Raadsinformatiebrief Opgave Informatiesamenleving 2023-2030 (ter informatie)

Norm De gemeente voldoet met haar digitale dienstverlening aan de wettelijke eisen die op 31 december 2021 gelden.

Constatering De digitale dienstverlening van de gemeente Roermond voldoet gedeeltelijk aan de wettelijke vereisten voor digitale dienstverlening. De gemeente moet op 31 december 2021 voldoen aan: • Tijdelijk besluit digitale overheid. Roermond voldoet op dit moment niet geheel aan de eisen uit het besluit. • Wet elektronische publicaties (Wep). Roermond voldoet op 31 december 2021 aan deze wet.

Significante aandachtspunten Gemeenteraad: 1. Stel kaders op zodat de gemeente voldoet aan wettelijke verplichtingen op het gebied van digitale dienstverlening en laat het college jaarlijks rapporteren over de status en voortgang. 2. Controleer de komende jaren regelmatig of het college voldoet aan de Woo, waarbij de gemeente tenminste voldoet aan de fasering die de Woo voorschrijft.

18

Daarnaast zijn er de komende 3 jaren diverse Wettelijke verplichtingen waaraan de gemeente moet voldoen. De gemeente treft momenteel voorbereiding om te voldoen aan de volgende toekomstige verplichtingen. • Wet open overheid (Woo): Hoewel de peildatum van het onderzoek op 31 december 2021 was, kunnen we constateren dat de gemeente Roermond op 1 mei 2022 voldoet aan de vastgestelde voorwaarden van de Wet open overheid. Vanaf 1 mei 2022 kan de gemeente gefaseerd documenten actief openbaar maken en een digitaal kanaal als formeel kanaal aanwijzen. • Wep vanaf 1 juli 2022: o Alle beleidsregels online beschikbaar via overheid.nl o Digitale terinzagelegging • Wet digitale overheid (Wdo) vanaf 1 juli 2022 (datum onder voorbehoud): vervangt Tijdelijk besluit digitale overheid en stelt daarnaast (open) standaarden in voor elektronisch verkeer, informatieveiligheid en identificatiemiddelen voor inwoners en bedrijven. Dimpact werkt volgens deze standaarden en verwerkt deze in haar producten. • Single Digital Gateway: o Vanaf december 2022: informatie over 85 gemeentelijke producten en diensten beschikbaar via YourEurope.eu o Vanaf december 2023: burgers en bedrijven kunnen Europese overheidsorganisaties toestemming geven om digitaal bewijsstukken uit te wisselen. o EU-burgers en bedrijven krijgen ondersteuning bij het zoeken naar informatie of het volgen van een procedure.

3. Controleer de komende jaren regelmatig of het college (open) standaarden toepast in het kader van de Wdo. College van B&W: 4. Zorg dat alle digitale omgevingen (websites en apps) waar gemeente Roermond in het kader van Tijdelijk besluit digitale overheid/Wdo verantwoordelijk voor is, toegankelijk worden gemaakt, geïnspecteerd en voorzien van een toegankelijkheidsverklaring. 5. Ontsluit de eventueel nog ontbrekende beleidsregels in het kader van de Wep voor 1 juli 2022 via overheid.nl. Realiseer daarnaast ook digitale terinzagelegging. 6. Ontsluit in het kader van de SDG informatie over 85 producten en diensten via YourEurope.eu vanaf december 2022. Vanaf december 2023 bewijsstukken digitaal uitwisselbaar met Europese overheidsorganisaties. 7. Wijs in het kader van de Wmebv voor elk formeel bericht aan welk elektronisch kanaal daarvoor gebruikt kan worden, voor 1 december 2022. Maak hierover ook afspraken met BsGW.

• Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) 1 januari 2023: inwoners en bedrijven hebben het recht ieder formeel bericht elektronisch aan de overheid te sturen. 2. Op welk landelijk beleid of landelijke voorzieningen kan of moet de gemeente aansluiten? En wat betekent dit in hoofdlijnen concreet voor de gemeente?

De gemeente volgt op het gebied van digitale dienstverlening landelijke ontwikkelingen en sluit aan op landelijke voorzieningen (zoals GIBIT, Common Ground, DROP en PLOOI) waarmee de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving.

De digitale dienstverlening van de gemeente Roermond maakt niet optimaal gebruik van de laatste mogelijkheden die landelijk beleid of landelijke voorzieningen bieden. De digitale dienstverlening sluit aan op of maakt gebruik van: • GIBIT inkoopvoorwaarden sinds 2017. • DROP als invoervoorziening voor het bekendmaken en publiceren van besluiten. • In 2022 van de invoervoorziening SDG voor gemeenten, om informatie over 85 producten en diensten te publiceren via YourEurope.eu. • In 2022 het digitaal aanvragen van een rijbewijs. • Roermond werkt aan de inrichting van het informatiebeheer op basis van de principes van Common Ground. Dimpact is ook nauw betrokken bij de uitwerking van deze architectuur, waarmee Roermond is aangehaakt op deze ontwikkeling. • Over voorbereidingen voor de aansluiting op PLOOI als onderdeel van de Wet open overheid, hebben we geen beleid of besluitvorming gezien.

College van B&W: 8. Controleer jaarlijks of de meest actuele versie van de GIBIT als inkoopvoorwaarden voor IT wordt gebruikt. 9. Blijf DROP gebruiken als invoervoorziening voor het bekendmaken en publiceren van besluiten. 10. Gebruik de invoervoorziening SDG voor gemeenten en zie erop toe dat kennis en ervaringen die elders (VNG) worden opgedaan, worden vertaald en benut in Roermond. 11. Zie erop toe dat bij de inrichting van het informatiebeheer de principes van Common Ground worden toegepast. Benut hierbij de aanwezige kennis en ervaring van Dimpact en andere Dimpact-leden. 12. Gebruik PLOOI voor het vindbaar maken van documenten, zoals de Woo voorschrijft.

19

3. Welk gemeentelijk beleid hebben de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond sinds maart 2010 vastgesteld op het gebied van digitale dienstverlening en doelgroepen/inclusie? En in hoeverre is dit beleid toereikend voor de ontwikkelingen van de komende jaren?

De gemeenteraad heeft actueel beleid op het gebied van digitale dienstverlening en doelgroepen/inclusie. Dit beleid is toereikend voor de ontwikkelingen van de komende 2 tot 3 jaren.

De gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders hebben enkele beleidszaken vastgesteld. Om optimale digitale dienstverlening te borgen voor inwoners en ondernemers is dit niet toereikend. College van burgemeester en wethouders: • Programma Excellente dienstverlening, waarin onder meer het zaakgericht werken en de ontwikkeling van het KCC zijn vastgelegd. Door een gebrekkige centrale regie over het programma, is de uitvoering versnipperd geraakt. Er wordt onvoldoende gestuurd op resultaten en effecten. • Online strategie voor www.roermond.nl, waarin diverse uitgangspunten voor digitale dienstverlening zijn vastgelegd. De online strategie wordt grotendeels toegepast. Maar nog niet alle onderdelen zijn gerealiseerd of formeel vastgelegd. Er wordt onvoldoende gestuurd op de resultaten en effecten van de online strategie.

4. Welke kaders en kwaliteitseisen heeft de gemeenteraad van Roermond meegegeven aan de gemeentelijke organisatie en de Belastingsamenwerking Gemeenten en Waterschappen Limburg (BsGW) op het gebied van digitale dienstverlening? 5. Welke diensten biedt de gemeente aan op haar website en hoe digitaal volwassen zijn deze diensten?

De gemeenteraad stelt kaders en kwaliteitseisen bij het uitvoeren en uitbesteden van digitale dienstverlening.

De afspraken met BsGW zijn voornamelijk vakinhoudelijk. De wijze waarop BsGW de digitale dienstverlening aan inwoners en ondernemers inricht, is nauwelijks uitgewerkt. De afspraken die in de uitvoeringsovereenkomst staan, zijn niet meer allemaal van toepassing.

College van B&W: 16. Actualiseer uiterlijk 31 december 2022 de uitvoeringsovereenkomst met BsGW, zodat deze weer overeenkomt met de feitelijke situatie. Maak daarin ook afspraken over de digitale dienstverlening aan inwoners en ondernemers, inclusief de wijze van verantwoording daarover.

De gemeente voldoet aan de EU Dienstenwet. De gemeente biedt haar diensten aan op een digitaal volwassenheidsniveau dat past bij elk product of elke dienst.

De meest aangevraagde producten en diensten biedt de gemeente over het algemeen aan op een digitaal volwassenheidsniveau dat in de meeste gevallen past bij elk product of dienst. Hierin zijn enkele verbeteringen mogelijk. Het succes van digitale dienstverlening wordt onvoldoende gemonitord. Daardoor is onduidelijk of een uitbreiding van het aanbod van digitale dienstverlening leidt tot meer digitale aanvragen en verlichting van de werklast voor het KCC en andere dienstverlenende clusters1 en welke rol storingen spelen in het bruik van digitale dienstverlening.

College van B&W: 17. Veranker de uitgangspunten die de keus bepalen voor het digitaal volwassenheidsniveau van een product of dienst. 18. Maak het succes van digitale dienstverlening meetbaar door informatie uit verschillende systemen met elkaar te combineren. Op basis hiervan kan de gemeenteraad streefcijfers bepalen en afspraken maken over de wijze van verantwoording.

De gemeenteraad is wel betrokken bij de vaststelling van de lokale inclusieagenda. Deze agenda is veel breder dan digitale dienstverlening. De actiepunten uit de lokale inclusieagenda op het gebied van digitale dienstverlening zijn inmiddels in voorbereiding. In de programmabegrotingen over 2021 en 2022 is de digitale dienstverlening onvoldoende gespecificeerd. Hierdoor is onvoldoende duidelijk wat de gemeente precies wil realiseren. Dit maakt het voor de gemeenteraad ook lastig te controleren in hoeverre het college geslaagd is in het realiseren van de voornemens.

Gemeenteraad: 13. Pak als gemeenteraad de kaderstellende en controlerende rol rondom digitale dienstverlening op. Dit bestaat enerzijds uit duidelijke kaders, met concrete streefcijfers over digitale dienstverlening (SMART). Maak daarnaast afspraken over de wijze van verantwoording over digitale dienstverlening richting de gemeenteraad. College van B&W: 14. Ontwikkel uiterlijk 31 december 2022 een organisatiebrede visie op dienstverlening, die richting geeft aan alle ontwikkelingen rond dit thema en zorgt voor een organisatiebrede gedragen werkwijze. Hierbij kan worden voortgeborduurd op componenten uit het programma Excellente dienstverlening en de lokale inclusie agenda. De visie moet de samenhang weergeven tussen de verschillende kanalen van dienstverlening en de keuzes die de gemeente daarin maakt. Het is belangrijk het eigenaarschap van het beleid goed te verankeren en duidelijke afspraken te maken over verantwoording over het beleid. 15. Actualiseer en verbreed uiterlijk 31 december 2022 de online strategie zodat deze niet alleen geldt voor www.roermond.nl, maar ook voor andere online omgevingen en apps.

20

6. Hoe borgt de gemeentelijke organisatie de kwaliteit van de digitale dienstverlening en hoe rapporteert de organisatie daarover richting de gemeenteraad?

De gemeente bewaakt de kwaliteit van de digitale dienstverlening. De gemeenteraad controleert of de digitale dienstverlening voldoet aan de kaders die de gemeenteraad daarvoor heeft gesteld.

De webredactie werkt volgens de uitgangspunten uit de online strategie voor www.roermond.nl De webredactie bewaakt de kwaliteit van de website, en niet de gehele digitale dienstverlening. Daarnaast benut de webredactie informatie uit een webstatistiekenprogramma en reacties van bezoekers van de website die doorlopend worden verzameld om de website continu te verbeteren. Vakafdelingen zijn inhoudelijk verantwoordelijk voor de inhoud van webpagina’s. Er is echter geen standaard controlemoment voor elke pagina. Daardoor loopt de gemeente Roermond het risico dat er verouderde informatie online kan staan.3 De gemeenteraad heeft nauwelijks een rol in het bewaken van de kwaliteit van de digitale dienstverlening. Vanuit het oogpunt van bedrijfsvoering handelt het college dit voor het grootste deel af. De verantwoording is versnipperd, waardoor het totaalbeeld over de dienstverlening ontbreekt.

Gemeenteraad: 19. Maak afspraken over de taakverdeling tussen gemeenteraad en college op het gebied van digitale dienstverlening. Vertaal deze afspraken ook naar vaste jaarlijkse rapportages, waarin de gemeenteraad informatie ontvangt die past bij de rol die de gemeenteraad heeft.

7. Wat onderneemt de gemeente om het gebruik van digitale dienstverlening te stimuleren?

De gemeente stimuleert het gebruik van digitale dienstverlening (intern en extern).

De gemeente stimuleert het gebruik van digitale dienstverlening op verschillende manieren. Van het ontmoedigen van baliebezoek voor producten of diensten die online te regelen zijn, tot telefonische coaching om iemand door een digitaal formulier te leiden. Er is geen totaalbeeld van het kanaalgebruik per product. Daardoor is er onvoldoende zicht op het gebruik van de digitale dienstverlening, hoe zich dat verhoudt tot het gebruik van andere kanalen en of daar nog verbeteringen in mogelijk zijn.

College van B&W: In lijn met aanbeveling 19: 21. Maak het gebruik van digitale dienstverlening ten opzichte van andere kanalen inzichtelijk door informatie uit verschillende systemen met elkaar te combineren. Op basis hiervan kan de gemeenteraad streefcijfers bepalen en afspraken maken over de wijze van verantwoording.

8. Voert de gemeente klanttevredenheidsmetinge n uit over de digitale dienstverlening en met welke frequentie vinden metingen plaats?

De gemeente biedt gebruikers van de digitale dienstverlening doorlopend de mogelijkheid om feedback te geven. De gemeente gebruikt deze feedback om de digitale dienstverlening te verbeteren. De gemeente houdt in haar digitale dienstverlening rekening met minder digitaal vaardige en anderstalige inwoners.

Zie ook de constateringen bij vraag 6. De webredactie verzamelt doorlopend reacties van bezoekers van de website. De webredactie gebruikt deze reacties om de website te verbeteren. De reacties worden niet standaard gebruikt in rapportages aan management en bestuur.

College van B&W: 22. Verwerk ten minste jaarlijks resultaten van klanttevredenheidsmetingen bij het stellen van doelen en in de verantwoording over digitale dienstverlening.

Www.roermond.nl is toegankelijk. Dat betekent dat de meeste teksten op de website zo begrijpelijk mogelijk geschreven zijn. Dit betekent niet dat iedereen overweg kan met de digitale dienstverlening. Zo is er een groep die geen DigiD heeft of daar niet mee kan werken. Als een inwoner contact opneemt met de gemeente, gaat het KCC na welke mogelijkheden diegene heeft om zelfstandig te regelen of welke hulp passend is. Dat kan variëren van een afspraak maken om langs te komen in het Stadskantoor, telefonische coaching om iemand door een webformulier te loodsen tot het inschakelen van hulp door familie of Algemeen maatschappelijk werk.

College van B&W: 23. Besteed in de visie op dienstverlening aandacht aan hoe de gemeente minder digitaal vaardige en anderstalige inwoners bedient en leg ijkmomenten vast. 24. Organiseer jaarlijks een evaluatiemoment waarin de gemeente met (vertegenwoordigers van) de doelgroep bespreekt waar men tegenaan loopt in het contact met de gemeente. Benut de uitkomsten om de dienstverlening te verbeteren.

9. Hoe gaat de gemeente om met minder digitaal vaardige en anderstalige inwoners?

College van B&W: De aanbevelingen 17 en 18 gelden ook voor deze norm. Daarnaast doen we de volgende aanbevelingen: 20. Stel een redactiestatuut vast, waarin werkafspraken staan over digitale dienstverlening, en de servicenormen die voor de verschillende activiteiten gelden. Dat geeft ruggesteun aan de webredactie en maakt voor de rest van de organisatie duidelijk hoe de rolverdeling rondom digitale dienstverlening is.

21

10. Komt de staat van de digitale dienstverlening overeen met de kaders en de ambities die de gemeenteraad en het college van B&W sinds maart 2010 hebben geformuleerd op het gebied van digitale dienstverlening en doelgroepen/inclusie? In hoeverre komt de huidige digitale dienstverlening overeen met hetgeen geformuleerd is in het beleid? 11. Is de digitale dienstverlening van gemeente Roermond goed vindbaar: - Met behulp van de zoekfunctie die de website zelf biedt? - Via een externe zoekmachine, zoals Google? 12. Vragen veel mensen producten en diensten digitaal aan, in lijn met de verwachting zoals vastgelegd in beleidsplannen?

13. Hoe tevreden zijn mensen over de manier waarop ze hun zaken bij de gemeente Roermond digitaal kunnen regelen?

De gemeente voert het beleid op het gebied van digitale dienstverlening en doelgroepen/ inclusie uit.

De kaders en ambities die zijn vastgesteld, zijn of worden grotendeels uitgevoerd. Omdat de kaders en ambities niet altijd SMART geformuleerd zijn, is moeilijk vast te stellen of de gemeente daadwerkelijk heeft bereikt wat ze verwachtte van alle ontwikkelingen. De insteek rondom digitale dienstverlening is vaak de efficiency van de gemeentelijke organisatie. Een concrete (door college en/of gemeenteraad vastgestelde) visie over het totale spectrum aan dienstverlening en wat dat betekent voor inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen, ontbreekt. Doordat er onvoldoende centrale regie is op de ontwikkeling van digitale dienstverlening, kan de uitvoering tussen vakafdelingen verschillen. Dit resulteert in verschillende omgevingen, zoals voor burgerzaken, parkeerzaken en werk en inkomen.

Gemeenteraad: 25. Beschrijf kaders en ambities zo SMART mogelijk en maak daarbij afspraken over de wijze van verantwoording.

De digitale dienstverlening van de gemeente is online goed vindbaar, zowel via de zoekfunctie die de website zelf biedt, als via een externe zoekmachine, zoals Google. Inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen maken gebruik van de digitale diensten van de gemeente. Er zijn uitgangspunten geformuleerd met betrekking tot het gebruik.

De digitale dienstverlening op www.roermond.nl is goed vindbaar. Zowel met de zoekmachine die binnen de website aanwezig is, als met externe zoekmachines zoals Google, DuckDuckGo en Startpage. Vanuit een externe zoekmachine is de betreffende informatie op www.roermond.nl met één klik bereikbaar. Door gebruik te maken van de termen die bezoekers gebruiken bij het zoeken binnen de website, kan de vindbaarheid van informatie verder geoptimaliseerd worden.

College van B&W: 26. Optimaliseer de trefwoorden bij elke pagina aan de hand van (combinaties van) woorden die bezoekers gebruiken bij het zoeken binnen de website.

De gemeente Roermond ziet het digitale kanaal als voorkeurskanaal. Er zijn echter geen concrete streefcijfers geformuleerd voor het gebruik van digitale dienstverlening. Daardoor is op dit moment niet te zetten of de gemeente slaagt in wat ze wil bereiken. Inwoners maken gebruik van de digitale diensten van de gemeente. Voor 3 van de 4 meest aangevraagde producten is in 2021 de digitale dienstverlening via het eformulier op de website het meest gebruikte kanaal. Het uittreksel Burgerlijke Stand scoort daarbij met 90% via het digitale kanaal het hoogst. Ook driekwart van de verhuizingen is online doorgegeven. Bij het uittreksel BRP heeft iets meer dan de helft van de aanvragers het uittreksel online aangevraagd. Het invullen van e-formulieren lukt echter niet altijd in een keer. De succesratio van e-formulieren laat zien dat minstens een derde van de bezoekers het e-formulier niet helemaal afrondt, maar stopt. Er zijn aanwijzingen dat inwoners meerdere keren terugkomen naar formulieren, zoals de e-formulieren voor verhuizing en uittreksel burgerlijke stand. Als de gemeente de succesratio van e-formulieren weet te verbeteren, levert dit een hogere klanttevredenheid en een besparing op. De mate van klanttevredenheid hangt af van wat een bezoeker op de website wil vinden of regelen en de mate waarin diegene daarin slaagt.

Bezoekers die een eformulier hebben ingevuld en daar hun ervaringen over delen, zijn gemiddeld meer tevreden over de digitale dienstverlening dan bezoekers die op de website niet kunnen vinden waar ze voor kwamen.

College van B&W: 27. Benut de digitale vaardigheden die inwoners mede door de coronamaatregelen hebben opgedaan en verleid inwoners zaken online met de gemeente te regelen. 28. Voer gestructureerd aanpassingen door in eformulieren en bekijk op basis van de succesratio of een aanpassing een verbetering oplevert. Streef daarbij naar een succesratio van 80%. Monitor jaarlijks de voortgang.

Inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen zijn tevreden over de manier waarop ze hun zaken bij de gemeente digitaal kunnen regelen.

College van B&W: 29. Blijf reacties van bezoekers gebruiken om de informatie en dienstverlening op de website te verbeteren. 30. Bied bezoekers die antwoord willen op een specifieke vraag de mogelijkheid om via de website een vraag te stellen. Dit kan in de vorm van een e-formulier of als chatfunctie.

22

14. Hoe ervaart/ervaren de doelgroep(en) die de gemeente in het doelgroepen-/inclusiebeleid heeft gedefinieerd digitale dienstverlening van de gemeente Roermond?

De doelgroepen uit het doelgroepen-/ inclusiebeleid van de gemeente zijn tevreden over de manier waarop ze hun zaken bij de gemeente digitaal kunnen regelen.

Gehandicapten, ouderen en laaggeletterden willen graag als volwaardige inwoners meedoen en doen moeite om online zaken te regelen. Toch slagen inwoners er niet altijd in de digitale dienstverlening te gebruiken. Om digitale dienstverlening bruikbaar te maken voor zoveel mogelijk mensen is het belangrijk dat informatie en e-formulieren zo beknopt en overzichtelijk mogelijk zijn. Vertegenwoordigers van de doelgroepen denken graag mee hoe de gemeente teksten en formulieren kan verbeteren zodat nog meer doelgroepen de digitale dienstverlening kunnen gebruiken.

Gemeenteraad: 31. Investeer in het verbeteren van de digitale vaardigheden van inwoners. Wanneer inwoners meer zaken zelfstandig kunnen regelen, zorgt dat voor meer zelfvertrouwen en het gevoel meer volwaardig mee te doen. College van B&W: 32. Betrek bijzondere doelgroepen structureel bij het optimaliseren van de digitale dienstverlening. Als bijzondere doelgroepen met de digitale dienstverlening overweg kunnen, hebben andere doelgroepen daar ook voordeel van.

23

Bijlage 3 – Dimpact en Beyond23 Dimpact Dimpact is van gemeenten en is er voor gemeenten. Leden hebben een gedeelde ambitie: oplossingen initiëren en realiseren voor de publieke dienstverlening van morgen. In een wereld waarin technologische, juridische en maatschappelijke innovaties elkaar steeds sneller opvolgen, staan gemeenten voor een grote opgave. De digitale innovatie van dienstverlening aan inwoners en bedrijven moet versneld worden, en dat kunnen ze niet alleen. Gelukkig hoeft dat ook niet. 40 gemeenten (samen 3 miljoen inwoners) werken samen, co-creëren en leren van elkaar binnen de onafhankelijke coöperatie Dimpact. Zo kunnen onze leden hun dienstverleningsambities waarmaken, altijd met de behoeften van hun inwoners en lokale bedrijven als basis. Onze missie? Ervoor zorgen dat in alle Nederlandse gemeenten de publieke dienstverlening optimaal voor elkaar is. Dimpact bestaat 16 jaar en als gemeente Roermond zijn we lid sinds 2011.

Beyond23 Met het programma Beyond23 zetten Dimpact-gemeenten een grote eerste stap op nieuwe speelveld door de vervanging van e-Suite (zaak- en archiefsysteem) op een nieuwe manier aan te pakken. De vereniging ontwikkelt zich tot een speler in een ecosysteem waarin samenwerking op basis van Common Ground en open source uitgangspunten zijn. Dat is de transitie waarin we ons bevinden. Hiermee leggen we de basis voor een duurzame doorontwikkeling van de vereniging met eigentijdse digitale oplossingen en werkwijzen die de digitale dienstverlening aan inwoners en bedrijven optimaal ondersteunt. Common Ground In 2020 is samen met onze leden de strategische koers voor de komende 5 jaar vastgesteld. Het bijbehorende implementatieplan ‘Doorpakken nu’ beschrijft stapsgewijs hoe we de strategie gaan realiseren. We vernieuwen en innoveren zoveel als mogelijk vanuit het gedachtengoed van Common Ground. Het doel is een nieuwe, flexibele en meer gezamenlijke informatiehuishouding. Hiermee kunnen we inspelen op de behoefte aan moderne en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening aan inwoners en bedrijven. Bij gemeenten komt regelmatig de vraag op wat Common Ground eigenlijk inhoudt en wat de voordelen ervan zijn.

De infographic op commonground.nl geeft de volgende omschrijving: “Gemeenten werken aan een toekomstgerichte informatievoorziening die ze in staat stelt op een flexibele en moderne manier maatschappelijke vraagstukken op te pakken. Door de gegevenshuishouding volgens de Common Ground principes in te richten is het mogelijk om snel en flexibel te vernieuwen, te voldoen aan privacywetgeving en efficiënt om te gaan met data. De realisatieprincipes voor Common Ground vormen een twee-eenheid met de informatie-architectuurprincipes voor het gemeentelijk gegevenslandschap. Beide sets principes zijn belangrijk voor de totstandkoming van een nieuwe, flexibele en meer gezamenlijke gemeentelijke informatiehuishouding”. Voordelen Op deze manier wordt ook de gemeentelijke dienstverlening gestimuleerd. Er is meer: • keuzevrijheid ten aanzien van ‘componenten’ die samen een oplossing vormen. Bevalt de ene niet, dan kies je de andere. • uitwisselbaarheid en toch simpele plug & play door de API-standaarden. Zijn er ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving? Of inzichten in thema’s zoals zaakgericht werken? Dan is functionaliteit makkelijker toe te voegen of af te schalen. • leveranciersonafhankelijkheid doordat we met meerdere marktpartijen (multi-vendor) (door)ontwikkelen. Dat zorgt voor een gezonde marktwerking in kwaliteit en kosten.

• wendbaarheid doordat Common Ground ons in staat om snel en flexibel in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. Common Ground is dus bedoeld om een beweging te creëren in het marktpartijen-landschap en daarmee als lokale overheid meer in regie te komen als het gaat om digitalisering van dienstverlening. We koppelen data los van applicaties en code en zorgen voor meer transparantie door open source te ontwikkelen. Dat maakt de overdraagbaarheid naar andere marktpartijen een stuk eenvoudiger. 24

Bijlage 4 – Trendradar Dimpact Binnen de Dimpact vereniging is afgelopen jaar gezamenlijk een trendradar opgesteld. Deze trendradar biedt een overzicht van voor de gemeente belangrijke ontwikkelingen in de maatschappij en markt. Hier zijn de onderstaande ‘trending topics’ uit naar voren gekomen. Deze zijn vervolgens verdeeld in een aantal categorieën. Op deze topics wordt binnen de vereniging gekeken naar mogelijkheden tot samenwerken. Hiervoor wordt een ‘innovatieplein’ opgezet. Al deze onderwerpen raken ook (de ambities van) onze Opgave Informatiesamenleving.

Categorie – Voorwaardenscheppend (relatie ambitie Digitale Balans): Digitale veiligheid Digitale veiligheid wordt steeds belangrijker. Door de groei aan digitale producten en diensten neemt de potentiële digitale kwetsbaarheid van de samenleving toe. Privacy - een grondrecht De overheid heeft de plicht om de privacy van inwoners te beschermen. Met de AVG (2018) zijn de regels aangescherpt en hebben inwoners meer controle op het gebruik van hun gegevens. Common Ground Gemeenten werken aan een toekomstgerichte informatievoorziening die ze in staat stelt op een flexibele en moderne manier maatschappelijke vraagstukken op te pakken. Lees hier meer over de Common Ground principes. Gezamenlijke voorzieningen Een gemeenschappelijke basis voor informatievoorziening en dienstverlening via generieke digitale infrastructuur, basisregistratie en Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering. Wetgeving Ontwikkelingen rondom relevante wetgeving zoals de Wet Open Overheid, Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer, Wet Hergebruik Overheidsinformatie (Who).

Categorie – Dienstverlening (relatie ambitie Digitale Dienstverlening): Maatwerk en menselijke maat De inwoner verwacht dat de gemeente hem/haar kent. Dat betekent onder andere eenmalige uitvraag van gegevens, op de hoogte zijn van eerdere contacten, snel meedenken in specifieke situaties en bij voorkeur tijdige oplossingen. Digitale identiteit Digitalisering maakt het in toenemende mate van belang dat inwoners en bedrijven beschikken over een digitale identiteit. Hiermee kan men zich in de digitale wereld identificeren en op een betrouwbare manier zaken doen met de overheid.

25

Persoonlijke omgeving Bij persoonlijke omgeving gaat het om een samenspel tussen zelfservice en service. De gemeente is er wanneer dat nodig is, zorgt voor een soepele samenwerking in de keten, speelt (proactief) in op de situatie. Digitale identiteit Digitalisering maakt het in toenemende mate van belang dat inwoners en bedrijven beschikken over een digitale identiteit. Hiermee kan men zich in de digitale wereld identificeren en op een betrouwbare manier zaken doen met de overheid. Zaakgericht werken nieuwe stijl De architectuur van zaakgericht werken ondergaat een grote verandering: van een zakenmagazijn naast backofficesilo’s, ongeschikt voor klantgerichte dienstverlening, naar zaakgericht registreren en generieke en specifieke zaakafhandel componenten.

Categorie – Data (relatie ambitie Digitale Stad) Artificiële Intelligentie Met ‘big data’ als grondstof, heeft Artificiële Intelligentie de potentie om maatschappelijke verschijnselen inzichtelijk te maken en beleids- en besluitvorming te verbeteren. Gemeenten kunnen hiermee toegevoegde waarde creëren voor hun inwoners. Datagedreven werken Datagedreven werken is werken op basis van feiten, verzameld in de vorm van data, uit de samenleving. Die geanalyseerd worden naar informatie en geïnterpreteerd worden naar bruikbare inzichten, om zo een zo geïnformeerd mogelijk besluit te nemen. Open data Het vrijgeven van overheidsdata als open data maakt het mogelijk dat hergebruikers toepassingen en apps ontwikkelen. En open data draagt bij aan de transparantie van het openbaar bestuur, een essentiële voorwaarde voor het vertrouwen in de overheid. Omnichannelstrategie voor naadloze, inclusieve klantinteractie Bij omnichannel richt de organisatie zich op het samenspel van alle kanalen. Door deze kanalen bij elkaar te brengen, slimmer in te richten en goed op elkaar af te stemmen, realiseren we betere, naadloze, inclusieve klantinteracties.

26

Bijlage 5 – Geraadpleegde documenten en personen Bij de totstandkoming van deze opgave zijn diverse documenten geraadpleegd. Daarnaast is op verschillende momenten met diverse collega’s en enkele externe adviseurs gesproken en/of zijn zij in de gelegenheid gesteld om een (concept) versie te voorzien van commentaar en aanvullingen of verbeteringen die hebben geleidt tot dit eindproduct. Documenten • Agenda Digitale Grondrechten en Ethiek 2022-2026 - Van disbalans naar harmonie in een vernieuwde democratische rechtsstaat – VNG (2022) • Bredata – Masterplan Digitalisering Breda – Gemeente Breda (2020) • Coalitieakkoord - ‘De stad van ambitie, daadkracht en verbinding’ (2022) • Concernplan Gemeente Roermond 2022/2023 – ‘Op weg naar een weerbare en wendbare organisatie’ -Gemeente Roermond (2022) • De Instrumenten waaraan wordt gewerkt – Agenda Stad (2021) • De stad van ambitie, daadkracht en verbinding – Coalitieakkoord gemeente Roermond – Gemeente Roermond (2022) • Dienstverleningsconcept - Gemeente Roermond (2021) • Digitale Agenda Gemeenten 2024 - VNG (2020) • Een week geen sociale media zorgt voor minder depressie (blijkt uit onderzoek) – Metronieuws (2022) • https://vng.nl/artikelen/common-ground (5 juli 2022) • ICT Benchmark Gemeenten 2022 – M&I/Partners – (2022) • ICT, kennis en economie 2021 – Internetgebruik van huishoudens en personen - CBS (2021) • Iedereen doet mee in

Roermond – Lokale Inclusie Agenda 2021-2024 – Gemeente Roermond (2021) • Informatiemanagement visie & strategie – ‘De Informatie transformatie’ – Gemeente Roermond (2020) • Informatiemanagement visie & strategie “De Informatie transformatie” – Gemeente Roermond (2020) • I-Visie 2018-2022 van de samenwerkende gemeenten DOWR – Gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte (2018) • Nederland Europese koploper digitale vaardigheden – CBS (2022) • Nederlandse gemeenten hebben Digital Twin nog niet massaal gevonden – Stadszaken.nl (17 september 2021) • Opgaveplan Informatiesamenleving – Gemeente Veenendaal (2021)Opwaarderen - Borgen van publieke waarden - Rathenau Instituut (2017) • Rabobank krimpt in, maar ICT-afdeling groeit – Computable (17 mei 2013) • Rapport onderzoek digitale dienstverlening RKC Roermond - Daadkracht (27 juni 2022) • Virtuele collega doet corvee…en meer – Binnenlands Bestuur (nr.

12 van 2022) • Visie op Digitalisering en Dienstverlening 2020-2023 – Gemeente Den Haag (2020) • Visie op IV en ICT 2021-2025 Gemeente Leudal – Gemeente Leudal / M&I Partners (2021) • www.digitaleoverheid.nl/digitale-inclusie/ (21 juni 2022) Personen intern Personen extern • Account manager/ Regisseur ICT - Guido Gootzen • Adviseur Informatiemanagement Gemeente Venlo – Ruud Jacobs • Adviseurs Informatiemanagement - Alex Janssen & Ger Huijs • Innovatieadviseurs Dimpact – Els van Uum en Martin de Bijl • Businesscontroller Sociaal Domein - Roy Davidts • Regio regisseur Dimpact – Niels Lindeboom • Chief Information Security Officer – Sascha Shikowski • Clustermanager Informatievoorziening - Debora van Orsouw • Clustermanager Publiekszaken - Catelijne Brüll • Concern Controller – Ruud Geelen • Functionaris Gegevensbescherming – Richard Schols • Informatieanalisten Sociaal Domein – Björn Prevoo & Lex Hartman • Opgavemanager Wonen, Water & Economie - Thamar Keulen • Senior Record Manager - Alex van Heugten • Strateeg/Innovatieadviseur – Joost Engels

27