Presentatie doorontwikkeling griffie 190825 2

Benchmark en uitdagingen

GRIFFIE ROERMOND IN ONTWIKKELING

Opzet programma • Presentatie • Vragenronde • Doel: – Informeren – Meenemen – Ophalen (input voor de werkgeverscommissie)

Basis voor presentatie • Functieprofiel griffier • Benchmark • Memo uitdagingen • Trends en ontwikkelingen

Griffie • • • • • • • • • •

Zelfstandige organisatie binnen de gemeente Taken zeer divers Van en voor de raad Medewerkers vallen direct onder de raad Circa 60 ‘klanten’ Schakel tussen college/organisatie en raad Belangrijkste hulptroep raad Vraagbaak Het ondersteunen van tegenmacht Griffier is ‘directeur’, manager, uitvoerder en eerste adviseur

Situatie in Roermond • • • • • • •

Roermond heeft met 3,2 fte de kleinste griffie van alle 17 vergeleken gemeenten In die 3,2 fte zit 0,33 fte ondersteuning rekenkamer De formatie blijft achter bij vergelijkbare gemeenten rond 60.000 inwoners en Limburgse 40.000+ gemeenten Griffie voert basistaken uit, maar is kwetsbaar en kwaliteit staat onder druk Weinig positie in regio en richting GR-en Ambities voor doorontwikkeling kunnen niet worden waargemaakt Raad Roermond doet zichzelf tekort

Wat ging vooraf? • Uitdagingen door de griffier in beeld gebracht • Raad heeft visie raadscommunicatie vastgesteld • Presentatie doorontwikkeling griffie aan werkgeverscommissie • Raad heeft instructie griffier vastgesteld • Raadsinformatiebrief van de werkgeverscommissie

Benchmark griffies 60.000

Benchmark griffies 40.000 Limburg

Gevolgen te kleine griffie • • • • • • • • • •

Doorontwikkeling en professionalisering blijven achter Weinig ruimte voor strategisch advies Niet in kunnen spelen op ontwikkelingen Weinig capaciteit voor kwaliteitscontrole Geen capaciteit en kennis voor raadscommunicatie Raadsinstrumenten blijven onderbenut Onvoldoende positie in de regio en richting GR-en Te weinig verbinding met de samenleving Gebrekkige ondersteuning Zeer kwetsbaar

Profiel nieuwe griffier • Strategisch adviseur die de raad professioneel ondersteunt • Vertegenwoordiger van de raad richting samenleving en regio • Proactief, onafhankelijk, deskundig en mensgericht • Inspirator voor verdere ontwikkeling van de gemeenteraad

Belangrijkste uitdagingen • • • • • • • •

Bedrijfsvoering verbeteren Gezicht naar buiten invullen Informatievoorziening stroomlijnen Duale positie verstevigen Raadscommunicatie invullen Strategische advisering Aandacht voor kwaliteit en Planning & Control Positie in de regio en richting GR-en verstevigen

Cultuuruitdagingen • Duale positie raad verbeteren • Rolopvattingen bespreekbaar maken • Balans tussen dienstbaarheid en adviesrol griffie • Griffie is van en voor de raad

Griffiemonitor 2025 - Jaarlijks onderzoek - Vergelijkbaar beeld met benchmark - Griffies worden groter

Griffiemonitor en trends • Taken gemeente én raad zijn toegenomen • Organisaties zijn fors gegroeid: – Toename taken – Professionalisering ondersteuning college

• • • •

Raden hebben zich doorontwikkeld Griffies zijn over het algemeen gegroeid Roermond blijft met 3,2 fte én doorontwikkeling achter Kleine griffies hebben structureel: Te weinig tijd voor strategisch advies Gebrek aan capaciteit voor raadscommunicatie

Griffiemonitor en trends (2) • 83% van de griffiers heeft meer tijd nodig voor strategisch advies • 77% wil meer tijd voor doorontwikkeling en professionalisering raad • Landelijke ontwikkeling: strategische, zichtbare en adviserende griffie • Versterking waarborgt continuïteit, kwaliteit en ontwikkeling gemeenteraad

Griffieplan • • • •

Laatste plan uit 2008 Vertaalslag opgaven naar een jaarschijf Moet naadloos aansluiten op koers raad Maakt: - koers raad en griffie inzichtelijk - verwachtingen concreet - projectmatig werken mogelijk - werk griffie ‘afrekenbaar’

Griffieplan 2026 • Intentie is te komen tot een griffieplan 2026 • Griffieplan komt tot stand op basis van: – ambities, ontwikkelingen en uitdagingen; – capaciteit: kwantitatief en kwalitatief

• Input raad voor griffieplan noodzakelijk: van en voor de raad

Drie scenario’s 1: 0 lijn 2: Beperkte uitbreiding 3: Uitbreiden naar ideale omvang

Scenario 1 • 0 lijn • 3,2 fte (inclusief 0,33 fte rekenkamer) • Geen doorontwikkeling • Geen strategische griffie • Achterstandspositie neemt toe, ook in de regio • Raad niet verder in positie • Kwetsbare griffie

Scenario 2 • • • • • • •

Uitbreiding met 2 fte Brengt Roermond op een middenpositie Formatie passend bij norm, uitdagingen, ambities en groei Realistisch en haalbaar Raad komt meer in positie, ook in de regio Ontwikkeling naar een meer strategische griffie mogelijk Vermindert de kwetsbaarheid van de griffie

Scenario 3: vereniging raadsleden

Scenario 3: vertaald naar Roermond • 33 zetels = 3 fte • 9 fracties = 1 fte • 3 commissies = 3 fte • 27 GR-en en verbonden partijen = 2 fte • 61.218 inwoners = 3 fte • Ondersteuning rekenkamer, auditcommissie: 1 fte • Totaal: 13 fte

Voorstel uitbreiding formatie • Ingezet wordt op scenario 2 Niet op 1 = stilstand en achteruitgang Niet op 3 = mismatch met ambities en positie raad

• Scenario 2 is passend • Uitbreiding van 3,2 naar 5,2 fte • Indicatieve inzet 2 extra fte: communicatieadviseur griffiemedewerker raadsadviseur

Onderbouwing: communicatieadviseur • Vloeit voort uit visie en uitvoeringsplan • Ook taken op het gebied van interne communicatie (griffie-raad)

Onderbouwing: griffiemedewerker • Kwetsbaarheid beperken • Meer aandacht voor kwaliteit • Informatievoorziening en archivering verbeteren • Betere ondersteuning adviseurs

Onderbouwing: raadsadviseur • Inzet op P&C, verstevigen controlerende taak, versterken tegenmacht • Ondersteuning auditcommissie • Ondersteuning commissie BM

Meerwaarde van versterking •? • • • • • • • •

Versterking positie raad Versterking kaderstellende en controlerende rol Strategische advisering Regie op informatiestromen Meer zichtbaarheid buiten stadhuis Betere positie in de regio en bij GR-en Professionalisering en continuïteit meer gewaarborgd Minder kwetsbare griffie, ruimte voor ontwikkeling medewerkers

Kosten en vervolg • € 180.000 structureel • Beperkte mogelijkheden om in te verdienen • Mits draagvlak: – uitspraak raad over uitbreiding griffie – college verzoeken dit te verwerken in de begroting – besluitvorming bij Programmabegroting 2026

• Indien nodig: – extra stap – aanvullende informatie

• Q2 (bij start nieuwe raad) griffie op sterkte

Dank voor jullie aandacht!

GRIFFIE ROERMOND IN ONTWIKKELING