Notitie werkgroep Vergadersystematiek 2023 22 oktober 2022 met 3 bijlagen

Voorstel van de Werkgroep Vergadersystematiek. 20 oktober 2022. Toelichting. Er is een 3-tal keren met afgevaardigden vanuit fracties, college en ambtelijke organisatie overlegd over eventuele wijzigingen in de vergadersystematiek. In het laatste overleg van 12 oktober bleek draagvlak voor een (beperkte) aanpassing van de bestaande vergadersystematiek. Zie hieronder. Afgesproken is dat de griffie een raadvoorstel opstelt welke in de commissie BM van 28 november en Raad van 15 december aan de orde komt. Zodoende kan in 2023 vanaf de 1° vergadercyclus volgens de nieuwe systematiek worden vergaderd. In het laatste overleg is afgesproken dat de deelnemers het resultaat met hun fracties zullen delen. Eventuele opmerkingen vanuit hun fractie zullen door de deelnemers teruggekoppeld binnen de werkgroep (verzoek griffie: reactie door deelnemers graag uiterlijk 4 november). Beschrijving systematiek (zie ook bijlage 1, 2 en 3): • Vanaf 2023: 10 vijf-weekse vergadercycli (inclusief de gezamenlijke commissievergadering en raadsvergadering in het kader van de begroting). In volgende jaren mogelijkerwijs (als vakanties anders vallen) nog 1 extra cyclus. Frequentie (van o.a. besluitvormings-momenten raad) wordt daarmee iets verhoogd t.o.v. de bestaande situatie. • Er is gekozen om in de vergadersystematiek de commissievergaderingen BM, BS en RU (vooralsnog) te handhaven.

Vergaderdruk in de commissievergaderingen (met name commissie Ruimte) zal mogelijk wat minder kunnen worden door de iets hogere frequentie van vergadercycli en ook de introductie van aparte commissie-informatieavonden (waardoor de commissiebespreking zelf meer op hoofdlijn kan). Zie hieronder. • Er worden per vergadercyclus (in beginsel) een 2-tal "commissie-informatieavonden" gepland (op dinsdag en woensdag). Deze informatieavonden hebben geen specifiek "commissielabel". De maandag -in die week- is een reserve-dag. • Een week voorafgaand aan de commissie-informatie-avonden (van een vergader-cyclus) wordt de definitieve planning gecommuniceerd. Tot die tijd zijn de data (ook de reservedatum) door alle raads- en commissieleden en ook collegeleden dus vrij te houden. • Deze informatieavonden kunnen worden gevuld met o.a. insprekers, presentaties/toelichtingen (ambtelijke, bestuurlijke) thema-avonden, rondetafelgesprekken met externen, klankbordgroepen, werksessies, sonderende bijeenkomsten. • Andere vergader-avonden -buiten de commissie-informatieavonden en de commissie- en raadsvergaderingen- dienen hoge uitzondering te worden (dergelijke uitzonderingen zijn bijv. bijeenkomsten in regionaal verband te plannen en ook de RKC, Audit comité en werkgeverscommissie). • Er wordt een agenda-commissie geïntroduceerd.

Deze is noodzakelijk om de agenda van de commissie-informatieavonden (met doorkijk naar commissie- en raadsvergaderingen) te stroomlijnen. Er zullen soms keuzes gemaakt dienen te worden m.b.t. de planning. Samenstelling agenda-commissie: commissievoorzitters, griffie, voorzitter raad. • Een actuele (middellange-termijn) voorraadagenda is relevant t.b.v. efficiënte planning van informatieavonden en de commissies. • De informatieavonden vinden normaliter plaats in de Tuinzaal. Deze zijn in beginsel openbaar. • Het voorzitterschap van de commissie-informatieavonden kan per (onderdeel van de) avond verschillen. Er zal een pool van voorzitters gevormd worden (o.a. commissievoorzitters, andere raadsleden, evt externen).

•

In de zomervakantie zijn er geen commissie-informatieavonden. Voor evt. insprekers dient dan een praktische oplossing gekozen te worden {bij uitzondering inspreken in commissie zelf).

•

Voor technische vragen zijn er de bestaande mogelijkheden (stellen van schriftelijke technische commissie-vragen, stellen van bilaterale vragen bij ambtenaar). Technische vragen horen in beginsel voorafgaand aan de commissievergaderingen gesteld en beantwoord te zijn zodat de commissiebespreking zelf ook meer op hoofdlijn kan plaatsvinden. Ook de commissie-informatieavonden bieden gelegenheid voor meer technische toelichting en vragen op onderwerpen Stellen van een technische vraag in de commissie zelf, dient echter wel bij uitzondering mogelijk te zijn.

•

De vergadersystematiek is periodiek te evalueren (in presidium en/of commissie BM) en evt. aan te passen.

Vervolg-aanpak: -Raadsvoorstel wordt behandeld in de commissie BM op 28 november en raad van 15 december. -Start aangepaste systematiek vanaf januari 2023: met op 10/11 januari de eerste commissieinformatieavonden. -Vooruitlopend op de formele besluitvorming in december wordt me de planning van nieuwe bijeenkomsten al rekening gehouden met de nieuwe systematiek en planning. De vergaderplanning 2023 is in het Presidium al aan de orde geweest.

Bijlage 1 bij notitie werkgroep vergadersystematiek. Agendacommissie.

Gremium ter voorbereiding/planning van de beeldvormende informatieavonden (met doorkijk naar commissie- en raadsvergaderingen). Griffie bereidt agenda's voor op basis van agenderingsverzoeken (zie bijlage: concept-aanvraag format). Agenda-commissie vergadert/overlegt 1 keer voorafgaand aan elke vergadercyclus (fysiek, MS teams, mail). Samenstelling: burgemeester/voorzitter raad, 3 commissievoorzitters. Ondersteuning door de

ariffier. Informatieavond. Betreft beeldvormende bijeenkomst. Gaat om krijgen van goed inzicht in onderwerpen (verkennen problematiek, kennis vergaren, mogelijkheid (technische vragen), oplossingsrichtingen, beeld verkrijgen wat anderen ervan vinden). Kan sprake zijn van verschillende "werkvormen": o.a. -burger-insprekers of maatsch. organisaties,/ondernemers -ambtelijke of bestuurlijke presentaties c.q. toelichtingen -klankbordgroep-bijeenkomsten/consultaties -thema-avonden -ronde-tafel gesprekken met externen -etc Informatieavonden zijn openbaar (tenzij...). Locatie: Tuinzaal. Planning: week 1 van vergader-cyclus: op dinsdag en woensdag (maandag is een reserve-datum). Voorzitterschap: nader in te vullen. Een pool te vormen: o.a. commissievoorzitters, raadsleden, evt. externen.

Commissievergadering (BM, RU, BS). Betreft oordeelsvormende bijeenkomst gericht op formuleren van een politiek standpunt op grond van (weging van) argumenten en onderlinge discussie daarover (raad onderling en raad-college). Locatie: Raadszaal Planning: in week 3 van de vergadercyclus. Ma (BM), Di (BS), Wo (RU). Behandeling van raadsvoorstellen en commissievoorstellen

Raadsvergadering.

Betreft besluitvormende vergadering gericht op bereiken van een meerderheidsstandpunt. Raadsleden (fracties) geven een toelichting op hun standpunt en weging van een voorliggend raadsvoorstel. Bespreking van evt. moties en amendementen en "overblijvende" discussiepunten uit de commissie. Maar geen herhaling van de commissiebespreking. Locatie: Raadszaal Planning: in week 5 van de vergadercyclus. Behandeling van raadsvoorstellen.

Bijlage 2 bij notitie werkgroep vergadersystematiek

INTERNE AANVRAAG VOOR INFORMATIEBIJEENKOMST Datum aanvraag Aanvrager (bestuurlijk): Ambtelijk contactpersoon

Gewenste datum informatiebijeenkomst Onderwerp

Klik of tik om een datum in te voeren. Kies een item. Naam: Klik of tik om tekst in te voeren. E-mail: Klik of tik om tekst in te voeren. Tel: Klik of tik om tekst in te voeren. Kies een item. Klik of tik om tekst in te voeren.

Doel

Klik of tik om tekst in te voeren.

Opzet (type bijeenkomst)

□ □ □ □ □ □ □ □ □

Genodigden

Informatiebijeenkomst (presentatie/toelichting) Consultatiebijeenkomst (werksessie) Anders, namelijk Klik of tik om tekst in te voeren. Raadsleden Burgercommissieleden BM Burgercommissieleden BS Burgercommissieleden RU College Anders, namelijk Klik of tik om tekst in te voeren.

Planning (benodigde tijd en tijdsindeling)

Klik of tik om tekst in te voeren.

Gewenste vergaderopstelling

Klik of tik om tekst in te voeren.

Audiovisuele faciliteiten

Klik of tik om tekst in te voeren.

Context (inhoudelijk)

Klik of tik om tekst in te voeren.

Tekst voor publicatie agenda

Klik of tik om tekst in te voeren.

Openbaar/besloten

□ □

Openbaar Besloten, reden hiervoor is Klik of tik om tekst in te voeren.

Bijlage 3: bij notitie werkgroep vergadersystematiek.

Verslag (besluitenlijst) overleg vergader-systematiek d.d.12 oktober 2022. Aanwezig: R. Donders- de Leest, , V. Zwijnenberg, N. Geraedts, L. Tegels, A. Verheijden, L. Strous, M. Schlicher, P. Vaessen, A. Verheijden, J. Vervuurt, A. Vestjens, M. Breugelmans.

M.k.a.: J. Felix. 1. Opening. De burgemeester opent de vergadering. 2. Besluitenlijst/verslag overleg d.d. 20 september .. Geen opmerkingen/akkoord. 3. Bespreking van de beschreven vergadersystematiek ( a.h.v. toegestuurde bijlagen).

• • •

•

•

• •

Het navolgende wordt afgesproken: De beschreven systematiek (zie stukken overleg 20 september 2022) wordt onderschreven. Van belang is wel om periodiek te evalueren en zo nodig bij te sturen. Technische vragen dienen zoveel mogelijk "afgevangen" te worden via de bestaande mogelijkheid van schriftelijke technische commissievragen voorafgaand aan de commissievergaderingen en ook via de mogelijkheid om telefonisch informatie te verkrijgen van ambtenaren. De introductie van de commissie-info-avonden draagt ook bij aan het verschaffen van tijdige informatie over voorstellen. De commissievergaderingen zelf zijn oordeelsvormend van aard: het stellen van technische vragen dient echter wel (bij uitzondering) mogelijk te zijn als het de beraadslaging dient. Naast de commissie- en raadsvergaderingen dienen ook de commissieinformatie-avonden (2 vaste avonden per cyclus en 1 reservedatum) door alle betrokkenen (raads- en commissieleden en collegeleden) geblokkeerd/gereserveerd te worden. Ongeveer 1 week voorafgaand aan de commissie-informatieavonden verschijnt de agenda en is bekend of de gereserveerde avonden van de a.s. cyclus benut zijn (of evt. vrijvallen). In de a.s. begrotingsbehandeling is voorzien in een gezamenlijke commissievergadering. Ook voor 2023 zou deze ingepland kunnen worden en opgenomen in het vergaderschema.

De in te stellen agenda-commissie bestaat uit de burgemeester, de 3 commissievoorzitters en de griffier. M.b.t. het voorzitterschap van de commissie-info-avonden zijn er verschillende mogelijkheden (ook al naar gelang het type overleg): commissievoorzitters, ook andere raadsleden, externen. Raadsleden

• •

zouden mogen kunnen groeien in een dergelijke rol. Ook is er de mogelijkheid voor training op dit gebied. De in te stellen agendacommissie dient e.e.a. verder te regelen (opzetten van een pool van potentiële voorzitters bijvoorbeeld). Het RvO van raad en/of commissies dient gewijzigd te worden. Ook de agendacommissie dient daarin formeel een plek te krijgen. Er zal naast het interne "aanvraag-formulier" voor bijeenkomsten (commissie-informatie-avonden) ook een formulier voor externen (insprekers) opgesteld worden.

4. Overige bespreekpunten. Er wordt nog kort gesproken over de burger-commissieleden (idee van DS hierover en ook suggestie qua verdeling door D. Franssen). Van CDA zijde wordt opgemerkt dat dit hierover eerst een goede basis-discussie gevoerd dient te worden: waarom willen we een verandering en hoe dan? De overige bespreekpunten (waaronder ook systeem van ingekomen brieven, hantering van spreektijden(?) en experimenteren kunnen in een later overleg aan de orde komen. 5. Afspraken. Afgesproken wordt:

• • • •

Dat de werkgroep-leden de vergadersystematiek met hun fractie delen (notitie -op basis van de bestaande overlegstukken- zal daartoe nog worden verstrekt). Evt. opmerkingen worden teruggekoppeld naar de deelnemers aan dit overleg. Er zal nog een werkgroep-overleg gepland worden (indien nodig). De griffie zal een raadsvoorstel voorbereiden t.b.v. behandeling in de commissie BM van 28 november en raad van 15 december. Dit voorstel dient uiterlijk 17 november te worden verstuurd. Met ingang van 2023 kan dan met de vernieuwde systematiek van start worden gegaan (te beginnen met de commissie informatie-avonden op 10 en 11 januari (9 januari reserve-datum).

6. Sluiting De burgemeester sluit de vergadering.