commissievoorstel BM evaluatie Beeldvormende Informatiebijeenkomsten 5 juni 2024 DEF

VOORSTEL AAN EEN COMMISSIE VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Onderwerp: Datum:

Evaluatie informatiebijeenkomsten 5 juni 2024

Inleiding In het Presidium is afgesproken dat de “Agendacommissie beeldvormende informatiebijeenkomsten” op basis van de “opbrengst” van een tweetal evaluatie-bijeenkomsten m.b.t. de beeldvormende Informatiebijeenkomsten een commissievoorstel ter bespreking in de commissie BM voor te leggen. Onderstaand treft u daartoe allereerst beknopte achtergrondinformatie aan. U treft ook een weergave aan van de belangrijkste conclusies uit de evaluatiebijeenkomsten van 6 september 2023 en 6 mei 2024. Gegeven de uitkomsten van evaluatie-bijeenkomsten stelt de agendacommissie voor om: 1. een concept-reglement beeldvormende Informatiebijeenkomsten aan de raad voor te bereiden (behandeling na zomerreces). 2. de raad dan tevens te laten besluiten dat (in beginsel) elke vergadercyclus 2 avonden beschikbaar zijn voor Informatiebijeenkomsten. 3. daarbij dan ook vast te leggen dat deel-sessies niet tegelijkertijd plaatsvinden. De agendacommissie verneemt graag de opvatting van de fracties omtrent dit procesvoorstel. Achtergrondinformatie. Achtergrond raadsvoorstel 15 december 2022. Na de raadsverkiezingen in maart 2022 is tijdens het informatieproces ook het vergadermodel van de gemeenteraad van Roermond aan de orde geweest.

Dit heeft geleid tot de instelling van een werkgroep bestaande uit fractievertegenwoordigers, een vertegenwoordiging vanuit het college, de ambtelijke organisatie en de griffie. Deze heeft de bestaande vergadersystematiek tegen het licht gehouden. E.e.a. heeft onder meer geleid tot de introductie van informatiebijeenkomsten op vaststaande data binnen de vergadercyclus en een agendacommissie die onder meer de agenda van deze bijeenkomsten vaststelt (zie bijlage voor raadsvoorstel). Doelstelling. In de vorige raadsperiode was er sprake van 1 Sprekersplein-bijeenkomst per cyclus en werden er vaak op ad hoc basis Informatiebijeenkomsten gepland. Doelstelling van de nieuwe systematiek is om meer ruimte te creëren voor beeldvormende informatiebijeenkomsten in de vergadercyclus en structuur en duidelijkheid te realiseren met betrekking tot de vergaderplanning van bijeenkomsten voor raads- en commissieleden.

Pagina 1 van 3

Pagina 2

Onderwerp: Evaluatie informatiebijeenkomsten

Aantal Informatiebijeenkomsten. Het raadsvoorstel ging uit van 2 Informatiebijeenkomsten per cyclus (op een dinsdag en een woensdag) en de maandag als reservedag. De raad amendeerde het voorstel en het aantal beeldvormende informatiebijeenkomsten per vergadercyclus werd beperkt tot één (op dinsdag) met in uitzonderingsgevallen een uitwijk naar een tweede bijeenkomst op woensdag (zie amendement). Regels omtrent de Informatiebijeenkomsten. In de raad van 15 december 2022 is besproken dat er nadere afspraken m.b.t. de Informatiebijeenkomsten gemaakt dienen te worden. In het (geamendeerde) raadsvoorstel en de nieuwe verordening op de raadscommissies (zie bijlage, hoofdstuk 7) waren al een aantal regels vastgesteld. De agendacommissie heeft in haar eerste overleg de nadere invulling van de bijeenkomsten besproken. Deze nadere afspraken zijn gecommuniceerd met de raad (zie bijlage). Tussentijdse evaluaties. Op 6 september 2023 en 6 mei 2024 hebben (vertegenwoordigers vanuit) fracties, college, ambtelijke organisatie en griffie hun ervaringen met betrekking tot de beeldvormende Informatiebijeenkomsten gedeeld. Voor de specifieke opmerkingen zie de bijgevoegde verslagen/besluitenlijsten (en ook de presentaties van de griffie). Belangrijkste conclusies uit de tussen-evaluaties: • • • • • •

In vergelijking tot voorgaande raadsperiode is er sprake van minder Informatieve vergaderavonden (noot: wel met meerdere items op 1 avond). De duidelijkheid van de jaarplanning wordt als positief gezien. In de praktijk blijkt dat er normaliter 2 Informatiebijeenkomsten per cyclus noodzakelijk zijn. Stoppen met de pilot (gestart na de tussenevaluatie van 6 september 2023) om op Informatiebijeenkomsten simultaan te vergaderen. Uitgangspunt van “openbare Informatiebijeenkomsten-tenzij…” is vanaf 2024 goed nageleefd. Het aantal insprekers op informatiebijeenkomsten is nog zeer beperkt is en de communicatie daaromtrent vergt verdere aandacht.

Door 1 fractie is gevraagd om een door de raad vast te stellen “reglement” op te stellen m.b.t. de beeldvormende Informatiebijeenkomsten. Procesvoorstel Agendacommissie. De “Agendacommissie Beeldvormende Informatiebijeenkomsten” constateert n.a.v. de evaluatiebijeenkomsten dat er draagvlak is voor voortzetting van de systematiek. N.a.v. de evaluatiegesprekken wordt voorgesteld: • • •

een concept-reglement beeldvormende Informatiebijeenkomsten aan de raad voor te bereiden (behandeling na zomerreces). de raad dan tevens te laten besluiten dat (in beginsel) elke vergadercyclus 2 avonden beschikbaar zijn voor Informatiebijeenkomsten. dan ook vast te leggen dat deel-sessies niet tegelijkertijd plaatsvinden.

Pagina 3

Onderwerp: Evaluatie informatiebijeenkomsten

De Agendacommissie verneemt graag hoe de fracties aankijken tegen dit procesvoorstel. DE AGENDACOMMISSIE. Bijlagen: -Raadsvoorstel d.d.15-12-2023. -Amendement d.d.15-12-2023. -Verordening op raadscommissies (zie hoofdstuk 7) -Nadere afspraken (regels) beeldvormende Informatiebijeenkomsten 05-01-2024. -Verslag evaluatiegesprek d.d. 6 september 2023 (incl. presentatie griffie). -Verslag evaluatiegesprek d.d. 6 mei 2024. -Presentatie griffie d.d. 6 mei 2023.