemeester - de agenda van de informatiebijeenkomsten vaststelt. De agendacommissie besluit tevens over de locatie, de eventuele beslotenheid en het voorzitterschap van de informatiebijeenkomst.

De agenda van de informatiebijeenkomst wordt uiterlijk 7 dagen voorafgaand aan de geplande bijeenkomst verstuurd en gepubliceerd.

Het voorzitterschap van de informatiebijeenkomsten kan per (onderdeel van de) bijeenkomst verschillen. Er zal een pool van voorzitters gevormd worden (onder meer commissievoorzitters, andere raadsleden, eventueel externen).

De aanpassing van de vergadersystematiek zoals beschreven in dit voorstel leidt enkel tot aanpassing van de verordening op de raadscommissies. Het Reglement van Orde van de gemeenteraad behoeft geen aanpassing. Wijziging van het Reglement van Orde komt wel in de

2

eerste helft van 2023 aan de orde, namelijk op het moment dat de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur in werking is getreden. Daarbij worden dan ook enkele wijzigingen meegenomen die in de vorige raadsperiode zijn verzameld maar op dat moment niet in het Reglement van Orde zijn doorgevoerd.

VOORSTEL. Naar aanleiding van de voorgestelde wijzingen in het kader van de vergadersystematiek dient de Verordening op de raadscommissies te worden aangepast. Zie daartoe de bijgevoegde "was-wordt" versies voor de concrete tekstwijzigingen.

Voorgesteld wordt om: 1.

in te stemmen met de aanpassingen van de vergadersystematiek;

2.

de bijgevoegde "Verordening op de raadscommissies" vast te stellen.

J. Vervuurt

Bijlagen bij raadsvoorstel: -Verordening (nieuwe versie) op de raadscommissies; -Was-wordt-versie Verordening op de raadscommissies; -Vergaderschema 2023 (reeds vastgesteld door het Presidium d.d. 3 oktober 2022.); -Achtergrondinformatie: notitie Werkgroep vergadersystematiek d.d. 20 oktober 2022 (met 3 bijlagen).

3