Commissievoorstel BM - jaarverslagen 2020 Bezwaren

VOORSTEL AAN EEN COMMISSIE VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Onderwerp: Jaarverslagen 2020 bezwaren Zaaknummer: 43920-2021 Datum: 20 april 2021

Inleiding Voor de behandeling van bezwaarschriften maakt de gemeente Roermond gebruik van een externe bezwaarschriftencommissie en een ambtelijke hoorcommissie. De externe commissie adviseert over alle bezwaarschriften met uitzondering van bezwaarschriften op het terrein van sociale zaken. Deze worden behandeld door de ambtelijke hoorcommissie. Deze beide vormen voor de behandeling van een bezwaar kunnen naast elkaar bestaan volgens de Algemene wet bestuursrecht. Bij beide bezwaarcommissies heeft de bezwaarprocedure tot doel het inhoudelijk heroverwegen van het eerder genomen besluit en het verbeteren van (juridische) gebreken van dat besluit binnen de eigen organisatie. De bezwaarprocedure heeft mede als doel om zoveel mogelijk de gang naar de rechter te voorkomen (zeefwerking) en zo mogelijk het vertrouwen en contact met de bezwaarmaker te herstellen. Algemeen De Rekenkamercommissie van de gemeente Roermond (RKC) heeft in 2019 het “Onderzoek proces afwikkeling klachten en bezwaren” verricht naar de afhandeling van bezwaarschriften en naar aanleiding daarvan een aantal aanbevelingen geformuleerd. Deze aanbevelingen zijn in de raadsvergadering op 13 februari 2020 door de raad overgenomen. Een van de aanbevelingen uit het rapport van de RKC is, dat verslaglegging een beter en uniform inzicht geeft in de bezwaarbehandeling binnen de gemeente Roermond.

Deze aanbeveling is opgepakt en in 2019 is er naast het jaarverslag 2019 van de externe commissie bezwaar ook een jaarverslag 2019 door de ambtelijke hoorcommissie bezwaar uitgebracht. Voor het verslagjaar 2020 worden de beide jaarverslagen nu tegelijkertijd aangeboden. Naast een samenvatting geven de jaarverslagen cijfermatig inzicht in het aantal ontvangen en behandelde bezwaarschriften, de werkwijze van de behandeling en de resultaten van de afhandeling van het bezwaar. Als (hoger) beroep is ingediend is ook daarvan een cijfermatige doorkijk gemaakt. Door beide commissies zijn een aantal conclusies getrokken en algemene opmerkingen gemaakt voor de lerende organisatie. Daarnaast heeft de externe commissie aanbevelingen gedaan die zij met het oog op een deugdelijke uitvoering van de gemeentelijke bestuurstaak nodig of wenselijk oordeelt. De bezwaarprocedure biedt immers niet alleen waarborgen voor een zorgvuldige afhandeling van bezwaren, maar biedt ook mogelijkheden voor verbetering van de dienstverlening, regelgeving of voor het beleid van de gemeente. Jaarverslag 2020 externe commissie bezwaar De externe bezwarencommissie heeft in 2020 195 bezwaarschriften ontvangen. In de afgelopen jaren is sprake van een stijging van het aantal ontvangen bezwaarschriften.

In 2020 heeft deze stijging zich progressief doorgezet, temeer nu er weinig bezwaarschriften zijn ingediend tegen een en hetzelfde besluit. Daarnaast bevat het totaal aantal bezwaarschriften in 2020 ten opzichte van voorgaande jaren geen personele zaken meer, waardoor de toename feitelijk nog hoger is.

Pagina 1 van 3

Pagina 2

Onderwerp: Jaarverslagen 2020 bezwaren

Gelet op de corona-pandemie zijn in de periode van 18 februari 2020 tot 9 juni 2020 geen hoorzittingen gehouden. Vanaf 9 juni 2020 hebben de hoorzittingen met inachtneming van de maatregelen weer doorgang gevonden. Vanwege de hierdoor ontstane achterstand, heeft de commissie frequenter een hoorzitting gehouden, regelmatig zelfs wekelijks. De commissie vergaderde in 2020 24 keer. In 2020 heeft de externe commissie 146 adviezen gegeven. In 16 zaken is geadviseerd om het bezwaarschrift niet-ontvankelijk te verklaren, in 120 bezwaarschriften is geadviseerd om de bezwaren ongegrond of kennelijk ongegrond te verklaren en bij 10 bezwaarschriften is geadviseerd om de bezwaren gegrond of deels gegrond te verklaren. In 4 zaken is door het college afgeweken van het advies van de commissie. In totaal zijn 38 bezwaarschriften van 2020 ingetrokken. Aanbevelingen 2021 externe commissie bezwaar Conform de verordening heeft de externe commissie enkele aanbevelingen gedaan. Zij stelt vast dat de wettelijke afhandelingstermijn van de bezwaarschriften onder toegenomen druk staat. Hoewel dit in het verslagjaar 2020 deels werd veroorzaakt door de corona maatregelen, is het al meerdere jaren niet gelukt om hier een verbeterslag in te maken.

De externe commissie adviseert nadrukkelijk de verbetermogelijkheden voor de tijdigheid van beslissen op bezwaar volgens de wettelijke afhandelingstermijnen te onderzoeken. Daarnaast constateert de externe commissie dat de kwaliteit van de besluitvorming voldoende tot goed is, gelet op het feit dat in het merendeel van de bezwaarzaken het primaire besluit in stand blijft. Toch adviseert de commissie om de focus te blijven houden op de kwaliteitsverbetering van de primaire besluitvorming en heldere communicatie over de besluitvorming. Voorts wil de externe commissie aandacht vragen voor de informele afhandeling van bezwaarschriften. Voor bezwaarbehandeling zijn er in Nederland goede ervaringen met de zogenaamde informele aanpak: eerst bellen met de bezwaarmaker, navraag doen over het onderliggende probleem en zo mogelijk alsnog zoeken naar oplossingen of naar alternatieven. Als dit niet mogelijk is, uitleg geven en afspraken maken voor het (meer formele) vervolgtraject. In 2021 zullen deze ontwikkelingen voor zowel de ambtelijke als externe commissie verder verkend worden. Een andere ontwikkeling is om meer duidelijke en begrijpelijke taal te gebruiken. Dit geldt ook voor de behandeling en het nemen van besluiten op bezwaarschriften. De ambtelijke hoorcommissie heeft daar al ervaring mee opgedaan.

De externe commissie adviseert om het gebruik van “klare taal” door te voeren in de correspondentie naar bezwaarmaker en belanghebbende(n). Jaarverslag 2020 ambtelijke hoorcommissie bezwaar Bij de clusters Sociale Zaken in de gemeente Roermond zijn totaal 24.250 besluiten genomen in 2020. Over deze besluiten zijn 97 bezwaarschriften ontvangen (0,4%) in 2020. In de afgelopen vijf jaar was sprake van een daling van het aantal ingediende bezwaren. Dit is in 2020 niet meer doorgezet vergeleken met 2019. Vanaf maart 2020 was er door de corona maatregelen ook voor de bezwaarbehandeling sprake van bijzondere omstandigheden wat betreft de mondelinge en fysieke hoorzittingen bezwaar. Daarbij is de keuze gemaakt om tijdelijk geen hoorzittingen bezwaar te houden tot midden 2020 of is telefonisch gehoord. Ook zijn de fysieke hoorzittingen verplaatst naar de tweede helft van 2020. Rekening houdend met de veiligheidsvoorschriften zijn deze hoorzittingen weer beperkt gestart vanaf juli 2020.

Pagina 3

Onderwerp: Jaarverslagen 2020 bezwaren

De ambtelijke hoorcommissie bezwaar kwam in 2020 totaal 20 keer bij elkaar voor een hoorzitting, waarvan in 7 hoorzittingen telefonisch is gehoord. In 2020 zijn totaal 83 bezwaarschriften afgehandeld. Hiervan zijn 22 bezwaarschriften ingetrokken, 6 bezwaarschriften niet-ontvankelijk verklaard, 15 bezwaarschriften gegrond verklaard en 40 bezwaarschriften ongegrond verklaard. Op 31 december 2020 waren nog 35 bezwaarschriften in behandeling.

VERZOEK COLLEGE Kennis te nemen van de bijgevoegde jaarverslagen 2020 van de externe bezwaarschriftencommissie en de ambtelijke hoorcommissie;

Burgemeester en wethouders van Roermond, De secretaris,

De burgemeester,

ir. J.A.G.M. van Aaken

M.J.D. Donders – de Leest

Bijlagen: - Jaarverslag externe bezwaarschriftencommissie 2020 - Jaarverslag ambtelijke hoorcommissie bezwaar 2020