RAAD 2025.052 uitdagingen bedrijfsvoering en toekomstbestendige inrichting griffie

gemeente Roermond

uw nummer uw datum ons nummer onze datum verzonden inlichtingen bij sector/afdeling doorkiesnr. bijlage(n) Betreffende

Aan de gemeenteraad 8 juli 2025 Richard van der Weegen Werkgeverscommissie

Uitdagingen bedrijfsvoering en toekomstbestendige inrichting griffie

Geachte leden, In onze vergadering van 22 mei jl. hebben we gesproken over een toekomstbestendige, robuuste griffie. We nemen u graag mee in deze ontwikkeling. Inleiding De griffie van Roermond staat voor een grote opgave. De gemeenteraad heeft de ambitie om zich verder te ontwikkelen tot een krachtig, zelfstandig bestuursorgaan dat stevig in de samenleving en de regio staat. Tegelijkertijd is de griffie, met een formatie van 3,2 fte (inclusief 0,33 fte voor de ondersteuning van de rekenkamer), de kleinste van alle vergeleken gemeenten in een onlangs uitgevoerde benchmark. De huidige bezetting is niet toereikend om de raad adequaat én strategisch te ondersteunen in haar kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol. In de werkgeverscommissie is daarom gesproken over een toekomstbestendige inrichting van de griffie. Dit sluit ook naadloos aan bij het profiel dat we destijds hebben opgesteld voor de werving en selectie van een nieuwe griffier. Want we zochten in het kort: een stevige, inspirerende en strategische griffier die de gemeenteraad proactief adviseert en professionaliseert. Een verbinder die de gemeenteraad kan helpen bij een sterke positionering en die hierin lef en daadkracht toont, ook in de bestuurlijkambtelijke driehoek. Een griffier die oog heeft voor de onderlinge verhoudingen en investeert in relaties.

De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad naar buiten, zowel naar inwoners als in de regio. We gaven ook mee dat de griffier oog moest hebben voor de toekomstige groei van het griffieteam. We noteerden hierover in het profiel: daarvoor heb je in beeld welke behoeften er spelen bij de gemeenteraad en hoe je als griffie kunt inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen. Je bent je bewust van het groeiende takenpakket van de griffie en de toenemende informatiestroom voor de gemeenteraad, en bent daarin een oplossingsgerichte aanvoerder. Daarnaast zorg je ervoor dat de primaire processen doorgang vinden en dat de verantwoordelijkheden binnen het griffieteam worden verdeeld. We verwachten dat je onderdeel wordt van het griffieteam en dat betekent dat je een handson mentaliteit hebt, maar ook het team meeneemt in de ontwikkeling naar de toekomst, een meer strategische inzet van de griffie en daarin ook de werkgeverscommissie kan inspireren. Onze nieuwe griffier, Richard van der Weegen, is voortvarend aan de slag gegaan met deze uitdagingen.

www.roermond.nl

Pagina 2

Benchmark en positionering Uit de benchmark (zie bijlage) blijkt dat Roermond achterblijft: • Gemiddelde formatie bij gemeenten rond de 60.000 inwoners: 4,5 tot 6,3 fte; • gemiddelde formatie bij Limburgse gemeenten met 40.000+ inwoners: 3,5 tot 8,5 fte; • Roermond: 3,2 fte. De laatste jaren zien we dat griffies zich hebben doorontwikkeld naar strategische griffies met de blik naar buiten. Met name de kleinere griffies zijn ook gegroeid. De Roermondse griffie is achtergebleven bij deze trend. Dat griffies groeien en mee moeten bewegen, is ook om een andere reden logisch. Gemeenten hebben er de afgelopen jaren veel taken bijgekregen. Denk onder meer aan het sociaal domein en de Omgevingswet. Dat heeft z'n weerslag op de ambtelijke organisatie en zou het ook moeten hebben op de griffie. De taken van de raad zijn immers ook fors toegenomen. Naast goede ondersteuning is het ook belangrijk dat de raad ook voldoende tegenmacht kan bieden. De beperkte formatie leidt tot een situatie waarin de griffie invulling kan geven aan (een groot deel van) de basistaken, maar nauwelijks toekomt aan de doorontwikkeling naar een strategische griffie met de blik naar buiten. Overigens is het ook goed om wat wordt verstaan onder basistaken regelmatig tegen het licht te houden, want ook de basistaken van een griffie zijn door de jaren heen veranderd.

Interne analyse en uitdagingen De griffier heeft in een memo aan de werkgeverscommissie een uitgebreide analyse gemaakt van de huidige situatie. Enkele kernpunten, zonder daarbij uitputtend te willen zijn: • Bedrijfsvoering: processen kunnen worden verbeterd en zijn vaak niet beschreven. • Informatievoorziening: is versnipperd, niet alles is goed verankerd, informatiebeveiliging kan beter en de archivering is niet op orde. • Planning & Control: er is weinig grip op de uitvoering van toezeggingen en moties. De voorraadagenda kan worden verbeterd. • Juridische basis: regelingen van de raad zijn aan actualisering toe. • Faciliteiten: werkplekken, fractieruimtes en raadzaal vragen om aandacht. • Cultuur: duale doorontwikkeling vraagt om aandacht. • Raadscommunicatie: het uitvoeringsplan vraagt om stevige inzet. • Positie regio: de raad van Roermond staat onvoldoende op de kaart. • Ondersteuning: tijdens vergaderingen, met name de raad, is de ondersteuning vanuit de griffie niet op orde. De conclusie is helder: de griffie is onvoldoende op sterkte, de belangrijkste hulptroep van de raad kan worden verbeterd. De Roermondse griffie is kwetsbaar en onvoldoende toegerust voor de taken van nu, laat staan voor die van morgen. De ambitie om de raad te professionaliseren, strategisch te ondersteunen en te verbinden met de samenleving én met de regio vereist een stevige impuls.

Maar zelfs wanneer de raad de 'ambitielat' lager zou leggen kunnen we vaststellen dat de raadsondersteuning die de griffie kan leveren niet in balans is met de (basis)taken die de raad anno 2025 heeft. De griffier benadrukt overigens in zijn memo dat hij een zeer betrokken, kwalitatief sterk, ervaren, loyaal, dienstbaar en hardwerkend griffieteam heeft aangetroffen. Goed op elkaar ingespeeld leveren ze dagelijks een knappe prestatie. De basisprocessen zijn veelal solide en gedegen. Een team ook waar veel bereidheid is om mee te bewegen met veranderingen. De griffier wil het team goed betrekken bij de stappen die moeten worden gezet.

2

Pagina 3

Gevolgen te kleine griffie Wanneer niet wordt geïnvesteerd in de griffie blijven er zaken liggen en komen griffie en raad op steeds meer achterstand. Eveneens zonder uitputtend te zijn: • Doorontwikkeling en professionalisering blijven achter; • weinig ruimte voor strategisch advies; • niet in kunnen spelen op ontwikkelingen; • weinig capaciteit voor kwaliteitscontrole; • geen capaciteit en kennis voor raadscommunicatie; • raadsinstrumenten blijven onderbenut; • onvoldoende positie in de regio, richting GR-en; • te weinig verbinding met de samenleving; • gebrekkige ondersteuning; • zeer kwetsbaar. Voorstel uitbreiding formatie Derhalve wordt voorgesteld om de formatie van de griffie uit te breiden met 2 fte en in te zetten voor versterking van en nieuwe inzet op de functies communicatieadviseur, griffiemedewerker en raadsadviseur. De exacte invulling wordt nader onderzocht. Deze uitbreiding brengt de formatie op 5,2 fte, een niveau dat meer past bij de omvang, complexiteit en ambities van Roermond én aansluit op het takenpakket van de raad anno 2025. Bespreking in de werkgeverscommissie De werkgeverscommissie heeft zich positief uitgesproken over de noodzaak tot uitbreiding. Er is brede erkenning voor de kwetsbaarheid van de huidige situatie en de wens om de raad beter te ondersteunen.

De commissie onderschrijft het belang van een toekomstbestendige griffie die in staat is om de raad professioneel, strategisch en onafhankelijk te ondersteunen en te adviseren. Vervolgtraject Het vervolg traject richting besluitvorming is als volgt: • Informatiebijeenkomst voor raads- en commissieleden op 19 of 20 augustus a.s.: nadere toelichting op de noodzaak en het vervolgtraject en de gelegenheid tot het stellen van inhoudelijke vragen. • Wanneer er voldoende draagvlak is binnen de raad, wordt het college (tijdig) gevraagd om de extra middelen mee te nemen in de begroting. De wethouder Financiën heeft tijdens de commissievergadering BM van 10 juni jl. aangegeven dat, indien er vanuit de raad een richtinggevende uitspraak wordt gedaan, het college deze opdracht tijdig mee kan nemen tijdens het opmaken van de Programmabegroting 2026. Een dergelijke uitspraak zou kunnen worden gedaan in bijv. de raad van 18 september a.s. • Programmabegroting 2026: structurele verwerking van de uitbreiding. Conclusie De gemeenteraad van Roermond verdient een griffie die haar ambities kan waarmaken. De huidige formatie is ontoereikend en leidt tot structurele kwetsbaarheid en te weinig slagkracht om door te ontwikkelen.

Een uitbreiding is noodzakelijk om: • De raad strategisch te ondersteunen; • de controlerende en kaderstellende rol te versterken; • de zichtbaarheid en communicatie te verbeteren; • de positie van de raad in de regio te verstevigen; • de continuïteit en kwaliteit van de ondersteuning te waarborgen.

3

Pagina 4

Kortom: de griffie als belangrijkste hulptroep van de raad beter toerusten om de positie van de raad te verstevigen. De werkgeverscommissie ondersteunt het voorstel om te komen tot een griffie 2.0. De komende maanden worden benut om de raad goed mee te nemen, het griffieteam verder te betrekken en de uitbreiding op te nemen in de begroting 2026, indien de raad hiertoe besluit. Vervolgens kan in de loop van 2026 invulling worden gegeven aan de versterking van het griffieteam. Mede namens de andere leden van de werkgeverscommissie: Britt Pasaribu, Danny Danker, Léon Coenen, Ernest Oele en Jorge Wolters Gregorio.

4

Pagina 5

Bijlage benchmark omvang griffies Benchmark formatie griffies - Gemeenten ±60.000 inwoners 7 6 5 LU

t

4

3 2 1 0

Benchmark griffies Limburg - Gemeenten 40.000+ inwoners

3

2 1 0

> e8° é e 9

°

9

6°

é°

$e

~o

°° é

e'

é°

e°

~8°

6°

.s°

"

6°

8

6°

$°

%

o6

<:!

6°

$°

è

o%

6°

-

°

Met uitzondering van Maastricht en Horst aan de Maas wordt de ondersteuning van de Rekenkamer verzorgd door de griffie. De formatie hiervoor is opgenomen in de totale formatie. Voor ondersteuning van de Rekenkamer is in de gemeentes 0,1 tot 1,11 FTE beschikbaar. In Roermond is dat 0,33 FTE. Een netto vergelijking, dus formatie exclusief ondersteuning Rekenkamer, levert geen ander beeld op in de vergelijking.

5