Presentatie RKC en BMC Gemeenteraad Roermond 11 oktober 2023

Rekenkameronderzoek Juridische Kwaliteitszorg

Is de Juridische kwaliteitszorg in Roermond effectief en efficiënt georganiseerd?

Inhoud • Even voorstellen • Vraag Rekenkamer • Definitie Juridische kwaliteitszorg en Juridisch control • Normenkader • Toetsingskader structuur:Three lines of defence • Aanpak • Conclusies • Aanbevelingen • Vragen en van gedachten wisselen

Wie zijn wij?

Martine Bekamp managing consultant

Erwin Ormel senior adviseur

Vraag Rekenkamer

Is de juridische kwaliteitszorg binnen de gemeentelijke organisatie van Roermond effectief en efficiënt georganiseerd qua opzet, bestaan en werking en worden onrechtmatig handelen en onnodige juridische procedures voorkomen?

4

Juridisch kwaliteitszorg – Een definitie

De door ons gehanteerde definitie voor juridische kwaliteitszorg is als volgt: 'Het geheel van maatregelen en voorzieningen die door de gemeente getroffen kunnen worden teneinde juridische risico's en de daarmee samenhangende schade te voorkomen of te beperken’

Juridisch control is dus een onderdeel van Juridische kwaliteitszorg.

5

Normenkader Personeel

Hoe is de capaciteit in kwantitatieve en kwalitatieve zin? Structuur

Is er een visie op control in het algemeen en specifiek voor juridische control? Werkwijze

Hoe zijn werkprocessen georganiseerd en is er een mechanisme voor terugkoppeling van informatie en ervaringen uit de werkprocessen? Publiekrechtelijk Kader

Zijn er normen (verordeningen en instructies) opgesteld voor de juridische kwaliteitszorg? Privaatrechtelijk Kader Zijn de privaatrechtelijke normen gebaseerd op landelijke en europese wetgeving voldoende bekend? Feitelijk Kader Hebben de medewerkers een bewustzijn ontwikkeld mbt juridische kwaliteitszorg?

6

Toetsingskader Structuur

7

Aanpak • Dossieronderzoek • Interviews • Casestudy 7 dossiers • Globale benchmark

8

Conclusies OPZET Visie op Juridische Kwaliteitszorg is goed ontwikkeld binnen Roermond. Helder en goed doordacht.

BESTAAN De inbedding van Juridische Kwaliteitszorg in de organisatie voldoet niet meer (volledig) aan de visie. De capaciteit van de juridisch adviseurs is: - kwantitatief gemiddeld - kwalitatief goed gewaardeerd binnen Roermond.

WERKING In de praktijk is er te weinig tijd beschikbaar voor het vormgeven en het toepassen van Juridische Kwaliteitszorg.

5

9

Aanbeveling 1: Zorg voor een goede organisatorische inrichting van Juridische Kwaliteitszorg

- Hanteer een strakker onderscheid tussen de "drie defensielijnen" - Goede organisatorische verankering - Maak duidelijk wat de rollen en verantwoordelijkheden zijn en definieer die in bijvoorbeeld taakbeschrijvingen. - Benoem een onafhankelijke eindverantwoordelijke voor de Juridische Kwaliteitszorg. -

10

Aanbeveling 2: Versterk juridische expertise en bewustzijn binnen de organisatie - Versterk de juridische kennis in de eerste lijn - Bevorder het juridisch bewustzijn binnen de rest van de organisatie verder te bevorderen. - Creëer ruimte voor specialisten. Dit kan de efficiëntie van de inzet van juridische capaciteit verbeteren. - Investeer in opleidingen en trainingen om de juridische kennis en vaardigheden van medewerkers in de eerste defensielijn te vergroten. - Stimuleer ook het bewustzijn van juridische risico’s in bredere zin binnen de gehele organisatie. -

Geef meer prioriteit aan kennisoverdracht en investeer in juridische kennisdeling

11

Aanbeveling 3: Optimaliseer de werkprocessen en kwaliteitsnormen

-

Stel normen op voor Juridische Kwaliteitszorg. Ontwikkel formats en normen voor het opstellen van juridische regelingen, brieven en besluiten.

-

Definieer ook de betrokkenheid en verantwoordelijkheden van verschillende betrokkenen gedurende het proces om het juridisch bewustzijn te vergroten en juridische fouten te voorkomen.

-

Zorg voor een goed werkend archiefsysteem en investeer in deskundigheid van medewerkers om het systeem optimaal te benutten.

-

Beschrijf en optimaliseer werkprocessen en documenteer de werkprocessen

-

Voer systematische toetsing uit op werkprocessen.

-

Leg jaarlijks verantwoording af in een Jaarverslag Juridische Kwaliteitszorg.

12