Nawoord RKC rapport Kaderstellen en controleren

Nawoord Rekenkamercommissie Op 30 september heeft het college van burgemeester en wethouders een bestuurlijke reactie gegeven op het rapport “Kaderstellen en controleren: Hoe bewaar ik het overzicht op raadsniveau”. De RKC had hiertoe een verzoek ingediend op 23 juli. De bestuurlijke reactie is voor ons aanleiding voor een nawoord. Wij houden daarbij de volgorde aan van de punten zoals die in de bestuurlijke reactie zijn opgenomen zonder overigens uitputtend op alle aspecten in te gaan. 1. Archivering: In de ambtelijke reactie die op 14 juli is ontvangen was al aangegeven dat de archivering centraal plaatsvindt. Het college herhaalt dit. De stellingname is dat er nooit archivering op decentraal of werkplek niveau heeft plaatsgevonden. Wij hebben echter gemeend de betreffende passage in het rapport ongewijzigd te laten en wel om de volgende redenen: a. Natuurlijk is er centrale archivering van raadsbesluiten en raadsvoorstellen en achterliggende documenten die aan de raad zijn aangeboden. Dat geldt ook voor de formele B&W-stukken. Maar de RKC was ook op zoek naar projectinformatie. b.

In de gesprekken is wel degelijk door de ambtelijke gesprekspartners aangegeven dat het opzoeken van de verschillende gevraagde documenten lastig zou zijn, omdat niet alles in het centrale archief zou zitten en dan wel dat niet alles terug te vinden zou zijn, omdat niet alle indertijd betrokken medewerkers nog in dienst zijn dan wel nog dezelfde taak/functie hebben; c. Van de kant van de organisatie is lopende het onderzoek aangegeven dat er zeer veel tijd gemoeid zou zijn om alle gevraagde informatie “boven water te tillen”. In een overleg is zelfs aangegeven dat er (indicatief) circa twee mensjaren benodigd zouden zijn om de stukken te verzamelen. Als alles centraal gearchiveerd zou zijn dan zou dit met aanzienlijk minder inspanning gerealiseerd kunnen worden. Wij blijven dus bij onze formulering in het rapport. 2. Het college is van mening dat alle gevraagde informatie is aangeleverd (nadat overigens het verzoek was teruggebracht tot 10 projecten in plaats van de oorspronkelijke 30 waar sprake is van afwijken van de Structuurvisie). Wij blijven echter bij de formulering dat niet alle informatie is aangeleverd en wel om de volgende redenen: a. Van twee projecten uit het overzicht van 10 is niets aangeleverd. b. Er was afgesproken om een rapportage op te stellen omtrent de werkelijke tijdbesteding voor het verzamelen van de informatie over de 10 projecten.

Die informatie is nooit aangeleverd. Wij hebben vervolgens geen oordeel uitgesproken of die informatie aan onze verwachtingen voldeed. 3. Het college is van mening dat wij niet tot onze conclusies hadden kunnen komen omdat wij ons alleen op informatie uit de organisatie hebben gericht. Het moge duidelijk zijn dat de kern van het onderzoek betrekking heeft op de wijze waarop de raad door het college wordt geïnformeerd. Dan is het vanzelfsprekend dat wij ons enkel baseren op interne stukken. Vervolgens menen wij dat zowel uit de gesprekken én de wel aangeleverde documentatie wel de conclusies getrokken kunnen worden. Wij willen daarbij nog opmerken dat een discussie over de wijze van onderzoeken en het trekken van conclusies volledig voorbij gaat aan de essentie het onderzoek: de raad wordt onvoldoende in de gelegenheid gesteld de voortgang van projecten onder meer in samenhang met oorspronkelijk visiedocumenten te volgen. ONDERZOEK RKC: “KADERSTELLEN EN CONTROLEREN: Hoe bewaar ik het overzicht op raadsniveau?”

4. Het college stelt dat met betrekking tot de 8 projecten waarover wel informatie is aangeleverd, wel informatie is verstrekt aan commissie en raad. Dat is echter niet het geval: voor één project heeft de ambtelijke organisatie in de schriftelijke reactie zelf aangegeven dat hierover geen raadsdocumenten zijn aangetroffen. En bij één ander project wordt verwezen naar een commissiebespreking over de Regionale Woonvisie. Dat betekent dat de commissie weliswaar geïnformeerd is maar in het kader van een ander onderwerp. 5. Vervolgens gaat het college in op de vijf aanbevelingen in het onderzoeksrapport: a. Aanbeveling 1: Onze aanbeveling is dat in de omgevingsvisie met concrete doelen wordt gewerkt. Het college stelt dat er sprake moet zijn van “minder vastomlijnde concretiseringen” omdat er anders minder ruimte is voor interactie met stakeholders/burgers/initiatiefnemers en derhalve minder flexibiliteit bij het bereiken van de doelen. Wij willen de raad erop wijzen dat de omgevingsvisie een kaderstellend document is en dat het aangeven van concrete doelen daarom zonder meer nodig is. Anders wordt het lastig om de inbreng van de stakeholders/burgers/initiatiefnemers te beoordelen. b. Aanbeveling 2: Het college geeft niet aan in hoeverre dit een terechte aanbeveling is in relatie tot kaderstellen en controleren.

Het college stelt alleen maar dat uitvoering van die aanbeveling leidt tot een “aanzienlijke vergroting van de benodigde ambtelijke capaciteit”. Naar aanleiding hiervan, en in lijn met het opgavegericht werken van de ambtelijke organisatie, wil de RKC meegeven dat er ongetwijfeld sprake zal zijn van extra inzet van de kant van de organisatie, maar dat het college dan in gesprek dient te gaan voor welke visiedocumenten (en met welke uiteindelijke frequentie en omvang) de raad wel tijdig van de juiste concrete en voldoende informatie wordt voorzien. c. Aanbeveling 3: Ook hier geeft het college niet aan in hoeverre de aanbeveling terecht is. Wel stelt het college dat “de omgevingsvisie op basis van de Omgevingswet uitgaat van minder concrete doelen”. Opgemerkt wordt dat opzet en inrichting van de omgevingsvisie door de wetgever als “vormvrij” is bestempeld. Met andere woorden het is aan het gemeentebestuur om te bepalen op welke wijze de doelen worden omschreven. Aansluitend geeft het college aan dat “afwijking van die doelen in de opzet van de omgevingsvisie zal gaan om maatschappelijke veranderingen of wijzigingen van overheidsbeleid”. In de optiek van de RKC moet de raad dan juist in beeld gebracht worden. Dat is net de reden om aanbeveling 3 op te nemen. Tot slot: Het college stelt dat het niet gaat om projecten.

Daarmee kunnen wij het zonder meer eens zijn, omdat wij in onze eerste aanbeveling bewust zijn uitgegaan van doelen. d. Aanbeveling 4: hier herhaalt het college de aanbeveling zonder aan te geven in hoeverre die aanbeveling al of niet terecht zou zijn. e. Aanbeveling 5: In deze aanbeveling hebben wij bewust het woord projecten gebruikt. Wellicht had die aanbeveling iets uitgebreider beschreven kunnen worden. De kern is natuurlijk dat de raad geïnformeerd moet worden indien bepaalde projecten ertoe leiden dat de in de omgevingsvisie opgenomen doelen niet of afwijkend worden gerealiseerd. Wij zijn ons ervan bewust dat de toonzetting van dit nawoord wellicht als scherp ervaren wordt. Toch hebben wij bewust daarvoor gekozen, omdat bij ons het beeld bestaat dat het college niet ingaat op aspecten als kaderstellen en controleren en het daarbij behorende instrumentarium, maar zich wel focust op punten als “wat zegt de Omgevingswet over de omgevingsvisie” en “de conclusies kunnen niet getrokken worden”. En onze reactie is ook scherp omdat het feitelijke onderzoek in oktober 2020 is gestart en dat er heel veel energie is gaan zitten in gesprekken met de ambtelijke organisatie waardoor uiteindelijk de doorlooptijd veel te lang is geworden. Dat wordt nog eens versterkt door het ONDERZOEK RKC: “KADERSTELLEN EN CONTROLEREN: Hoe bewaar ik het overzicht op raadsniveau?”

feit dat het college 10 weken heeft genomen voor de bestuurlijke reactie, terwijl daarvoor volgens de verordening op de rekenkamercommissie in beginsel 2 weken staat.

ONDERZOEK RKC: “KADERSTELLEN EN CONTROLEREN: Hoe bewaar ik het overzicht op raadsniveau?”