Instructie-digitale-zitting (1).pdf

Instructie digitale zittingen hoofd-/ centraal stembureaus Gemeenteraadsverkiezingen 2022 De Tijdelijke wet verkiezingen covid-19 bepaalt dat de hoofd- en centraal stembureaus (hierna HSB / CSB) het mogelijk moeten maken dat eenieder die dat wil de zitting van het HSB / CSB digitaal kan bijwonen (livestream). Ook moet het mogelijk zijn om op digitale wijze bezwaar in te dienen tijdens deze zitting. Dit document beschrijft beknopt waar het HSB / CSB aan moeten voldoen met betrekking tot het digitaal kunnen bijwonen en bezwaar indienen tijdens deze zitting. Ook biedt het een aantal handvatten voor de organisatie hiervan. In de Tijdelijke wet verkiezingen covid-19 staat het volgende opgenomen1: 1. De zitting van het HSB / CSB kan zowel door leden van het HSB / CSB als geïnteresseerden digitaal worden bijgewoond. Daarnaast dienen geïnteresseerden de zitting op afstand te kunnen volgen door middel van een live-verbinding. 2. Een HSB / CSB kan bepalen de zitting volledig digitaal te laten plaatsvinden.

In dat geval bepaalt de wet dat de zitting doorgang kan vinden voor zover: • ieder lid afzonderlijk digitaal toegang heeft tot de zitting; • de leden zichtbaar en hoorbaar herkenbaar zijn op een zodanige wijze dat hun identiteit kan worden vastgesteld; • de andere deelnemers zichtbaar en hoorbaar kunnen zijn voor zover de voorzitter hen het woord verleent; en • de voorzitter in staat is de orde te handhaven. 3. Tijdens de zitting van het HSB / CSB moet het mogelijk zijn om digitaal bezwaar in te dienen. 4. De voorzitter van het HSB / CSB doet tijdig op een algemeen toegankelijke wijze mededeling van de plaats, de dag en het uur van de zitting alsook van de wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan het digitaal bijwonen van de zitting of het digitaal indienen van een bezwaar tijdens de zitting.

Handvatten: Algemeen • Behandel de digitale zitting van het HSB / CSB alsof het een (semi-)digitale raadsvergadering is. U kunt de griffier van uw gemeente vragen u te helpen bij de organisatie hiervan (voor o.a. de livestream en het platform voor digitale vergadering waarop personen kunnen inloggen die digitaal bezwaar willen indienen). • Het HSB / CSB is vrij in de keuze hoe de zitting digitaal wordt uitgezonden en hoe personen digitaal kunnen deelnemen aan de zitting (voor bijvoorbeeld het indienen van bezwaar). Hierover stelt de wet geen eisen. • Wanneer er sprake is van een fysieke zitting van het HSB / CSB moet het voor personen die bezwaar willen indienen mogelijk zijn om dat ook digitaal te doen. • Het HSB / CSB kan, als de coronaomstandigheden daartoe noodzaken, ook voor een volledig digitale zitting kiezen of een tussenvorm van een fysieke en digitale zitting (waarbij leden van het HSB/ CSB deels digitaal en deels fysiek aanwezig zijn). Uitgangspunten voor leden HSB/CSB • Wanneer een gemeente kiest voor een zitting van het HSB / CSB waarbij een deel van de leden fysiek aanwezig is en een ander deel van de leden digitaal aanwezig is, dan gelden voor de leden die digitaal aanwezig zijn dezelfde regels als bij het organiseren van een digitale zitting1.

• Ingeval een of meer leden van het HSB / CSB uitsluitend digitaal aanwezig zijn, kunnen zij tijdens de zitting van het HSB / CSB mondeling een wilsverklaring afleggen, waarmee zij de voorzitter van het stembureau machtigen om namens hen het proces-verbaal te ondertekenen. Uitgangspunten voor kiezers • Wanneer een gemeente kiest voor een zitting van het HSB / CSB waarbij een deel van de leden fysiek aanwezig is en een ander deel van de leden digitaal aanwezig is, dan gelden voor de leden die digitaal aanwezig zijn dezelfde regels als bij het organiseren van een digitale zitting . • Ingeval een of meer leden van het HSB / CSB uitsluitend digitaal aanwezig zijn, kunnen zij tijdens de zitting van het HSB / CSB mondeling een wilsverklaring afleggen, waarmee zij de voorzitter van het stembureau machtigen om namens hen het proces-verbaal te ondertekenen.

1 zie artikel 2d, tweede lid, artikel 23h, tweede lid, en artikel 23m, tweede lid van de tijdelijke wet verkiezingen covid-19

Handvatten: • • •

Behandel het digitaal indienen van een bezwaar als een inspreker bij een digitale raadsvergadering. Voorafgaand aan de zitting moet (tijdig) op een algemeen toegankelijke wijze worden bekend gemaakt waar en wanneer de zitting van het HSB / CSB is, als hoe die zitting digitaal kan worden bijgewoond en hoe invulling wordt gegeven aan het (digitaal) indienen van bezwaren. Denk vooraf na over de te doorlopen procedure en hoe de orde van de zitting gehandhaafd kan worden. Het is raadzaam rekening te houden met de volgende punten: - Wanneer een of meer personen bezwaar willen indienen is het raadzaam een moment in de vergadering vrij te houden (middels een korte schorsing) om deze personen de inloggegevens van de vergadering te versturen en hen de mogelijkheid te bieden in te loggen, zodat zij het bezwaar kunnen indienen. Wanneer voorafgaand aan de zitting al bekend is wie bezwaar wil in dienen dan kunnen de inloggegevens ook vóór de zitting worden verstuurd. Degenen die pas tijdens de zitting aangeven bezwaar te willen maken, moeten daartoe alsnog de gelegenheid krijgen. - Wanneer iemand digitaal bezwaar indient is het van belang dat deze persoon zijn of haar naam duidelijk kenbaar maakt. In het proces-verbaal worden alleen de initialen van de bezwaarmaker genoteerd.

- Denk na over een alternatief voor het indienen van een bezwaar als de videoverbinding niet goed gaat en daardoor het bezwaar niet goed kan worden ingediend. Bijvoorbeeld door het bezwaar ook per mail of telefoon te ontvangen, zodat dit alsnog verwerkt kan worden in het proces-verbaal. De voorzitter dient dan het genoteerde bezwaar voor te lezen, zodat de inhoud van het bezwaar alsnog kenbaar wordt voor iedereen die de zitting volgt.