PvE Accountancy plus criteria

2.2 Beschrijving van de opdracht inclusief de daaraan gestelde eisen Algemeen 1 Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven is de accountantscontrole gericht op het afgeven van een oordeel of: - De jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en laten als de grootte en samenstelling van het vermogen inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college; - De baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de financiële verhoudingswet rechtmatig tot stand zijn gekomen; - De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; - Het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is. 2 Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachten algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet, Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO), de notities van de Commissie Besluit begroting en verantwoording (BBV), controleprotocol wet normering topinkomens (WNT), alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NV COS) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. 3 Ten behoeve van de controle stelt de accountant ieder jaar een controleplan op en voert hierover vooraf overleg met de gemeente.

Ten behoeve van dit controleplan stelt een daartoe door de raad ingestelde auditcommissie in overleg met de accountant vast of, en aan welke posten van de gemeentelijke jaarrekening, gemeentelijke functies en organisatieonderdelen, de accountant specifieke aandacht moet besteden. Controle van jaarstukken (inclusief Sisa en WNT) 4 De certificerende functie is vastgelegd in het BADO en de Controleverordening gemeente Roermond. De accountantscontrole richt zich primair op de jaarrekening. De Sisaverantwoording en de WNT-verantwoording maken onderdeel uit van de jaarrekening. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening. De ambtelijke organisatie is voor de accountant mede onderwerp van controle, met name waar het gaat om de volgende aspecten van de organisatie: - Het financiële beheer; - De inrichting van de financiële organisatie. 5 In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden zijn de minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties opgenomen.

De gemeenteraad van Roermond hanteert bij de controle, vooralsnog, de minimumtoleranties zoals vastgelegd in artikel 2, lid 1 en artikel 5, lid 1 van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten: - ten aanzien van fouten in de jaarrekening 1% van de omvangsbasis (totale lasten inclusief de stortingen in de reserves) - ten aanzien van onzekerheden in de jaarrekening 3% van de omvangsbasis (totale lasten inclusief de stortingen in de reserves). Voor het al dan niet opnemen van bevindingen in het verslag van bevindingen wordt een rapporteringstolerantie gehanteerd. Conform artikel 5 van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten is dit een bedrag voortvloeiende uit de goedkeuringstolerantie. De rapporteringstolerantie en de verantwoordingsgrens door het college voor de rechtmatigheidsverklaring worden jaarlijks met de vaststelling van het controleprotocol vastgesteld. Pagina 1 van 11

In afwijking van het bovenstaande geldt voor de in de bijlage bij de jaarrekening opgenomen verantwoordingsinformatie inzake specifieke uitkeringen de hieromtrent in het Bado voorgeschreven rapporteríngstolerantie per specifieke uitkering : € 12.500 indien de omvangbasis (totaal van de lasten) kleiner dan of gelijk aan € 125.000 is; 10% indien de omvangbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; € 125.000 indiende omvangbasis groter dan € 1.000.000 is. Mochten de wettelijke minimumeisen wijzigen, dan worden deze in het jaarlijks vast te stellen Controleprotocol aangepast en opgenomen 6

7

8

9

Met inachtneming van de Controleverordening kan de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant posten in de jaarrekening, posten in deelverantwoordingen, gemeentelijke functies en gemeentelijke organisatieonderdelen vaststellen, waaraan de accountant specifiek aandacht moet besteden en eventueel welke afwijkende rapporteringstoleranties daarbij moeten worden gehanteerd. De controle moet jaarlijks resulteren in: 1. De controleverklaring als bedoeld in artikel 4 van het BADO; 2. Het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 5 van het BADO; 3. (hieraan voorafgaand) een managementletter ten behoeve van het college van burgemeester en wethouders en een boardletter voor de raad. Ten aanzien van de rapportering geldt het volgende: 1. De verklaringen, het verslag van bevindingen en de managementletter moeten in de Nederlandse taal zijn gesteld, zodanig dat ook voor niet ingewijden duidelijk is wat wordt bedoeld; 2. In het verslag van bevindingen besteedt de accountant, voor zover van bestuurlijke betekenis, naast de te rapporteren fouten en onzekerheden, in ieder geval aandacht aan de bevindingen over het financieel beheer, de geautomatiseerde gegevensverwerking en de planning- en control instrumenten; 3.

In de managementletter en boardletter besteedt de accountant aandacht aan bijzonderheden die bij de uitvoering van de controle naar voren zijn gekomen en naar de mening van de accountant verbeterd kunnen worden en/of verbetering behoeven, dan wel in algemene zin memorabel zijn; 4. De accountant stelt zijn rapportages transparant op, dat wil zeggen: a. De bevindingen zijn helder en duidelijk te volgen; b. De bevindingen in de rapportages volgen een consistente gedragslijn; c. Tekortkomingen en risico’s worden tijdig gesignaleerd en hierbij worden oplossingsgerichte adviezen gegeven; d. Ook in het oog springende positieve ontwikkelingen worden meegenomen in de rapportage; e. Bij de adviezen in een rapportage wordt ook aangegeven hoe aan de opvolging van de bevindingen vorm gegeven kan worden. De accountantscontrole op getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording van het college is gericht op: 1. De naleving van de van toepassing zijn externe regelgeving, i.c. de wettelijke kaders op Europees en nationaal niveau, uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; 2. De naleving van het lokale kader dat, naast de programmabegroting, bestaat uit de interne regelgeving, vastgelegd in het normenkader;

Pagina 2 van 11

10

11.

3. De door de raad vastgestelde verordeningen, uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; 4. Daarvoor in aanmerking komende raadsbesluiten uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Ten aanzien van de interne regelgeving vindt een toets plaats naar het recht, de hoogte en de duur van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen. Met inachtneming van huidige en nieuw te verwachten regelgeving. Ten aanzien van de planning geldt het volgende: 1. De accountant stelt elk jaar een plan van aanpak op dat door opdrachtgever wordt geaccordeerd en voert hierover vooraf en zo nodig tussentijds overleg. De planning en de uitvoering van de werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaggeving moeten de planning- en control cyclus van de gemeente volgen en voldoen aan de daarbij door de raad en/of B&W vastgelegde tijdslimieten; 2. De omvang van de steekproef wordt bepaald voor 15 juli aan de hand van ervaringen per proces en in overleg met de accountant. In 2025 vindt dit zo spoedig mogelijk na aanvang van het contract plaats. 3.

Uiterlijk 15 juli wordt door de accountant aangegeven welke documenten er in het balansdossier worden verwacht (eventueel met aanvullingen obv.de interim controle) 4. Overleg vindt in ieder geval plaats met de vertegenwoordiging van de opdrachtgever voorafgaand aan de controle, voor het uitbrengen van de definitieve managementletter aan het college van B&W, voor het uitbrengen van het definitief verslag van bevindingen en om een jaarplanning op te stellen ter voorbereiding van de interim controle en jaarrekeningcontrole; 5. De controleverklaring en het accountantsverslag van de accountant worden in beginsel opgeleverd uiterlijk 1 juni van ieder jaar volgend op het te controleren boekjaar. Het concept accountantsverslag wordt tijdig (half mei) opgeleverd ten behoeve van bespreking in de auditcommissie eind mei. Van enige vertraging stelt de accountant de gemeente onverwijld in kennis met opgave van redenen en vermelding van de verwachte termijn van vertraging. De accountant treedt hierover vervolgens in overleg met de gemeente om de vertraging op te lossen of te minimaliseren. In onderling overleg is het mogelijk om de datum van oplevering te vervroegen. Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als onderstaand. 1.

Interim controle In de tweede helft van het jaar voert de accountant een interim controle uit waarmee in oktober van het controlejaar gestart wordt. Onderdeel van deze interim controle is een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarstukken. De interim controle vindt plaats in een aaneengesloten tijdvak van maximaal twee weken. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag (managementletter) uitgebracht aan het college van B&W. In de managementletter wordt in ieder geval ingegaan op mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures en de beheersing van de rechtmatigheid binnen de organisatie. Het concept hiervan wordt in november ter gezamenlijke bespreking voorgelegd aan de portefeuillehouder en de directie, bijgestaan door een vertegenwoordiging van de gemeentelijke organisatie. Bestuurlijk relevante zaken worden door de accountant aan de raad gerapporteerd in de vorm van een boardletter. Bespreking van deze boardletter in de auditcommissie vindt plaats eind november van het lopende jaar.

Pagina 3 van 11

2. Verslag van bevindingen Omtrent de jaarrekening controle wordt een verslag van bevindingen aan de raad uitgebracht en in afschrift aan het college van B&W aangeboden. Hierin wordt gerapporteerd over: - de geconstateerde fouten en onzekerheden met betrekking tot getrouwheid van de jaarrekening, en rechtmatigheid voor wat betreft de specifieke uitkeringen (in relatie tot de goedkeuringstoleranties); -de resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met de afgesproken rapportagetoleranties; - de opzet en uitvoering van het financiële beheer, - of de beheersorganisatie een getrouw financieel beheer waarborgt (AO/IC). Daarnaast geeft de accountant een oordeel over de afgegeven financiële rechtmatigheidsverklaring van het college. Het concept accountantsverslag is uiterlijk half mei beschikbaar voor de gemeentelijke organisatie, De controleverklaring en het accountantsverslag van de accountant worden in beginsel opgeleverd uiterlijk 1 juni van ieder jaar volgend op het te controleren boekjaar. zodat de stukken tijdig voor bestuurlijke besluitvorming beschikbaar zijn en deze binnen de wettelijke termijn bij de provincie kunnen worden ingediend. 3. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde fouten en onzekerheden worden toegelicht.

De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. 4. Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijke voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, ten aanzien van de getrouwheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de door het college van B&W opgestelde jaarrekening kan vaststellen. Controle overige verantwoording 12 Het college van B&W draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de betrokken ministeries e.d., voor zover dit moet worden verantwoord via het verplichte SiSa-overzicht is de controle hierop onderdeel van de jaarrekeningcontrole. Het college van B&W draagt ook de zorg voor de verantwoording aan derden (bijvoorbeeld provincie, belastingdienst, ABP, sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle eisen in acht. De gemeente zendt in dit kader jaarlijks enkele afzonderlijke accountantsverklaringen (zgn. deelverklaringen) in. Hiervoor worden door de gemeente afzonderlijke opdrachten verstrekt.

13 Het college van B&W is bevoegd voor de controle van de rechtmatige besteding van ontvangen bijdragen van derden (zoals bijvoorbeeld provinciale subsidies) de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemd accountant, indien dit in het belang van de gemeente is, alsmede indien dit geschiedt om de onafhankelijkheid van de door de raad benoemde accountant niet in gevaar te brengen. 14 Controleopdracht verwerking facturatie (centrumfunctie) Jeugd De opdracht betreft het verstrekken van een controleverklaring bij de deelverantwoordingen Jeugd van de 6 deelnemende gemeenten ( voor Roermond maakt dit onderdeel uit van de jaarrekeningcontrole). De controlewerkzaamheden zijn erop gericht dat de deelverantwoordingen geen afwijkingen van materieel belang bevatten en voldoen aan de

Pagina 4 van 11

van toepassing zijnde voorwaarden. De deadline voor het verstrekken van deze verklaring is voor 1 mei. De omvangsbasis voor de zes gemeenten bedraagt afgerond € 35 miljoen (gebaseerd op cijfers jaarrekening 2023). Ondersteuning en advies 15 Bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning (natuurlijke adviesfunctie) Onder de bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning wordt verstaan het gevraagd en ongevraagd advies geven over alle activiteiten ten behoeve van de gemeentelijke organisatie, voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Deze functie bevat adviezen van geringe omvang. Gedacht kan worden onder andere aan: - adviezen op basis van de controlebevindingen;, - aan adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de bespreking van uitgebrachte (concept)rapportages; - de signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico’s; - adviezen die betrekken hebben op ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het adviseren van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie. De uitvoering van deze ondersteuning dient op eigen initiatief dan wel op verzoek van de gemeente plaats te vinden. Overleg met het ambtelijk management, collegeleden en een vertegenwoordiging van de raad wordt gezien als passend binnen de bestuurlijke en ambtelijke ondersteuning.

De natuurlijke adviesfunctie appelleert in hoge mate aan het adviespotentieel van de accountant (oplossingsgericht meedenken). Hierbij wordt in het bijzonder bedoeld de kennis en ervaring op het terrein van ontwikkelingen in de gemeentelijke regelgeving. Ook de mate waarin de Opdrachtnemer binnen zijn eigen organisatie kan terugvallen op voor de gemeente relevante deskundigheid. Bij ontwikkelingen op het gebied van financieel beheer, administratieve organisatie en interne controle wordt van de accountant een kritische, actief meedenkende, oplossingsgerichte en ondersteunende rol verwacht. In dit licht moet de accountant gezien worden als een ‘sparringpartner’ die ideeën kan en wil leveren over verbetering van instrumenten, processen (AO/IC) en daarbij tevens oog heeft voor de organisatorische- en beheers consequenties. Dit betekent dat de accountant een uitgewerkte visie heeft op het ‘wat’ en ‘hoe’ van een moderne gemeentelijke organisatie, evenals op de rol van de gemeenteraad (als Opdrachtgever van de accountant) daarbij. Over dit laatste heeft de accountant een adviesrol naar de gemeenteraad / auditcomissie . Het klankborden over het moderniseren (digitaliseren) van de bedrijfsvoering en het controleproces maakt ook onderdeel uit van de natuurlijke adviesfunctie. Het zoeken van afstemming in het (moderniseren van) controleproces voorkomt piekmomenten tijdens de controle.

16

Daarnaast verstrekt de accountant algemene bestuurshulp in het kader van de controle door deelname van de eindverantwoordelijke accountant aan een periodiek overleg met de wethouder financiën (twee maal per jaar) en de besprekingen met een delegatie van de raad in de auditcomssie. In het kader van bestuurlijke ondersteuning zal de eindverantwoordelijke accountant indien gewenst als adviseur verschijnen in vergadering(en) van het college van B&W, de gemeenteraad en de auditcommissie Adviesfunctie Deze functie betreft adviezen van grotere omvang en van meer specialistische aard binnen het gedefinieerde vakgebied van de accountancy en aanverwante vakgebieden, voor zover

Pagina 5 van 11

niet strijdig met de onafhankelijke positie van de accountant als controleur. Uitvoering van het onderzoek vindt slechts plaats na schriftelijke opdrachtbevestiging namens de gemeenteraad of het college van B&W als opdrachtgever met probleemformulering en het verwachte resultaat. Bij de opdrachtformulering wordt tevens de wijze van inzet geregeld waaronder de participatie in overlegsituaties. Controleteam 17 Het controleteam is samengesteld volgens het schema: partner, manager, controleleider, assistent en een ICT auditor, aangevuld met eventuele aanvullende benodigde expertise, en zodanig samengesteld dat ten minste onderstaande onderwerpen voldoende aanwezig zijn en zijn geborgd: – vakkundigheid en ervaring op diverse vakgebieden gerelateerd aan de te verstrekken opdracht; – overdracht van informatie op het gebied van (geautomatiseerde) systemen en afstemming van gegevensoverdracht; – adviespotentieel; – continuïteit. Hierbij geldt tevens dat het team bij de interim- en jaarrekeningcontrole minimaal 60-% van de tijd aanwezig is op locatie in Roermond op het kantoor van de opdrachtgever. De opdrachtnemer zet voor zijn werkzaamheden zoveel mogelijk dezelfde personen in met kennis en ervaring bij gemeenten. De accountant is verplicht om in geval van wijziging in het team gedurende de looptijd van de overeenkomst, de gemeente onmiddellijk hiervan in kennis te stellen.

Bij wijziging van het vaste controleteam zal de accountant hierover vóóraf in contact treden met de concern controller van de gemeente. Indien een lid van het controleteam wordt vervangen moet zijn of haar vervanger van een minstens vergelijkbaar niveau zijn voor wat betreft opleiding, kunde en ervaring. Dit wordt door de accountant onderbouwd onder andere door het aanleveren van de cv van de beoogde vervanger of vervangster. De gemeente heeft het recht om in voorkomende gevallen, mits er duidelijk zwaarwegende en aannemelijk gemaakte redenen voor zijn, van de accountant te verlangen een lid van het controleteam door een ander persoon te vervangen. Vervanging van personeel leidt niet tot extra kosten voor de opdrachtgever. Als vanzelfsprekend willen de auditcommissie en de concerncontroller voorafgaand aan de instelling van het controleteam een gesprek hebben met de direct betrokkenen, zijnde de (belangrijkste) kandidaat-leden van het controleteam die sleutelposities innemen. Opdrachtnemer stelt één (1) vaste functionaris aan voor de communicatie met de functionarissen van opdrachtgever.

Pagina 6 van 11

3.2 Uitsluitingsgronden In de Eigen Verklaring die als bijlage bij dit aanbestedingsdocument is gevoegd, zijn de van toepassing verklaarde uitsluitingsgronden opgenomen. De aanbestedende dienst past alleen de uitsluitingsgronden toe die als relevant worden gezien voor de uitvoering van deze opdracht. Om zeker te zijn dat de Eigen Verklaring de gegevens weergeeft die de aanbestedende dienst heeft ingevuld, dient deze Eigen Verklaring geopend te worden in Adobe Reader. Van de inschrijver met de beste prijs – kwaliteitverhouding wordt gevraagd om binnen 7 dagen na het verzoek de volgende documenten als bewijsstuk te overleggen: - een kopie van het uittreksel uit het beroeps- of handelsregister (deze kopie is niet ouder dan zes maanden gerekend vanaf de aanbestedingsdatum); - een gedragsverklaring aanbesteden zoals bedoeld in artikel 4.1 van de Aanbestedingswet 2012, die op het tijdstip van het indienen van de inschrijving, niet ouder is dan twee jaar; - een verklaring van de Belastingdienst (verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen), die op het tijdstip van het indienen van de inschrijving, niet ouder is dan zes maanden. LET OP: Het aanvragen van een gedragsverklaring of een verklaring van de Belastingdienst neemt enige tijd in beslag.

Wij adviseren dan ook deze aanvraag, indien nodig, te doen gedurende de aanbestedingsperiode zodat, wanneer de aanbestedende dienst deze documenten opvraagt, de documenten binnen de termijn van zeven dagen kunnen worden aangeleverd. 3.3 Geschiktheidseisen Wanneer de inschrijver kan verklaren dat er geen uitsluitingsgronden op de onderneming van toepassing zijn, wordt door middel van de geschiktheidseisen onderzocht of de onderneming geschikt is om de overeenkomst uit te voeren. Dit wordt getoetst op basis van de volgende onderdelen: - technische bekwaamheid; - beroepsbevoegdheid. In onderstaande paragrafen zijn bovengenoemde criteria verder uitgewerkt en staat beschreven hoe u aan kunt tonen geschikt te zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden. 3.3.1 Technische bekwaamheid De inschrijver beschikt over voldoende technische kennis en kunde om de overeenkomst uit te kunnen voeren. Referenties De inschrijver heeft in de laatste drie jaar een opdracht uitgevoerd en opgeleverd waarbij een jaarrekeningcontrole is uitgevoerd bij een gemeente met tenminste 45.000 inwoners. Dit is inclusief alle rondom de jaarrekening behorende dienstverlening. De inschrijver vult hiervoor de referentieverklaring in, die als bijlage bij dit aanbestedingsdocument is gevoegd.

De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om zonder tussenkomst van de inschrijver contact op te nemen met de opdrachtgever van de ingediende referentie. 3.3.2 Beroepsbevoegdheid De inschrijver heeft voldoende kennis en kunde in huis om de opdracht efficiënt en vakkundig uit te voeren. De leidinggevenden van het accountantskantoor en de voor de controle direct verantwoordelijke medewerkers maken deel uit van de beroepsgroep der accountants als bedoeld in artikel 393, 1e lid van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Daarnaast beschikt de inschrijver over een Pagina 7 van 11

WTA–Vergunning welke door de Autoriteit Financiële Markten (AFM) is afgegeven. De inschrijver levert op eerste verzoek van de gemeente binnen zeven kalenderdagen de gevraagde nadere gegevens. 3.4 Gunningscriteria Nadat er uit de inschrijving is gebleken dat er geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn <de inschrijver voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen> en wordt voldaan aan hetgeen is opgenomen in dit aanbestedingsdocument wordt de inschrijving verder beoordeeld. De beoordeling vindt plaats op basis van het gunningscriterium beste prijs – kwaliteitverhouding. Bij de beoordeling van de inschrijvingen worden de navolgende gunningscriteria gehanteerd: Hoofdcriteria Subcriteria Te behalen punten Prijs Inschrijfprijs 10 punten Kwaliteit Presentatie 30 punten Dienstverlening, kennisdeling en natuurlijke adviesfunctie 25 punten Controlerapportage en communicatie 20 punten Controle aanpak 15 punten 3.4.1 Prijs De prijs wordt beoordeeld op basis van de “geoffreerde totaalprijs”. De “geoffreerde totaalprijs” wordt bepaald door de som van de onderdelen van het inschrijfbiljet. De inschrijver met de laagste “geoffreerde totaalprijs” krijgt het maximum aantal punten. Het te behalen aantal punten van de overige inschrijvers wordt vastgesteld op grond van de volgende formule:

(laagst geoffreerde totaalprijs / geoffreerde totaalprijs inschrijver) x maximaal te behalen punten = score inschrijver Het behaalde aantal punten wordt afgerond op één decimaal. Aftoppen Indien de score tussen de meest gunstige en de tweede inschrijving meer dan 20% afwijkt, krijgt de tweede meest gunstige inschrijving 80% van de maximale score. Hierdoor wordt een extreem lage inschrijving niet als zodanig beoordeeld. In deze situatie worden de overige (derde en daarop volgende) inschrijvers beoordeeld volgens de volgende formule: 3.4.2 Kwaliteit De kwaliteit wordt beoordeeld op basis van de subcriteria, zoals opgenomen in de tabel hierboven. De indeling van de inschrijving voor het onderdeel kwaliteit komt overeen met de hierna weergegeven criteria op het onderdeel ‘kwaliteit’. Voorstellen die invulling geven aan contractseisen leveren nog geen meerwaarde. Meerwaarde kan alleen worden aangetoond indien inschrijver voorstellen uitwerkt bovenop de minimale eisen c.q. contractvoorwaarden. 3.4.2.1 Presentatie Wens/doelstelling Gemeente is op zoek naar een accountant die - kan overtuigen;

Pagina 8 van 11

- om kan gaan met weerstand; - in staat is om waar mogelijk creatief mee te denken; - met oog voor wat theoretisch wenselijk is en praktisch uitvoerbaar; - maar uiteindelijk standvastig en gedegen is. Op dit onderdeel wordt beoordeeld. Daarnaast gebruikt de gemeente de presentatie als verificatie instrument. Dit onderdeel kan leiden tot een aanpassing van de eerder gegeven punten van de schriftelijke kwaliteitsbeoordeling. De presentatie Voor het onderdeel waarop beoordeeld wordt ontvangt de inschrijver tijdig een casus. De inschrijver presenteert de uitwerking van deze casus. Hiervoor is inclusief de mogelijkheid tot stellen van vragen door de beoordelingscommissie circa 30 minuten beschikbaar. Tijdens het tweede deel van de presentatie licht de inschrijver zijn eerder ingediende stukken toe. Ook voor dit onderdeel is circa 30 minuten beschikbaar inclusief de mogelijkheid tot stellen van vragen door de beoordelingscommissie. Voor de gehele presentatie is maximaal één uur beschikbaar. Beoordeling Bij de beoordeling wordt gelet op de mate waarin inschrijver tegemoet komt aan de hierboven geformuleerde wensen van de gemeente.

3.4.2.2

Dienstverlening, kennisdeling en natuurlijke adviesfunctie

Wens/doelstelling: De accountant levert, door middel van gerichte adviezen een bijdrage aan de verdere doorontwikkeling van de ambtelijke organisatie en het vroegtijdig onderkennen van risico’s volgend uit gewijzigde wet- en regelgeving. De accountant signaleert mogelijke frauderisico’s of misbruik en oneigenlijk gebruik en adviseert de opdrachtgever hierin. De gemeente Roermond zoekt een natuurlijke sparringpartner met voldoende politieke sensitiviteit op zowel ambtelijk als bestuurlijk niveau. Voor een efficiënte dienstverlening en goede invulling van de natuurlijke adviesfunctie hecht de gemeente grote waarde aan een stabiel controleteam met kennis van de relevante processen bij en wetgeving voor gemeenten. De gemeente verwacht pro-actieve informatie- en kennisdeling over relevante ontwikkelingen en wet- en regelgeving. In te dienen documenten De inschrijver beschrijft op welke wijze deze invulling gaat geven aan de gewenste natuurlijke adviesfunctie en de wijze waarop kennis met de gemeente gedeeld gaat worden. De inschrijver geeft aan hoe deze borgt dat binnen het controleteam altijd voldoende kennis en ervaring met betrekking tot gemeenten aanwezig is. Beoordeling Bij de beoordeling wordt gelet op de mate van: Pagina 9 van 11

-

concreetheid;

-

proactieve houding en creativiteit;

-

kritisch en meedenkend;

-

mate van oplossingsgericht meedenken;

-

effectiviteit en efficiency.

3.4.2.3 Controlerapportages en communicatie Wens/doelstelling: Voor de gemeente is het van belang dat door de accountant op te leveren rapportages voor de doelgroep duidelijk zijn. De raad kan op basis daarvan afgewogen besluiten nemen. Daarnaast is eenduidige, betekenisvolle en tijdige communicatie belangrijk voor een goede werkrelatie en goed verloop van de dienstverlening. De gemeente hecht voor de rapportages belang aan: - leesbaarheid; -

diepgang;

-

de scheiding tussen relevante structurele zaken en incidentele minder belangrijke zaken;

-

het zichtbaar maken van trends en ontwikkelingen;

-

prioriteitstelling;

-

advisering omtrent opvolging van zaken;

-

concreetheid advisering.

In te dienen documenten Inschrijver voegt een geanonimiseerd voorbeeld rapportage van een gemeente toe waaruit blijkt hoe deze er voor de gemeente Roermond uit gaan zien. Daarnaast geeft inschrijver inzicht op welke wijze deze de communicatie vorm gaat geven inclusief voorgestelde communicatiemomenten en communicatiemiddelen. Beoordeling Bij de beoordeling wordt gelet op de mate waarin invulling gegeven wordt aan de wensen van de gemeente en in hoeverre dit vertrouwen wekt. 3.4.2.4 Controleaanpak Wens/doelstelling: De gemeente streeft naar een goed afgestemd en efficiënt controleproces waarbij de afspraken over en weer duidelijk zijn en goed worden gecommuniceerd. Het controleproces wordt zo ingericht dat optimaal gebruik gemaakt wordt van de mogelijkheden om de controle te spreiden door te splitsen in interim controle en/of vervroegen van delen van de eindcontrole. Hierbij wordt de vooraf met elkaar overeengekomen tijdsplanning behaald. In te dienen documenten Inschrijver dient een uitgewerkt voorstel toe te voegen waarin wordt aangegeven op welke wijze de gevraagde controles vorm worden gegeven. Daarbij wordt ingegaan op de volgende onderdelen: - de wijze waarop controle wordt vormgegeven (zowel aanpak als plan); -

de wijze waarop de afstemming met gemeente hierover wordt vormgegeven;

-

de verdeling van de werkzaamheden tussen interim controle en eindejaarscontrole; Pagina 10 van 11

-

de wijze waarop de interne controles worden betrokken;

-

de wijze waarop gekeken wordt naar (mogelijke) risico’s;

-

de wijze van informatiedeling en informatie-uitwisseling tijdens de controles;

-

mogelijkheid tot digitale gegevensoverdracht en het gebruik maken van onderliggende gemeentelijke systemen.

Beoordeling Bij de beoordeling wordt gelet op de mate van concreetheid en de mate waarin het aangebodene vertrouwen wekt dat de wensen van de gemeente gerealiseerd worden.

Pagina 11 van 11